新形勢下國有企業(yè)人事檔案管理工作的優(yōu)化

袁小燕 錢 虹

(寶鋼股份武漢鋼鐵有限公司 湖北 武漢：430080)

0 引言

人事檔案管理是國有企業(yè)組織人事工作的重要內容之一。2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)，新修訂的《條例》進一步明確了新時代干部人事檔案工作的定位，強調要充分發(fā)揮干部人事檔案在建設高素質、專業(yè)化干部隊伍中的重要作用。近年來，隨著全面從嚴治黨向更廣范圍、更深層次推進，人事檔案在國有企業(yè)的干部選拔任用、考核考察、管理監(jiān)督、教育培養(yǎng)等工作中發(fā)揮著日益重要的作用，是企業(yè)全面了解、評價人才的重要依據(jù)。同時，隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的迅猛發(fā)展，信息技術與社會經(jīng)濟發(fā)展深度融合，也對新時代的檔案工作提出了更高要求，人事檔案管理如何充分利用現(xiàn)代化的信息技術手段優(yōu)化管理模式，提高運行效率，值得我們深入探索。

1 國有企業(yè)人事檔案管理工作存在的問題分析

1.1 對人事檔案管理工作的重要性認識不夠

當前，一些基層單位和基層單位的檔案管理人員對于人事檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，覺得檔案工作“無關緊要”，對檔案工作重視不夠、管理不嚴，基礎工作能拖則拖，或是簡單應付檢查、流于形式。有的單位檔案設施嚴重落后，檔案室、檔案柜不符合基本的存放標準，檔案保存狀況堪憂；有的單位基礎管理混亂，檔案存放、查閱缺乏規(guī)范的流程管理；有的單位檔案管理人員和資金投入嚴重不足，檔案長期缺少維護。這些情況都使得人事檔案難以在國有企業(yè)組織人事工作中發(fā)揮應有的作用。近年來，個別單位甚至出現(xiàn)了人事檔案涂改造假、檔案遺失、無頭檔案等嚴重問題，究其原因，大多是相關人員對人事檔案管理工作的嚴肅性、重要性認識不足，疏于管理，極大地損害了人事檔案的權威性和公信力。

1.2 人事檔案管理工作的專業(yè)性不足

人事檔案管理工作是一項集專業(yè)性、知識性、實操性于一體的工作，相關人員必須具備較強的業(yè)務水平和豐富的工作經(jīng)驗。然而，現(xiàn)實中檔案管理人員往往“身兼數(shù)職”，難以沉下心來系統(tǒng)學習和訓練人事檔案理論知識和實操技巧，也沒有足夠的時間和精力用于檔案管理、整理工作。還有一些檔案管理人員感覺這一工作沒有前途，不受重視，缺乏主觀能動性，其思想狀態(tài)和專業(yè)水平都不能適應人事檔案管理工作的需要。

1.3 相關材料收集不及時、入檔不規(guī)范

檔案材料的收集歸檔、分類整理和日常維護，是人事檔案管理工作的核心內容。檔案材料的真實性和完整性直接決定了人事檔案的有效性。但是，人事檔案材料的生成部門眾多，生成時間分散，許多單位的組織人事部門與其他部門未能形成有效的溝通互動，導致入檔材料收集不及時、不完整，存在遺漏，還有的入檔材料不夠規(guī)范，如缺少公章、日期等，或是將不應歸檔的材料放入檔案，以上種種，都會造成人事檔案信息不完整、不準確，影響人事檔案管理工作的正常開展。在干部人事檔案專項審核工作中，就暴露出大量材料未及時入檔，如學歷學位、職稱、獎懲材料、工作經(jīng)歷材料等，導致員工相應的學習經(jīng)歷、職業(yè)資質、工作成果無法認定，甚至有部分檔案存在前后不一致的情況，檔案信息難以及時為選人用人工作提供有力支撐。

1.4 人事檔案管理技術不適應時代發(fā)展需求

隨著時代的發(fā)展，單純的紙質檔案管理模式已經(jīng)難以適應信息化的時代趨勢。新修訂的《條例》中，就明確增加了檔案信息化建設和信息資源開發(fā)的要求。一直以來，人事檔案管理人員往往需要花費大量的時間精力用于入檔材料的收集整理，特別是材料的拆、裝、訂等重復性工作，不僅瑣碎辛苦，也十分枯燥乏味，還容易出現(xiàn)錯誤和疏漏。同時，檔案內在信息未能得到有效的開發(fā)、分析和利用。結合當前“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景，運用大數(shù)據(jù)技術、云計算技術，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，已經(jīng)成為人事檔案發(fā)展的潮流。近幾年，退休人員檔案社會化、信息化工作開展得如火如荼，值得國有企業(yè)組織人事部門學習借鑒。

2 新形勢下國有企業(yè)人事檔案管理工作的優(yōu)化措施

2.1 規(guī)范和完善人事檔案管理制度

首先，要自上而下提高對人事檔案管理工作重要性的認識，加強對人事檔案管理工作的領導，進一步完善相關管理制度，明確組織機構、分管領導、權責分工。特別是要加強對《條例》的學習，深刻把握《條例》的精神和要求，深刻領會人事檔案是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，要突出全面從嚴要求，注重效用發(fā)揮，為國有企業(yè)人才工作奠定堅實基礎。其次就是要嚴格抓好制度的執(zhí)行和落實。制度建設是治本之策，制度執(zhí)行則是關鍵所在。要關注人事檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，從材料的收集、歸檔、整理到查閱、調動程序，都要從嚴管理，及時研究解決人事檔案管理工作中存在的問題和困難，確保規(guī)范運行。值得注意的是，組織人事工作的規(guī)范性很大程度影響著人事檔案管理工作的規(guī)范性。在日常干部工作和人事管理中，對材料和流程進行嚴格把關，確保程序合規(guī)、內容清晰，就能極大地提高入檔材料的質量，為人事檔案的管理和使用奠定良好基礎。

2.2 夯實人事檔案管理根基

基礎不牢，地動山搖。針對人事檔案管理和專審工作中凸顯的各種問題，必須全面加強人事檔案管理的基礎工作。一是要加大檔案基礎設施建設，嚴格按照《檔案法》及《條例》要求，配備符合標準的庫房、檔案柜及其他配套工具和設施，從硬件上確保檔案的長期安全妥善保存。二是要統(tǒng)籌協(xié)調，完善人事檔案材料收集機制?？梢蕴剿鹘⑷耸聶n案聯(lián)席會議制度，定期召開會議，列出清單，明確材料要求，督促各相關部門及時將應入檔材料整理交給人事檔案管理部門。人事檔案管理部門則要嚴格把關，將不符合要求的材料退回整改，不應入檔的材料予以剔除。三是要及時整理、動態(tài)維護。要按照人事檔案工作流程，及時將材料裝入人事檔案，并進行相應的分類、裝訂處理，避免材料長時間積壓，堆積混亂。要嚴格執(zhí)行檔案相關信息的登記錄入，方便后續(xù)查閱、使用工作的開展。

2.3 加強人事檔案管理人才隊伍建設

一是要優(yōu)選拔，在選拔人事檔案管理人員時，要注意挑選政治素質過硬、業(yè)務能力較強的人員。同時，要注意該崗位的穩(wěn)定性，一般不宜頻繁調整。二是要強培訓，通過針對性地開展業(yè)務知識、技能培訓，全面提高人事檔案管理人員的素質和能力。三是要拓通道，打通內部人才成長通道，為檔案管理人員提供明確的職業(yè)發(fā)展路徑，加強激勵力度。同時人事檔案管理人員自身也要積極轉變觀念，樹立正確的職業(yè)認知，以專注、專業(yè)、專心的態(tài)度，讓自己成長為這一領域的專家人才。

2.4 全力推進人事檔案管理信息化建設，建設人事檔案管理智慧系統(tǒng)

人事檔案信息化建設能在很大程度上突破紙質檔案不易保管、不便查閱、容易涂改等缺點，擺脫空間、場地的限制，為系統(tǒng)開發(fā)和利用檔案信息提供極大的便捷。結合當前部分單位基礎薄弱的現(xiàn)狀，可分三個階段分步推進安全可控、便捷高效、資源共享的人事檔案管理智慧系統(tǒng)建設。

(1)階段一：實現(xiàn)人事檔案電子化。

通過基礎性掃描工作，將紙質人事檔案轉化為電子圖像檔案，實現(xiàn)人事檔案全部電子化，完成基礎數(shù)據(jù)分類儲存。

(2)階段二：引入RFID(無線射頻識別標簽)電子標簽等技術，推進智慧人事檔案庫房建設，實現(xiàn)以下幾個方面的功能。

1)識別、存儲、查找、盤點功能，提高工作效率、降低出錯率。在日常人事檔案盤點、出入庫、借閱管理等工作中，可以通過掃描直接定位檔案和讀取檔案信息，從而縮減人工盤點、查找時間，提升檔案室管理效率。

2)RFID安全系統(tǒng)功能，提供安全可靠的保存環(huán)境。設置RFID非法出庫檢測門，實時監(jiān)測和記錄檔案出入庫情況，聯(lián)動報警系統(tǒng)，達到對人事檔案的安全控制。

3)智能更新功能，提高信息記錄準確性和信息流轉速度。通過用設備掃描RFID標簽，實現(xiàn)智能核對、更新檔案基本信息和存放記錄信息。如在人員調動、劃轉、解除合同等工作中，及時處理歸檔材料，直接更新電子標簽信息，節(jié)省傳統(tǒng)檔案管理歸檔、轉柜、手工順架等工作時間。

(3)階段三：構建人事檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化人事檔案利用和服務流程。

1)電子檔案管理與處理功能。實現(xiàn)電子檔案排序、歸類、形成目錄和格式轉換等管理功能，并能自動形成水印、打印、加蓋電子印章。

2)海量檢索功能。實現(xiàn)檔案系統(tǒng)中的模糊檢索、精確檢索等功能，可用于選拔任用、后備人才儲備等工作，實現(xiàn)人事檔案的最大化利用。

3)將電子檔案中的關鍵內容轉化為可用數(shù)據(jù)，如員工個人基本信息、學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎懲信息、入黨信息等，從電子檔案的圖片格式轉化為可用的數(shù)據(jù)信息。對接人力資源系統(tǒng)，將相關數(shù)據(jù)比對分析，作為干部任用、選撥后備人才、紀委調查等常規(guī)工作的基礎數(shù)據(jù)。針對全國人事檔案專項審核等專項工作，從系統(tǒng)中導出數(shù)據(jù)，可以大大減輕檔案專審人工登記工作量，并將審核認定的準確信息及時反饋回人力資源系統(tǒng)，補充系統(tǒng)數(shù)據(jù)缺失、糾正人力系統(tǒng)錯誤信息。

4)建立網(wǎng)站+移動服務通道?？焖夙憫平唤邮铡w檔、借閱、審閱的需求，更好地為基層單位和公證處、公安等政府機構服務。支持在線申請、在線審批、在線借閱、授權下載和打印等操作，實現(xiàn)在線服務。同時，記錄電子檔案使用與利用情況。

5)在線+離線批量接收與處理功能。在企業(yè)發(fā)生機構變革、調整時，適用于大規(guī)模人員調整或機構批量劃轉等情況，可批量轉出、接收相應的電子人事檔案和檔案材料，實現(xiàn)與企業(yè)內部人力資源系統(tǒng)或外部檔案管理系統(tǒng)的無縫對接。

6)報表制作功能。提供報表制作工具，支持自定義統(tǒng)計報表。

該系統(tǒng)的建設運行，能在極大程度上改善紙質人事檔案管理中人工作業(yè)多、安全性不夠、信息流轉慢、利用效率低等問題，從而推動人力資源管理的服務升級和流程優(yōu)化，進一步突出國有企業(yè)人力資源管理的特色和優(yōu)勢。

3 結論

做好新形勢下國有企業(yè)人事檔案工作，對于企業(yè)的長遠發(fā)展有著舉足輕重的作用。人事檔案管理部門要與時俱進，優(yōu)化管理，積極推動人事檔案管理工作科學化、制度化、規(guī)范化，為國有企業(yè)的人才培養(yǎng)選拔工作提供有力支撐。