新時期高校干部人事檔案管理與利用的實踐與思考

文/武夷學(xué)院人事處 儲華

高校肩負(fù)著為社會主義建設(shè)事業(yè)培養(yǎng)建設(shè)者和接班人的神圣使命。高校的建設(shè)和發(fā)展，離不開高素質(zhì)的管理和教師隊伍。干部人事檔案是高校一項基礎(chǔ)且重要的工作，為人才資源的優(yōu)化配置和選拔使用提供一定的參考依據(jù)，并且在高校人才管理工作中同樣具有重要的地位，能夠推動高校各項工作順利開展。

基于此，相關(guān)高校為了有效加強此項工作，提出新的要求及更高的標(biāo)準(zhǔn)，必須與時俱進，進一步更新思想，改革創(chuàng)新，切實優(yōu)化檔案管理和服務(wù)模式，不斷提升檔案開發(fā)利用質(zhì)量，為新時期高校的組織、人事管理決策和學(xué)校各項事業(yè)發(fā)展提供可靠依據(jù)和有力支撐。

一、干部人事檔案管理相關(guān)概述

（一）主要內(nèi)容。干部人事檔案中的分級管理是以干部個人姓名為單位實行不同類別的管理，檔案內(nèi)容詳細(xì)記錄了其基本信息、政治履歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、獎勵處分、工資待遇、提拔任免、廉政情況、健康狀況等內(nèi)容的原始文件專卷材料，這將關(guān)乎其自身利益。

（二）重要作用。干部人事檔案管理是一項基礎(chǔ)且重要的工作，其內(nèi)容涵蓋了干部的個人基礎(chǔ)信息、就職經(jīng)歷、教育情況等，從整體上客觀體現(xiàn)了建檔個人資料信息，也是任用干部的主要信息來源，同樣也是作為選拔人才的一種客觀且科學(xué)的參考資料。就干部本人而言，該檔案所保存的材料信息包含多個方面，其中材料信息中的公章、個人印章等能夠代表其自身權(quán)益。就我校目前的檔案管理工作而言，主要分為兩大版塊內(nèi)容。首先是針對干部人員的調(diào)動、轉(zhuǎn)正、晉升、評選等方面，需要使用其個人檔案。此外，針對某些需要報考在職研究生、出國留學(xué)等干部人員，也需要用到個人信息檔案，作為相關(guān)證明材料。檔案內(nèi)容詳細(xì)記錄了干部的個人基礎(chǔ)信息及工作經(jīng)歷，因此能夠作為一種客觀的、理論的參考依據(jù)進行使用。干部人事檔案像是一個龐大的人才信息資源儲備中心，在高校管理中發(fā)揮著導(dǎo)向和聯(lián)接作用，對于學(xué)校師資隊伍建設(shè)和人才管理使用具有不可替代的作用。同時，干部人事檔案的提供利用還可為紀(jì)檢監(jiān)察、公安、審計部門的案件審理工作提供重要依據(jù)。做好干部人事檔案管理與利用，直接關(guān)系到高校的建設(shè)和發(fā)展，對于提高學(xué)校管理水平無疑具有重要意義。

（三）基本原則。其基本原則同樣涵蓋了多個方面，包含檔案的收納與整理、鑒別與分類、保管與利用等環(huán)節(jié)。其中，保管與利用環(huán)節(jié)需要遵循分級管理與集中管理等模式，確保能夠發(fā)揮管理的最大作用效果。1.分級管理原則。分級管理是干部人事檔案管理工作應(yīng)遵循的基本原則。在此原則指引下，干部人事檔案在進行資料收集與整理的過程中會有明確的監(jiān)督審核機制，避免出現(xiàn)越級實施的問題，這在極大程度上能夠保障干部人事檔案管理和利用工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。2.集中管理原則。集中管理原則是在分級管理的基礎(chǔ)之上，需要對不同類別的機構(gòu)施以集中化管理。干部人事檔案實行集中統(tǒng)一管理，嚴(yán)禁任何人私自保管干部人事檔案和檔案材料，有效避免檔案出現(xiàn)造假、混亂、空檔等現(xiàn)象，切實維護干部人事檔案的完整與安全。此外，干部人事檔案管理工作還應(yīng)堅持安全保密、真實規(guī)范、方便利用等原則。

（四）相關(guān)特點。1.統(tǒng)一性。歸檔單位與歸檔形式是干部人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。一般情況下，干部人事檔案的立卷工作是由專門的人員統(tǒng)一完成，而且檔案立卷內(nèi)容的分類也是統(tǒng)一的，每卷干部人事檔案實體都有不同的類型，具體需要看干部人員是用作何種用途。2.分散性。干部人事材料收集工作源自于不同的渠道，由于材料類型繁多且復(fù)雜，再加上單位不統(tǒng)一的問題，因此決定了檔案具有分散性的特點。所以高校人事部門要全方位收集和有序管理復(fù)雜的干部材料信息，在歸納整合中進行分類辨別，干部材料的分散化給干部人事檔案管理和利用工作提出較高的專業(yè)性要求。其中，復(fù)雜的材料需要單獨進行放置，并交由專門的管理人員進行分類歸納整理。3.流動性。干部人事檔案工作也是一種動態(tài)管理模式。因此其具有一定的流動性，無論是檔案本身還是干部本身，涉及職位調(diào)動，都會帶來一系列檔案變動。此外，由于人員所在單位不同，因此會頻繁出現(xiàn)檔案移交工作。4.機密性。高校干部人事檔案內(nèi)容除了記載干部人員基礎(chǔ)信息以外，還詳細(xì)記錄了自身優(yōu)缺點及成績，因此該工作需要嚴(yán)格落實保密制度。

二、強化高校干部人事檔案管理和利用的措施

目前，我校干部人事檔案管理與利用工作，堅定地以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指引，主動融入學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展大局，堅持與時俱進，積極開展實踐，扎實做好基礎(chǔ)工作，使干部人事檔案工作的質(zhì)量和效率得到提升。

（一）建立新時期背景下的長效運行機制。高校干部人事檔案管理和利用，是一項嚴(yán)肅、系統(tǒng)和長線的工作，回顧近十年來我校的做法，從完善制度入手，軟硬件建設(shè)齊抓并進，逐步建立起符合新時期發(fā)展要求的長效運行機制。首先，強化組織領(lǐng)導(dǎo)，營造良好氛圍，學(xué)校成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)，通過宣傳和引導(dǎo)，提升廣大教職工的檔案意識，使各部門主動配合開展工作。其次，建立健全相應(yīng)的檔案管理制度，著重從材料收集、信息監(jiān)管、檔案管理等多方面為切入點，詳細(xì)制訂對應(yīng)的條例細(xì)則，切實做到有章可循、依章辦事。再次，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，學(xué)校在干部人事檔案用房和目標(biāo)管理所需的設(shè)備器材方面持續(xù)加大投入，保障硬件升級達(dá)標(biāo)合格。再者，強化人才隊伍建設(shè)，選拔優(yōu)秀的檔案管理人才，明確檔案管理人員的相關(guān)職責(zé)，規(guī)范其個人行為，進而有效提高干部人事檔案管理工作。最后，遵循“嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、細(xì)致、保密”原則，切實做到嚴(yán)格程序、嚴(yán)把關(guān)口、嚴(yán)守紀(jì)律。

（二）保持干部人事檔案審核達(dá)標(biāo)工作常態(tài)化。以中央統(tǒng)一部署并推進的全國干部檔案專項審核工作為契機，深化改革檔案管理模式，并將審核成果貫穿干部人事檔案管理工作的始終。檔案篩查是最基本的底線要求。因此，需要按照“嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)準(zhǔn)則”的要求，針對在校的每一份檔案都要嚴(yán)格仔細(xì)進行檢查，如果在檢查的過程中發(fā)現(xiàn)檔案材料不全、頁面不潔凈、手續(xù)不完備等問題，需要逐一進行核實校對并及時予以更正。

（三）推進干部人事檔案資料歸檔流程標(biāo)準(zhǔn)化。新時期，我們以《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《干部檔案整理工作細(xì)則》等為指南，著力推進干部人事檔案工作流程的規(guī)范化，建立更加標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)形式，做到材料收集要及時、材料鑒別要仔細(xì)、檔案整理要規(guī)范，以完善的制度與規(guī)范的流程保障檔案管理工作的質(zhì)量。材料收集工作是一個長期性、增量式過程。實際工作中，我們注重發(fā)揮檔案工作者的主動性，建立與學(xué)校教務(wù)、科研、人事等各檔案材料形成部門的聯(lián)動機制，暢通人事檔案信息傳遞渠道，掌握人事檔案材料形成的規(guī)律，抓住各項檔案材料形成的時間節(jié)點，力求及時全面準(zhǔn)確地收集學(xué)校全體職工的檔案資料，還需要注意把握高校特點，將反映教師教學(xué)科研能力以及個人專長的材料一并收集，使檔案材料內(nèi)容更為鮮活豐富，更具有參考價值。在材料征集的基礎(chǔ)上，強化對所收集材料的鑒別審核，仔細(xì)甄別每一份材料。如：對于干部人事的職位晉升或?qū)W歷信息等材料，需要重點把握時間信息的連貫性，如果發(fā)現(xiàn)內(nèi)容出現(xiàn)遺漏的情況，則列出缺補材料清單，或及時退回處理，補辦補全，以保障干部人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。在檔案整理過程中，規(guī)定了各種材料制作標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時限和手續(xù)，每季度進行一次歸檔，每年進行一次整理，將檔案材料分類管理到位，以便于后續(xù)查找使用。

（四）強化干部人事檔案資源的創(chuàng)新與利用。目前，我校正大力推行人事檔案管理與建設(shè)工作，改變以往重管理、輕服務(wù)的觀念，在主動服務(wù)和開發(fā)利用方面積極作為，將干部人事檔案進一步管好用活，使檔案資源在新時期發(fā)揮更大的作用。1.人事專員響應(yīng)我校干部人事管理與利用工作的號召，通過對檔案信息進行綜合分析，及時提供人才引進和流出情況、干部和教職員工隊伍結(jié)構(gòu)狀況等相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，為學(xué)校發(fā)展獻(xiàn)計獻(xiàn)策。例如，每年的人才引進或大的人事調(diào)配過程中，干部人事檔案室積極協(xié)助和支持，提供人事統(tǒng)計信息或人事檔案轉(zhuǎn)遞服務(wù)。2.做好檔案管理基本工作，同時還需要不斷擴大其應(yīng)用范圍，其中需要特別注意的是，人事檔案的查詢、借閱以及出具相關(guān)證明材料等服務(wù)都需要在保密的環(huán)境下進行，由為少數(shù)部門服務(wù)，擴展為向社會適度開放，區(qū)分不同對象、不同目的和要求，滿足社會公眾對人事檔案信息合理合法的利用需求。在辦理入職、調(diào)動、任免、退休等手續(xù)時，提供檔案資料信息的服務(wù)。3.不斷豐富檔案內(nèi)涵，在歸檔材料上不限于《條例》規(guī)定的十大類內(nèi)容，盡量全面地收集反映歸檔對象真實情況的重要材料，如近期教學(xué)科研成果、社會福利待遇、住房情況等，使檔案成為全面立體反映干部個性特點和能力的信息庫。4.根據(jù)學(xué)校各部門對人事檔案信息的需求，積極構(gòu)建干部人事檔案信息平臺，挖掘和匯總有價值的干部檔案資源，對建檔對象的有關(guān)信息進行摘錄和加工，運用計算機信息技術(shù)開發(fā)人才資源信息數(shù)據(jù)庫，如學(xué)科帶頭人信息庫、中層干部信息庫、教職工學(xué)歷層次結(jié)構(gòu)信息數(shù)據(jù)庫等，通過檔案數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)有效實現(xiàn)檔案的智能化管理。

三、推進高校干部人事檔案管理與利用的思考

（一）轉(zhuǎn)變管理理念，實現(xiàn)管理與利用共存。干部人事檔案屬于公共類型檔案，具有一定的社會作用。高校要更新觀念，結(jié)合本校的實際情況做好干部人事檔案管理與利用的制度建設(shè)與制度創(chuàng)新，在確保安全保密的情況下，簡化檔案利用手續(xù)，提升檔案利用的效率。要加大宣傳力度，增強干部職工的檔案意識，營造開展干部檔案管理的良好外部環(huán)境。要從思想觀念上真正理解干部檔案工作的根本目的，推動檔案資源從集權(quán)式利用到普惠式利用的轉(zhuǎn)變。

（二）健全工作機制，推動檔案管理高效化。一要理順高校干部檔案管理運行機制，盡量成立專門的檔案館（中心），避免干部檔案分別隸屬于組織部、人事處或辦公室的多頭分散管理格局。二要完善歸檔制度，隨著干部考察、考核、學(xué)歷、培訓(xùn)、聘任、晉升、獎懲等需要入檔的材料不斷增多，必須建立科學(xué)、合理的檔案材料收集長效機制，克服工作的盲目性和被動性，疏通和拓展檔案材料的來源渠道，豐富檔案資料的內(nèi)涵，力求材料的真實性和全面性。三要將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到干部人事檔案管理中，在建立健全紙質(zhì)版干部人事檔案的同時，也要建立對應(yīng)的電子版檔案，實現(xiàn)干部檔案管理工作的信息化發(fā)展。

（三）強化人員素質(zhì)，提升隊伍建設(shè)力度。干部人事檔案管理工作人員的個人素質(zhì)及工作能力能夠直接影響工作效率及質(zhì)量。首先，基于新時期背景下的高校干部人事檔案管理工作，需要加強人才隊伍建設(shè)工作，確保管理隊伍的穩(wěn)定性，考慮到管理工作的復(fù)雜化及精細(xì)化，需要選擇年富力強、有較高政治素養(yǎng)和檔案專業(yè)素養(yǎng)的人員從事這項工作，關(guān)心他們的工作環(huán)境和成長需要，盡量避免人員頻繁流動。其次，需要不斷強化繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn)，不斷為檔案管理人員提供接受教育的機會。讓他們掌握新知識，拓展新視野，不斷提升業(yè)務(wù)能力、網(wǎng)絡(luò)辦公能力和現(xiàn)代管理能力，以適應(yīng)新時期高校事業(yè)發(fā)展對干部人事檔案管理的新要求。最后，要構(gòu)建吸納和留住優(yōu)秀人才機制，在生活中需要施以關(guān)心，增強使命感和光榮感，壓實責(zé)任心，調(diào)動積極性，促進干部人事檔案管理工作再上新臺階。

（四）創(chuàng)新管理手段，推進信息化檔案建設(shè)。如今正處于信息化時代，電子信息化檔案應(yīng)運而生，實現(xiàn)網(wǎng)上信息資源共建共享。因此，檔案管理工作進入數(shù)字化、信息化時代。高校檔案管理工作同樣需要向智能化方向發(fā)展，加大對信息化資源的投入力度，加快人事檔案管理與利用系統(tǒng)的引入與搭建，構(gòu)建干部人事檔案信息平臺。一方面，提取和整合檔案信息內(nèi)容，構(gòu)建信息資源中心；另一方面，需要應(yīng)用先進的信息化技術(shù)，實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案與現(xiàn)代化電子檔案的雙重管理。

四、結(jié)語

高校競爭的核心歸根結(jié)底是人才的競爭，干部人事檔案是人才信息的重要載體和主要來源。新時期加強高校干部人事檔案的管理與利用是一項系統(tǒng)、復(fù)雜而重要的基礎(chǔ)性工作，必須適應(yīng)新形勢的需要，堅持與時俱進，創(chuàng)新工作思路，完善相關(guān)機制內(nèi)容、加強管理隊伍建設(shè)、規(guī)范檔案存檔及歸檔的流程，不斷擴大智能化檔案的應(yīng)用范圍，進而實現(xiàn)其利用價值，為選人用人提供決策依據(jù)，為學(xué)校的改革和發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。