信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新

文/貟曉燕

隨著信息化技術(shù)水平不斷提高以及各種信息技術(shù)應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)展，各行各業(yè)都在信息化技術(shù)的有效輔助下高效穩(wěn)定地運(yùn)轉(zhuǎn)，獲得了更多的進(jìn)步，取得了質(zhì)的改變。在信息化發(fā)展背景下，文書檔案管理工作應(yīng)跟隨時(shí)代的發(fā)展，結(jié)合當(dāng)前的信息化技術(shù)手段進(jìn)行有效的完善，打造出信息數(shù)字化的文書檔案管理系統(tǒng)，取得更多的突破和創(chuàng)新

文書檔案管理是當(dāng)前很多企業(yè)以及地方正常開展工作的核心資料的有效記錄，這些檔案管理工作是否更加完整以及是否具有精確性，可以將地方與企業(yè)運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)各項(xiàng)工作的發(fā)展特征全面地展現(xiàn)出來，也可以體現(xiàn)出項(xiàng)目關(guān)聯(lián)性以及行業(yè)本體發(fā)展所具有的可持續(xù)性特征。因此文書檔案管理工作的進(jìn)行一定要順利高效地完成，但是在目前的發(fā)展背景下，有很多文書檔案管理工作仍然應(yīng)用以前的操作機(jī)制，無法滿足對(duì)企業(yè)發(fā)展的工作需求，因此有效地結(jié)合信息化的技術(shù)改進(jìn)文書檔案管理工作是行之有效的。

一、信息化文書檔案管理的特點(diǎn)

1.有助于提高工作效率

經(jīng)過分析，能夠了解到文書檔案管理工作對(duì)信息技術(shù)平臺(tái)進(jìn)行有效應(yīng)用、分類、存儲(chǔ)這方面的各種文件，錄入數(shù)據(jù)庫的相關(guān)信息，做好重新歸檔是非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。這一操作的有效落實(shí)，對(duì)傳統(tǒng)文書檔案管理的流程進(jìn)行了有效的優(yōu)化，同時(shí)信息技術(shù)平臺(tái)的應(yīng)用也使得歸檔存儲(chǔ)的各種文書檔案管理目錄更加地清晰明確，呈現(xiàn)得更加直觀，可以將整個(gè)文書檔案管理操作流程整體錄入進(jìn)去。分類、存儲(chǔ)和歸檔等不同的流程也會(huì)更加便捷，得到了有效優(yōu)化，自然而然就使得文書檔案管理工作的效率水平得到了提高和發(fā)展。

2.可以創(chuàng)新文書檔案管理工作模式

和傳統(tǒng)的文書檔案管理模式進(jìn)行對(duì)比，能夠了解到信息化文書檔案的管理模式在對(duì)文件信息高速傳遞的這一基礎(chǔ)上，可以使得資料文件的規(guī)劃編輯，還有一些基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)錄入工作效率大幅地提高，這對(duì)于文件檔案查找的有效性進(jìn)行了保障，并且還可以對(duì)傳輸?shù)臅r(shí)效性形成保證。隨著信息技術(shù)的有效發(fā)展，文書檔案管理技術(shù)平臺(tái)的落實(shí)，也可以結(jié)合多樣化發(fā)展的信息技術(shù)工具，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理系統(tǒng)化模式的有效應(yīng)用，對(duì)文書檔案管理信息化技術(shù)的有效創(chuàng)新，進(jìn)行有效的完善，也能夠推動(dòng)文書檔案管理工作質(zhì)量水平的進(jìn)一步提高和發(fā)展。

二、文書檔案管理創(chuàng)新的措施與對(duì)策

1.對(duì)思想認(rèn)識(shí)以及檔案管理工作的基礎(chǔ)進(jìn)行提高和保障

在信息化發(fā)展的時(shí)代背景下，對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行加強(qiáng)，思想理念是非常關(guān)鍵的一個(gè)前提，也是對(duì)工作順利開展的重要推動(dòng)保障。各個(gè)基層的單位管理人員也需要高度重視文書檔案管理工作的有效推進(jìn)，特別是其中的主要領(lǐng)導(dǎo)更加需要負(fù)起責(zé)任，要提高對(duì)于這部分工作各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)注，總體進(jìn)行負(fù)責(zé)。而之后的分管領(lǐng)導(dǎo)則是要具體抓其中的每個(gè)細(xì)節(jié)，和其他工作同時(shí)進(jìn)行部署和組織，共同進(jìn)行有效的考核，要定期進(jìn)行調(diào)查和研究，推動(dòng)工作的順利開展。要進(jìn)一步對(duì)檔案管理工作的有關(guān)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行完善，并且要完善副職分管和辦公室監(jiān)督等各方面的工作任務(wù)，真正在認(rèn)識(shí)上做到位，在組織上做到位。要結(jié)合自身的實(shí)際情況，在預(yù)算投入方面進(jìn)行提高，保障在這方面經(jīng)費(fèi)支出是達(dá)到有效標(biāo)準(zhǔn)的。針對(duì)目前在檔案管理工作中存在的短板和漏洞，也需要有目的地做好優(yōu)化改善和提升，確?？梢哉嬲貙①Y金的作用效果發(fā)揮出來。

2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行完善

在當(dāng)下也需要對(duì)數(shù)字化的辦公系統(tǒng)進(jìn)行更加充分合理的利用，要在這一基礎(chǔ)上構(gòu)建一套較為完善并且適合自身實(shí)際發(fā)展特征的檔案信息化管理系統(tǒng)，這不僅僅需要遵循信息化基本構(gòu)建的相關(guān)原則以及在這方面使用的方式需求，還需要對(duì)應(yīng)用的范圍進(jìn)行有效的擴(kuò)大，結(jié)合自身的實(shí)際情況來做好構(gòu)建工作。利用打印機(jī)和復(fù)印機(jī)等辦公用具，在具有一定硬件基礎(chǔ)以后，再針對(duì)文書檔案加工進(jìn)行信息化的發(fā)展，逐步地對(duì)其中的漏洞進(jìn)行有效的完善，彌補(bǔ)缺陷和問題，有效地使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)這一系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)的建設(shè)。

3.打造優(yōu)化的管理團(tuán)隊(duì)

為了能夠使得相關(guān)單位文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量水平不斷提高和發(fā)展，在信息化發(fā)展過程中就需要做好充足的人才保證，人才保障是這些工作進(jìn)行的前提條件。有關(guān)檔案管理人員自身也需要有足夠的信息管理能力，這樣才能夠順利地推動(dòng)工作進(jìn)行。我國(guó)大部分地區(qū)在進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)的有效建設(shè)時(shí)，都是首先招聘更多在這方面的優(yōu)秀人才，之后才具體地落實(shí)這些工作。因此在檔案管理建設(shè)的過程中，必須打造優(yōu)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)。為此，可以針對(duì)這些工作人員進(jìn)行技術(shù)方面的有效培訓(xùn)，這樣才可以使這些工作人員的檔案管理素養(yǎng)得到提高。不同的管理人員要掌握不同的操作規(guī)范，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)來推動(dòng)工作的進(jìn)行。這一系統(tǒng)的使用也需要專門配備一些管理人員定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢查，這樣才可以保證系統(tǒng)的防護(hù)水平不斷的提高，對(duì)系統(tǒng)的安全性進(jìn)行加強(qiáng)。同時(shí)還需要逐漸引進(jìn)更多專業(yè)優(yōu)秀人才，結(jié)合實(shí)際需求落實(shí)相關(guān)人才管理的策略，從而有效地對(duì)檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。

4.對(duì)文書檔案加密防護(hù)工作進(jìn)行加強(qiáng)

在文書工作中，對(duì)信息技術(shù)的有效使用可以使文書檔案管理工作的效率水平以及質(zhì)量水平得到提高。同時(shí)還需要警惕的就是文書信息所具有的安全性，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)一方面提供的信息載體是非常多的，可以說是海量的信息內(nèi)容，能夠滿足人們?cè)谛畔⑺褜すぷ鞣矫娴囊恍┬枨?，但同時(shí)也有將這些信息泄露出去的嚴(yán)重隱患。因此可以合理地對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行使用，針對(duì)相對(duì)比較特殊并且安全需求較高的文書檔案訪問權(quán)限進(jìn)行加密設(shè)置。當(dāng)然也需要對(duì)部分文件的預(yù)覽范圍進(jìn)行限制，這樣就可以針對(duì)企業(yè)還有地方單位的文書檔案信息技術(shù)手段的應(yīng)用形成安全方面的充分保護(hù)，以有效地加強(qiáng)文書檔案安全管理工作的推進(jìn)。加密文書檔案在錄入系統(tǒng)時(shí)，也需要做好特殊標(biāo)志的科學(xué)處理，這樣才能夠確保文書檔案的信息安全，經(jīng)過技術(shù)人員檢查后，才可以將這些內(nèi)容錄入歸檔。

從上述分析研究可見，文書檔案信息化是新時(shí)代不斷發(fā)展的要求，也是企業(yè)有效適應(yīng)未來社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的相關(guān)手段。因此對(duì)于文書檔案管理工作要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，構(gòu)建相應(yīng)的管理系統(tǒng)，打造優(yōu)化的人才管理團(tuán)隊(duì)，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文書檔案全面的有效管理，進(jìn)而不斷提升文書檔案的管理水平。