行政單位公務(wù)車耗油四種管理及核算方式的比較思考

劉仁貴

（中華人民共和國江門海事局，廣東 江門 529000）

引言

公務(wù)車運維費是歷次內(nèi)外部審計、巡察、巡視、財務(wù)檢查等關(guān)注的重點，而公務(wù)車油耗在公務(wù)車運維費占比最大，因此，對公務(wù)車油耗的關(guān)注成為審計、巡察、巡視及財務(wù)檢查的重中之重。實際工作中，行政單位公務(wù)車耗油通常從“直接加油并開具發(fā)票、使用油卡充值并直接列支出、使用油卡充值并通過存貨類科目處理充值余額、使用油卡充值并通過往來科目處理充值余額”等四種管理及核算方式中選擇。本文結(jié)合行政單位實際，分析比較了行政單位公務(wù)車耗油四種管理及核算方式的優(yōu)缺點，為行政單位強化公務(wù)車耗油管理、規(guī)范公務(wù)車耗油核算提供最佳選擇方式。

方式一：直接加油并開具發(fā)票。

（一）操作流程：司機將車開至加油公司→加油公司工作人員根據(jù)司機提出的加油種類和數(shù)量給車加油→司機付款并索取發(fā)票→司機回單位后憑發(fā)票辦理報銷手續(xù)→財務(wù)部門將款項劃給司機。

（二）賬務(wù)處理（行政單位不涉及增值稅賬務(wù)處理；以授權(quán)支付方式為例。下同。）：

加油并收到發(fā)票后（假設(shè)此次加油金額為500元）：

預(yù)算會計：

（三）該方式的優(yōu)點：一是操作簡便；二是賬務(wù)處理符合收付實現(xiàn)制和權(quán)責發(fā)生制原則。

（四）該方式的缺點：一是各單位通常對司機采取勞務(wù)購買方式，司機不能辦理公務(wù)卡，故小金額加油款不能采用公務(wù)卡結(jié)算；二是對司機加油過程缺乏有效監(jiān)督。此外，在單位公務(wù)車輛較多且油耗較大時，采用該方式加油后，后續(xù)報銷業(yè)務(wù)辦理及核算工作量都較大。

方式二：使用油卡充值并直接列支出。

（一）操作流程：車輛管理部門辦理預(yù)付款手續(xù)→財務(wù)部門劃撥預(yù)付款給加油公司并進行賬務(wù)處理→加油公司收款后開具油料充值發(fā)票并將金額劃轉(zhuǎn)至單位油卡→車輛管理部門憑發(fā)票辦理沖銷預(yù)付款手續(xù)→財務(wù)部門將油料充值款列支出。

（二）賬務(wù)處理：

預(yù)付款時（假設(shè)此次充值金額為20000元）：

預(yù)算會計：

收到油料充值發(fā)票后：

預(yù)算會計：

（三）該方式的優(yōu)點：賬務(wù)處理簡單，減輕了報銷辦理及核算工作量。

（四）該方式的缺點：單位在加油卡充值并收到發(fā)票后實行一次性列支方式，賬務(wù)處理上沒有體現(xiàn)加油卡使用時的任何痕跡和余額，不符合權(quán)責發(fā)生制原則；還有的單位未通過《公務(wù)用車派車單》和《公務(wù)加油卡使用登記表》建立車輛調(diào)度和公務(wù)加油卡使用登記臺賬，從而導(dǎo)致油卡使用不規(guī)范，給私車公養(yǎng)及非公務(wù)出行用車提供機會，造成國有資產(chǎn)流失和滋生“車輪上”的腐敗行為。

方式三：使用油卡充值，通過“存貨”科目處理充值余額。

（一）操作流程：車輛管理部門辦理預(yù)付款手續(xù)→財務(wù)部門劃撥預(yù)付款給加油公司并進行賬務(wù)處理→加油公司收款后開具油料充值發(fā)票并將金額劃轉(zhuǎn)至單位油卡→車輛管理部門憑發(fā)票辦理沖銷預(yù)付款手續(xù)→財務(wù)部門將油料充值款列入存貨科目→車輛加油時確認費用。

（二）賬務(wù)處理：

預(yù)付款時（舉例：6月1日，某行政單位通過國庫授權(quán)支付至××加油公司賬戶油卡充值款8000元）：

預(yù)算會計：

收到油料充值發(fā)票后：

預(yù)算會計：

借： 行政支出—財政撥款支出—基本支出

加油后的賬務(wù)處理（舉例：6月7日，該單位工作人員持油卡至××加油站加油500元，財務(wù)部門憑工作人員提供的該次《公務(wù)加油卡使用登記表》復(fù)印件和加油小票進行賬務(wù)處理）：

（三）該方式的優(yōu)點：該方式對公務(wù)車油料使用的每一環(huán)節(jié)都進行了會計核算監(jiān)督，加油卡使用規(guī)范透明，有效降低了國有資產(chǎn)流失和滋生腐敗行為的風險。

（四）該方式的缺點：該方式的缺點主要是使用“存貨”類科目對預(yù)付款進行核算令人費解。根據(jù)《政府會計制度》對存貨的定義，存貨是指單位在開展業(yè)務(wù)活動及其他活動中為耗用或出售而儲存的資產(chǎn)，如材料、產(chǎn)品、包裝物和低值易耗品等。單位在為公務(wù)車加油卡充值后，油料還存儲在加油公司的倉庫里，油料的占有權(quán)益未轉(zhuǎn)移，滅失風險也相應(yīng)由加油公司承擔。因此，將預(yù)付款放在“在途物品—燃料”科目核算與現(xiàn)行的政府會計制度、政府會計準則的有關(guān)規(guī)定不符。

此外，因采用存貨類科目對預(yù)付款進行核算，增大了日常核算工作量及年終填報《本年盈余與預(yù)算結(jié)余差異調(diào)整表》的工作量。

方式四：使用油卡充值，通過往來科目處理充值余額。

（一）操作流程：車輛管理部門辦理預(yù)付款手續(xù)→財務(wù)部門劃撥預(yù)付款給加油公司并進行賬務(wù)處理→加油公司收款后開具油料充值發(fā)票并將金額劃轉(zhuǎn)至單位油卡→車輛管理部門憑發(fā)票辦理沖銷預(yù)付款手續(xù)（財務(wù)部門在該環(huán)節(jié)將油料充值款列入單車往來科目）→車輛加油時確認費用并相應(yīng)沖減單車往來科目金額。

（二）賬務(wù)處理：

預(yù)付款時（舉例：6月1日，某行政單位通過國庫授權(quán)支付至××加油公司賬戶油卡充值款8000元）：

預(yù)算會計：

收到油料充值發(fā)票并對充值款進行分配后（假設(shè)該單位共有甲、乙兩臺車，與加油公司協(xié)議一車一卡，每張卡各充值4000元）：

預(yù)算會計：

加油后的賬務(wù)處理（舉例：6月7日，該單位工作人員持油卡至××加油公司為甲車加油500元，財務(wù)部門憑工作人員提供的該次《公務(wù)加油卡使用登記表》復(fù)印件和加油小票進行賬務(wù)處理）：

（三）該方式的優(yōu)點：一是該方式通過往來科目處理加油卡余額符合現(xiàn)行的政府會計制度、政府會計準則的有關(guān)規(guī)定；二是該方式對公務(wù)車油料使用的每一環(huán)節(jié)都進行了會計核算監(jiān)督，內(nèi)部控制流程嚴謹規(guī)范，有效降低了國有資產(chǎn)流失和滋生腐敗行為的風險。此外，單位應(yīng)盡量合理預(yù)估油卡充值金額，年初及年中多充一點，在年底時做到卡上清零，可以減少填報《本年盈余與預(yù)算結(jié)余差異調(diào)整表》的工作量。

（四）該方式的缺點： 在單位公務(wù)車輛較多且油耗較大時，采用該方式加油后，后續(xù)辦理報銷及核算工作量較大。

結(jié)論

綜上，在公務(wù)車輛較少且內(nèi)部控制制度實施較好的行政單位，可考慮采用“方式一”對公務(wù)車耗油實行管理和核算；在公務(wù)車輛較多的行政單位，采用“方式四”能有效降低國有資產(chǎn)流失和滋生腐敗行為的風險，且符合政府會計制度、政府會計準則的有關(guān)核算規(guī)定，符合現(xiàn)行對公務(wù)車耗油實行嚴格監(jiān)督管理的政策要求。因“方式二” “方式三”在理論和實踐方面均存在缺陷，故筆者不建議在實際工作中采用。