新時(shí)代海南檔案建設(shè)工作研究

文/海南大學(xué)檔案館 黃偉 何繽暉；海南大學(xué)熱帶作物學(xué)院 王思琦 陳銀華；海南大學(xué)林學(xué)院 吳金山 張逸杰

自古人類就有通過文字、圖像等方式記錄生活的習(xí)慣，其中有保存價(jià)值的原始記錄稱之為檔案。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案的價(jià)值逐漸體現(xiàn)，檔案法律隨之出現(xiàn)且不斷完善。我國的《檔案法》始于1987年，于2020年完成最新修訂。2021年是施行新法的第一年，也是我國印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的一年，是檔案工作建設(shè)的重要時(shí)期。對(duì)海南而言，這一年還是迎接自由貿(mào)易港建設(shè)新政策的重要時(shí)期?？梢哉f，在新時(shí)期新政策的推動(dòng)下，海南檔案工作建設(shè)勢在必行。

一、檔案工作的作用和意義

（一）檔案是黨和國家物化了的歷史和精神財(cái)富。通過檔案可得知?dú)v史發(fā)展的走向和規(guī)律，明悟中華民族創(chuàng)造的輝煌成果。認(rèn)真對(duì)待檔案工作既是對(duì)過去負(fù)責(zé)，也是為未來著想。可以說，檔案是中華民族優(yōu)秀文化的傳承載體，是黨和國家發(fā)展的基石。因此，檔案工作是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，能為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供助力，是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可缺少的部分。如今中國共產(chǎn)黨成立101周年，過去的歷史檔案是絕佳的黨史宣傳來源，是配合媒體響應(yīng)習(xí)近平總書記講話、延續(xù)光榮傳統(tǒng)和傳承紅色血脈的寶貴素材。

（二）檔案工作服務(wù)民生，便民利民。檔案存在于人民日常生活中，包含各個(gè)年齡段、各個(gè)行業(yè)。大到國家、集體，小到家庭、個(gè)人，或多或少都與檔案建立了聯(lián)系。開發(fā)利用檔案資源為民生需求服務(wù)，能夠簡化政府工作，減少服務(wù)耗時(shí)，是切切實(shí)實(shí)的便民利民之策，有利于人民群眾幸福感的提升和國家的安定團(tuán)結(jié)、穩(wěn)步發(fā)展。檔案工作作為社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)重要事業(yè)，將在民生服務(wù)方面為社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展提供強(qiáng)大助力。

（三）檔案工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息時(shí)代、大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，信息和數(shù)據(jù)的存在形式變得多種多樣，使用頻率也在不斷提高，已成為國家的重要資源之一。檔案是對(duì)國家已有材料資源的保護(hù)和保存，做好檔案工作，是挖掘過去檔案資源潛力的前提，也是利用、開發(fā)現(xiàn)有檔案資源的基礎(chǔ)，更是發(fā)展未來檔案資源的重要保證。因此，檔案工作是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的結(jié)果，是提高國家實(shí)力、實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步發(fā)展的必要工作。

二、我國檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀

我國歷史悠久，文化底蘊(yùn)深厚，檔案記錄的內(nèi)容五花八門，類別繁多，再加上我國龐大的人口數(shù)量，檔案總數(shù)量呈幾何式增長，因此我國的檔案資源十分豐富。目前，多個(gè)省份采取了一系列措施來規(guī)范和促進(jìn)當(dāng)?shù)卣畽C(jī)關(guān)檔案工作的開展，取得了一定成果，但總體情況并不樂觀。在傳統(tǒng)檔案工作中，檔案管理人員常常盲目追求效率，但卻忽視了對(duì)于檔案的精細(xì)化管理，僅僅停留在對(duì)已有檔案進(jìn)行裝訂、編號(hào)和收藏，從而導(dǎo)致在對(duì)檔案進(jìn)行搬運(yùn)轉(zhuǎn)移時(shí)，常常會(huì)發(fā)生檔案丟失、毀損。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展的當(dāng)下，過往“簡單粗暴”的檔案管理方式所帶來的缺陷已影響時(shí)代的進(jìn)步，當(dāng)需要對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理時(shí)，也常出現(xiàn)檔案找尋困難等情況。

在此背景下，檔案數(shù)字化是我國檔案事業(yè)發(fā)展的一大趨勢，通過人工錄入、機(jī)器掃描等一系列方式，將傳統(tǒng)的、難以保存的紙質(zhì)文件整理為文本、圖片形式并加以保存，能夠有效地避免上述問題的發(fā)生。此外，檔案的數(shù)字化管理還能夠節(jié)約檔案的占地空間、節(jié)省人力，同時(shí)提升信息處理效率。但相比其他領(lǐng)域，目前我國檔案數(shù)字化程度仍有許多不足之處，如檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一、檔案數(shù)字化覆蓋程度不足等一系列問題。此外，我國還存在著專業(yè)檔案人員缺乏、管理制度不完善、檔案設(shè)備不足、檔案利用率低等問題。其主要原因在于檔案工作者未能深刻認(rèn)識(shí)到檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和重要性。

三、海南檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀

經(jīng)過多年努力，海南省的檔案工作如今已取得一定成就，如海南省檔案信息網(wǎng)（瓊蘭閣）的建成，在很大程度上方便了相關(guān)企事業(yè)單位和個(gè)人了解海南省檔案工作的動(dòng)態(tài)，但和時(shí)代發(fā)展要求相比仍有一定距離。資料顯示，海南省也存在其他省份檔案工作中所表現(xiàn)出的問題，如檔案工作者專業(yè)性差、管理制度落后、檔案設(shè)施不足、檔案利用率低等等。多年來，海南省檔案工作受其性質(zhì)影響，檔案部門普遍存在著因循守舊、墨守成規(guī)的現(xiàn)象。在檔案管理工作中，海南檔案管理工作隊(duì)伍中出現(xiàn)思想陳舊、固化，管理松散、程序不規(guī)范等諸多問題。此外，檔案工作隊(duì)伍的創(chuàng)新意識(shí)、爭先意識(shí)不夠強(qiáng)，推動(dòng)工作上水平、上檔次的信心不足，嚴(yán)重制約檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。

同時(shí)，由于受到傳統(tǒng)體制的束縛，海南檔案管理和檔案研究現(xiàn)實(shí)存在全而小、投資分散、功能不全等一系列問題。這種面向窄、規(guī)模小、效益低的傳統(tǒng)資源配置的管理方式，已經(jīng)落后于社會(huì)化生產(chǎn)方式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)要求，必須緊跟時(shí)代適時(shí)改變。基于此，本文結(jié)合海南省檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀與現(xiàn)代檔案管理工作所提出的要求，對(duì)海南省檔案建設(shè)工作中存在的問題進(jìn)行總結(jié)歸納，并提出針對(duì)性建議。

四、海南檔案工作存在的問題

（一）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高。檔案管理人員作為檔案直接接觸者，其專業(yè)素養(yǎng)高低直接影響檔案工作的質(zhì)量好壞。相關(guān)資料顯示，海南及其他省份檔案工作隊(duì)伍中專業(yè)人員嚴(yán)重稀缺，存在非專業(yè)人員從事相關(guān)工作甚至兼職管理的現(xiàn)象。這些人沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，只是因?yàn)闄n案人員空缺而被調(diào)派到這一職位，在專業(yè)程度上自然大打折扣?，F(xiàn)如今隨著時(shí)代的發(fā)展，為了獲得更大效益，不管是政府部門還是企業(yè)單位對(duì)于檔案工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)都在提高，但檔案工作隊(duì)伍的質(zhì)量卻沒有得到相應(yīng)提升，這無疑不符合時(shí)代發(fā)展要求。除此之外，部分檔案工作者對(duì)于檔案工作的認(rèn)識(shí)十分淡薄，沒有深刻理解檔案工作的嚴(yán)肅性、嚴(yán)謹(jǐn)性，僅僅把其當(dāng)作可有可無的工作，在處理、保存和管理檔案時(shí)隨意散漫。長久以往，自然會(huì)埋下許多隱患，對(duì)后續(xù)檔案的利用與開發(fā)產(chǎn)生影響。

（二）檔案管理制度落后。檔案管理制度作為規(guī)范和評(píng)定檔案工作的準(zhǔn)則，在判斷檔案工作質(zhì)量高低方面起著重要的作用。目前，海南許多企事業(yè)單位存在檔案管理制度落后的問題，究其原因，在于領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于檔案的不重視以及相關(guān)投入不足。沒有完善的檔案管理制度，檔案管理人員就沒有行事的規(guī)則，做事的標(biāo)準(zhǔn)不一，檔案管理的規(guī)范性就得不到保障。沒有完善的檔案監(jiān)督體系，就無法對(duì)執(zhí)行人員和檔案進(jìn)行追蹤。不能及時(shí)收集和反饋信息，就無法保證檔案工作的效益。

（三）檔案管理設(shè)備不足。工欲善其事，必先利其器，要想做好檔案工作，必須有優(yōu)質(zhì)的設(shè)備。檔案庫房既需要做好安保工作，也要對(duì)檔案有很好的保護(hù)功能，如防火、防潮、防塵等等，這是最基本的要求?，F(xiàn)階段的檔案材料大部分以紙質(zhì)材料和電子材料為主，受溫度和濕度影響大。海南省由于地處熱帶北緣，全年溫度較高，又四面環(huán)海，雨水天氣居多，氣候非常潮濕。相比其他省份，檔案的保存難度更大。然而，由于上級(jí)的不重視和資金原因，存在庫房及基礎(chǔ)設(shè)施不合格的情況。另外，隨著時(shí)代的發(fā)展，數(shù)字檔案使用頻率不斷提高，但相關(guān)檔案工作部門卻未能配置優(yōu)質(zhì)的檔案掃描儀或其他先進(jìn)的信息化設(shè)備，造成數(shù)字檔案庫無法完善建立，嚴(yán)重阻礙了電子檔案的建設(shè)和發(fā)展。

（四）檔案利用率低，開發(fā)性差。檔案保存的目的就是為了使用。海南省個(gè)別企事業(yè)單位由于檔案工作欠扎實(shí)，面對(duì)數(shù)量多、種類雜的各種檔案，難以進(jìn)行準(zhǔn)確的分類保存，不利于檔案后續(xù)利用。同樣，海南省部分單位存在檔案開放程度低、借閱程序繁瑣、查詢效率低下等問題，降低了群眾使用檔案的積極性，非必要情況下，民眾不愿意使用檔案資源。檔案利用率低，檔案應(yīng)有的作用和價(jià)值就無法實(shí)現(xiàn)，對(duì)檔案的開發(fā)利用也難以進(jìn)行。

五、發(fā)展對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案專業(yè)人員培養(yǎng)工作。術(shù)業(yè)有專攻，檔案工作對(duì)于專業(yè)性有著較高要求，因此加強(qiáng)檔案專業(yè)隊(duì)伍培養(yǎng)工作是基本之策，更是長遠(yuǎn)之策?，F(xiàn)今，海南省缺少開設(shè)檔案學(xué)專業(yè)的院校，因而無法在海南本土針對(duì)性培養(yǎng)檔案學(xué)專業(yè)大學(xué)生，只能從其他省份獲取專業(yè)匹配的檔案工作者，在檔案人才方面獲取力較差。青少年是國家發(fā)展的儲(chǔ)備力量，海南省應(yīng)依據(jù)當(dāng)?shù)厍闆r在學(xué)校中開設(shè)相關(guān)教育課程，或是通過講座的形式來提升學(xué)生的檔案意識(shí)，讓可能從事相關(guān)工作的下一代檔案工作者深刻意識(shí)到檔案的重要性，對(duì)待檔案工作有責(zé)任感，學(xué)會(huì)利用檔案作為武器去反對(duì)一些虛假、惡意的言論，自覺維護(hù)我國的意識(shí)形態(tài)安全。海南政府機(jī)關(guān)和企業(yè)單位同樣要采取措施來加強(qiáng)自身檔案隊(duì)伍，如嚴(yán)格篩選檔案任職人員；通過培訓(xùn)、加強(qiáng)實(shí)踐等方式提高其對(duì)專業(yè)技能的掌握；鼓勵(lì)員工通過自學(xué)提升專業(yè)素養(yǎng)；與其他單位建立交流渠道，學(xué)習(xí)他人的優(yōu)點(diǎn)等等。根據(jù)需要，還可結(jié)合檔案人員能力評(píng)估表對(duì)檔案部門隊(duì)伍的整體情況進(jìn)行評(píng)估，通過實(shí)際結(jié)果做出相應(yīng)調(diào)整。

（二）完善檔案管理制度。一項(xiàng)合理的檔案管理制度決定了檔案工作的質(zhì)量。海南省內(nèi)各個(gè)單位、企業(yè)檔案部門的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)參考相關(guān)法律、書籍，在檔案管理制度中對(duì)檔案的收集、管理、保存、使用等一系列流程作出明確規(guī)定，為檔案工作提供指導(dǎo)，確保檔案工作者做事有依據(jù)、行事有規(guī)范。監(jiān)督工作是管理制度的一大重點(diǎn)，通過監(jiān)督可以對(duì)檔案工作人員進(jìn)行警示，端正其態(tài)度，提高整體檔案工作水平。同樣，只有對(duì)工作結(jié)果進(jìn)行收集和反饋，才能不斷健全管理制度。此外，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作電子化、智能化、數(shù)字化的大趨勢，海南省可以加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)，嘗試建立全省統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，在全國率先實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，并且構(gòu)建省級(jí)數(shù)字檔案信息管理中心，加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、便利化，亦能夠有效保證涉及機(jī)密、隱私檔案的安全。

（三）保證檔案工作資金投入。要做好檔案保存和建設(shè)工作，資金投入必不可少。海南省企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際任務(wù)的難易程度，投入相應(yīng)資金并合理分配，以做好相應(yīng)保障，同時(shí)可以考慮發(fā)揮中國特色社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)制度的特點(diǎn)，通過與具備先進(jìn)檔案管理技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)或資源的企業(yè)、個(gè)人進(jìn)行學(xué)習(xí)與共建，發(fā)動(dòng)社會(huì)資金參與省內(nèi)檔案建設(shè)管理工作，進(jìn)而緩解資金緊張、投資困難的問題。

（四）提高檔案利用率，實(shí)行檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)。新時(shí)代，國家要走向開放，檔案也要走向開放。不能僅僅保存好檔案，還要利用好檔案，轉(zhuǎn)藏為用，才能真正體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值，才能真正把檔案效益發(fā)揮到實(shí)處。除了走向開放之外，我們還要走向現(xiàn)代化。數(shù)字化時(shí)代要求檔案必須升級(jí)轉(zhuǎn)型，向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。我們應(yīng)將提高檔案利用率與檔案數(shù)字化進(jìn)程相聯(lián)系，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)把檔案工作簡單化、條理化，提升其使用效率，同時(shí)帶動(dòng)檔案利用率的提高，為以后開發(fā)出更多檔案利用方式打下良好的基礎(chǔ)?？萍疾樾聶n案就是檔案與計(jì)算機(jī)結(jié)合的成功案例。其通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案資源進(jìn)行檢索，能對(duì)項(xiàng)目新穎性作出科學(xué)評(píng)定，現(xiàn)已得到實(shí)際應(yīng)用。除此之外，科技查新檔案還能用于文獻(xiàn)檢索教學(xué)、科研評(píng)價(jià)與預(yù)測和學(xué)科服務(wù)等工作，海南大學(xué)曾開展過查新檔案應(yīng)用于學(xué)科服務(wù)的相關(guān)實(shí)踐工作，在教師和學(xué)生中產(chǎn)生了較好反響，有繼續(xù)發(fā)展的價(jià)值和潛力，可在海南省進(jìn)行進(jìn)一步推廣。

（五）海南省應(yīng)依托新政策，加強(qiáng)檔案研究，順勢發(fā)展。上述檔案工作存在的問題在全國各地皆存在，可采取的措施可以說是大同小異。值得注意的是，相比于其他省份，海南省檔案研究工作較為缺乏，沒有研究就沒有發(fā)言權(quán)，就無法作出針對(duì)性判斷。此時(shí)正是海南自由貿(mào)易港新政策實(shí)施的關(guān)鍵時(shí)期，海南應(yīng)把握住機(jī)遇，依托新政策的相關(guān)措施，加強(qiáng)對(duì)應(yīng)檔案的研究工作，如通過新政引入相關(guān)人才或是鼓勵(lì)相關(guān)人才來海南參與檔案研究工作等等。此外，海南省應(yīng)在自由貿(mào)易港帶來的開放環(huán)境與大數(shù)據(jù)平臺(tái)下，順勢提升檔案開放程度，增加檔案利用效率，在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)建立的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案向數(shù)字化升級(jí)轉(zhuǎn)型。

六、結(jié)語

總而言之，海南省檔案工作要想取得較大進(jìn)步，首先要解決檔案隊(duì)伍、檔案制度、檔案設(shè)備、檔案開放及利用中存在的眾多基礎(chǔ)問題。其次要加強(qiáng)相關(guān)研究工作。海南省需要把握機(jī)遇，借力于海南自貿(mào)港的新政策，利用好海南自貿(mào)港吸引來的人才、企業(yè)及其搭建的網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)平臺(tái)等資源推進(jìn)檔案工作相關(guān)建設(shè)。通過檔案工作在自貿(mào)港中的實(shí)踐，得到更多經(jīng)驗(yàn)和反饋，及時(shí)在檔案建設(shè)規(guī)劃中作出相應(yīng)調(diào)整，最終真正建立起一支符合時(shí)代要求，適應(yīng)海南自由貿(mào)易港新政策的檔案工作隊(duì)伍。