信息化時(shí)代辦公室文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

文/曾佳玉

信息化時(shí)代文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到了較大的提高和改進(jìn)，工作人員的工作壓力和負(fù)擔(dān)也有所減輕。但同時(shí)信息化的應(yīng)用也為數(shù)據(jù)安全帶來(lái)了一些隱患，文書(shū)檔案管理過(guò)程中還存在一些問(wèn)題和不足，比如檔案管理難度大、安全意識(shí)不足等。因此，應(yīng)積極適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的了解，不斷提高信息化管理能力和水平，構(gòu)建管理體系，加強(qiáng)云計(jì)算應(yīng)用等多種途徑有效提高文書(shū)檔案管理工作效率和質(zhì)量。

辦公室文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的意義

便于信息管理查詢(xún)。文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理能夠有效提高查詢(xún)效率。傳統(tǒng)的檔案管理模式下想要查詢(xún)相關(guān)的資料需要耗費(fèi)較多的時(shí)間和精力，在查詢(xún)過(guò)程中需要工作人員進(jìn)行翻閱查找，增加工作人員的工作壓力和負(fù)擔(dān)，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)查詢(xún)不到的問(wèn)題，影響人們對(duì)檔案管理的認(rèn)可度。在信息化管理模式下則能有效改變這一現(xiàn)狀，可以直接在文書(shū)檔案管理系統(tǒng)中搜索想要的資料，既省時(shí)省力又能減輕工作人員的負(fù)擔(dān)和壓力。而且在信息化管理系統(tǒng)中還能實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)查詢(xún)同一資料的要求，有效提高文書(shū)檔案的效率和質(zhì)量。

降低管理成本。加強(qiáng)文書(shū)檔案信息化管理能夠有效降低管理成本，提高管理效率和質(zhì)量。在文書(shū)檔案管理初期加強(qiáng)信息化建設(shè)可能需要耗費(fèi)較多的時(shí)間、人力成本，但從長(zhǎng)期來(lái)看，加強(qiáng)信息化建設(shè)能夠有效降低整體成本。在信息化建設(shè)初期，需要投入較多硬件設(shè)施、軟件設(shè)施等，這些設(shè)施的配備需要投入經(jīng)費(fèi)，成為信息化建設(shè)成本中非常重要的一部分，但當(dāng)信息化系統(tǒng)建設(shè)完成之后，后續(xù)的成本投入并不高。此外，加強(qiáng)信息化建設(shè)還能有效減少人力成本。在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理過(guò)程中，工作人員的工作壓力較大、工作負(fù)擔(dān)較重，為了更好地完成相關(guān)工作，至少需要3 名工作人員才能完成相應(yīng)工作，但在信息化建設(shè)的模式下，能夠減少人力成本。

減輕工作負(fù)擔(dān)。加強(qiáng)文書(shū)檔案信息化建設(shè)和管理能有效降低工作人員的工作壓力和負(fù)擔(dān)，提高工作人員的信息化技能和水平，促進(jìn)工作人員成長(zhǎng)和發(fā)展。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式下，工作人員需自行開(kāi)展收集、保管、匯總整理等相關(guān)工作，工作內(nèi)容較為繁雜，且工作效率相對(duì)較低，工作任務(wù)重卻常常不被認(rèn)可，也會(huì)影響檔案管理工作人員工作的積極性和主動(dòng)性。而在信息化建設(shè)模式下，能夠有效簡(jiǎn)化工作步驟和環(huán)節(jié)，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，提高文書(shū)檔案管理效率和質(zhì)量。此外，工作人員為了更好完成文書(shū)檔案管理工作需要主動(dòng)了解和學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，提高工作能力。

信息化時(shí)代辦公室文書(shū)檔案管理工作存在的不足

安全意識(shí)不足。雖然隨著信息化建設(shè)的迅速發(fā)展能夠有效提高文書(shū)檔案管理的效率和質(zhì)量，但也暴露出了一些問(wèn)題，如安全意識(shí)不足。在文書(shū)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中缺乏安全意識(shí)會(huì)影響文書(shū)檔案安全管理，并且如果發(fā)生信息安全問(wèn)題，將直接泄露文書(shū)檔案的信息，給單位帶來(lái)不可估量的影響。

風(fēng)險(xiǎn)防范水平不足。一方面，檔案管理系統(tǒng)的防御能力相對(duì)較弱，沒(méi)有設(shè)置較高的防御等級(jí)，難以抵抗黑客的入侵，容易導(dǎo)致系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)被盜竊和破壞。另一方面，沒(méi)有及時(shí)對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行漏洞檢查，部分單位在引入了檔案管理系統(tǒng)后就一直沿用，沒(méi)有及時(shí)對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和安全檢查，導(dǎo)致管理系統(tǒng)運(yùn)行困難，且非常容易受到外界的入侵。

文書(shū)管理難度大。檔案管理工作難度大是當(dāng)前存在的顯著問(wèn)題，也是影響檔案管理能力和水平的重要因素。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，工作內(nèi)容逐漸增多、工作壓力逐漸增大，所涉及的檔案材料越來(lái)越多，這在一定程度上加劇了檔案管理的難度。尤其是當(dāng)前信息化時(shí)代檔案管理理念還相對(duì)較為落后，不符合當(dāng)前信息化管理需求，在一定程度上影響檔案管理信息化發(fā)展和建設(shè)。

信息化時(shí)代辦公室文書(shū)檔案管理工作的有效措施

加強(qiáng)云計(jì)算應(yīng)用。想要有效提高文書(shū)檔案信息化管理能力和水平就應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用云計(jì)算。云計(jì)算技術(shù)發(fā)展較為成熟，能夠有效提高工作效率和質(zhì)量。在文書(shū)檔案管理工作過(guò)程中應(yīng)用云計(jì)算能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效分析和歸納，減少進(jìn)行計(jì)算處理的時(shí)間，有效減輕工作壓力和負(fù)擔(dān)。云計(jì)算涉及多種運(yùn)算技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)的處理較為便利和快捷，因此應(yīng)當(dāng)善于利用云計(jì)算的這一特點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的分析。特別是當(dāng)前文書(shū)檔案材料需要進(jìn)行處理的數(shù)據(jù)也越來(lái)越多，因此利用云計(jì)算能夠有效提高處理效率和質(zhì)量，推進(jìn)文書(shū)檔案管理工作。

構(gòu)建管理體系。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作還應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建管理體系。通過(guò)完善管理體系才能讓工作開(kāi)展過(guò)程中有針對(duì)性，也更有目標(biāo)性。首先，明確需要進(jìn)行管理的文書(shū)檔案材料，確保相關(guān)的材料都能納入到管理體系中，避免材料丟失，影響后續(xù)工作開(kāi)展。其次，明確管理流程和體系，制定嚴(yán)格的管理要求和標(biāo)準(zhǔn)，做好文書(shū)檔案管理工作，避免出現(xiàn)推諉扯皮或效率低下的現(xiàn)象。最后，應(yīng)及時(shí)完善和更新管理體系。文書(shū)檔案管理工作要隨著時(shí)代發(fā)展的變化而不斷變化，要能夠貼合時(shí)代發(fā)展的需求、善于借助時(shí)代發(fā)展的紅利，不斷優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。加強(qiáng)文書(shū)檔案信息化管理還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，做好安全防范，避免信息被盜或被破壞，提高文書(shū)檔案管理的科學(xué)性。充分重視風(fēng)險(xiǎn)防范工作，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，特別是管理層應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人力和物力支持，提高信息化管理的安全性和科學(xué)性。配備攔截軟件或殺毒軟件，根據(jù)文書(shū)檔案信息化系統(tǒng)的實(shí)際情況配備必要的攔截軟件或殺毒軟件，通過(guò)提升密鑰等級(jí)等多種方式有效保障數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。配備專(zhuān)門(mén)的信息技術(shù)人員，并不斷提高信息技術(shù)人員的技術(shù)能力和水平，及時(shí)對(duì)信息化管理系統(tǒng)或平臺(tái)進(jìn)行更新，及時(shí)檢查和維護(hù)管理系統(tǒng)，提升系統(tǒng)的安全性和可靠性。也可以加強(qiáng)與相關(guān)技術(shù)企業(yè)的溝通和合作，借助其技術(shù)能力和水平來(lái)保障信息化系統(tǒng)的安全性。

構(gòu)建共享系統(tǒng)。辦公室對(duì)文書(shū)檔案的處理不應(yīng)該僅僅局限于保存和管理，而應(yīng)當(dāng)充分挖掘文書(shū)檔案的應(yīng)用價(jià)值，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的分析和共享有效提高文書(shū)檔案的價(jià)值體現(xiàn)。因此，應(yīng)當(dāng)完善共享系統(tǒng)，通過(guò)共享系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案相關(guān)信息的共享，確保相關(guān)部門(mén)能夠利用之前的數(shù)據(jù)更好開(kāi)展當(dāng)前的工作或更好開(kāi)展決策。單位應(yīng)當(dāng)充分重視共享系統(tǒng)的構(gòu)建，提供人力和物力用于搭建共享系統(tǒng)。不斷完善共享系統(tǒng)的功能，讓相關(guān)人員能夠利用共享系統(tǒng)獲取自己想要的信息。為了更好保障信息的安全性，應(yīng)完善在線服務(wù)開(kāi)放審批流程，針對(duì)特定的部門(mén)或特定的人群開(kāi)放部分權(quán)限，避免其他人群獲取相關(guān)信息造成信息泄露。

加強(qiáng)設(shè)施配備。設(shè)施建設(shè)是開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，只有完善設(shè)施配備才能更好地提高信息化管理能力和水平。因此，要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的信息化建設(shè)還應(yīng)當(dāng)配備相應(yīng)的設(shè)施。配備硬件設(shè)施，確保工作能夠順利開(kāi)展。加強(qiáng)對(duì)軟件設(shè)備的配備，可以與技術(shù)企業(yè)進(jìn)行溝通和合作，引入適合文書(shū)檔案管理工作的軟件或系統(tǒng)，也可以組織單位內(nèi)部的計(jì)算機(jī)人才研發(fā)適合單位文書(shū)檔案管理工作的系統(tǒng)，有效提高系統(tǒng)的合理性和科學(xué)性。還要?jiǎng)潛軐?zhuān)項(xiàng)資金用于更新和完善硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。

提升工作人員信息化素質(zhì)。提高文書(shū)檔案管理工作效率和質(zhì)量還應(yīng)當(dāng)不斷提高工作人員的能力和素質(zhì)。提高準(zhǔn)入門(mén)檻，要對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行必要的選拔，選擇具有相關(guān)教育背景或相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的人員，縮短工作適應(yīng)期，提高人員與崗位的匹配度。加強(qiáng)培訓(xùn)，詳細(xì)講解文書(shū)檔案管理工作常用的方式和方法、文書(shū)檔案管理的具體流程，確保工作人員能夠了解相關(guān)知識(shí)，提高工作開(kāi)展能力和效率。加強(qiáng)對(duì)工作人員信息化素質(zhì)和能力的培養(yǎng)。組織工作人員參與信息化培訓(xùn)，了解信息系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)和實(shí)際操作，提高對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用能力和水平。及時(shí)了解和學(xué)習(xí)最新的信息技術(shù)和操作方式，不斷提高自身的信息化使用能力和水平，從而更好應(yīng)用到實(shí)際工作中，提高對(duì)文書(shū)檔案管理工作效率和質(zhì)量。