公路工程項目合同規(guī)范化管理探究

冀 明,申鐵軍

（1.山西路橋橋隧工程有限公司,山西 朔州 036000; 2.山西路橋建設集團有限公司,山西 太原 030006)

0 引言

公路工程項目合同規(guī)范化管理應以制度為抓手、信息化為主陣地，嚴抓合同管理內(nèi)控及合規(guī)落實，不斷完善合同管理長效機制。應進一步提升企業(yè)管理水平，有效防范合同風險，確保合同管理工作規(guī)范化、制度化、科學化。

1 合同規(guī)范化管理思路分析

堅持以制度為基礎，以平臺為抓手，以風險防范為目標，通過流程化管理和關鍵點把控，把風險防范、監(jiān)督及應對與合同有機結合起來，實現(xiàn)對合同全生命周期管理，切實提升依法合規(guī)經(jīng)營管理水平。

1.1 優(yōu)化合同管理“新流程”，實現(xiàn)穿透管理

通過信息化手段，實現(xiàn)合同審查OA無紙化辦公，同時進一步優(yōu)化、升級流程設計，打通合同決策、招采、談判、簽訂、履約、后評價及涉訴應對等各環(huán)節(jié)，實現(xiàn)穿透式管理，使得合同管理工作更加嚴謹、規(guī)范、標準。

1.2 建立合同生命“時間軸”，厘清關鍵節(jié)點

明確每份合同的生命周期的“時間軸”，厘清決策—招采—法審—簽訂—履約關鍵時間點，不僅有利于規(guī)范合同的事前管理工作，清晰明確合同所處各階段，有效杜絕合同補簽等現(xiàn)象。

1.3 明確合同審查“新標準”，確保法審質(zhì)量

嚴把合同法律審查質(zhì)量關，對合同法律審查提出“新標準”，在原有單一對合同文本審核的基礎上，新增對合同相對方的盡職調(diào)查、資信能力評估、合同條款修改建議等內(nèi)容，使得合同法律審查內(nèi)容豐富完整，有效防范內(nèi)部管理風險及外部法律風險。

1.4 堅持履約過程“全監(jiān)督”，防范違約風險

監(jiān)督合同承辦部門按時填寫合同履約日志，同時留存好合同履約資料，避免因乙方違約而引起的法律風險。對于合同相對方履約困難、停滯的合同，法律事務部提前介入，制定風險應對方案，積極采用多種手段維護合法權益，使風險監(jiān)督能夠充分落實到合同履約過程，有效提升風險防控質(zhì)量與效果。

1.5 創(chuàng)新開展合同“后評價”，對標目標結果

對重大合同創(chuàng)新開展“后評價”，一方面對合同相對方的履約能力、履約誠信、履約質(zhì)量等方面進行指標評價，另一方面把合同結果與預期目標進行對標評價。對未能達成合同目的原因進行剖析，及時發(fā)現(xiàn)不足、總結經(jīng)驗，持續(xù)提高合同管理水平。

1.6 明確合同歸檔“六要素”，實現(xiàn)閉環(huán)管理

進一步明確合同逐份建檔成冊集中保管的各項要求，歸檔內(nèi)容包含決策、招采、法審、文本、履約及支付等六類歸檔要素。通過規(guī)范化的檔案整理，實現(xiàn)對合同管理末端的精細化閉環(huán)管理。

2 合同規(guī)范化管理路徑分析

2.1 完善合同管理機制

修訂完善《合同管理辦法》，明確內(nèi)部控制要素，壓實簽署、監(jiān)督、履行等主體責任，明確管理職責，筑牢合同管理標準化根基。明確評審流程及要求，加強法審意見采納審核，嚴格合同簽訂審查，落實合同內(nèi)部風險防控工作。

2.1.1 推行專家?guī)爝\行管理，規(guī)范項目前期預審

充分發(fā)揮工程、機電、經(jīng)濟等各類人才在合同管理中的專業(yè)把關作用，制定并實施《專家?guī)爝\行管理實施細則（試行）》。根據(jù)所屬人員專業(yè)、職稱等條件，擇優(yōu)成立采購類、土建類和機電類三類專業(yè)人才庫，對工程管理、招標采購等項目的必要性和可行性進行項目實施前期專業(yè)評估。同時專家?guī)爝\行管理工作貫穿于合同立項評審、最高限價審批、招標評審和驗收管理等各流程，實現(xiàn)了對合同項目合法性、嚴密性和可操作性的全過程監(jiān)督[1-3]。

2.1.2 實施全周期合同管理，嚴防合同法律風險

注重合同全周期管理，抓好合同簽訂事前審核、事中備案和事后履行監(jiān)督。即合同簽訂前明確“兩個一律”，送審前未經(jīng)專家?guī)煸u審、合同相對方資信調(diào)查，一律不予進行法律審核，送審后未通過合法性審查，一律不予進行合同簽訂；合同簽訂過程中，未經(jīng)合同管理部門審查稿校驗和合同備案，堅決不予對外簽訂；合同簽訂后對履約情況進行全面跟蹤管理，動態(tài)掌握合同履行進展，協(xié)調(diào)處理履行爭議，促進合同履約順利，有效減少合同履約風險。

2.1.3 注重精細化流程管理，夯實合同基礎管理工作

嚴格管控合同立項、審批、招采、法審、簽訂、履行各個流程，帶動合同管理由規(guī)范化走向精細化。通過建立招標采購、法律審核等階段流程圖，確保各階段工作和程序處于有效可控狀態(tài)；綜合標準合同范本、高頻合同和律師審查修訂意見，細化完善建設工程類、采購類等合同范本，確保合同文本規(guī)范、合法合規(guī)；注重合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，建立合同法律審核和簽訂合同備案兩類臺賬，明確合同名稱、立項依據(jù)、合同預算金額、相對方信息、簽訂日期等內(nèi)容，形成合同數(shù)據(jù)總集，保證合同數(shù)據(jù)完整，信息可追溯、可查詢，持續(xù)踐行合同管理規(guī)范化和精細化管理理念[4-6]。見圖1。

圖1 合同管理流程圖

2.2 建設信息化管理平臺

通過施工成本結算等系統(tǒng)，實現(xiàn)施工成本結算類合同從起草到結束的在線監(jiān)控，并在此基礎上積極開展合同一體化及智能風險管控的市場調(diào)研及方案建設，進一步提高合同風險管控能力。

2.2.1 明確合同管理目標

通過合同管理規(guī)范年專項行動，不斷提升依法治企和風險防控能力，助力合規(guī)管理體系建設。不斷完善合同管理基本制度，推動合同管理標準化建設，提高合同數(shù)字化管控能力，提升合同管理人員業(yè)務水平。

2.2.2 固化合同范本，提升審核效率

結合合同管理實際，固化合同范本，更新替換現(xiàn)有合同文本，進一步提升合同審核審查效率，規(guī)范合同線上審核審批流程。

2.2.3 完善自檢自查，健全長效機制

在做好合同管理監(jiān)督檢查同時，督促指導合同承辦部門開展自查自糾，明確各流程所需關注事項，為合同承辦部門開展自檢自查工作提供方向和依據(jù)，有效推進法律風險防控關口前移。

2.2.4 優(yōu)化平臺建設，實現(xiàn)動態(tài)管理

依托OA辦公平臺，不斷收集梳理合同管理信息化平臺建設過程中需優(yōu)化改進事項，為防范違約風險發(fā)生及時掌握合同簽訂和履行情況，從評審流程、動態(tài)監(jiān)控、電子化歸檔等方面入手，實現(xiàn)風險動態(tài)監(jiān)管。

2.3 建立“1+4”合同管理工作目標

即不斷提高依法治企和風險防控能力“1”個總體目標，以及健全合同管理基本制度、推動合同管理標準化建設、提高合同數(shù)字化管控能力和提升合同管理人員業(yè)務水平“4”個具體目標。

2.4 健全制度體系

確保各項工作按計劃進行，按步驟實施，推動規(guī)范建設。為提高合同、制度、重大決策法審工作質(zhì)量，將全部經(jīng)營項目納入合規(guī)管理，做到應審盡審，開展合同管理自查自糾，并對合同履約情況進行實時跟蹤，實現(xiàn)過程化管理。

2.5 提高管控能力

制定規(guī)范化信息數(shù)字合同管理臺賬，打造精準合同檔案數(shù)字化管理工作流程，推廣應用辦公自動化OA工作平臺，將合同流轉審批流程信息化數(shù)字化，在大大提高工作效率的同時，實現(xiàn)了合同管理審批流程的標準化。

3 合同規(guī)范化管理措施分析

通過“三個”抓手，嚴格把好“三關”。具體如下：

（1）以培訓學習為抓手，把好“制度”關。對制度、流程梳理完善，圍繞合同的訂立、合法性審查、履行監(jiān)管等環(huán)節(jié)，建立起科學合理可行的合同管理制度，實現(xiàn)合同全過程“閉環(huán)管理”。深入開展全員合規(guī)培訓和法治宣傳教育，從合同立項、起草、審核、簽訂、履行以及檔案管理等多個節(jié)點著手培訓，進一步提高合同管理人員的合規(guī)意識、風險意識和業(yè)務水平[7-8]。

（2）以專項行動為抓手，把好“審查”關。開展“涉訴案件大起底”“勞務用工專項自查”等系列專項行動，積極做好“清舊控新”管理工作。全面開展合同管理自查自糾，對相關制度、合同審核、審批流程、涉訴合同履約情況等進行摸底盤點，對涉訴案件新增、已結、未結、已裁決未執(zhí)行以及潛在法律風險情況匯總統(tǒng)計，依法解決未決訴訟與潛在法律風險。此外，對各所屬企業(yè)臨時用工及勞務派遣情況進行大摸底大排查，依法解決因用工不規(guī)范形成的法律問題[9-11]。

（3）以監(jiān)督考核為抓手，把好“落實”關。一是強化組織領導。制定合同管理規(guī)范專項行動實施方案，工作領導組負責合規(guī)管理規(guī)范專項行動的組織領導和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，領導組辦公室負責各項具體工作的協(xié)調(diào)、推進、檢查和指導。二是堅持目標導向。明確總體目標和具體目標，不斷提升依法治企和風險防控能力，不斷完善合同管理基本制度、推動合同管理標準化建設、提高合同數(shù)字化管控能力和合同管理人員業(yè)務水平。三是對表對標自查。組織各業(yè)務部門、單位對經(jīng)濟合同審批、簽訂、履約等情況進行了自查自糾。四是推進合同文本標準化建設。與外聘律師就管理、服務單位三方合同模板進行了進一步優(yōu)化完善，形成一系列合同范本，極大地方便了承辦部門合同起草工作，有效提升了合同法律審核效率。五是推進合同管理信息化建設。依托OA辦公平臺，開辟了合同管理模式，增加合同法律審核及簽訂申請單，完善了合同審批流程，實現(xiàn)了合同法審、審簽的全過程信息化管理[12-13]。六是強化合同履約管理。經(jīng)濟合同簽訂后，由合同承辦部門跟進項目實施、交付、驗收、結算、支付等履約過程，確保合同履約依法依規(guī)，最大限度地消除履約風險。七是加強合規(guī)管理體系建設。制定《合規(guī)管理體系構建方案》《合規(guī)管理辦法》，開展合規(guī)管理體系建設咨詢活動，積極組織推進合規(guī)管理體系試點單位建設。八是搭建法律服務備選庫，通過公開招標選定律師事務所，將律所、律師聯(lián)系方式、擅長領域、代理案件等相關信息在法務合規(guī)系統(tǒng)內(nèi)公布，暢通律師選用信息溝通渠道，并在系統(tǒng)內(nèi)設置考核模塊，量化法審質(zhì)量評價，為選用律師提供參考[14-15]。

4 結束語

綜上，切實提升合同規(guī)范化水平，對在建工程和運營高速公路的合同管理進行專項檢查跟蹤，對合同的履行情況、存在的問題等及時把脈診斷，采取有效措施，防范法律風險，消除法律隱患。加強跟蹤指導和監(jiān)督，推進整改任務的分解，逐項緊盯落實，逐件對賬清零，切實提高合同履約質(zhì)量，實現(xiàn)合同預期目的。