財(cái)務(wù)共享模式下Z保險(xiǎn)公司費(fèi)用預(yù)算管理研究

劉安格

摘要：中國保險(xiǎn)行業(yè)隨著我國經(jīng)濟(jì)穩(wěn)健增長，對大型保險(xiǎn)公司來說，財(cái)務(wù)共享管理可使企業(yè)優(yōu)化資源配置、夯實(shí)核心競爭力。文章將我國大型保險(xiǎn)公司Z公司作為研究對象。通過對Z保險(xiǎn)公司推行財(cái)務(wù)共享管理系統(tǒng)公司先后在企業(yè)營運(yùn)效果做出對比分析，案例實(shí)證，得出結(jié)論：財(cái)務(wù)共享管理系統(tǒng)的推行可有效保證財(cái)務(wù)制度全面統(tǒng)一執(zhí)行，加強(qiáng)預(yù)算管控，提升費(fèi)用處理效率與降低營運(yùn)成本。它為Z公司優(yōu)化財(cái)務(wù)管理模式提供了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，具有一定指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享模式；費(fèi)用預(yù)算管控；保險(xiǎn)公司；信息化系統(tǒng)

一、Z保險(xiǎn)公司基本概況

Z保險(xiǎn)公司是國內(nèi)知名中外合資人壽保險(xiǎn)公司，亦是國內(nèi)率先推出團(tuán)險(xiǎn)業(yè)務(wù)的合資壽險(xiǎn)公司之一。公司經(jīng)營范圍為人壽保險(xiǎn)、健康保險(xiǎn)和意外傷害保險(xiǎn)等保險(xiǎn)業(yè)務(wù)與相關(guān)業(yè)務(wù)再保險(xiǎn)業(yè)務(wù)。目前公司在全國15個省和直轄市設(shè)立分公司，各分支機(jī)構(gòu)與總公司業(yè)務(wù)相互關(guān)聯(lián)，內(nèi)部往來在管理審批方面層級眾多、制度流程復(fù)雜繁瑣。

Z保險(xiǎn)公司組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化目標(biāo)傾向于：具備權(quán)力的較高集中度、深化資源共享度、建立標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)部管理營運(yùn)流程，這將強(qiáng)化各分支機(jī)構(gòu)間橫向協(xié)調(diào)能力，促使保險(xiǎn)企業(yè)能在內(nèi)部管控方面提升營運(yùn)效率。

二、共享模式下費(fèi)用預(yù)算管理系統(tǒng)的流程設(shè)計(jì)

Z保險(xiǎn)公司通過聘請外部咨詢專家對其費(fèi)用預(yù)算管控現(xiàn)狀進(jìn)行系統(tǒng)性的調(diào)研和分析，經(jīng)過對公司140余個費(fèi)用類會計(jì)科目所涉及的27條財(cái)務(wù)報(bào)銷流程與預(yù)算審批業(yè)務(wù)規(guī)則的全面梳理，為優(yōu)化費(fèi)用管理的組織架構(gòu)，完善費(fèi)用預(yù)算的管控制度出謀劃策。Z保險(xiǎn)公司費(fèi)用預(yù)算管理共享管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)架構(gòu)如圖1所示。

在費(fèi)用預(yù)算管理與共享模式的業(yè)務(wù)架構(gòu)設(shè)計(jì)之下，Z保險(xiǎn)公司針對費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行了重新劃分。逐步細(xì)化流程的具體環(huán)節(jié)，并且制定了相應(yīng)的簽字權(quán)制度與預(yù)算管控方案。

在搭建共享模式下的費(fèi)用預(yù)算管理系統(tǒng)中，Z保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)部已經(jīng)完成建設(shè)的Infor SUN、Oracle Hyperion EPM、DCI系統(tǒng)等各大財(cái)務(wù)職能平臺進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用會計(jì)分錄編制、預(yù)算數(shù)據(jù)同步、財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)分發(fā)等功能，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用管理數(shù)據(jù)的共享與協(xié)同。費(fèi)用管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流如圖2所示。

三、共享模式下費(fèi)用預(yù)算管理系統(tǒng)流程優(yōu)化效果

在系統(tǒng)流程中持續(xù)挖掘關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和對其進(jìn)行深度剖析、規(guī)劃，實(shí)時為財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)流程提供改進(jìn)建議，并指明優(yōu)化方向。后續(xù)對共享管理系統(tǒng)流程運(yùn)行效率、成本產(chǎn)出率、質(zhì)量控制體系進(jìn)行實(shí)時評估、跟蹤，實(shí)時修正，最終使業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)得到最優(yōu)解。

財(cái)務(wù)共享費(fèi)用預(yù)算管理系統(tǒng)實(shí)施上線后，目前已初步達(dá)到Z保險(xiǎn)公司內(nèi)部費(fèi)用預(yù)算信息系統(tǒng)的全面對接、數(shù)據(jù)共享，公司的費(fèi)用預(yù)算管理依靠財(cái)務(wù)共享服務(wù)得以快速、準(zhǔn)確地去財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)閱、分析、處理并執(zhí)行。實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的有效管控。也使財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)相融合的操作上較傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理方式上有了一定的改進(jìn)。通過系統(tǒng)的實(shí)施，進(jìn)一步貫徹落實(shí)了多維度的管控模式。在流程再造方面，所有的費(fèi)用支出都需事先申請并申報(bào)預(yù)算限額，之后才可以進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷或?qū)λ浇杩?。事?xiàng)發(fā)生后，報(bào)銷人將提交的報(bào)銷單據(jù)關(guān)聯(lián)事先申請的單據(jù)，以達(dá)到順利完成費(fèi)用報(bào)銷流程的目的。

共享系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了自動化的費(fèi)用預(yù)算控制。用戶在提報(bào)費(fèi)用審批時，系統(tǒng)會自動將該筆費(fèi)用與預(yù)算進(jìn)行對比，如果超過預(yù)算，系統(tǒng)會提醒用戶。預(yù)算的編制信息通過接口實(shí)施同步至費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)，保證了數(shù)據(jù)的一致性和時效性。若需要費(fèi)用與預(yù)算的詳細(xì)對比，則可以通過查詢系統(tǒng)中的定制化報(bào)表來達(dá)到預(yù)算監(jiān)控、審查、分析的目的。進(jìn)一步有效地對集團(tuán)內(nèi)部日常管理費(fèi)用進(jìn)行管控。

共享系統(tǒng)對原有費(fèi)用報(bào)銷審批流程進(jìn)行了改進(jìn)。實(shí)現(xiàn)了單據(jù)線上審批功能，在壓縮費(fèi)用報(bào)銷周期的同時也節(jié)約了單據(jù)傳閱的快遞費(fèi)用。

共享系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了與集團(tuán)內(nèi)其他管理系統(tǒng)的相互識別。Z保險(xiǎn)公司在INFOR XM基礎(chǔ)平臺上搭建的共享管理系統(tǒng)，成功實(shí)現(xiàn)了與SUN財(cái)務(wù)系統(tǒng)、海波龍預(yù)算系統(tǒng)、影像掃描系統(tǒng)等相關(guān)管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對接與共享，通過對信息流、單據(jù)流、審批流的集中管控，優(yōu)化了各個端口所產(chǎn)生數(shù)據(jù)的交互性和準(zhǔn)確性，大幅縮短了財(cái)務(wù)人員低效處理、分析數(shù)據(jù)的工作時間。

共享系統(tǒng)適應(yīng)財(cái)務(wù)制度與審批權(quán)限與人員的調(diào)整。對于不頻繁的財(cái)務(wù)制度調(diào)整，可以通過系統(tǒng)自帶的工具由管理員手動修改。審批權(quán)限可能變化較頻繁，可以通過接口方式與HR系統(tǒng)進(jìn)行連接共享，定期更新審批權(quán)限。同時系統(tǒng)可以通過接口或者DCI（數(shù)據(jù)收集平臺）手工導(dǎo)入，定期更新相應(yīng)的維度信息，從而適應(yīng)此類信息的調(diào)整。

共享系統(tǒng)中影像功能助力財(cái)務(wù)核算效率與成本。系統(tǒng)支持附件掃描，并且支持附件自動與電子單據(jù)相關(guān)聯(lián)，任何審批流程都可以看到報(bào)銷單所附附件。實(shí)現(xiàn)電子流審批，減少快遞費(fèi)用、紙張費(fèi)用。同時，系統(tǒng)支持電子審批單據(jù)提交后的附件上傳，功能簡化且靈活便捷。

共享系統(tǒng)支持單據(jù)全面管理、附加郵件通知功能。每筆費(fèi)用審批在提交以后都會自動形成唯一的條形碼以及可唯一識別的單據(jù)流水號，方便客戶對單據(jù)進(jìn)行管理。并且追蹤單據(jù)的全部活動流程。同時系統(tǒng)支持郵件通知設(shè)置，可以根據(jù)要求設(shè)置郵件通知，包括待審批通知、單據(jù)完成通知等并且支持郵件直接審批。提高審批速度、縮短流程時間，提高員工滿意度。

共享系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)對接自動生成會計(jì)憑證。在財(cái)務(wù)共享費(fèi)用預(yù)算系統(tǒng)上完成所有的審批流程后，系統(tǒng)會導(dǎo)出記賬文件到總賬系統(tǒng)中。接口數(shù)據(jù)中會含有借、貸和記賬要求的成本中心等信息。

共享系統(tǒng)新增銀企直聯(lián)、自動支付等流程。在系統(tǒng)中完成所有審批流程后，接口程序按照需要格式生成網(wǎng)銀付款文件存儲在預(yù)設(shè)目錄下，由財(cái)務(wù)人員導(dǎo)入相應(yīng)網(wǎng)銀系統(tǒng)完成付款。同時，系統(tǒng)自動生成銀行付款記賬憑證。

財(cái)務(wù)管理共享化服務(wù)進(jìn)一步增加了集團(tuán)內(nèi)部員工的滿意度。集團(tuán)內(nèi)所有員工均為費(fèi)用報(bào)銷模塊的潛在用戶，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心面對如此之廣的用戶群非常有必要提供高效、實(shí)時反饋的支持服務(wù)系統(tǒng)，例如通過建立集團(tuán)內(nèi)部郵箱的方式來為內(nèi)部員工提供財(cái)務(wù)管理制度咨詢、拒絕報(bào)銷溝通交流、費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)度查詢等服務(wù)。報(bào)銷員工可以通過登錄財(cái)務(wù)共享費(fèi)用預(yù)算系統(tǒng)來實(shí)時查看審批流程節(jié)點(diǎn)與審批進(jìn)度。如遇到審批退回，審批人的退回原因也會以郵件形式及時提醒報(bào)銷員工，員工僅需要補(bǔ)充上傳所缺單據(jù)與情況說明至系統(tǒng)即可恢復(fù)審批流程。

在財(cái)務(wù)共享費(fèi)用預(yù)算系統(tǒng)模式下，出納導(dǎo)入支付數(shù)據(jù)后系統(tǒng)與網(wǎng)銀自動對接，即銀企直聯(lián)模塊開啟系統(tǒng)自動支付功能。在財(cái)務(wù)共享資金出賬模塊下，Z保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)報(bào)銷支付的周期大大縮短、支付效率大幅提升：對私支付周期由15.2天縮短為5.3天、對公支付周期由5.2天縮短為3.1天。

由于Z保險(xiǎn)企業(yè)將費(fèi)用報(bào)銷流程歸集到共享管理系統(tǒng)統(tǒng)一運(yùn)作，各分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人可以對其基本戶資金頭寸進(jìn)行優(yōu)化管理。由于重要的日常開支已并入財(cái)務(wù)共享管理系統(tǒng)集中操作支付，僅剩下小部分必須在當(dāng)?shù)乩U納的資金需求：如需要托收承付、繳納稅金等硬性規(guī)定的本地支出。因此為了縮減分公司賬戶上多余資金的沉淀，進(jìn)一步加強(qiáng)資金頭寸的風(fēng)險(xiǎn)控制，提高了資金利用率。當(dāng)?shù)靥峤簧暾堎Y金時采用一事一報(bào)、一事一批的操作流程進(jìn)行細(xì)化管理。在此環(huán)境下，2016年較2015年沉淀資金的收益總額增長率39.29%超出營業(yè)收入漲幅26.98%近12 %，如表1所示。

合理化的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)能有效支持財(cái)務(wù)共享管理系統(tǒng)實(shí)施工作的順利開展。首先，合理化的流程設(shè)計(jì)利用共享化平臺壓縮了流程中一個端口到另一個端的處理時間，又通過對操作流程與節(jié)點(diǎn)的統(tǒng)一設(shè)定，進(jìn)一步支持集團(tuán)內(nèi)日常經(jīng)營業(yè)務(wù)操作效率的提升。其次，流程化運(yùn)營可以優(yōu)化集團(tuán)的成本產(chǎn)出率，降低業(yè)務(wù)運(yùn)作流程中增值效應(yīng)不足或無效的節(jié)點(diǎn)數(shù)量，使業(yè)務(wù)流程的經(jīng)濟(jì)效益得以顯現(xiàn)。再者，合理化流程設(shè)計(jì)通過對關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的縝密布局，將大部分節(jié)點(diǎn)加以設(shè)限，降低人工干預(yù)，使操作誤差率限制在一定水平內(nèi)；同時在各個流程節(jié)點(diǎn)設(shè)立了對潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)地識別、預(yù)警及控制機(jī)制。由此來達(dá)到確保業(yè)務(wù)操作質(zhì)量、管控集團(tuán)操作運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)的目的。最后，合理化的流程設(shè)計(jì)對各部門之間權(quán)力與職責(zé)的界定進(jìn)行了明確的劃分，降低部門之間對職責(zé)不清的工作相互推諉的情況，真正做到每一項(xiàng)工作任務(wù)的下達(dá)，其責(zé)權(quán)歸屬都細(xì)化到個人。企業(yè)核心競爭能力也得到進(jìn)一步增強(qiáng)。

四、財(cái)務(wù)共享管理降本增效成效分析

（一）改善財(cái)務(wù)工作效率與服務(wù)質(zhì)量

在高新信息科技的快速發(fā)展與支持下，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式將冗余的操作步驟和流程進(jìn)行完善與改進(jìn)，將業(yè)務(wù)量大的基礎(chǔ)性工作集中在財(cái)務(wù)共享管理系統(tǒng)統(tǒng)一處理、流程化操作、精細(xì)化分工。該模塊財(cái)務(wù)專員只需人工操作全財(cái)務(wù)管理流程中的一個或某幾個重要環(huán)節(jié)，有效提升了財(cái)務(wù)管理效率和會計(jì)信息核算質(zhì)量。與此同時，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在集團(tuán)全轄推行完善、統(tǒng)一的績效考核制度，激發(fā)了員工工作熱情和積極性，間接地有效提升了集團(tuán)人力資源管理能力。在費(fèi)用管理人力投入、財(cái)務(wù)審單效率、支付周期等關(guān)鍵指標(biāo)上有明顯改善，如表2所示。

（二）優(yōu)化營運(yùn)成本

財(cái)務(wù)共享管理系統(tǒng)借助現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，統(tǒng)一處理集團(tuán)內(nèi)各分支機(jī)構(gòu)可復(fù)制性強(qiáng)、易于標(biāo)準(zhǔn)化的常規(guī)性業(yè)務(wù)，形成了一定的規(guī)模效應(yīng)；同時共享管理系統(tǒng)進(jìn)一步對業(yè)務(wù)操作規(guī)范與財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行了梳理整合，將后臺管理范圍擴(kuò)展至業(yè)務(wù)前端，向業(yè)財(cái)一體化的管理模式靠攏。Z保險(xiǎn)公司2015年年初通過并正式實(shí)施了財(cái)務(wù)共享費(fèi)用預(yù)算管理系統(tǒng)，加速業(yè)務(wù)、管理信息在集團(tuán)內(nèi)部的流通，在全轄范圍內(nèi)進(jìn)行合理的資源調(diào)配，力爭資源配置效用最大化，壓縮管理運(yùn)行成本以達(dá)到提高管理效益的最終目標(biāo)。運(yùn)營成本趨勢如表3所示。

自項(xiàng)目上線起，費(fèi)用管理共享管理系統(tǒng)帶來的邊際貢獻(xiàn)可謂十分明顯，原因有以下幾點(diǎn)。

第一，費(fèi)用管理共享管理系統(tǒng)的建立依賴于信息系統(tǒng)的建設(shè)，將原先的線下紙質(zhì)溝通轉(zhuǎn)化為線上電子傳遞與反饋，有效地節(jié)約了通信費(fèi)成本和差旅費(fèi)成本。

第二，與費(fèi)用管理共享管理系統(tǒng)的建立，Z保險(xiǎn)公司的費(fèi)用管控實(shí)現(xiàn)了集中化與統(tǒng)一化，故分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)核算人員相應(yīng)地進(jìn)行編制調(diào)整，實(shí)現(xiàn)了從基于重復(fù)勞動的傳統(tǒng)財(cái)務(wù)執(zhí)行崗向基于分析的財(cái)務(wù)政策與研究崗的轉(zhuǎn)變。

第三，公司內(nèi)控管控得當(dāng)、預(yù)算管控執(zhí)行到位，節(jié)約了不必要的費(fèi)用開支?；谝陨显?，Z保險(xiǎn)公司的變動成本占收入比逐年下降，從2015的21.39%下降至2017年的17%。

（三）標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算控制管理

共享管理系統(tǒng)中預(yù)算控制模塊無論以何種操作手法或表現(xiàn)形式，其最終的核心目標(biāo)就是對企業(yè)費(fèi)用支出進(jìn)行事先控制，將資金財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)從源頭予以遏制，使集團(tuán)層面的預(yù)算管控的成效真正發(fā)揮出來。在共享模式下成功扭轉(zhuǎn)了傳統(tǒng)觀念下的預(yù)算制定、憑借以往經(jīng)驗(yàn)的模糊化預(yù)算、實(shí)際執(zhí)行與預(yù)算編制大相徑庭、預(yù)算后考核機(jī)制的缺位等思維模式，取而代之的新認(rèn)識：在精細(xì)化預(yù)算的基礎(chǔ)上，顯現(xiàn)出預(yù)算事前控制、事中監(jiān)督、事后考核的科學(xué)、高效的費(fèi)用管控手段。

1. 例外或特殊事項(xiàng)將成為過去

在財(cái)務(wù)共享管理系統(tǒng)成立之后，票據(jù)審核賬務(wù)處理進(jìn)入隨機(jī)分配、流水作業(yè)。各項(xiàng)費(fèi)用都將嚴(yán)格按照公司規(guī)章制度執(zhí)行。分支機(jī)構(gòu)及所管理的各項(xiàng)目不僅沒有核算和賬務(wù)處理的權(quán)限，成功地杜絕了人為干預(yù)。

2. 無預(yù)算或超預(yù)算費(fèi)用不可報(bào)銷

在財(cái)務(wù)共享管理下，業(yè)務(wù)處理將以預(yù)算為導(dǎo)向，對無預(yù)算、超預(yù)算的費(fèi)用不進(jìn)行賬務(wù)處理且有權(quán)將票據(jù)退回，費(fèi)用無法報(bào)銷。如果每位員工都能嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，申請過程中合理規(guī)劃，執(zhí)行過程中嚴(yán)格管控，事后認(rèn)真分析糾偏，在集團(tuán)層面不僅能夠提高管理水平，培養(yǎng)員工的管理能力，做到工、時、量均優(yōu)，得到各個業(yè)務(wù)單位的認(rèn)可，還能夠達(dá)到開源節(jié)流的目的，為集團(tuán)利潤添磚加瓦，企業(yè)日常運(yùn)營也將進(jìn)入良性循環(huán)。

3. 預(yù)算精準(zhǔn)編制管理

在細(xì)化分析企業(yè)費(fèi)用管理成效時，往往以成本性態(tài)作為分類標(biāo)準(zhǔn)把企業(yè)費(fèi)用劃分為兩大品類：固定費(fèi)用和變動費(fèi)用，能反映出總費(fèi)用與業(yè)務(wù)量之間一定的勾稽關(guān)系，為企業(yè)研究成本優(yōu)化管理方案提供了理論依據(jù)。在企業(yè)實(shí)踐中細(xì)化費(fèi)用性質(zhì)有助于各項(xiàng)成本費(fèi)用預(yù)算限額分配更合理、更科學(xué)。對此我們著重研究財(cái)務(wù)共享費(fèi)用預(yù)算系統(tǒng)下對企業(yè)變動成本的影響。

現(xiàn)梳理出各因素在Z保險(xiǎn)公司傳統(tǒng)財(cái)務(wù)預(yù)算費(fèi)用管理模式下影響預(yù)算執(zhí)行差異金額與所占總差異率的權(quán)重，如表4所示。

而在財(cái)務(wù)共享費(fèi)用預(yù)算系統(tǒng)幫助下，月末集中報(bào)賬、預(yù)算編制質(zhì)量不高、超預(yù)算不能報(bào)賬等問題均有一定的改善。

五、總結(jié)與展望

本文針對Z保險(xiǎn)公司在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式下存在的諸多缺陷提出利用財(cái)務(wù)共享平臺的管理優(yōu)化方案。首先確定了Z保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享管理系統(tǒng)的流程設(shè)計(jì)目標(biāo)與原則，并通過對信息系統(tǒng)流程管理、費(fèi)用預(yù)算管理這兩個方面進(jìn)行財(cái)務(wù)共享平臺運(yùn)作模式前后的對比分析，試圖從企業(yè)流程優(yōu)化、降本增效、企業(yè)內(nèi)部管控嚴(yán)謹(jǐn)性這三個方面作為切入點(diǎn)，對Z保險(xiǎn)公司的財(cái)務(wù)共享管理系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)作分析并針對當(dāng)下財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的一些缺陷與風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提出了改進(jìn)建議。向打造出集團(tuán)統(tǒng)一監(jiān)管的共享集成化管理平臺的企業(yè)愿景而努力奮斗。

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（作者單位：上海海虹實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司）