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      公路工程項目合同規(guī)范化管理探究

      2023-01-29 09:30:26申鐵軍
      交通科技與管理 2022年24期
      關鍵詞:合規(guī)規(guī)范化流程

      冀 明,申鐵軍

      (1.山西路橋橋隧工程有限公司,山西 朔州 036000; 2.山西路橋建設集團有限公司,山西 太原 030006)

      0 引言

      公路工程項目合同規(guī)范化管理應以制度為抓手、信息化為主陣地,嚴抓合同管理內(nèi)控及合規(guī)落實,不斷完善合同管理長效機制。應進一步提升企業(yè)管理水平,有效防范合同風險,確保合同管理工作規(guī)范化、制度化、科學化。

      1 合同規(guī)范化管理思路分析

      堅持以制度為基礎,以平臺為抓手,以風險防范為目標,通過流程化管理和關鍵點把控,把風險防范、監(jiān)督及應對與合同有機結合起來,實現(xiàn)對合同全生命周期管理,切實提升依法合規(guī)經(jīng)營管理水平。

      1.1 優(yōu)化合同管理“新流程”,實現(xiàn)穿透管理

      通過信息化手段,實現(xiàn)合同審查OA無紙化辦公,同時進一步優(yōu)化、升級流程設計,打通合同決策、招采、談判、簽訂、履約、后評價及涉訴應對等各環(huán)節(jié),實現(xiàn)穿透式管理,使得合同管理工作更加嚴謹、規(guī)范、標準。

      1.2 建立合同生命“時間軸”,厘清關鍵節(jié)點

      明確每份合同的生命周期的“時間軸”,厘清決策—招采—法審—簽訂—履約關鍵時間點,不僅有利于規(guī)范合同的事前管理工作,清晰明確合同所處各階段,有效杜絕合同補簽等現(xiàn)象。

      1.3 明確合同審查“新標準”,確保法審質(zhì)量

      嚴把合同法律審查質(zhì)量關,對合同法律審查提出“新標準”,在原有單一對合同文本審核的基礎上,新增對合同相對方的盡職調(diào)查、資信能力評估、合同條款修改建議等內(nèi)容,使得合同法律審查內(nèi)容豐富完整,有效防范內(nèi)部管理風險及外部法律風險。

      1.4 堅持履約過程“全監(jiān)督”,防范違約風險

      監(jiān)督合同承辦部門按時填寫合同履約日志,同時留存好合同履約資料,避免因乙方違約而引起的法律風險。對于合同相對方履約困難、停滯的合同,法律事務部提前介入,制定風險應對方案,積極采用多種手段維護合法權益,使風險監(jiān)督能夠充分落實到合同履約過程,有效提升風險防控質(zhì)量與效果。

      1.5 創(chuàng)新開展合同“后評價”,對標目標結果

      對重大合同創(chuàng)新開展“后評價”,一方面對合同相對方的履約能力、履約誠信、履約質(zhì)量等方面進行指標評價,另一方面把合同結果與預期目標進行對標評價。對未能達成合同目的原因進行剖析,及時發(fā)現(xiàn)不足、總結經(jīng)驗,持續(xù)提高合同管理水平。

      1.6 明確合同歸檔“六要素”,實現(xiàn)閉環(huán)管理

      進一步明確合同逐份建檔成冊集中保管的各項要求,歸檔內(nèi)容包含決策、招采、法審、文本、履約及支付等六類歸檔要素。通過規(guī)范化的檔案整理,實現(xiàn)對合同管理末端的精細化閉環(huán)管理。

      2 合同規(guī)范化管理路徑分析

      2.1 完善合同管理機制

      修訂完善《合同管理辦法》,明確內(nèi)部控制要素,壓實簽署、監(jiān)督、履行等主體責任,明確管理職責,筑牢合同管理標準化根基。明確評審流程及要求,加強法審意見采納審核,嚴格合同簽訂審查,落實合同內(nèi)部風險防控工作。

      2.1.1 推行專家?guī)爝\行管理,規(guī)范項目前期預審

      充分發(fā)揮工程、機電、經(jīng)濟等各類人才在合同管理中的專業(yè)把關作用,制定并實施《專家?guī)爝\行管理實施細則(試行)》。根據(jù)所屬人員專業(yè)、職稱等條件,擇優(yōu)成立采購類、土建類和機電類三類專業(yè)人才庫,對工程管理、招標采購等項目的必要性和可行性進行項目實施前期專業(yè)評估。同時專家?guī)爝\行管理工作貫穿于合同立項評審、最高限價審批、招標評審和驗收管理等各流程,實現(xiàn)了對合同項目合法性、嚴密性和可操作性的全過程監(jiān)督[1-3]。

      2.1.2 實施全周期合同管理,嚴防合同法律風險

      注重合同全周期管理,抓好合同簽訂事前審核、事中備案和事后履行監(jiān)督。即合同簽訂前明確“兩個一律”,送審前未經(jīng)專家?guī)煸u審、合同相對方資信調(diào)查,一律不予進行法律審核,送審后未通過合法性審查,一律不予進行合同簽訂;合同簽訂過程中,未經(jīng)合同管理部門審查稿校驗和合同備案,堅決不予對外簽訂;合同簽訂后對履約情況進行全面跟蹤管理,動態(tài)掌握合同履行進展,協(xié)調(diào)處理履行爭議,促進合同履約順利,有效減少合同履約風險。

      2.1.3 注重精細化流程管理,夯實合同基礎管理工作

      嚴格管控合同立項、審批、招采、法審、簽訂、履行各個流程,帶動合同管理由規(guī)范化走向精細化。通過建立招標采購、法律審核等階段流程圖,確保各階段工作和程序處于有效可控狀態(tài);綜合標準合同范本、高頻合同和律師審查修訂意見,細化完善建設工程類、采購類等合同范本,確保合同文本規(guī)范、合法合規(guī);注重合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析,建立合同法律審核和簽訂合同備案兩類臺賬,明確合同名稱、立項依據(jù)、合同預算金額、相對方信息、簽訂日期等內(nèi)容,形成合同數(shù)據(jù)總集,保證合同數(shù)據(jù)完整,信息可追溯、可查詢,持續(xù)踐行合同管理規(guī)范化和精細化管理理念[4-6]。見圖1。

      圖1 合同管理流程圖

      2.2 建設信息化管理平臺

      通過施工成本結算等系統(tǒng),實現(xiàn)施工成本結算類合同從起草到結束的在線監(jiān)控,并在此基礎上積極開展合同一體化及智能風險管控的市場調(diào)研及方案建設,進一步提高合同風險管控能力。

      2.2.1 明確合同管理目標

      通過合同管理規(guī)范年專項行動,不斷提升依法治企和風險防控能力,助力合規(guī)管理體系建設。不斷完善合同管理基本制度,推動合同管理標準化建設,提高合同數(shù)字化管控能力,提升合同管理人員業(yè)務水平。

      2.2.2 固化合同范本,提升審核效率

      結合合同管理實際,固化合同范本,更新替換現(xiàn)有合同文本,進一步提升合同審核審查效率,規(guī)范合同線上審核審批流程。

      2.2.3 完善自檢自查,健全長效機制

      在做好合同管理監(jiān)督檢查同時,督促指導合同承辦部門開展自查自糾,明確各流程所需關注事項,為合同承辦部門開展自檢自查工作提供方向和依據(jù),有效推進法律風險防控關口前移。

      2.2.4 優(yōu)化平臺建設,實現(xiàn)動態(tài)管理

      依托OA辦公平臺,不斷收集梳理合同管理信息化平臺建設過程中需優(yōu)化改進事項,為防范違約風險發(fā)生及時掌握合同簽訂和履行情況,從評審流程、動態(tài)監(jiān)控、電子化歸檔等方面入手,實現(xiàn)風險動態(tài)監(jiān)管。

      2.3 建立“1+4”合同管理工作目標

      即不斷提高依法治企和風險防控能力“1”個總體目標,以及健全合同管理基本制度、推動合同管理標準化建設、提高合同數(shù)字化管控能力和提升合同管理人員業(yè)務水平“4”個具體目標。

      2.4 健全制度體系

      確保各項工作按計劃進行,按步驟實施,推動規(guī)范建設。為提高合同、制度、重大決策法審工作質(zhì)量,將全部經(jīng)營項目納入合規(guī)管理,做到應審盡審,開展合同管理自查自糾,并對合同履約情況進行實時跟蹤,實現(xiàn)過程化管理。

      2.5 提高管控能力

      制定規(guī)范化信息數(shù)字合同管理臺賬,打造精準合同檔案數(shù)字化管理工作流程,推廣應用辦公自動化OA工作平臺,將合同流轉審批流程信息化數(shù)字化,在大大提高工作效率的同時,實現(xiàn)了合同管理審批流程的標準化。

      3 合同規(guī)范化管理措施分析

      通過“三個”抓手,嚴格把好“三關”。具體如下:

      (1)以培訓學習為抓手,把好“制度”關。對制度、流程梳理完善,圍繞合同的訂立、合法性審查、履行監(jiān)管等環(huán)節(jié),建立起科學合理可行的合同管理制度,實現(xiàn)合同全過程“閉環(huán)管理”。深入開展全員合規(guī)培訓和法治宣傳教育,從合同立項、起草、審核、簽訂、履行以及檔案管理等多個節(jié)點著手培訓,進一步提高合同管理人員的合規(guī)意識、風險意識和業(yè)務水平[7-8]。

      (2)以專項行動為抓手,把好“審查”關。開展“涉訴案件大起底”“勞務用工專項自查”等系列專項行動,積極做好“清舊控新”管理工作。全面開展合同管理自查自糾,對相關制度、合同審核、審批流程、涉訴合同履約情況等進行摸底盤點,對涉訴案件新增、已結、未結、已裁決未執(zhí)行以及潛在法律風險情況匯總統(tǒng)計,依法解決未決訴訟與潛在法律風險。此外,對各所屬企業(yè)臨時用工及勞務派遣情況進行大摸底大排查,依法解決因用工不規(guī)范形成的法律問題[9-11]。

      (3)以監(jiān)督考核為抓手,把好“落實”關。一是強化組織領導。制定合同管理規(guī)范專項行動實施方案,工作領導組負責合規(guī)管理規(guī)范專項行動的組織領導和統(tǒng)籌協(xié)調(diào),領導組辦公室負責各項具體工作的協(xié)調(diào)、推進、檢查和指導。二是堅持目標導向。明確總體目標和具體目標,不斷提升依法治企和風險防控能力,不斷完善合同管理基本制度、推動合同管理標準化建設、提高合同數(shù)字化管控能力和合同管理人員業(yè)務水平。三是對表對標自查。組織各業(yè)務部門、單位對經(jīng)濟合同審批、簽訂、履約等情況進行了自查自糾。四是推進合同文本標準化建設。與外聘律師就管理、服務單位三方合同模板進行了進一步優(yōu)化完善,形成一系列合同范本,極大地方便了承辦部門合同起草工作,有效提升了合同法律審核效率。五是推進合同管理信息化建設。依托OA辦公平臺,開辟了合同管理模式,增加合同法律審核及簽訂申請單,完善了合同審批流程,實現(xiàn)了合同法審、審簽的全過程信息化管理[12-13]。六是強化合同履約管理。經(jīng)濟合同簽訂后,由合同承辦部門跟進項目實施、交付、驗收、結算、支付等履約過程,確保合同履約依法依規(guī),最大限度地消除履約風險。七是加強合規(guī)管理體系建設。制定《合規(guī)管理體系構建方案》《合規(guī)管理辦法》,開展合規(guī)管理體系建設咨詢活動,積極組織推進合規(guī)管理體系試點單位建設。八是搭建法律服務備選庫,通過公開招標選定律師事務所,將律所、律師聯(lián)系方式、擅長領域、代理案件等相關信息在法務合規(guī)系統(tǒng)內(nèi)公布,暢通律師選用信息溝通渠道,并在系統(tǒng)內(nèi)設置考核模塊,量化法審質(zhì)量評價,為選用律師提供參考[14-15]。

      4 結束語

      綜上,切實提升合同規(guī)范化水平,對在建工程和運營高速公路的合同管理進行專項檢查跟蹤,對合同的履行情況、存在的問題等及時把脈診斷,采取有效措施,防范法律風險,消除法律隱患。加強跟蹤指導和監(jiān)督,推進整改任務的分解,逐項緊盯落實,逐件對賬清零,切實提高合同履約質(zhì)量,實現(xiàn)合同預期目的。

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