二維碼技術在企業(yè)電子文件管理中的應用路徑與對策

文/張 蓉

二維碼技術在諸多領域的成功運用，為實現(xiàn)企業(yè)電子文件更加高效、便捷、安全的管理提供了新思路。本文擬在對比分析二維碼技術與條形碼技術的基礎上，探討二維碼技術在企業(yè)電子文件管理工作中的具體應用路徑與方法，并針對可能出現(xiàn)的認知度較低、潛在安全風險、技術更新迭代、初期工作量大等障礙，提出相應的解決對策與建議

當前二維碼技術已廣泛應用于諸多領域，從社媒賬號、商品標識、購物付款、線上會議號、網(wǎng)站跳轉(zhuǎn)到新冠疫情防控中的“一碼通”“行程卡”“核酸檢測碼”等，二維碼已成為大規(guī)模、批量化進行身份識別、電子支付、標識信息、保留憑證等的重要手段。隨著企業(yè)信息化建設的推進，企業(yè)電子文件“單軌制”步伐加快，企業(yè)電子文件與電子檔案的數(shù)量激增，企業(yè)檔案工作面臨新的任務和挑戰(zhàn)。在此背景下，二維碼技術可適度應用于企業(yè)電子文件管理的有關環(huán)節(jié)，輔助提高企業(yè)電子文件管理的效率和效能，提升企業(yè)檔案服務質(zhì)量和效度。

一、二維碼技術原理與功能

條形碼是一種基于二進位編碼的黑白相間的條紋圖案，其中黑色部分稱為“條”，白色部分稱為“空”，條和空分別代表0或1，通過不同粗細條紋間的相互組合，實現(xiàn)數(shù)字、字符、符號信息的編碼。二維碼技術是用特定的幾何圖形按規(guī)律在平面分布的黑白相間的圖形來記錄信息的，在編制代碼上利用構(gòu)成計算機內(nèi)部邏輯的“0”“1”比特流概念，使用若干與二進制相對應的幾何圖形表示信息，通過輸入設備自動識讀以實現(xiàn)信息自動處理的技術[1]。相比于條形碼，二維碼在信息容量、數(shù)據(jù)類型、可靠性、安全性、實用性等方面的功能更適合用于企業(yè)電子文件管理，見表1。

表1 條形碼與二維碼技術優(yōu)劣勢對比

二、二維碼技術在企業(yè)電子文件管理中的具體應用

結(jié)合二維碼技術的上述功能優(yōu)勢，可以嘗試從兩個層面將其應用于企業(yè)電子文件管理：一是企業(yè)電子文件的容災備份和長期存儲，即將電子文件的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)信息轉(zhuǎn)換成二維碼進行存儲，如“北極世界檔案館”將電子文件和數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換成高分辨率的QR后，存儲于膠片上并保存于北極圈內(nèi)非軍事區(qū)的廢棄礦坑中，通過凍土層的環(huán)境條件實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)長期安全存儲[4]。二是輔助企業(yè)電子文件與電子檔案管理，即在采集、歸檔、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)嘗試借助二維碼技術提高工作效率，本文主要探討這個層面。

1.二維碼技術輔助歸檔

企業(yè)電子文件包含大量科研類、產(chǎn)品類、基建類、設備儀器類等文檔，歸檔時需將與電子文件有關的支撐軟件、活動背景、管理信息等一并歸檔，并兼顧同一活動中形成的其他載體信息文件，如紙質(zhì)或縮微拷貝等。這些材料繁多而冗雜，可利用二維碼技術對企業(yè)電子文件不同模塊信息進行分門別類地采集和記錄，歸檔時再核對整理和統(tǒng)一打包。這不僅有利于企業(yè)電子文件的安全高效移交，還可以維持企業(yè)電子文件的齊全完整、規(guī)范有序，為后續(xù)提供工作奠定基礎。

2.二維碼技術輔助整理

在企業(yè)電子文件整理過程，可以將企業(yè)電子文件的基本信息、內(nèi)容摘要或關聯(lián)圖片信息等存于二維碼中，建立介于目錄和原文的索引系統(tǒng)，方便檔案管理員和用戶快速了解企業(yè)電子文件的概況。不僅單份企業(yè)電子文件可以創(chuàng)建專屬二維碼，各類企業(yè)電子文件的目錄信息、管理信息等都可以形成不同類型的二維碼，從而創(chuàng)建更為多元、高效的企業(yè)電子文件整理方法和查詢渠道。

3.二維碼技術輔助保管

二維碼在實現(xiàn)企業(yè)電子文件與紙質(zhì)文件掛接關聯(lián)、電子文件真實性驗證等方面具有重要作用。企業(yè)檔案工作人員可通過掃描電子文件的專屬二維碼，根據(jù)二維碼中存儲的關于電子文件的各類型信息對其文件內(nèi)容及管理活動進行多方面綜合核對，有效地防止電子文件偽造、錯亂等，確保企業(yè)電子文件的有序性、真實性、安全性，提高保管工作的效率。此外，二維碼所占存儲空間很小，可用于企業(yè)電子文件管理數(shù)據(jù)的容災備份，提高企業(yè)電子文件管理工作的容錯能力。

4.二維碼技術輔助利用

用戶可通過特定的APP或其他檔案利用平臺，掃描企業(yè)電子文件的專屬二維碼，在線或離線讀取電子文件的基本信息、著錄信息、關聯(lián)信息及全文獲取渠道等，實現(xiàn)更為精準、快捷的查詢利用。此外，二維碼還可以作為介于企業(yè)電子文件目錄與全文之間的檢索和利用工具，在其中嵌入檔案工作人員的智慧和知識，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的利用服務，如可以提供檢索說明或發(fā)起人工檔案咨詢；可以根據(jù)需要選擇申請將電子文件打印為紙質(zhì)形式而使用；可以將特定信息傳輸?shù)揭苿涌蛻舳嘶螂娮余]箱等。

5.二維碼技術輔助身份認證

用戶可通過網(wǎng)絡將自己的信息在線注冊，企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)可對其注冊的相關信息進行核實確認，對于信息屬實、有訪問權限的用戶，系統(tǒng)自動生成一個用于身份識別的二維碼，系統(tǒng)將返回給用戶，用戶可以將二維碼轉(zhuǎn)移至移動客戶端，也可用二維碼登陸至移動客戶端用于身份確認。也可設置專用二維碼掃描器，通過掃描APP上二維碼識別身份認證信息，身份信息確認無誤即可實現(xiàn)讀取或者下載企業(yè)電子文件的功能，以實現(xiàn)使用者權限管理，確保企業(yè)電子文件的安全性與保密性。

三、二維碼技術應用于企業(yè)電子文件管理的保障措施

二維碼技術應用于企業(yè)電子文件管理在具體實踐工作中仍存在一些制約因素，既有主觀上的認知、習慣、能力等障礙，也有安全風險、成本效益等的考量。

1.加強推廣宣傳，不斷提高認知度

對新技術的慣性否定、固有思維等可能阻礙部分利用者轉(zhuǎn)變利用方式，導致二維碼技術應用早期的接受程度低、利用率不高，制約技術成本效益比。在推廣初期，可以借助企業(yè)員工培訓、主要會議、紀念日等活動以及企業(yè)的公眾號、官網(wǎng)、信息管理系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)等加大宣傳力度，并制作簡易手冊或指南引導用戶熟悉功用和方法，增強用戶的使用興趣和利用體驗。此外，注意收集用戶的使用反饋和意見，不斷調(diào)整和優(yōu)化二維碼技術在電子文件管理中的應用方式與措施。

2.創(chuàng)建安全環(huán)境，規(guī)避出現(xiàn)風險

安全性是檔案領域選用新技術的基本考量指標。盡管二維碼技術支持信息加密，但仍有可能因為系統(tǒng)問題、bug、人為操作失誤等泄露密級企業(yè)電子文件的信息，造成不必要的損失[5]。為此，可按照“四性檢測”要求，在確保企業(yè)電子文件真實性、完整性、可用性和安全性的基礎上，探索二維碼技術應用于企業(yè)電子文件管理的范圍及控制措施。在選取二維碼技術運行軟硬件時安全第一位，實時檢查軟件漏洞，加強設備日常維護，建立監(jiān)控預警和容災備份機制，規(guī)避各種可能的安全風險。此外，根據(jù)企業(yè)電子文件的秘密等級，確保相關二維碼圖形信息的保密與安全，建立相關機制確保二維碼不能被隨意復制、損壞等。

3.制定應用標準，注重長期可用

一方面，二維碼技術迭代迅速，要持續(xù)關注其應用于企業(yè)電子文件管理的契合度、安全性等問題，未來還有可能被新技術替代；另一方面，二維碼種類繁多，生成軟件和匹配硬件各不相同，不同密度、格式的二維碼有不同的適用對象、范圍和要求。在應用二維碼技術之前，需要制定相應的標準和規(guī)范，關注生成與維護二維碼技術的軟硬件安全性、兼容性、持續(xù)性，選擇其中能更好輔助企業(yè)電子文件管理的二維碼技術，并盡可能簡化、規(guī)范二維碼的具體使用流程和方法。

4.加大基礎設施投入，確保工作效率

二維碼技術的應用門檻不高，但管理和維護仍需要耗費人力。企業(yè)電子文件數(shù)量龐大且加速增長，全面推廣應用二維碼技術可能面臨較大的人力與物力壓力。為此，要加大相應的軟硬件支持力度，提供足夠數(shù)量的掃描設備以供使用，開發(fā)或購買讀碼器，或者開發(fā)設計專用APP，并做好常規(guī)維護和更新，保障軟硬件設備的可用性、安全性與時效性，謹防漏洞的產(chǎn)生并實時處理，確保二維碼技術的應用可以切實提高企業(yè)電子文件管理工作效率。

不言而喻，數(shù)智時代，二維碼技術已成為大規(guī)模信息管理和批量化信息處理的利器，企業(yè)電子文件在“單軌制”趨勢下也即將面臨新的挑戰(zhàn)，為此可以在充分考慮安全保密、成本效益、技術風險等問題的基礎上，大膽嘗試二維碼等新技術、新工具的引入與應用，探索新時期提高企業(yè)電子文件管理工作效率和效能的路徑與對策，以利于助推企業(yè)的高質(zhì)量快速地發(fā)展。