RPA機(jī)器人流程自動(dòng)化技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用研究

王海洋

（中國(guó)建筑第八工程局有限公司，上海 200122）

機(jī)器人流程自動(dòng)化（Robotics Process Automation，RPA）是基于軟件機(jī)器人技術(shù)和人工智能分析技術(shù)衍生的新型業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化技術(shù)。RPA可以代替業(yè)務(wù)人員完成計(jì)算機(jī)上各類軟件系統(tǒng)的操作和業(yè)務(wù)處理，準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程鏈接和自動(dòng)化處理。許多企業(yè)引進(jìn)RPA機(jī)器人流程自動(dòng)化技術(shù)，既有效解決了勞動(dòng)力不足問(wèn)題，又滿足了跨系統(tǒng)流程連接和數(shù)據(jù)集成的需求。Gartner預(yù)測(cè)，2024年RPA市場(chǎng)將以兩位數(shù)的增速持續(xù)快速成長(zhǎng)。本文通過(guò)分析現(xiàn)實(shí)案例，客觀評(píng)價(jià)RPA流程自動(dòng)化技術(shù)的作用與價(jià)值，為企業(yè)尋找降本增效的數(shù)字化工具提供參考。

1 國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，國(guó)內(nèi)對(duì)數(shù)字化技術(shù)的研究愈發(fā)深入。機(jī)器人流程自動(dòng)化作為企業(yè)實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化管理和規(guī)范化運(yùn)作的有效手段，引起了廣泛關(guān)注。RPA流程自動(dòng)化技術(shù)能提高財(cái)務(wù)管理工作效率，在滿足企業(yè)發(fā)展需求下保證工作質(zhì)量[1]。在跨系統(tǒng)取數(shù)過(guò)程中，RPA流程自動(dòng)化技術(shù)能夠在不改變?cè)邢到y(tǒng)架構(gòu)的情況下，以較低成本實(shí)現(xiàn)企業(yè)流程的自動(dòng)化，提高企業(yè)業(yè)務(wù)處理效率，降低企業(yè)人力成本[2]。運(yùn)用RPA流程自動(dòng)化技術(shù)，可執(zhí)行企業(yè)工作流程中重復(fù)和規(guī)則明確的工作任務(wù)，提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，優(yōu)化財(cái)務(wù)組織架構(gòu)，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力[3]。

國(guó)外學(xué)者收集并分析了大量數(shù)據(jù)，認(rèn)為RPA流程自動(dòng)化技術(shù)是通過(guò)提供虛擬勞動(dòng)力或以軟件機(jī)器人形式的數(shù)字員工來(lái)模擬人工操作，使大批量重復(fù)性和邏輯清晰的工作自動(dòng)化，目的是把煩瑣的常規(guī)任務(wù)委托給RPA，使員工專注于處理更困難的任務(wù)[4]。RPA流程自動(dòng)化技術(shù)作為一種支撐手段，不能完全代替人為管理，對(duì)支持驅(qū)動(dòng)過(guò)程是有用的[5]。此外，RPA流程自動(dòng)化技術(shù)作為數(shù)字化轉(zhuǎn)型工具，能夠有效提高韌性，為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供支撐[6]。

2 RPA流程自動(dòng)化技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用案例分析

A公司是一家大型公司二級(jí)子企業(yè)，目前資金賬戶3 000多個(gè)，資金賬戶收支管理、內(nèi)部抵消過(guò)程等全部人工完成，易出錯(cuò)。大量工作導(dǎo)致只能按月出具資金報(bào)告，資金數(shù)據(jù)反饋時(shí)效性低。此外，金融債務(wù)信息來(lái)源眾多，涉及大量電子表格臺(tái)賬管理，人工工作量較大，同時(shí)缺少金融數(shù)據(jù)集中管理媒介，無(wú)法進(jìn)行金融債務(wù)數(shù)據(jù)的可視化分析。財(cái)務(wù)平臺(tái)由總公司統(tǒng)建，相關(guān)數(shù)據(jù)無(wú)法通過(guò)接口直接取得。在這樣的背景下，A公司引入RPA流程自動(dòng)化技術(shù)制定項(xiàng)目多階段推進(jìn)策略，取得了階段性成果，為研究提供了真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)支撐。

項(xiàng)目整體框架如圖1所示，具備數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)的能力，可用于未來(lái)應(yīng)用擴(kuò)展。根據(jù)項(xiàng)目需要，從資金賬戶管理、資金日?qǐng)?bào)編制及金融債務(wù)管理等方面展開研究分析。

圖1 項(xiàng)目整體框架

2.1 資金賬戶管理流程

資金賬戶管理方面，RPA自動(dòng)從網(wǎng)銀、項(xiàng)目管理學(xué)分解結(jié)構(gòu)（Cost Breakdown Structure，CBS）、公司財(cái)務(wù)平臺(tái)、線下excel這4個(gè)渠道分別獲取相應(yīng)賬戶的余額與流水表，導(dǎo)入U(xiǎn)盾管理平臺(tái)。從U盾管理平臺(tái)導(dǎo)出日余額中間表，整合數(shù)據(jù)，導(dǎo)入公數(shù)據(jù)庫(kù)，編制資金日?qǐng)?bào)，并按微信號(hào)或其他通信方式推送至相應(yīng)負(fù)責(zé)人。從U盾管理平臺(tái)導(dǎo)出日流水中間表，轉(zhuǎn)為通用模板，導(dǎo)入財(cái)務(wù)平臺(tái)，完成財(cái)務(wù)流水匹配。資金賬戶管理流程，具體如圖2所示。

圖2 資金賬戶管理流程

與傳統(tǒng)手段相比，它涉及以下內(nèi)容的優(yōu)化與提升。第一，應(yīng)急機(jī)制。因?yàn)榫W(wǎng)銀異常，使用CBS/財(cái)務(wù)平臺(tái)的數(shù)據(jù)備份，通過(guò)多系統(tǒng)協(xié)同，降低資金日?qǐng)?bào)結(jié)果偏差過(guò)大的風(fēng)險(xiǎn)。第二，備份機(jī)制。在U盾管理平臺(tái)中記錄所有流水和余額信息，同時(shí)業(yè)務(wù)文件會(huì)在本地存儲(chǔ)3個(gè)月備查，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)+本地的存儲(chǔ)模式保證結(jié)果的可追溯性。第三，數(shù)據(jù)管理。通過(guò)U盾管理平臺(tái)去重，保證數(shù)據(jù)不冗余，同時(shí)流水的查詢時(shí)間覆蓋過(guò)去1個(gè)月，實(shí)現(xiàn)當(dāng)日失敗后可彌補(bǔ)的功能，保證數(shù)據(jù)的完整和連續(xù)。第四，查漏補(bǔ)缺。流水導(dǎo)入財(cái)務(wù)平臺(tái)后，機(jī)器人會(huì)查看導(dǎo)入結(jié)果，并定位缺失的行項(xiàng)目進(jìn)行導(dǎo)入重試。第五，速度提升。通過(guò)Commander動(dòng)態(tài)分配，同時(shí)調(diào)用多個(gè)機(jī)器人執(zhí)行任務(wù)，提高運(yùn)行效率。

2.2 資金日?qǐng)?bào)編制流程

資金日?qǐng)?bào)編制方面，配置相應(yīng)的判斷邏輯，判斷內(nèi)行流水的業(yè)務(wù)類型。通過(guò)RPA獲取配置文件，并將其更新至對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)。從數(shù)據(jù)庫(kù)獲取日流水，按照既定規(guī)則將流水認(rèn)領(lǐng)至項(xiàng)目上。計(jì)算資金余額、票據(jù)余額、融資金額，分項(xiàng)目分公司展示資金日?qǐng)?bào)。資金日?qǐng)?bào)編制流程，如圖3所示。

圖3 資金日?qǐng)?bào)編制流程

內(nèi)行流水認(rèn)領(lǐng)與資金日?qǐng)?bào)編制流程，在原有的手工操作基礎(chǔ)上進(jìn)行了相關(guān)優(yōu)化。第一，備份機(jī)制。每日生成的底稿數(shù)據(jù)和資金日?qǐng)?bào)數(shù)據(jù)會(huì)長(zhǎng)期保存在數(shù)據(jù)庫(kù)，一方面支持業(yè)務(wù)同事追溯數(shù)據(jù)源，另一方面可為公司更深層次的數(shù)據(jù)分析提供基礎(chǔ)。線下會(huì)同步生成文件，方便業(yè)務(wù)同事核對(duì)數(shù)據(jù)，了解資金情況。第二，實(shí)時(shí)交互。內(nèi)行流水認(rèn)領(lǐng)和資金日?qǐng)?bào)均部署在公司財(cái)資管理應(yīng)用中，人工可實(shí)時(shí)登錄財(cái)資管理應(yīng)用平臺(tái)進(jìn)行流水認(rèn)領(lǐng)操作和資金日?qǐng)?bào)查看，且支持手機(jī)端操作，打破了依托計(jì)算機(jī)辦公的壁壘。第三，數(shù)據(jù)管理。資金日?qǐng)?bào)的數(shù)據(jù)隔離至三級(jí)單位，分公司業(yè)務(wù)員僅能查看當(dāng)前及下級(jí)組織的數(shù)據(jù)。內(nèi)行流水認(rèn)領(lǐng)的數(shù)據(jù)也隔離至三級(jí)單位，便于業(yè)務(wù)員在最小范圍內(nèi)認(rèn)領(lǐng)，避免流水的混雜與冗余給人工認(rèn)領(lǐng)造成困擾。數(shù)據(jù)維護(hù)模塊從人性化角度出發(fā)，多個(gè)字段采用模糊查詢、自動(dòng)匹配方式，并加入數(shù)據(jù)校驗(yàn)規(guī)則，保證用戶輸入的準(zhǔn)確性。第四，一體化。通過(guò)財(cái)資管理平臺(tái)集成從用戶權(quán)限配置、主數(shù)據(jù)維護(hù)、業(yè)務(wù)配置文件維護(hù)、臺(tái)賬導(dǎo)入（賬戶余額、流水、融資臺(tái)賬）到日?qǐng)?bào)展示的一系列功能，保證操作途徑的統(tǒng)一和輸入到輸出的連貫。

2.3 金融債務(wù)管理流程

金融債務(wù)管理流程，如圖4所示。金融債務(wù)分析報(bào)告流程自動(dòng)化涵蓋以下5個(gè)環(huán)節(jié)。第一，融資臺(tái)賬數(shù)據(jù)獲取。用戶通過(guò)移動(dòng)端定期維護(hù)年度預(yù)算數(shù)據(jù)和導(dǎo)入融資臺(tái)賬數(shù)據(jù)，而系統(tǒng)定時(shí)讀取并將其自動(dòng)轉(zhuǎn)存至數(shù)據(jù)庫(kù)。第二，財(cái)務(wù)平臺(tái)數(shù)據(jù)獲取。機(jī)器人登錄財(cái)務(wù)綜合統(tǒng)計(jì)平臺(tái)讀取指定報(bào)表，讀取數(shù)據(jù)源，計(jì)算寫入金融債務(wù)分析報(bào)告底稿。第三，線下臺(tái)賬數(shù)據(jù)獲取。機(jī)器人訪問(wèn)指定共享盤，讀取數(shù)據(jù)源，計(jì)算寫入金融債務(wù)分析報(bào)告底稿。第四，數(shù)據(jù)加工。根據(jù)金融債務(wù)分析報(bào)告模板及加工規(guī)則，整理數(shù)據(jù)，編制金融債務(wù)分析報(bào)告。第五，數(shù)據(jù)輸出。生成金融債務(wù)分析報(bào)告，通過(guò)權(quán)限隔離方式在移動(dòng)端向指定用戶進(jìn)行展示。

圖4 金融債務(wù)管理流程

案例顯示，RPA在公司業(yè)務(wù)中起到了積極作用。RPA的使用幫助企業(yè)員工從低附加值的重復(fù)工作中解放出來(lái)，能把精力投入到更有價(jià)值的工作中。采用RPA流程自動(dòng)化技術(shù)處理業(yè)務(wù)能大幅度提高工作效率，降低運(yùn)行成本。同時(shí)，RAP能夠全天候運(yùn)行，保證流程的運(yùn)行符合規(guī)范要求且無(wú)錯(cuò)運(yùn)行。A公司在上線RPA流程自動(dòng)化項(xiàng)目一期功能以來(lái)，年節(jié)約成本超300萬(wàn)元。

3 結(jié)語(yǔ)

RPA對(duì)我國(guó)企業(yè)的業(yè)務(wù)管理具有重要意義。第一，整合經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，支撐經(jīng)營(yíng)決策。對(duì)業(yè)務(wù)管理升級(jí)、整合，實(shí)時(shí)管控各項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)、資金、信息的精確管理和共享，進(jìn)一步增強(qiáng)了內(nèi)部管控能力，用數(shù)據(jù)支撐經(jīng)營(yíng)決策，提高了管理效率和內(nèi)部管控精細(xì)化，推動(dòng)公司堅(jiān)定邁向高質(zhì)量、高精尖發(fā)展征程。第二，釋放人力資源，推進(jìn)轉(zhuǎn)型升級(jí)。公司員工的日常工作由人工統(tǒng)計(jì)或編制報(bào)表轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾聿僮鳈C(jī)器人程序或?qū)徍藱z驗(yàn)數(shù)字化程序的操作結(jié)果，使得業(yè)務(wù)人員能更多地去關(guān)注前、后端業(yè)務(wù)，并有效投入管理工作，將財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)更好地結(jié)合起來(lái)，達(dá)到財(cái)務(wù)工作逐步由業(yè)務(wù)事務(wù)型向管理決策型轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)職能由基礎(chǔ)財(cái)務(wù)向戰(zhàn)略財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)變。第三，提高工作效率，強(qiáng)化管控能力。通過(guò)RPA機(jī)器人定時(shí)獲取資金數(shù)據(jù)并編制形成相關(guān)報(bào)表進(jìn)行展示，提高數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。通過(guò)規(guī)范業(yè)務(wù)操作，形成財(cái)務(wù)工作的流水化作業(yè)，減少人工在面對(duì)超負(fù)荷工作量時(shí)難以避免的錯(cuò)誤，節(jié)約流程的溝通管理時(shí)間，提高正確率和財(cái)務(wù)工作質(zhì)量。通過(guò)金融債務(wù)分析及預(yù)警對(duì)各單位資金及金融債務(wù)分析預(yù)警，防范資金流動(dòng)性風(fēng)險(xiǎn)。