信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響和對策

周宏

北京城建八建設(shè)發(fā)展有限責(zé)任公司 北京 102218

引言

改革開放以后，我們國家的發(fā)展和建設(shè)事業(yè)都得到了前所未有的發(fā)展，但同時也使我們的社會和環(huán)境更加復(fù)雜。為適應(yīng)新的經(jīng)濟發(fā)展，我國的企業(yè)也進行了一系列的改革，但是，在實踐中，由于檔案工作的復(fù)雜性和涉及面的擴大，使得傳統(tǒng)的檔案工作方式不能滿足于目前的工作需要。21世紀被稱為“信息時代”，是因為現(xiàn)代信息技術(shù)的普及，它對各行各業(yè)都有很大的推動作用，所以對企業(yè)進行信息化管理是一個不可避免的趨勢。

1 企業(yè)檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的必要性

企業(yè)的快速發(fā)展，使企業(yè)的檔案管理工作也得到了快速的發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作已成為企業(yè)今后發(fā)展的必然趨勢，同時，也是檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，信息化技術(shù)在功能、優(yōu)勢和特點上都有明顯的優(yōu)勢。企業(yè)檔案管理信息化是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是信息化時代到來的征兆。在當前的各個領(lǐng)域，許多公司都把信息技術(shù)引入到了檔案管理中，從而推動了企業(yè)的檔案管理向信息化方向發(fā)展，并在不斷的優(yōu)化中推動著檔案管理的發(fā)展。在信息快速流通和信息共享的今天，企業(yè)要實現(xiàn)信息共享，就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，從現(xiàn)實的角度出發(fā)，轉(zhuǎn)變企業(yè)的管理方式。在企業(yè)的檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，保證了檔案的實時傳遞。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)傳輸方式相比，信息化傳輸能夠節(jié)約時間、成本和人力，提高了文件的管理效率，保證了企業(yè)的文件傳輸?shù)母咝?、及時和全過程。由此可以看出，企業(yè)在未來的發(fā)展過程中，要想對檔案進行有效的管理，就要科學(xué)合理地應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，該項技術(shù)的應(yīng)用能夠很好地推動企業(yè)的發(fā)展，同時對于社會的進步來說也是至關(guān)重要的。

2 企業(yè)信息檔案管理的優(yōu)越性

2.1 提高商業(yè)生產(chǎn)率

隨著信息化的發(fā)展，人們對海量的信息數(shù)據(jù)的需求越來越大。在運用信息化手段進行檔案管理時，可以通過信息的幫助，迅速地從數(shù)據(jù)庫中抽取數(shù)據(jù)和信息，并從中篩選出與之不符的信息。如此一來，既可以有效地提升企業(yè)的工作效率，又可以有效地防止疏漏。在信息化檔案建設(shè)和管理中，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，從而避免了手工操作所耗費的人力、物力，可以將所獲得的資料進行存儲，節(jié)省了很多的時間[1]。隨著信息化程度的提高，企業(yè)可以迅速地找到需要的信息資料。所以，加強檔案信息化管理，可以有效地提高工作效率，延長檔案的使用年限，從而促進企業(yè)的工作效率。

2.2 方便檔案儲存管理

在企業(yè)的檔案管理中，有些企業(yè)還采取了傳統(tǒng)的管理方式，既要耗費大量的人力、物力，又不能提高工作效率。為有效地解決這一問題，企業(yè)在進行電子文檔存儲時，應(yīng)充分運用信息化技術(shù)，以避免傳統(tǒng)的文件管理方式存在的問題，迅速地找到需要的資料，并具有較大的存儲空間，從而提高了對傳統(tǒng)文件的存儲要求。在信息化技術(shù)的影響下，檔案儲存管理工作會更加的快捷和方便，這對于企業(yè)的發(fā)展來說起到了積極的作用。

3 現(xiàn)代資訊科技在企業(yè)檔案工作中的存在的問題

3.1 不完善的檔案管理體制

許多企業(yè)的檔案管理員都把現(xiàn)代資訊科技管理視為一種單純的電腦收發(fā)資料，卻沒有意識到資訊科技的重要性。但由于我國的檔案管理信息化建設(shè)起步較晚，在全國范圍內(nèi)開展的并不全面，一些企業(yè)的檔案管理制度存在著嚴重的缺陷。為了在激烈的市場競爭中脫穎而出，企業(yè)需要從各個方面進行培訓(xùn)，以適應(yīng)多元化發(fā)展的需要。要立足于企業(yè)的發(fā)展，建立完善的檔案管理體制。企業(yè)應(yīng)結(jié)合實際情況，制定合理的管理制度，制定相應(yīng)的管理戰(zhàn)略，并高度重視企業(yè)的檔案管理信息化技術(shù)。同時，為企業(yè)未來的信息化建設(shè)做好相應(yīng)的風(fēng)險評價，以防止造成人力物力資源的浪費，造成不必要的經(jīng)濟損失。在企業(yè)的檔案管理中，也存在著一定的風(fēng)險，因此，應(yīng)加強對檔案管理的組織協(xié)調(diào)，加強人力物力資源的合理配置。此外，要實施獎勵和懲罰，把現(xiàn)代檔案管理的信息化手段應(yīng)用到當前的檔案管理工作中。因此企業(yè)在對檔案進行管理時，首先要注重建立科學(xué)完善的管理體制，這樣才能夠保證后續(xù)工作的順利進行。

3.2 信息技術(shù)水平低下

當前，一些企業(yè)的檔案管理信息化技術(shù)還不完善，缺少實用價值，嚴重影響了檔案管理的質(zhì)量。目前，我國許多企業(yè)對檔案信息化建設(shè)的關(guān)注不夠，檔案信息化建設(shè)的水平也相對較低。目前，企業(yè)仍主要依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件進行管理，使得館藏工作更加困難，無法得到有效的保護[2]。與現(xiàn)代信息技術(shù)相比較，傳統(tǒng)的檔案管理方法還存在著較大的差距，因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)要適應(yīng)現(xiàn)實，進行全方位的變革與創(chuàng)新。由于企業(yè)檔案管理的信息化程度較低，直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟效益，造成人力物力資源配置不合理，從而制約了企業(yè)的正常發(fā)展。因此，要不斷地引入現(xiàn)代信息技術(shù)，開發(fā)與之相適應(yīng)的檔案管理技術(shù)，才能更好地進行檔案管理。

3.3 需要提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)

在檔案管理信息化建設(shè)的進程中，運用了現(xiàn)代信息化技術(shù)，對企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求。然而，當前許多企業(yè)的檔案管理工作人員普遍存在著較低的職業(yè)素養(yǎng)，他們的工作能力雖強，但對于電腦的運用程度并不高，嚴重地制約了企業(yè)的信息化建設(shè)。所以在對檔案進行管理時，有關(guān)企業(yè)也要注重提升工作人員的素養(yǎng)，這樣才能夠保證該項工作的開展具備有效性。

3.4 重視程度較低

企業(yè)要實現(xiàn)信息化，不但要得到國家的大力支持，還要得到政府的高度重視，這是一個很關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，也是保證各方面都能達到預(yù)期效果的關(guān)鍵。但從目前企業(yè)對這項工作的關(guān)注程度來看，其現(xiàn)實問題有兩個[3]：①目前一些企業(yè)雖然認識到信息化對檔案管理有很大的幫助，但在實施過程中往往會流于形式，很多項目的效果并不盡如人意。由于企業(yè)自身的資源和人力等原因，使得這項工作難以在實踐中得到精確的實施，這對檔案管理的信息化建設(shè)十分不利。②部分企業(yè)因各自的經(jīng)營狀況不同，在實際工作中更多地依靠人力進行工作，而信息技術(shù)的建設(shè)相對于人才的培訓(xùn)來說，其重要性并未得到凸顯。例如，一家公司的利潤主要是用于公司的日常經(jīng)營，而沒有將其用于購買電腦設(shè)備等，再加上管理者的管理觀念不夠成熟，使公司的信息化工作難以有序、健康地進行。

4 企業(yè)檔案管理中的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)采取的措施

4.1 檔案管理人員管理理念的更新

檔案管理工作以檔案管理為中心，必須更新管理理念，優(yōu)化工作流程，使每個工作人員對檔案管理工作有明確的認識，并在認識到信息技術(shù)的優(yōu)勢后，自覺地運用信息技術(shù)完成檔案管理工作。檔案管理主管必須運用新的思維方式進行檔案管理，制定檔案管理工作標準，完善檔案管理體系，以保證檔案管理工作的科學(xué)化和高效。最后在一種新的經(jīng)營理念指導(dǎo)下，實現(xiàn)了高質(zhì)量的發(fā)展[4]。思維是行為的先導(dǎo)，只有有了先進的觀念，才能產(chǎn)生先進的管理方法和管理模式，這就要求檔案管理人員要把新的觀念自覺融入檔案的工作中去。此外，其他部門的員工也必須意識到檔案管理在企業(yè)整體發(fā)展中的重要作用，要把企業(yè)的檔案管理工作提升到戰(zhàn)略高度，把企業(yè)的信息化建設(shè)作為企業(yè)的中心，使企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展理念更加牢固。

4.2 加強網(wǎng)絡(luò)安全在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

在某些關(guān)鍵產(chǎn)業(yè)中，檔案管理信息化給企業(yè)的檔案管理工作帶來了很大的便利，但也存在著安全隱患。在利用信息技術(shù)進行檔案管理的過程中，往往會出現(xiàn)各種信息泄漏、丟失等問題，給企業(yè)帶來很大的影響。特別是企業(yè)的核心文件，一旦發(fā)生了安全問題，不僅會對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生不利的影響，而且還會造成一定的經(jīng)濟損失。因此，在推進企業(yè)信息化建設(shè)的同時，必須采取科學(xué)的方法來提高網(wǎng)絡(luò)管理水平，減少信息安全問題。針對這一問題，企業(yè)可以對網(wǎng)上瀏覽的電子文件設(shè)定一定的權(quán)限，或通過設(shè)置數(shù)字口令，從根本上強化安全管理。同時，還可以通過建立一個動態(tài)監(jiān)控的電子文件安全風(fēng)險識別系統(tǒng)，實現(xiàn)對整個文件的動態(tài)監(jiān)控，識別出基本的信息安全隱患，對網(wǎng)絡(luò)病毒進行預(yù)警，并對病毒進行自動攻擊，防止其泄露相關(guān)信息。

4.3 立足于今后發(fā)展的企業(yè)檔案管理與提高檔案管理人才的綜合素質(zhì)

綜觀我國企業(yè)檔案管理的信息化趨勢，今后的發(fā)展具有一定的規(guī)律性。企業(yè)主管部門和主管部門的領(lǐng)導(dǎo)要加強協(xié)作，健全法律法規(guī)，要充分發(fā)揮社會力量、企業(yè)內(nèi)部各方面的力量，指導(dǎo)企業(yè)檔案工作的深入[5]。在企業(yè)檔案管理中，它是企業(yè)與企業(yè)發(fā)展、企業(yè)各部門之間的溝通媒介，因此，要加強對檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)、管理能力和信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，使其能夠正確掌握工作流程，滿足信息管理的發(fā)展要求。為此，一方面，要加強檔案管理人才的培養(yǎng)，建立健全檔案管理體系，以保證其素質(zhì)與管理水平相適應(yīng)；另一方面，可以通過建立信息交換機制，促進檔案管理部門與其他部門的聯(lián)系，保證檔案信息的有效轉(zhuǎn)換。通過這種方式，可以有效地提高檔案的使用效率，方便檔案管理員進行信息的管理。

4.4 提升各方重視程度

檔案管理是公司正常運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，在企業(yè)的日常經(jīng)營中，它是一個很重要的環(huán)節(jié)。在信息技術(shù)飛速發(fā)展、應(yīng)用日益普及的新形勢下，企業(yè)必須樹立正確的觀念，積極引導(dǎo)各方面對信息化工作給予足夠的關(guān)注，以保證這項工作的實施，并取得預(yù)期的成效，從而為企業(yè)檔案管理工作的順利進行提供支撐。首先，要明確企業(yè)信息化建設(shè)的重要意義，明確其對檔案管理的正面作用，為今后建設(shè)目標的實現(xiàn)提供有力的支撐。這就要求企業(yè)管理者要不斷地進行管理觀念的革新，不斷地接觸到先進的管理思想，不斷學(xué)習(xí)新的管理方式，并使檔案管理和信息化技術(shù)相結(jié)合；在這一過程中，要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的主動性，各單位之間要相互協(xié)調(diào)配合，共同的努力，這樣才能取得較好的效果。其次，要把握好國家和政府在信息化建設(shè)上的相關(guān)政策，充分運用相關(guān)的優(yōu)惠政策，適時爭取政府的扶持，使信息化工作真正落地生根。例如，某公司與某些技術(shù)單位、計算機供應(yīng)商等進行了合作，采購了包括顯示器、打印機等在內(nèi)的整套計算機設(shè)備。

5 結(jié)束語

隨著信息化的發(fā)展，企業(yè)要加大人力、物力和財力的投入，加強對企業(yè)的檔案管理硬件和軟件的建設(shè)，建立健全管理制度。強化信息技術(shù)的安全運用，完善網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，建立科學(xué)合理的檔案管理體系，進一步推進企業(yè)檔案管理工作的信息化，促進檔案資源的高效共享，為企業(yè)員工提供更好的服務(wù)。