王嘉穎 上海健康醫(yī)學(xué)院
隨著信息化的不斷發(fā)展,大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè),而大數(shù)據(jù)的智能解析,也為各個(gè)行業(yè)提供了便利。高校財(cái)務(wù)是我國高校的重要治理領(lǐng)域,必須從財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)向財(cái)務(wù)治理,以保證一流高校、一流學(xué)科的建設(shè)。大數(shù)據(jù)將是高校的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和提高整體財(cái)務(wù)績效的重要保證,同時(shí)也是為了實(shí)現(xiàn)高校的轉(zhuǎn)變,引進(jìn)嶄新的思維方式和技術(shù)手段。高校建立健全的數(shù)據(jù)治理體系,既能保障財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全,又能對各種資金進(jìn)行高效的綜合和優(yōu)化,從而為學(xué)校的財(cái)政決策提供準(zhǔn)確的信息和資料,使學(xué)校的財(cái)政工作得以正常進(jìn)行。
一方面,由于數(shù)據(jù)不完整,與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間缺少連接和整合,無法自行方便地獲取數(shù)據(jù),因而需要花費(fèi)相當(dāng)?shù)臅r(shí)間。另一方面,由于數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,增加了數(shù)據(jù)集成的難度,缺少一個(gè)對數(shù)據(jù)進(jìn)行全面管理、監(jiān)控和控制的管理系統(tǒng)。
在數(shù)據(jù)處理方面,缺少實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)收集,很難讓企業(yè)的分析工作變得更加自動(dòng)化、準(zhǔn)確、個(gè)性化。在數(shù)據(jù)的運(yùn)用上,由于數(shù)據(jù)與知識體系的關(guān)系不密切,缺乏較為復(fù)雜的、非傳統(tǒng)的全面的綜合研究,無法對未來的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測,使得數(shù)據(jù)的貢獻(xiàn)和更深層的價(jià)值無法得到反映。
由于數(shù)據(jù)的分級和管理不夠標(biāo)準(zhǔn),造成數(shù)據(jù)不能正確地利用。在利用這些數(shù)據(jù)時(shí),由于沒有對使用者和數(shù)據(jù)的管理權(quán)力進(jìn)行分區(qū),使得某些管理者無法獲得有關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)或其他數(shù)據(jù)。
缺乏能夠構(gòu)建數(shù)據(jù)專業(yè)知識的人才,以及如何在這一領(lǐng)域中吸納高素質(zhì)的人才。缺乏部門之間的協(xié)同治理與數(shù)據(jù)交換,導(dǎo)致了部門化、碎片化的缺陷,不能為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的高效管理提供有效的智力支持。
數(shù)據(jù)具有規(guī)模大、增長快、多維度、延展性、可擴(kuò)展性、虛擬性和無形性、以平臺為依托的特征。高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)治理的目的在于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理方式,以新的手段、低成本的方式拉長高校財(cái)務(wù)的經(jīng)營鏈條,通過精確的預(yù)測和個(gè)性化的定制來替代傳統(tǒng)的管理,從而達(dá)到管理層次扁平化、財(cái)務(wù)類型多樣化、運(yùn)行流程的智能化。
利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù),建立數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的模型,以數(shù)據(jù)資源的規(guī)模、增長速度和多維度的特點(diǎn),一方面,對特定的財(cái)務(wù)問題進(jìn)行全面的分析。如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等各方面的相關(guān)數(shù)據(jù),對整個(gè)高校的預(yù)算績效管理進(jìn)行了全面的分析與評估。另一方面,對個(gè)人理財(cái)行為進(jìn)行個(gè)人化的分析。例如,通過對個(gè)人屬性、網(wǎng)絡(luò)行為、以往服務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,找出行為規(guī)則,提高服務(wù)效能。
通過精確的分析,根據(jù)可擴(kuò)展性建立數(shù)據(jù)預(yù)警指標(biāo),從根源上防止財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。如果對使用費(fèi)用報(bào)銷的不正?,F(xiàn)象進(jìn)行分析,可以采取事前提醒、禁止報(bào)銷等措施,使其發(fā)生的危險(xiǎn)最小化,損失最小化。另外,建立了一個(gè)基于財(cái)務(wù)運(yùn)作規(guī)律的數(shù)據(jù)預(yù)測模型,對未來的發(fā)展趨勢進(jìn)行了預(yù)測,提高了高校財(cái)務(wù)的前瞻性。
在高校的財(cái)務(wù)管理中,數(shù)據(jù)協(xié)同是財(cái)務(wù)財(cái)政工作中不可缺少的一項(xiàng)內(nèi)容。優(yōu)化了決策服務(wù)。在此基礎(chǔ)上,建立了基于信息系統(tǒng)的決策支持模型,為數(shù)據(jù)支持的決策提供了科學(xué)依據(jù)。
高校財(cái)政管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,不僅需要各個(gè)部門的協(xié)作,而且需要各個(gè)部門的共同努力。要想取得高品質(zhì)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),必須進(jìn)行成本報(bào)銷、審核、付款、記賬等重復(fù)性的工程,還要時(shí)刻注意掌握數(shù)據(jù),不僅要具備財(cái)務(wù)專業(yè)的基本素質(zhì),還要熟悉其他部門的運(yùn)作流程。另外,為了保證高校財(cái)政部門得到有效的數(shù)據(jù),其他相關(guān)單位也應(yīng)該知道這些數(shù)據(jù)的需求和利用。然而,就當(dāng)前高校實(shí)際情況而言,高校內(nèi)部財(cái)政、業(yè)務(wù)單位不熟悉彼此的工作,高校各級管理者和業(yè)務(wù)人員普遍缺少系統(tǒng)的思路和積極性,存在較強(qiáng)的建設(shè)惰性,沒有形成思想認(rèn)識上的統(tǒng)一。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)化的運(yùn)作,可以從根本上改變以往的處理方式,對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的處理,有效地對資料來源進(jìn)行了大量的處理和信息量的分析。財(cái)務(wù)部門和管理人員要充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用,深入地挖掘內(nèi)在的規(guī)律性。
為此,構(gòu)建財(cái)務(wù)決策平臺是一種行之有效的方法。其主要結(jié)構(gòu)為:建立財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫,收集和整理數(shù)據(jù),運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析技術(shù)建立財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的模式;以構(gòu)建數(shù)據(jù)發(fā)布系統(tǒng)為中心,運(yùn)用多維度多層次的分析手段,發(fā)掘其內(nèi)部關(guān)聯(lián)和價(jià)值,為管理決策增值服務(wù)。在開發(fā)平臺的全流程中,要充分認(rèn)識到如何保護(hù)和合理利用數(shù)據(jù),保證數(shù)據(jù)的安全。有效地克服缺少專業(yè)技術(shù)人員、缺少跨部門的合作問題,保證數(shù)據(jù)的運(yùn)行。同時(shí)構(gòu)建具有較高專業(yè)水平和掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的專業(yè)技術(shù)人員。為財(cái)政部門的經(jīng)營活動(dòng)制訂科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃,制訂科學(xué)的經(jīng)營決策,提高學(xué)校的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理能力。
與數(shù)據(jù)庫相比,數(shù)據(jù)倉儲(chǔ)具有主題導(dǎo)向、集成性、穩(wěn)定性和時(shí)變性等特征,其特征是:根據(jù)特定的主題需求,將數(shù)據(jù)從分散的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中分離出來,并在數(shù)據(jù)倉庫中停留很久。因此,在高校的財(cái)務(wù)決策體系中,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的構(gòu)建將直接關(guān)系到其數(shù)據(jù)的品質(zhì)。數(shù)據(jù)搜集的主要步驟是綜合數(shù)據(jù)資源。在對現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與預(yù)測的基礎(chǔ)上,通過對現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析可以采用以下方式來獲取數(shù)據(jù):一是數(shù)據(jù)的組織收集,包括財(cái)務(wù)、人事、科研、資產(chǎn)等。二是通過外網(wǎng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的獲取,使用預(yù)處理軟件,通過對數(shù)據(jù)源介面的動(dòng)態(tài)設(shè)置,可以對學(xué)校以外的其他數(shù)據(jù)進(jìn)行存取,同時(shí)可以對界面的數(shù)據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)的辨識,從所要的數(shù)據(jù)中選擇對應(yīng)的數(shù)據(jù),比如稅務(wù)證明的收集。三是數(shù)據(jù)的離線導(dǎo)入,通常無法從數(shù)據(jù)庫中獲取,只能用一個(gè)規(guī)范的數(shù)據(jù)模板,將其錄入到系統(tǒng)中,并且提供Excel表格單和word文件的形式,例如風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)、預(yù)警指標(biāo)等,這種數(shù)據(jù)稱為“原始數(shù)據(jù)”。
在數(shù)據(jù)整合的重要環(huán)節(jié)是以標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)為核心。數(shù)據(jù)整合是把數(shù)據(jù)按照數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類,形成相對完整、準(zhǔn)確、一致的數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)采集應(yīng)準(zhǔn)確地歸入“科目”層次結(jié)構(gòu)、預(yù)算格式、資金來源規(guī)則、預(yù)算指標(biāo)與項(xiàng)目的關(guān)聯(lián)度等。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的抽取、轉(zhuǎn)換、清洗、加載等環(huán)節(jié)的整合,使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)從財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫、明細(xì)數(shù)據(jù)庫等各種數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為一個(gè)整體數(shù)據(jù),以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)要求。數(shù)據(jù)整理的完整性、可用性和穩(wěn)定性是數(shù)據(jù)整合的核心問題,數(shù)據(jù)重復(fù)數(shù)據(jù)的解析不完整等問題都需要在現(xiàn)有數(shù)據(jù)體系中加以完善,需要技術(shù)和財(cái)務(wù)的密切配合。
在數(shù)據(jù)模型的建構(gòu)中,以數(shù)據(jù)為依據(jù),以數(shù)據(jù)倉庫為平臺,為其提供了一種操作的手段。事實(shí)上的表格是一個(gè)被測的物體,其量度往往是數(shù)值,而且會(huì)有更多的數(shù)據(jù),而表格的數(shù)據(jù)也會(huì)變得更大。比如,“憑單事實(shí)表格”包含了項(xiàng)目、時(shí)間、金額等欄,并按照產(chǎn)生的證書狀況增加記錄。維度是一個(gè)真正的數(shù)據(jù)表格,它包含了真正的屬性,有些函數(shù)會(huì)給出描述,有些會(huì)告訴怎樣把這些數(shù)據(jù)匯總到一個(gè)統(tǒng)計(jì)圖表格上。包括專案的所屬單位、主管、專案種類等等。模式是通過建立數(shù)據(jù)表格,再通過領(lǐng)域連接的方式將數(shù)據(jù)表格連接起來。比如,證書事實(shí)表格的日期可以與時(shí)間維度聯(lián)系起來。
信息發(fā)布平臺是基于數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng),為用戶的數(shù)據(jù)管理提供了一種自我管理的數(shù)據(jù),通過對數(shù)據(jù)的訪問和應(yīng)用,對數(shù)據(jù)的要求和問題進(jìn)行實(shí)時(shí)的反映,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)質(zhì)量的監(jiān)測。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)公開是高校財(cái)政管理體系的重要組成部分,是加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的重要組成部分。本系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)各種不同的分析和預(yù)處理,并具備各種分析的能力。
數(shù)據(jù)發(fā)布平臺具有豐富的種類、大容量、高價(jià)值和快速傳遞的優(yōu)點(diǎn),有助于逐漸構(gòu)建起一個(gè)科學(xué)的財(cái)務(wù)體系,實(shí)現(xiàn)對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)監(jiān)控和控制,從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的透明化和公正化,防止存在舞弊的問題。大數(shù)據(jù)技術(shù),就是通過對現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和匯總,提高數(shù)據(jù)的透明性,從而更好地了解到財(cái)政的缺陷。另外,利用數(shù)據(jù)發(fā)布平臺進(jìn)行數(shù)據(jù)的加工、過濾,為高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的采集和分析提供全面的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),預(yù)測潛在的風(fēng)險(xiǎn),從而改進(jìn)財(cái)務(wù)運(yùn)作系統(tǒng),加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制,降低財(cái)務(wù)費(fèi)用,從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)控制的目的。為了達(dá)到數(shù)據(jù)“需求”和“安全”之間的均衡,保證數(shù)據(jù)的有效利用,財(cái)政部門要重視數(shù)據(jù)的規(guī)范化,主要是要確定數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、數(shù)據(jù)的應(yīng)用、數(shù)據(jù)的存取、數(shù)據(jù)的管理等。數(shù)據(jù)規(guī)范是指人、財(cái)、物等主要數(shù)據(jù)的規(guī)范化,主要包含主數(shù)據(jù)定義、數(shù)據(jù)獲取、數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)服務(wù)共享等方面。從商業(yè)角度看,主要包括名稱、類型、展示方式、查詢權(quán)限等;從技術(shù)角度看,系統(tǒng)來源加工規(guī)則等。而數(shù)據(jù)平臺的建設(shè),就是為了滿足各種應(yīng)用的需要,將各種數(shù)據(jù)源和類型的數(shù)據(jù)融合到一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺或者數(shù)據(jù)倉庫之中。以數(shù)據(jù)“語義”的規(guī)范化為前提,建立一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享平臺,將各個(gè)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的整合處理,形成準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),并將其轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資源,并將其傳遞到其他相關(guān)的單位,從而達(dá)到數(shù)據(jù)的智能化,為數(shù)據(jù)的分享和處理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
根據(jù)職能的不同,分析、比較、監(jiān)控各個(gè)科室的運(yùn)營數(shù)據(jù),比如科研業(yè)務(wù)經(jīng)理可以查詢、分析學(xué)校和科室的科研收入、支出、結(jié)余情況,并將所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的收入、支出、余額構(gòu)成、變動(dòng)情況、項(xiàng)目的結(jié)余情況、項(xiàng)目的支出情況,并對項(xiàng)目的主要支出進(jìn)行監(jiān)控等。可以有效地對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析,提高高校的財(cái)務(wù)分析水平。若以手工審核的形式進(jìn)行,不但有可能出問題,還會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力。利用大數(shù)據(jù)技術(shù),對財(cái)務(wù)架構(gòu)進(jìn)行深入的集成,從而擺脫以往的繁雜工作。既可以控制和監(jiān)控?cái)?shù)據(jù),又可以有效地進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理。節(jié)省了大量的工作和時(shí)間,減少了財(cái)務(wù)審批過程中的無效環(huán)節(jié),使財(cái)務(wù)工作的工作更加完善。在高校財(cái)務(wù)管理過程中,運(yùn)用數(shù)據(jù)發(fā)布平臺,加強(qiáng)高校與財(cái)務(wù)部門之間的交流和聯(lián)絡(luò),以及部門間的相互關(guān)系,各部門之間的數(shù)據(jù)資源的集成。在建設(shè)高校數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)上,加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部的資金管理,加強(qiáng)對學(xué)生、科研活動(dòng)、后勤管理等方面的管理,逐步健全學(xué)校資源信息共享平臺。通過建立共享的數(shù)據(jù)平臺,可以使我們更好地理解學(xué)校的實(shí)際情況和信息化需求,更好地掌握學(xué)校的數(shù)據(jù)資源,從而達(dá)到數(shù)據(jù)資源共享的目的。充分利用信息化技術(shù),動(dòng)態(tài)把握數(shù)據(jù)信息、優(yōu)化工作過程、提高數(shù)據(jù)利用效率、發(fā)掘潛力、合理地預(yù)計(jì)高校的發(fā)展趨勢,為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理制度的實(shí)施提供更精確的信息。
在高校財(cái)務(wù)決策支撐平臺的構(gòu)建中,引入數(shù)據(jù)管理的權(quán)限,并對其進(jìn)行了點(diǎn)對點(diǎn)的推送,確保了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。權(quán)限管理包括兩類:第一類是報(bào)告級別的權(quán)限管理,即對報(bào)表格進(jìn)行配置,不同用戶對相同的報(bào)告進(jìn)行查詢,可以獲得相同的結(jié)果;第二類是數(shù)據(jù)級別的權(quán)限管理,不同的用戶在查詢同一報(bào)告時(shí)會(huì)得到不同的結(jié)果,而報(bào)告中的數(shù)據(jù)只包括使用者的權(quán)限,使用者只能查看自己的權(quán)限,并根據(jù)自己的權(quán)限進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。在不同的開發(fā)階段,財(cái)務(wù)決策支撐平臺需要不同的權(quán)限。
點(diǎn)擊后就可以進(jìn)入對應(yīng)的顯示頁面。包含菜單的內(nèi)容在建設(shè)與完善的過程中,要對管理隊(duì)伍與組織模式進(jìn)行優(yōu)化,以達(dá)到對數(shù)據(jù)的有效管理。把大數(shù)據(jù)技術(shù)引入到大學(xué)的財(cái)務(wù)工作中,能夠使財(cái)政數(shù)據(jù)真正地體現(xiàn)其價(jià)值。利用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),可以對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、收集和預(yù)測,同時(shí)也要注意存在著數(shù)據(jù)安全方面的問題。要提高學(xué)校的數(shù)據(jù)安全,必須加強(qiáng)對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的保密工作,建立健全的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全評價(jià)制度,加強(qiáng)對客戶的授權(quán),加強(qiáng)對校園內(nèi)的數(shù)據(jù)安全知識的宣傳,建立健全的內(nèi)部控制系統(tǒng)。
高校的財(cái)政數(shù)據(jù)治理不僅關(guān)乎學(xué)校財(cái)政工作的整體水平,而且事關(guān)學(xué)校的治理能力,必須團(tuán)結(jié)一致、統(tǒng)一認(rèn)識,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維理念,提升全員系統(tǒng)思維、戰(zhàn)略思維能力。組織結(jié)構(gòu)是保證數(shù)據(jù)高效的基礎(chǔ),通過矩陣、網(wǎng)絡(luò)等組織方式,能有效地克服上下“鋼板”之間的沖突,從而提高企業(yè)的內(nèi)部協(xié)作能力。高校后勤、科研、教學(xué)等各方面要密切配合,突破“封閉”的思想和觀念,共同推動(dòng)財(cái)政工作的開展。定期舉行專題會(huì),及時(shí)處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的建立與運(yùn)行中遇到的問題,以便及時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況,及時(shí)地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。在具體的工作中,可以針對不同的職位和責(zé)任,制定出相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo),并將其與個(gè)人的工作業(yè)績進(jìn)行評估,從而提高對數(shù)據(jù)治理的關(guān)注,同時(shí)也有助于進(jìn)行規(guī)范化的管理,防止違規(guī)操作的行為發(fā)生。
綜上所述,從高校目前的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)治理現(xiàn)狀、目標(biāo)、路徑等方面進(jìn)行了分析和研究,認(rèn)為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)治理是提高高校財(cái)務(wù)治理水平的重要途徑,而建立高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理平臺則是一條行之有效的途徑。高校建設(shè)人員必須具備數(shù)據(jù)技術(shù)等方面的專業(yè)技能,同時(shí)具備高校財(cái)務(wù)管理的經(jīng)驗(yàn)。只有通過持續(xù)地推動(dòng)數(shù)據(jù)化和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)治理的結(jié)合,使其能夠充分利用數(shù)據(jù)技術(shù)的外溢作用,更好地挖掘其內(nèi)在的價(jià)值,使之適應(yīng)新的時(shí)代要求,實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)治理體系的現(xiàn)代化。