淺析新時代背景下醫(yī)院檔案管理的難點與對策

文/常玉芳

醫(yī)院檔案所涵蓋的內容極其復雜，不僅包含了醫(yī)院本身的基礎建設檔案、設施設備檔案、人力資源檔案、財務檔案、行政檔案等，還包括到醫(yī)院就診的不同癥狀患者治療記錄檔案等。做好醫(yī)院的檔案管理工作，不僅能有效追溯醫(yī)院的發(fā)展歷程，增強醫(yī)院的凝聚力，還能通過對一系列檔案管理工作的記錄，為醫(yī)院的工作提供可參考或學習的案例，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

因此，醫(yī)院要加強檔案管理工作，提高檔案管理水平，促進醫(yī)院朝著專業(yè)化和制度化的方向發(fā)展，進一步提高醫(yī)療質量，促進醫(yī)療服務的發(fā)展與進步。

新時代加強醫(yī)院檔案管理的重要性

醫(yī)院的檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展至關重要。強化醫(yī)院檔案管理工作能促進醫(yī)院的文化建設。醫(yī)院文化即醫(yī)院在運營和發(fā)展過程中逐漸形成的思想內涵和文化價值，是整個醫(yī)院工作者在執(zhí)行工作時的指導思想。醫(yī)院文化不僅能為醫(yī)院工作者在日常工作中提供科學的行為準則，還能增強員工之間的凝聚力，有利于醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展。加強對醫(yī)院檔案的管理，能將醫(yī)院的建立與發(fā)展歷史完整地記錄下來，提高醫(yī)院工作者對醫(yī)院的認同感和歸屬感，進而形成獨具意義的精神文化內涵。因此，加強醫(yī)院的檔案管理，能有效促進醫(yī)院文化的形成和發(fā)展。

此外，醫(yī)院的檔案記錄了醫(yī)生在治療患者時所進行的流程和相關的事項，為相關的醫(yī)務人員提供有效的參考。檔案中的典型診療案例，還可以為醫(yī)院建立治療宣傳手冊提供一系列的資料，有利于醫(yī)院開展宣傳工作，進而推動醫(yī)院的發(fā)展。

新時代背景下醫(yī)院檔案管理的難點

對檔案管理工作的重視不夠。目前，許多醫(yī)院對檔案工作管理的重要性認識不足，在醫(yī)院管理工作的開展中，只注重提高醫(yī)院自身的專業(yè)水平、加強醫(yī)院的基礎設施建設、提高醫(yī)院工作者的福利待遇等方面，忽略了醫(yī)院檔案工作的建設。部分醫(yī)院雖然已經認識到了新時代背景下加強醫(yī)院檔案管理的重要性，但由于缺乏專業(yè)的檔案管理工作水平，導致檔案管理工作開展困難、開展結果不理想。在具體的醫(yī)院檔案管理工作中，許多醫(yī)院仍采用傳統(tǒng)的分散式檔案管理，將檔案管理的責任劃分到醫(yī)院各科室，其中的檔案由各科室自行管理。這種管理方式不僅不利于醫(yī)院整體工作的開展，還會造成檔案的連貫性不強。此外，在分散式檔案管理的模式下，由于缺乏對檔案整體的分析，導致部分診療案例無法起到應有的教育作用，不能有效體現(xiàn)檔案對醫(yī)院發(fā)展的重要意義。

缺乏規(guī)范的檔案管理制度。由于對醫(yī)院檔案管理工作重要性沒有全面認識，導致在多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作中，缺乏完善的管理制度。部分醫(yī)院雖然制定了一系列的檔案管理制度，但工作的形式主義較強，缺乏相應的保障制度促進相關制度的落實。新時代背景下，相關部門對醫(yī)院的檔案管理工作要求越來越嚴格，相關的醫(yī)療檔案也越來越多，缺乏健全的檔案管理制度，易引起檔案管理工作混亂，造成檔案丟失、檔案重復、檔案破損等情況。此外，由于醫(yī)院的科室多，工作內容繁瑣，缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度，不僅會引起檔案不連貫，還為后期查閱檔案造成一定的困難，影響檔案價值的發(fā)揮。

缺乏專業(yè)的檔案管理工作人員。雖然相關部門已經出臺了一系列政策，要求醫(yī)院加強檔案管理工作，但醫(yī)院的檔案管理工作人員仍舊缺乏一定的專業(yè)性。隨著信息化進程的加快，各行各業(yè)積極應用信息技術提升工作效率。然而一些醫(yī)院檔案管理工作人員依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，缺乏利用信息技術提高工作速度和工作質量的意識；部分醫(yī)院雖然逐漸創(chuàng)新辦公方式，購買了大量的信息技術設備進行檔案管理方式上的改革，但由于缺乏對檔案管理工作人員應用方式和應用技能的有效培訓，導致檔案管理工作人員應用信息技術進行檔案管理的效率不高。此外，當前醫(yī)院的檔案管理工作人員和檔案技術人員的流動性普遍較大，導致檔案管理人員普遍缺乏工作經驗，影響檔案管理工作的質量。

新時代背景下提高醫(yī)院檔案管理的對策

科學組建檔案管理工作人員隊伍。構建一支檔案管理工作人員隊伍，不僅能有效提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，還能使醫(yī)院的檔案充分發(fā)揮其價值?？茖W組建檔案管理工作人員隊伍，在任用檔案管理工作人員之前，不僅要考察該工作人員的專業(yè)水平、工作經驗，還要考察工作人員的思想水平、道德素養(yǎng)等，確保工作人員的專業(yè)水平和道德意識都符合醫(yī)院的檔案管理要求。工作人員進行工作時，還需要考察工作人員的工作態(tài)度，采取有效措施提高工作人員的工作積極性。由于醫(yī)院檔案管理工作的特殊性，檔案管理工作人員在工作中需具備原則性，在檔案的收集、整理、組卷、歸檔等環(huán)節(jié)必須要有保密性，保證檔案管理工作的科學有序進行。科學組建檔案管理工作人員隊伍，還要加強對檔案管理工作人員的培訓，提高檔案管理工作人員的專業(yè)化水平和管理意識。進行檔案管理工作人員的培訓工作，進一步提高檔案管理工作人員的管理水平和經驗，通過開展檔案管理案例分析會、檔案管理業(yè)務分享會等，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平。同時積極引進優(yōu)秀的檔案管理工作人才，充分發(fā)揮人才的帶領作用，有效促進醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新和進步。此外，隨著我國信息技術的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的信息技術變革已經成為了檔案管理工作的必然發(fā)展方向。和傳統(tǒng)的紙質檔案管理文件不同，信息技術檔案管理工作能實現(xiàn)檔案管理工作的保密性，查閱人員需要具備相應的檔案查詢權限才能進行檔案查詢。應用信息技術進行檔案管理還能突破空間的限制，通過相應設備隨時隨地進行檔案查詢。相比于傳統(tǒng)的紙質檔案，電子檔案在檔案的收集、整理、組卷、歸檔、查閱等一系列工作中更易于操作和備份，能有效提高檔案管理工作的質量。

完善檔案管理工作流程。對于醫(yī)院來講，提高檔案管理工作的質量能有效提高醫(yī)院的管理水平，幫助醫(yī)院樹立起良好的形象，對醫(yī)院的發(fā)展有著重要的作用。因此，要加強醫(yī)院全體人員對檔案管理工作的重視。醫(yī)院負責人應該建立健全檔案管理工作制度，將檔案管理工作有效融入醫(yī)院的日常工作中，提高醫(yī)院檔案管理工作的效率。例如制定一系列的檔案管理工作考核標準和激勵標準。為了對相關的檔案查閱工作進行規(guī)范，還應該建立科學的檔案借閱制度，如建立檔案查閱的流程審批制度等，有效提高檔案管理的保密性。還應該建立合理的檔案評估機制，定期考察檔案管理工作的落實情況，確保檔案管理工作人員嚴格按照檔案管理的流程進行，進一步促進檔案管理工作科學、有序進行。合理的檔案評估機制還要求檔案管理工作人員嚴格做好檔案管理的保密工作，避免醫(yī)院檔案被不合理利用。與此同時，檔案管理工作人員還應當正確認識醫(yī)院檔案管理工作的重要性，端正工作態(tài)度。

完善檔案的立卷和移交流程。完善的檔案立卷和移交流程是醫(yī)院檔案管理工作的重要流程，對提高醫(yī)院檔案管理工作效率有著重要意義。在進行檔案立卷時，為了有效提高檔案管理工作的效率，醫(yī)院檔案管理人員需要對相關的檔案資料進行詳細核對，確保資料無誤后再進行立卷。同時，醫(yī)院還應該完善相應的管理政策，加強對檔案管理工作人員的約束，保證檔案立卷工作按流程有序進行。此外，針對醫(yī)院檔案管理無序導致檔案資料查找困難的情況，檔案管理人員在進行立卷時，還應該保證檔案的裝訂按照時間和類別等有序進行，提高檔案查閱的效率，為檔案資料發(fā)揮其應有的價值提供保障。在進行檔案的移交時，檔案管理人員需要重視對檔案的核查與驗收，在檔案資料審核完畢后，進行檔案的驗收，可以及時檢查出檔案中不符合規(guī)范標準的地方，并將不合格的檔案資料退還至相關人員的手中，讓相關人員對資料進行再次完善，便于再次確保檔案的準確性。這要求醫(yī)院應該建立科學的檔案驗收機制，明確檔案移交流程，保證檔案資料的準確性和完整性，為科學有效進行檔案管理工作提供保障。

在新時代背景下，醫(yī)院的檔案管理工作被賦予了新的意義，這要求醫(yī)院必須更加注重自身的檔案管理工作，不斷完善檔案管理工作制度，提高檔案管理工作人員的專業(yè)化水平，充分利用現(xiàn)代化的信息技術手段克服傳統(tǒng)檔案管理工作中的難點，提高檔案管理工作的效率，進一步推動醫(yī)院檔案管理工作的有效落實。