高校學(xué)生檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新研究

張中妍

（上海政法學(xué)院檔案館,上海市青浦區(qū) 201701）

在新時(shí)代，檔案事業(yè)發(fā)展勢(shì)頭良好，對(duì)檔案管理工作的要求也越來(lái)越高。尤其是高校學(xué)生檔案管理，關(guān)系到了學(xué)生的未來(lái)發(fā)展和學(xué)校的綜合治理，因此其重要性可見(jiàn)一斑。規(guī)范與創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理，能夠更為客觀、科學(xué)、全面地記錄和反映學(xué)生的情況，也能夠更好地維護(hù)學(xué)生的利益，對(duì)于高校樹(shù)立優(yōu)良學(xué)風(fēng)也是具有意義重大的[1]。

一、高校學(xué)生檔案管理工作的特點(diǎn)

高校學(xué)生檔案管理工作具有長(zhǎng)期性、復(fù)雜性和動(dòng)態(tài)性幾個(gè)特點(diǎn)。下面，筆者分別對(duì)這幾個(gè)特點(diǎn)展開(kāi)論述。

（一）長(zhǎng)期性

高校學(xué)生檔案管理工作具有長(zhǎng)期性的特點(diǎn)。其主要由兩個(gè)方面決定。第一，高校學(xué)生檔案是記錄學(xué)生成長(zhǎng)的客觀、歷史的記錄，這本身就是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。第二，高校學(xué)生檔案的利用也是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，關(guān)系到了學(xué)生未來(lái)的發(fā)展，甚至到學(xué)生未來(lái)參加工作之后，高校學(xué)生檔案依然發(fā)揮著重要的作用[2]。

（二）復(fù)雜性

高校學(xué)生檔案工作具有復(fù)雜性的特點(diǎn)，其主要由兩個(gè)方面決定。第一，高校學(xué)生檔案的材料是非常繁雜多樣的，包含了學(xué)生的各類(lèi)登記表、學(xué)年鑒定表、學(xué)習(xí)成績(jī)材料、獎(jiǎng)懲材料、體檢材料、畢業(yè)材料等等，材料眾多，歸集流程也非常復(fù)雜。第二，高校學(xué)生檔案在檔案的形成、收集、移交入庫(kù)、接收、日常保管、利用、離校檔案轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)涉及的部門(mén)眾多，需要進(jìn)行協(xié)同保障，容易產(chǎn)生職責(zé)不清等問(wèn)題，這也導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理工作極具復(fù)雜性。

（三）動(dòng)態(tài)性

前文中我們提到，高校學(xué)生檔案收集的種類(lèi)非常豐富，比如說(shuō)，包括了學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)材料、黨團(tuán)組織材料等，可以說(shuō)各類(lèi)考核、每一次獎(jiǎng)懲、每一份證書(shū)都是需要收集到檔案中的，這是學(xué)生各個(gè)階段所動(dòng)態(tài)呈現(xiàn)的，因此也是需要?jiǎng)討B(tài)記錄、動(dòng)態(tài)管理的。

二、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的意義

高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間各種學(xué)習(xí)、活動(dòng)、考試、獎(jiǎng)懲等經(jīng)歷的證明，是學(xué)生在校期間不斷成長(zhǎng)的證明。加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理，不僅能夠更好地記錄學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷，更客觀全面地評(píng)判學(xué)生綜合素質(zhì)，能夠更好地落實(shí)教育教學(xué)效果評(píng)價(jià)，促進(jìn)教育教學(xué)的發(fā)展，還能夠使用人單位更為全面地了解學(xué)生情況，因此具有非常重要的意義。

（一）加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理能夠更好地記錄學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷，更客觀全面地評(píng)判學(xué)生綜合素質(zhì)

在當(dāng)下社會(huì)，學(xué)生的綜合素質(zhì)至關(guān)重要。而評(píng)判學(xué)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，就是學(xué)生的檔案。學(xué)生檔案記錄了學(xué)生的入學(xué)情況、學(xué)習(xí)情況、德智體美發(fā)展情況、獎(jiǎng)懲情況、心理健康狀況、社會(huì)實(shí)踐情況等等，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作，能夠使學(xué)生的檔案更加全面，更加科學(xué)，更加規(guī)范，對(duì)于記錄學(xué)生學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)經(jīng)歷、評(píng)判學(xué)生綜合素質(zhì)具有非常重要的價(jià)值[3]。

（二）加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理能夠更好地落實(shí)教育教學(xué)效果評(píng)價(jià)，促進(jìn)教育教學(xué)的發(fā)展

在高校教育教學(xué)效果的評(píng)價(jià)過(guò)程中，我們也需要借助學(xué)生檔案來(lái)加以落實(shí)，因?yàn)閷W(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、專(zhuān)業(yè)技能掌握情況、證書(shū)獲得情況等也都是記錄到檔案中的。因此，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理能夠更好地落實(shí)教育教學(xué)評(píng)價(jià)，體現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)成果，從而促進(jìn)高校教育教學(xué)的發(fā)展[4]。

（三）加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作能夠使用人單位更為全面地了解學(xué)生情況

高校學(xué)生檔案是較為系統(tǒng)、客觀、全面地記錄學(xué)生在求學(xué)期間的生活、學(xué)習(xí)經(jīng)歷的資料，是非?？尚诺模彩钦鎸?shí)客觀的。用人單位要想全面地了解學(xué)生情況，尤其是學(xué)生在校期間的思想道德、個(gè)人素質(zhì)、學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等等，都是需要借助學(xué)生檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)的。而且學(xué)生檔案在未來(lái)學(xué)生涉及升學(xué)、出國(guó)、職稱(chēng)評(píng)定等等情況的時(shí)候，也能夠起到重要的憑證作用，比較真實(shí)地反映學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、思想政治表現(xiàn)、社會(huì)實(shí)踐情況等等。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作能夠使用人單位更為全面地了解學(xué)生情況[5]。

三、高校學(xué)生檔案管理服務(wù)的實(shí)施策略

前文中我們分析了高校學(xué)生檔案管理工作的特點(diǎn)以及加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的意義。正是因?yàn)檫@些特點(diǎn)和意義，決定了我們必須要不斷強(qiáng)化高校學(xué)生的檔案管理工作，使檔案管理工作更加高效、更加便捷。筆者認(rèn)為，為了使高校學(xué)生檔案管理服務(wù)更加高效，學(xué)校應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)。

（一）劃定職責(zé)范圍，使檔案管理更有序

學(xué)生檔案管理的產(chǎn)生、交接等涉及了很多不同的部門(mén)，各部門(mén)之間需要進(jìn)行協(xié)同保障，因此在檔案的記錄、保存、轉(zhuǎn)移、使用等過(guò)程中，容易產(chǎn)生職責(zé)不清等問(wèn)題，影響檔案管理的安全性與有序性[6]。為此，高校在學(xué)生檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該明確地劃定各部門(mén)的職責(zé)范圍，要確保各個(gè)部門(mén)在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中的職責(zé)、地位，并且嚴(yán)格制定檔案管理工作制度，尤其是要明確各部門(mén)的權(quán)屬范圍和主要責(zé)任。舉例來(lái)說(shuō)，學(xué)校的招生與就業(yè)處、學(xué)生處、教務(wù)處等檔案的上游職能部門(mén)負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集與整理，需要及時(shí)將學(xué)生的各項(xiàng)資料提交給高校檔案館。高校檔案館可以說(shuō)是高校學(xué)生檔案的責(zé)任主體，其對(duì)于學(xué)生檔案的歸檔、保存等負(fù)有主要責(zé)任，此外，其不僅負(fù)責(zé)歸檔、保存等責(zé)任，因此，這些部門(mén)之間的責(zé)任要加以明確，檔案管理才能更加有序。

（二）積極應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)創(chuàng)新檔案管理手段

高校在學(xué)生檔案的管理中，為了與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)該不斷創(chuàng)新思路，借助信息技術(shù)手段建立學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理效率。

1.借助信息技術(shù)手段建立學(xué)生檔案管理系統(tǒng)

在信息技術(shù)時(shí)代，高校學(xué)生檔案管理工作要想更加科學(xué)、高效、安全，就需要借助信息技術(shù)手段來(lái)打造一個(gè)科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)[7]，這應(yīng)該成為高校重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。具體來(lái)說(shuō)，可以從以下幾點(diǎn)入手。

第一，豐富檔案管理系統(tǒng)的功能。我們?cè)诮W(xué)生檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中，應(yīng)該增設(shè)更多的功能。比如，最基礎(chǔ)的檔案管理功能，需要實(shí)現(xiàn)檔案從采集到入庫(kù)、檢索、借出、鑒定等完整的閉環(huán)管理。在檔案檢索管理中，應(yīng)該按照學(xué)院、院系進(jìn)行導(dǎo)航檢索。此外，還可以設(shè)置檔案提醒、檔案初始化、用戶(hù)管理、自定義等功能。

第二，檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)要考慮到學(xué)生的需求。為了使檔案管理系統(tǒng)更好地服務(wù)于學(xué)生，在建設(shè)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，要考慮學(xué)生的認(rèn)可與接受度。比如，畢業(yè)生如何通過(guò)檔案管理系統(tǒng)來(lái)查看畢業(yè)后檔案的去向，這都是需要考慮在內(nèi)的。又如，在系統(tǒng)更新與升級(jí)的時(shí)候，應(yīng)該注意對(duì)學(xué)生電子檔案進(jìn)行備份，以免在更新與升級(jí)的過(guò)程中損壞檔案信息[8]。

第三，檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中要注重檔案的安全性。由于檔案管理系統(tǒng)是信息化、數(shù)字化的電子檔案，可能會(huì)遭受到黑客的攻擊，學(xué)生的信息可能會(huì)被不法人員竊取。為此，就必須要充分考慮電子檔案的安全問(wèn)題，加強(qiáng)安全防護(hù)，提升安全保護(hù)等級(jí)。

2.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理效率

在信息化時(shí)代，檔案管理利用信息化手段進(jìn)行了很多的革新。為了最大限度地提升檔案管理效率，我們應(yīng)該借助信息化手段，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。具體來(lái)說(shuō)，可以從以下幾個(gè)方面做起。

第一，利用信息技術(shù)手段整合學(xué)生檔案數(shù)據(jù)，打造完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。高校應(yīng)該利用數(shù)字化技術(shù)和信息化手段對(duì)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，將原始檔案的基本數(shù)據(jù)庫(kù)與相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)進(jìn)行深度整合，從而使檔案數(shù)據(jù)庫(kù)更完整，更好地實(shí)現(xiàn)檔案各部門(mén)的流通。

第二，利用信息化手段打造專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)。所謂“專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)”，指的是按照專(zhuān)題將學(xué)生的電子信息進(jìn)行分類(lèi)歸屬、存儲(chǔ)、維護(hù)。舉例來(lái)說(shuō)，學(xué)生在校期間會(huì)有很多的資料進(jìn)入到檔案中，為了是檔案管理更清晰、更高效，可以將其進(jìn)行分類(lèi)，如分為學(xué)籍類(lèi)、競(jìng)賽類(lèi)等等類(lèi)別，進(jìn)行不同的數(shù)字化存儲(chǔ)和歸檔，這能夠大大減輕檔案管理工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的整理分析時(shí)的難度，而且也能夠?yàn)閷W(xué)生、教師對(duì)檔案進(jìn)行查閱、篩選等提供更多的便利。

第三，利用信息技術(shù)打造學(xué)生學(xué)籍檔案綜合數(shù)據(jù)庫(kù)。學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案管理中最為重要的一部分，包括了學(xué)生的基本個(gè)人信息、學(xué)號(hào)等內(nèi)容。為了后期學(xué)生管理工作更為便捷，高?？梢岳眯畔⒓夹g(shù)手段和數(shù)字化技術(shù)來(lái)建立學(xué)生學(xué)籍檔案綜合數(shù)據(jù)庫(kù)，在開(kāi)學(xué)的時(shí)候，便將學(xué)生的紙質(zhì)檔案及時(shí)錄入到綜合數(shù)據(jù)庫(kù)中，更好地為學(xué)生管理工作提供材料。

（三）根據(jù)學(xué)校檔案管理工作需求強(qiáng)化對(duì)工作人員的培訓(xùn)與考核

高校檔案管理部門(mén)工作人員相對(duì)于繁雜的工作量來(lái)說(shuō)是比較短缺的，而且工作人員的培訓(xùn)與考核相對(duì)來(lái)說(shuō)仍有很大的提升空間。檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)在很大程度上影響甚至決定了高校學(xué)生檔案管理的水平[9]。為此，應(yīng)該從檔案管理工作人員入手，不斷強(qiáng)化人員的考核與培訓(xùn)。具體來(lái)說(shuō)，可以從以下幾點(diǎn)入手。

第一，嚴(yán)把招聘關(guān)。為了提高工作人員的綜合素質(zhì)，高校應(yīng)該嚴(yán)把招聘關(guān)，在招聘檔案管理工作人員的過(guò)程中，要求應(yīng)聘者來(lái)自相關(guān)專(zhuān)業(yè)，有著豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和高水平的專(zhuān)業(yè)技能，以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、較強(qiáng)的適應(yīng)能力。

第二，積極組織檔案管理工作人員的各項(xiàng)培訓(xùn)、講座，比如思想教育培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)等等，通過(guò)各種類(lèi)型的培訓(xùn)，來(lái)大大提升工作人員各方面的水平和素質(zhì)。

第三，制定嚴(yán)格的績(jī)效考核制度。在一些高校的檔案管理部門(mén)，由于考核制度相對(duì)單一，工作人員的積極性不高。這對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)是不利的。為此，高校應(yīng)該制定嚴(yán)格的檔案管理績(jī)效考核制度，明確獎(jiǎng)懲條例，并且嚴(yán)格遵循制度進(jìn)行考核。對(duì)于考核過(guò)程中不合格的人員，需要進(jìn)一步加強(qiáng)培訓(xùn)。

（四）優(yōu)化高校學(xué)生檔案服務(wù)，更好地發(fā)揮檔案的作用

檔案管理不應(yīng)該僅僅是管理，還應(yīng)該更傾向于檔案的服務(wù)，要尋求學(xué)生檔案服務(wù)的創(chuàng)新，拓展檔案服務(wù)的功能，利用大數(shù)據(jù)優(yōu)化檔案開(kāi)發(fā)，更好地服務(wù)于學(xué)生需求。

1.尋求學(xué)生檔案服務(wù)的創(chuàng)新，拓展檔案服務(wù)的功能

前面我們所說(shuō)的多數(shù)是高校學(xué)生檔案的管理，其實(shí)，高校學(xué)生檔案是為了學(xué)生、學(xué)校以及用人單位服務(wù)的，因此優(yōu)化高校學(xué)生檔案的服務(wù)也是不容小覷的。在對(duì)高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，我們還要探尋高校學(xué)生檔案服務(wù)的創(chuàng)新，拓展檔案服務(wù)的功能，創(chuàng)新檔案服務(wù)的機(jī)制，發(fā)揮學(xué)生檔案的價(jià)值，提高檔案服務(wù)的水平。舉例來(lái)說(shuō)，針對(duì)學(xué)生、家長(zhǎng)、教師查閱學(xué)生檔案的需求，檔案管理部門(mén)應(yīng)該予以回應(yīng)，可以將學(xué)生檔案目錄呈現(xiàn)到網(wǎng)上，并設(shè)置可查閱范圍，以供教師、家長(zhǎng)、學(xué)生利用高校網(wǎng)站查詢(xún)[10]。

2.利用大數(shù)據(jù)優(yōu)化檔案開(kāi)發(fā)，更好地服務(wù)于學(xué)生需求

學(xué)生檔案管理在很大程度上也是服務(wù)于學(xué)生的。為了更好地滿(mǎn)足學(xué)生需求，促進(jìn)學(xué)生畢業(yè)后的發(fā)展，高?？梢岳么髷?shù)據(jù)來(lái)優(yōu)化檔案的開(kāi)發(fā)。學(xué)生在校的幾年中，其成績(jī)、行為、表現(xiàn)等等都會(huì)被記錄到檔案中，利用大數(shù)據(jù)優(yōu)化檔案，就可以通過(guò)大數(shù)據(jù)來(lái)掌握學(xué)生的具體生活情況、學(xué)習(xí)情況、心理情況等，還可以通過(guò)大數(shù)據(jù)來(lái)了解學(xué)生在專(zhuān)業(yè)課學(xué)習(xí)中的不足，從而進(jìn)行有針對(duì)性的改進(jìn)，根據(jù)學(xué)生的個(gè)性需求，對(duì)其進(jìn)行跟蹤服務(wù)。此外，在畢業(yè)就業(yè)、創(chuàng)業(yè)的過(guò)程中，還可以充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的作用，來(lái)為學(xué)生提供一些參考和輔助。如此，檔案管理才能是更有價(jià)值的[11]。

結(jié)語(yǔ)

本文從高校學(xué)生檔案管理工作的特點(diǎn)以及加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的意義入手，從四個(gè)方面探究了高校學(xué)生檔案管理服務(wù)的實(shí)施策略。高校學(xué)生檔案不僅是學(xué)生在求學(xué)期間學(xué)習(xí)、生活的記錄，也是用人單位了解學(xué)生的重要依據(jù)，還是高校教育教學(xué)水平評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。為此，高校學(xué)生檔案管理工作非常關(guān)鍵，應(yīng)該積極改進(jìn)檔案管理的方法與手段，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，同時(shí)優(yōu)化高校學(xué)生檔案服務(wù)，更好地發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)生的發(fā)展與學(xué)校的發(fā)展提供助力。