信息化下電子檔案管理研究

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件得到了越來越廣泛的應(yīng)用，而對具有保存價值的各種電子文件進行收集、整合、鑒定、保管、開發(fā)和提供利用，就成為了現(xiàn)時代電子檔案管理的一項重要工作。本文通過信息化下電子檔案管理進行探討研究，希望能對顯示的檔案管理工作有所補益。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設(shè)備閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件。電子檔案是電子文件的轉(zhuǎn)化物，具有電子文件的所有技術(shù)特性。當前，隨著信息化的發(fā)展，電子文件不僅成為了各類單位在行政管理、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售以及經(jīng)營管理等活動中必然會形成的資源，而且又是一個單位管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和提高競爭力的一種重要的信息資源。因此，對這些電子文獻進行檔案管理，就成為了一項十分重要的工作。

一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異

與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案與傳統(tǒng)檔案在管理上存在著很大的差異。

（一）管存空間不一樣

傳統(tǒng)檔案通常情況下，保存于檔案室，進行集中統(tǒng)一保存管理。而電子檔案管理具有相對分散且形式多樣的特點。部分電子檔案是在線集中的方式，將電子文本轉(zhuǎn)移到檔案部門指定的信息地址中進行管理，部分是通過檔案部門掌握其信息地址而進行管理。還有些是保存到磁帶、磁盤、光盤等載體，然后集中于檔案部門進行管理。

（二）管理保存技術(shù)不同

傳統(tǒng)檔案保存環(huán)境只要做好溫度、濕度、防火等常規(guī)技術(shù)，即可進行保存管理。而電子檔案管理本身則是通過技術(shù)手段進行的收集，因此，對其管理和控制的技術(shù)要求，也遠遠超過了傳統(tǒng)檔案的管理技術(shù)。例如，電子檔案載體的老化、污染、磁場等都會影響其管存質(zhì)量，同時，計算機病毒軟、硬件系統(tǒng)的升級更新等，也都會影響電子檔案的識讀和利用，而傳統(tǒng)檔案的管存則不存在這些問題。

（三）檔案利用效能不同

傳統(tǒng)檔案在重新利用雖然存在專題性、系統(tǒng)性強的特點，但轉(zhuǎn)化過程速度慢，時效性較低。而電子檔案中的信息，可隨時進行提取，并能迅速的作為參考資料供使用者利用。此外，電子檔案的利用還可以采用在線方式，對于用戶來說.基本上擺脫了地域和時間限制，使文件查找速度快，可以實現(xiàn)信息或數(shù)據(jù)的共享，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢。

二、電子檔案的收集

對電子檔案的收集應(yīng)按照傳統(tǒng)檔案收集范圍的規(guī)定，考慮電子檔案的特點。對電子檔案的存儲材料，重要文件的修改，以及有電子文件的原件等都要收集，對收集的紙質(zhì)檔案，與正式文件內(nèi)容相同的電子檔案也應(yīng)收集。用載體傳遞的電子檔案，要按規(guī)定進行登記、簽署，并存儲備份件。電子檔案收集還應(yīng)及時制作電子檔案備份，電子檔案登記表應(yīng)與電子檔案的備份一同保存。

三、電子檔案的歸檔

電子檔案的歸檔可采用物理歸檔和邏輯歸檔兩種歸檔方式。物理歸檔，是將計算機及其網(wǎng)絡(luò)上的電子檔案集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔是由文件形成部門將歸檔電子檔案的邏輯地址通知檔案部門，檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)接收、控制與管理電子檔案。 采用邏輯歸檔的單位，應(yīng)盡可能實時進行，以免發(fā)生失控；采用物理歸檔方式的單位，電子檔案的歸檔時間可借助紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)驗，遵照有關(guān)規(guī)定定期完成。歸檔的電子檔案應(yīng)完整齊全，真實有效，文件形成部門應(yīng)對文件載體進行整理，履行歸檔手續(xù)。

四、電子檔案的鑒定

電子檔案的鑒定工作是指鑒別檔案的價值，確定其保管期限，以保證歸檔電子檔案準確、完整、系統(tǒng)，確定檔案屬性。首先，要保證歸檔電子檔案的原始性、準確性和完整性。其次，要確定電子檔案的價值和保管期限。電子檔案在歸檔前，要鑒別電子檔案的價值，同時對其記錄載體進行檢查、檢測，對所需的軟硬件環(huán)境作出說明，并根據(jù)電子檔案的內(nèi)容價值劃分保管期限，提出在保管期限內(nèi)配套的技術(shù)環(huán)境要求。

五、電子檔案的安全管理

信息化下電子檔案管理，就是要利用信息技術(shù)，取得檔案管理的最佳效果。首先，要千方百計地保存保護好各類有價值的檔案資料，最大限度地延長這些檔案壽命；其次，要充分開發(fā)檔案信息資源，迅速、準確地提供檔案信息，最大限度地為社會進步和經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。因此，對電子檔案還要做好安全管理。首先是采用雙套制歸檔。雙套制歸檔指采取物理歸檔或邏輯歸檔的電子檔案，同時制成紙質(zhì)檔案予以歸檔的方式。避免計算機系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)意外故障時能夠確保電子檔案的完整性和真實性。其次，電子檔案在歸檔時，要進行檔案的技術(shù)狀況是否完好，支持軟件以及配套的紙質(zhì)文件和登記表格是否完整等進行技術(shù)鑒定。最后，隊檔案信息安全要進行維護如信息加密、電子簽名、身份識別、防止計算機病毒、信息備份和信息遷移等，保護電子檔案信息的安全。

總之，電子檔案管理不僅是專業(yè)檔案管理人員的基本任務(wù)，也是辦公室事務(wù)管理的重要組成部分，所以不同專業(yè)不同層次的辦公室工作人員都需要了解和掌握檔案管理的實用技能。而隨著現(xiàn)代信息化社會的發(fā)展，檔案作為最原始的信息得到廣泛利用，檔案管理也從傳統(tǒng)的手工管理向信息方式轉(zhuǎn)變，服務(wù)方式也從被動服務(wù)、單一服務(wù)向主動服務(wù)、多元服務(wù)轉(zhuǎn)變。只有充分做好信息化下的電子檔案管理，才能適應(yīng)時代發(fā)展的需要，為檔案管理利用做出貢獻。

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作者簡介：陳克軍（1976——），男，山東省鄒城市實驗中學(xué)檔案員。