西部地區(qū)獨(dú)立學(xué)院檔案規(guī)范化建設(shè)探究

文/寧夏大學(xué)新華學(xué)院 張桂娟

獨(dú)立學(xué)院作為高等教育大眾化背景下產(chǎn)生的一種辦學(xué)模式，為我國(guó)擴(kuò)大高等教育資源供給、培養(yǎng)急需應(yīng)用型人才、優(yōu)化高等教育區(qū)域布局、促進(jìn)高等教育發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)。獨(dú)立學(xué)院檔案作為廣大師生長(zhǎng)期在教學(xué)、學(xué)習(xí)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖片、音像視頻以及物品等不同形式的材料，具有記錄歷史、傳承文明、服務(wù)師生的功能，是獨(dú)立學(xué)院發(fā)展不可或缺的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、支撐性工作。但獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)歷史相對(duì)較短，特別是對(duì)于西部地區(qū)的獨(dú)立學(xué)院來(lái)說(shuō)，由于受多方面因素制約，檔案意識(shí)特別是檔案規(guī)范化建設(shè)相對(duì)滯后，需要加強(qiáng)和規(guī)范。

一、檔案管理規(guī)范化建設(shè)

獨(dú)立學(xué)院檔案管理法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化的保證，要想做好檔案管理工作，就必須嚴(yán)格依法治檔，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。一是要依法治檔。為了有效保護(hù)和利用檔案，更好地為經(jīng)濟(jì)和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，獨(dú)立學(xué)院要嚴(yán)格遵守國(guó)家、地方、行業(yè)等相關(guān)法律規(guī)定。我國(guó)先后頒布了《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法律法規(guī)，相關(guān)部門頒布制訂了系統(tǒng)的信息安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，如《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》《計(jì)算機(jī)病毒防治的辦法》等。這些法律和規(guī)度的制訂，在檔案的管理、收集、整理和利用等工作環(huán)節(jié)中發(fā)揮了極其重要的作用，有力保障了檔案管理工作的順利進(jìn)行，為檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。二是要建章立制。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作也在不斷進(jìn)步，尤其是隨著檔案管理設(shè)備的提高，設(shè)施的進(jìn)一步優(yōu)化，檔案種類載體的多樣化等特點(diǎn)，要求檔案管理的理念和方法必須不斷改革，與時(shí)俱進(jìn)，全面創(chuàng)新，不斷提高，順應(yīng)形勢(shì)需要，堅(jiān)持走依法治檔的道路，還要建立健全符合高校發(fā)展的各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化，最大限度地發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)作用。獨(dú)立學(xué)院要結(jié)合自身辦學(xué)實(shí)際，在檔案目標(biāo)管理工作中始終把制度建設(shè)貫穿于檔案管理工作全過(guò)程，制訂或修訂檔案收集歸檔、借閱利用、安全保密、檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀、庫(kù)房管理、檔案人員考核等各項(xiàng)規(guī)章制度，細(xì)化檔案管理人員工作職責(zé)、統(tǒng)一檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)和要求等，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，做到有章可循、有據(jù)可依、嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案科學(xué)管理、規(guī)范管護(hù)、有效使用。

二、檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理的重要手段之一，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提和基礎(chǔ)。當(dāng)前西部獨(dú)立學(xué)院形成的各類檔案主要是由各院系辦公室或秘書兼職收集分類歸檔管理，這些檔案管理工作人員在分類整理歸檔案中，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，通常是按照工作要求或個(gè)人習(xí)慣來(lái)歸整各類檔案，如電子檔案缺乏統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)，沒(méi)有按照邏輯實(shí)時(shí)歸檔，只是按年度直接保存在計(jì)算機(jī)硬盤或光盤中。紙質(zhì)檔案歸檔，裝盒也沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)，其檔案材料的版本、紙張大小、文字格式、裝訂式樣等各類檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)都不一樣。

西部獨(dú)立學(xué)院將檔案工作中技術(shù)方法和檔案設(shè)備等實(shí)行統(tǒng)一的原則和規(guī)范，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有著非常重要的意義。高校檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)按照性質(zhì)可分為技術(shù)、業(yè)務(wù)、組織和管理等標(biāo)準(zhǔn)，其具體內(nèi)容包括了檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)化，檔案代號(hào)代碼標(biāo)準(zhǔn)化，檔案工作專業(yè)名詞術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)化，檔案收集、接收、整理、編目、鑒定統(tǒng)計(jì)和提供利用標(biāo)準(zhǔn)化，檔案標(biāo)引語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)化，檔案工作設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化，檔案編纂及出版格式的標(biāo)準(zhǔn)化，檔案制成材料的標(biāo)準(zhǔn)化，檔案裝具和庫(kù)房建筑標(biāo)準(zhǔn)化等?？梢哉f(shuō)，在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過(guò)程中，我國(guó)已有了非常成熟的要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)都是以檔案學(xué)的理論，檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，最終形成大家共同遵守的工作標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)具有先進(jìn)性、合理性、科學(xué)性等特點(diǎn)。當(dāng)然，在西部獨(dú)立學(xué)院檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)中，既要有客觀要求，又必須保證質(zhì)量，使其真正發(fā)揮科學(xué)管理、推動(dòng)檔案發(fā)展的作用。

三、檔案信息規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是指對(duì)獨(dú)立學(xué)院檔案的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制訂標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范就如在信息化的高速公路上要時(shí)刻遵守的“交通規(guī)則”，這些規(guī)則對(duì)于保障檔案信息內(nèi)容和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全暢通，具有非常重要的意義和作用。

目前，獨(dú)立學(xué)院在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中，主要存在以下問(wèn)題：一是在校園信息化建設(shè)中，主要以推進(jìn)教學(xué)信息化建設(shè)為重點(diǎn)，而往往忽視檔案信息化建設(shè)，或?qū)n案工作信息化建設(shè)邊緣化或簡(jiǎn)單化，沒(méi)有將檔案工作納入校園信息化建設(shè)的整體規(guī)劃中去統(tǒng)籌。二是校園檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)層次標(biāo)準(zhǔn)不一，各種標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、共享性較差，不能完全適應(yīng)檔案信息化建設(shè)共享的社會(huì)需求。三是從信息化建設(shè)的科學(xué)性要求和解決目前信息化建設(shè)中存在的各自為政、相互封閉、重復(fù)建設(shè)的問(wèn)題出發(fā)，在檔案信息化建設(shè)中缺乏總體規(guī)劃，制訂統(tǒng)一的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。

西部獨(dú)立學(xué)院要積極推進(jìn)檔案管理信息規(guī)范化建設(shè)，逐步將學(xué)校教學(xué)、科研、管理和生活服務(wù)中有關(guān)的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化，建立檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)地推進(jìn)檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)，把檔案中蘊(yùn)藏的豐富資源開發(fā)出來(lái)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為完善學(xué)校信息化和數(shù)據(jù)化建設(shè)提供服務(wù)。特別是加強(qiáng)檔案信息化體系建設(shè)，檔案信息資源體系建設(shè)涉及數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和應(yīng)用體系開發(fā)等方面。

四、檔案服務(wù)規(guī)范化建設(shè)

檔案信息服務(wù)是指檔案館通過(guò)檔案信息的收集、整理、歸檔、利用等一系列活動(dòng)，為用戶提供所需的檔案信息資源，以滿足用戶的檔案信息需求，為用戶解決各種社會(huì)問(wèn)題提供方便。所謂大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息服務(wù)，是指充分利用云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，從各種類型的檔案信息中，快速獲得有價(jià)值的信息，實(shí)現(xiàn)迅速、優(yōu)化、系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理模式。

獨(dú)立學(xué)院要立足學(xué)校發(fā)展實(shí)際和特色，做好檔案服務(wù)規(guī)范化建設(shè)。首先，要做好傳統(tǒng)檔案的服務(wù)功能，既重“收”和“存”，又重“查”和“用”。其功能主要體現(xiàn)在其可以為學(xué)校教學(xué)和科研工作提供參考依據(jù)，為組織和人事工作提供查證資料，為學(xué)籍管理和畢業(yè)生就業(yè)提供基礎(chǔ)信息，為校園基建和后續(xù)維保工作提供圖紙資料，為財(cái)務(wù)和資產(chǎn)管理工作提供原始憑證。其次，要做好大數(shù)據(jù)環(huán)境下的電子服務(wù)工作。大數(shù)據(jù)給檔案信息服務(wù)模式帶來(lái)了機(jī)遇與挑戰(zhàn)，未來(lái)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的核心競(jìng)爭(zhēng)力很大程度上取決于其信息服務(wù)的能力，這就要求檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息的時(shí)代，不僅包括繁多的數(shù)據(jù)，也包括各種數(shù)據(jù)平臺(tái)，如Web2.0、微博、微信等。數(shù)字檔案云服務(wù)內(nèi)容主要包括：數(shù)字檔案信息資源、檔案云服務(wù)基礎(chǔ)、檔案云服務(wù)控制、檔案云服務(wù)應(yīng)用、用戶終端設(shè)備等多個(gè)方面。

檔案信息服務(wù)互動(dòng)系統(tǒng)是一個(gè)全方位的檔案信息交流平臺(tái)，該平臺(tái)由檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)自發(fā)研制并采用Web2.0技術(shù)，滿足利用者的多樣化需求。是一個(gè)功能強(qiáng)大的檔案服務(wù)互動(dòng)平臺(tái)，簡(jiǎn)化了檔案工作人員的操作流程，顯著提高了工作質(zhì)量和效率。大數(shù)據(jù)環(huán)境下的智能化、信息化平臺(tái)非常成熟，其形式多樣，功能齊全。

一是信息推送功能。通過(guò)檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，檔案工作者可以發(fā)布并且推薦一些檔案信息資料，無(wú)論是文字、圖片還是視頻，確保用戶能夠看到自己感興趣的檔案資料，以提高檔案信息的公開度和利用率。這些檔案資料不僅要包括學(xué)院檔案、個(gè)人檔案等，還要包括本館特色的檔案信息。同時(shí)，檔案工作者可以利用微信公眾號(hào)等信息平臺(tái)發(fā)布一些最新的館藏信息，如檔案館開放信息、講座信息、展覽信息等?？偠灾?，檔案推送這一版塊主要是全面展示檔案館信息與最新信息的。二是檔案查詢功能。檔案查詢主要是對(duì)用戶提供查檔服務(wù)，根據(jù)主題、關(guān)鍵詞、責(zé)任者等為用戶提供相關(guān)的檔案信息。服務(wù)范圍包括檔案館藏資源目錄體系、檔案使用方法，并在幫助用戶的過(guò)程中不斷總結(jié)用戶需求，有組織、有計(jì)劃地組織好檔案信息資源、檔案資料等。同時(shí)，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)要逐步改善技術(shù)水平，創(chuàng)建檔案服務(wù)系統(tǒng)，提高檔案信息服務(wù)的查全率與查準(zhǔn)率。檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)要逐漸完善和豐富檔案內(nèi)容，無(wú)論是文字、圖片還是視頻，一應(yīng)俱全，為用戶提供豐富的檔案資料以供參考和查詢。三是檔案咨詢功能。檔案咨詢是檔案管理機(jī)構(gòu)與用戶相連接的紐帶。信息平臺(tái)作為新興的信息交流媒體，具有優(yōu)秀的社交網(wǎng)絡(luò)服務(wù)屬性，人與人之間可以進(jìn)行實(shí)時(shí)交流、互動(dòng)和資源共享。用戶通過(guò)信息平臺(tái)能夠直接和檔案服務(wù)人員進(jìn)行交流，一對(duì)一的方式使雙方的交流更為順暢，也能逐步建立起檔案服務(wù)人員與用戶之間的情感橋梁。通過(guò)檔案咨詢，檔案服務(wù)人員會(huì)認(rèn)識(shí)到工作中有哪些不足，從而提高服務(wù)效率。用戶可以通過(guò)在線咨詢得到檔案服務(wù)人員的答復(fù)，對(duì)檔案工作的理解將會(huì)更加深刻。