電網(wǎng)建設工程中項目檔案的精細化管理措施探究

文/廣東威恒輸變電工程有限公司 張景茹

項目檔案管理工作是電網(wǎng)工程建設中的重點之一，自電網(wǎng)工程立項始，對整個項目的設計、采購、施工、調整、運作等環(huán)節(jié)開展詳細管理與記錄。其難度通常與電網(wǎng)建設規(guī)模呈正向相關，規(guī)模越大，項目檔案管理難度則越高。電網(wǎng)建設的項目檔案管理工作是工程內(nèi)容盤查、竣工審核、費用結算等多項活動的重點參考資料，也是工程正常運轉后各部門進行生產(chǎn)運輸、技術升級、故障維修、科技研發(fā)等項目的參考依據(jù)。研究發(fā)現(xiàn)，目前我國電網(wǎng)建設工程的項目檔案管理工作尚處于初級發(fā)展階段，存在較多亟待解決的問題，比如檔案管理人員專業(yè)思維較差、檔案管理意識較低、體系建立不規(guī)范、實際工作落實不到位等，需要對此類問題提出對應方案有效解決，提升電網(wǎng)建設工程項目檔案管理的工作效率與質量。

筆者所在廣東威恒輸變電工程有限公司（以下簡稱“威恒輸變電”）在電網(wǎng)建設項目檔案管理中，實行“建設一流工程、打造精品檔案”的工作理念，創(chuàng)新工作思路及運轉方式，合理有效做好檔案管理規(guī)劃并加以實施，積極參與管理過程和質量把控，嚴格監(jiān)督檔案的收集管理、歸檔分類、自查驗收以及竣工檢查等工作環(huán)節(jié)，提高了項目檔案管理的工作效率，提升了工作精準性，保證了工作質量，為電網(wǎng)工程的建設與安全提供了較為顯著的幫助與支持。

一、電網(wǎng)建設工程項目檔案實踐工作中的問題

近年來，為順應城市化建設進程和區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展的需求，我司集電網(wǎng)建設資源優(yōu)勢，高效、優(yōu)質地持續(xù)推進主網(wǎng)、配網(wǎng)、遷改用戶等工程建設，產(chǎn)生了大量的工程檔案。檔案內(nèi)容涉及范圍廣且雜，產(chǎn)生了一系列管理難點，如參建單位多、投資金額較大、技術改革較多、建設周期較長等，而在實際的工程檔案管理中，亦存在檔案載體較多、案卷文件多、涉及專業(yè)面較廣等特點。同時，由于檔案利用要求較高、審核批準流程繁雜等原因，致使工程檔案管理出現(xiàn)檔案利用不便、使用流程復雜等問題。

（一）“重項目、輕檔案”的工作思維致資料處理工作滯后。電網(wǎng)建設項目通常時間跨度長，任務較重，在實際建設過程中，會更加側重于對建設的進度、施工質量、建設安全性的關注，從而忽略了項目檔案管理。加上部分工作人員缺少檔案管理認知，致使項目檔案資料的收集與交接較為松散，無法有效迅速執(zhí)行相關檔案處理工作，致使檔案收集工作嚴重滯后，存在拖延現(xiàn)象與差錯問題。例如筆者工作中發(fā)現(xiàn)，部分文件本應責任人手寫簽字，但有些負責人卻用“有事脫不開身”“操作流程都熟悉了”等等理由而使用簽名章或委托代簽，可以說這是極其不負責任的。檔案收集緩慢的情況屢見不鮮，《檔案業(yè)務指導書》中有明確規(guī)定，即“基建部門在投產(chǎn)后3月內(nèi)，應監(jiān)督各參建單位完成歸檔審查整改，編制《檔案移交清冊》《電網(wǎng)建設項目檔案移交表》，與經(jīng)審查合格的項目文件一同移交至檔案部門。”工作發(fā)現(xiàn)，部分單位未嚴格按照指導書規(guī)定進行檔案收集，僅完成電子檔案系統(tǒng)的錄入，實體檔案收集存在嚴重滯后，并存在問題整改緩慢的情況，在發(fā)現(xiàn)實體檔案收集緩慢后，無法迅速作出相應對策，致使實體檔案的收集工作難以開展。此外，由于部門電網(wǎng)建設工程中，檔案專職人員安排較少，導致其他崗位工作人員也投身于檔案整理活動，檔案歸檔的效率不高。對此，可合理調整現(xiàn)有人員配置，適度采用兼職方式，提高檔案整理人員的配比，提升檔案收集與整理效率，盡量保證實體檔案與電子檔案有效收集。

（二）項目檔案管理體系不健全，檔案處理質量不高。由于建設單位普遍存在重建設、輕檔案的情況，致使其通常忽略了對檔案資料的收集、積累、整理、歸檔制度一體化的建立，部分建立對應制度的單位亦可能存在制度過于落后、針對性較低、應用標準過期等情況。而由于項目檔案管理體系的漏洞，可能導致在電網(wǎng)建設過程中出現(xiàn)檔案管理松散與檔案質量低下的情況。主要體現(xiàn)為：工程建設過程中各個階段相應的文件材料格式不統(tǒng)一、不規(guī)范、材料產(chǎn)生時間不明確、歸檔類型分類混亂、負責人分配合理性較低等，并由此引發(fā)檔案收集不完整、歸檔工作安排不清晰、檔案移交不及時等情況，從而對建設單位的檔案管理工作效率、質量都產(chǎn)生較大影響，增加了檔案收集與歸類的難度。另外，項目檔案管理工作在運作中還存在工作分配不合理的情況。筆者發(fā)現(xiàn)，有的單位針對個別創(chuàng)優(yōu)工程項目，可能較為重視檔案方面工作，使其具有較完善的檔案文件資料等。但部分小工程，因建設負責人的不重視，致使其項目檔案的收集、歸檔工作開展較差或不開展，導致相關的項目管理文件、合同、招投標文件均未能得到有效管理，影響了項目運轉的安全性。

（三）管理制度執(zhí)行及責任落實不到位。建設單位職能部門在制訂了對應的項目檔案管理制度后，未能有效踐行制度，合理安排檔案管理工作，導致項目檔案管理僅停留于文字表達，并未有效落實。主要體現(xiàn)在：工程進入款項審核時單位拖延工作時間，不按照合同進行檔案審批，加上檔案管理人員各司其職，將檔案管理程序的其他步驟置身事外，不予指導和建議，影響收集工作的效率與質量，并進一步阻滯了后續(xù)工作的開展，導致引發(fā)“蝴蝶效應”；建設單位通常下轄多個部門，在實際工作中，各部門可能溝通交流較少，無法合理有效地對整體項目建設進度進行管控協(xié)同，并且對應的文件審查與項目文件收集管理均處于各自負責的情況下，導致文件收集管理效果較差，在急需使用時，無法快速查找對應文件，影響整體工作效率，甚至可能出現(xiàn)文件前后矛盾、邏輯混亂等問題。筆者曾見過一起案例，工程項目竣工之后對應的工程檔案文件，直接由參建單位向各檔案室移交，并未安排專人進行檔案收集與分類，致使檔案存在漏交、錯交的情況，相關資料收集管理不合格，嚴重影響了后續(xù)工作的開展。

（四）檔案安全存在漏洞，信息化技術應用有待健全。參建單位的工程技術、檔案管理人員流動性較大。在實際檔案工作中，若發(fā)生過多人員變動，或引發(fā)項目工程檔案管理安全隱患問題，如文件資料易損毀丟失、故意篡改、保存不當導致字跡褪色等等，將對檔案的安全保密性造成嚴重威脅。筆者就單位資料了解到，某一項目的檔案管理檢查中，發(fā)現(xiàn)建設單位未能嚴格按照規(guī)定進行檔案保管，致使項目檔案沒有足夠數(shù)量的備份，保留的一份檔案在不同的運轉單位中流轉，致使項目檔案的利用難度較大，且存在檔案內(nèi)容不一，安全系數(shù)基本為零。傳統(tǒng)的檔案管理主要是對紙質檔案進行掃描并備份管理，而隨著相關技術的不斷發(fā)展，電網(wǎng)電子商務合同、物資采購、財務審計等均具有信息化處理的可能性，都會導致電子信息文件數(shù)量突增，其電子文件的匯集與歸檔管理成為項目檔案管理的工作重點。但當前檔案管理制度發(fā)展偏緩，與電子文件發(fā)展有一定差距，工作難度提升，很難高效。

二、以精細化管理理念開展檔案管理的策略

（一）檔案精細化管理內(nèi)涵。精細化管理是現(xiàn)代管理學中的一種理念，是社會分工精細化以及工作質量精細化大背景下對于現(xiàn)代化管理工作所提出的必然要求。通常精細化管理建立在常規(guī)管理基礎之上，并最大限度減少管理在運作時所占據(jù)的資源與成本。在檔案工作中，有別于傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)章制度，精細化管理制度要求將管理目標與業(yè)務標準進行有機結合，將檔案管理標準由粗放化管理改革為全流程各環(huán)節(jié)細致把控的管理模式，同時加上信息化的平臺傳送，將檔案管理的要求與相關制度傳達給系統(tǒng)使用者，并簡化檔案收集、歸檔的流程，提升檔案管理工作的效率。

（二）管理策略。1.轉變觀念，穩(wěn)定根基。思想觀念的轉變、檔案意識的提高是做好項目檔案工作的前提?？珊侠砝妹磕甑摹皣H檔案日”或挑選特定時間來開展檔案工作相關培訓活動，定期對工作人員進行管理類科普以及實踐活動來提升其檔案管理認知及法治意識，最終將其運用到工作中，做到高質高效。例如項目建設初始階段，即應設立專門的檔案管理人員，并制訂好合理的檔案管理兼職工作制度，使建設單位的技術人員、職能部門相關人員能參與檔案管理工作，從而增加管理工作人員配備。同時，為兼職的工作人員進行專門的檔案管理培訓，利用發(fā)放手冊、舉辦知識講座等方式，增強培訓效果。南方電網(wǎng)調峰調頻公司制作的《項目檔案工作常見問題60問》，即可作為以上措施的典型代表，為工程檔案管理提供了參考方向。其主要制訂了30～60天的輪崗培訓時間，目的在于對新上崗檔案管理人員的職責進行提升，以保證檔案管理質量。同時，其在培訓過程中針對工程監(jiān)理單位的人員亦開展一系列培訓工作，提升員工對檔案管理知識的了解，使其提高工作質量，進行有效監(jiān)管。此外，單位在績效考核過程中可將檔案管理工作納入其中，明確各部門的主要職責，提高項目檔案管理的針對性，并提升對不同環(huán)節(jié)中項目檔案管理問題追查可靠性。同時，通過將項目檔案管理的工作分配至各部門的日常工作考核中，提高工作人員對檔案管理的關注及重視，提升部門對檔案管理的積極性與嚴謹性。2.健全管理體系，加強檔案工作管理。由于上級單位項目的檔案管理結構制度有可能隨著工程建設改變而提出新的要求，因此，應要求單位的檔案管理人員專門負責與當?shù)貦n案部門進行溝通交流，了解相關制度的變化情況，并針對本單位的具體情況，作出適應制度與要求的變化和調整，以保證單位項目檔案管理工作可合理有效地開展。此外，檔案管理人員應當積極做好溝通橋梁的作用，將上級單位的指示及時傳達至單位各部門，解決規(guī)范體系落實不到位、檔案管理工作重視不足等問題。具體可由檔案部門與各部門進行溝通，參與至實際建設工作中，在各建設節(jié)點進行項目文件的收集與整理，并提出相應的文件管理整改方案與建議，及時糾正可能存在的問題，提升管理效率；對于具體管理部門，應落實監(jiān)管職能，實行管理責任制，安排專人對各部門的檔案管理情況進行監(jiān)管，明確工作內(nèi)容，督促工作人員的工作落實情況，提高對各部門的監(jiān)管力度，提升整體的檔案管理效果。一系列的管理措施，使不少單位取得良好效果。比如：云南電網(wǎng)公司曾構建“大檔案”管理體系，將公司總部的專職檔案管理人員委派至各工程項目建設點進行現(xiàn)場指導，并組建專門的檔案管理小組，開展評優(yōu)工程監(jiān)督活動，從而提升檔案管理效果；貴州電網(wǎng)公司辦公室及基建部門，每季度末（具體時間不統(tǒng)一）到基層單位進行專項檔案管理檢查，了解檔案管理現(xiàn)狀與問題，制訂針對性的解決方案并切實施行，提高基層單位的檔案管理質量；廣州供電局每月舉行檔案管理工作例會并實施循環(huán)管理，達到檔案管理的安全與高效。3.全過程精細化管控，保障檔案質量。全程實施檔案管理的精細化管控，在項目正式開工后，針對檔案管理召開專門例會，把握工程建設的關鍵節(jié)點，不定時對檔案管理工作進行檢查，至少不低于2次，并在檢查后對現(xiàn)有的檔案管理情況進行評估，及時糾正工作問題與漏洞，優(yōu)化管理內(nèi)容、制度，提升工作效率。項目竣工前，應當由檔案管理人員積極參與竣工檔案的編制，并要求各部門重視且全力配合編制工作，以保證竣工檔案快速有效完成，提高檔案的質量與準確性。其次，應當加強對檔案內(nèi)容的管控，明確檔案內(nèi)容的具體格式、要求等，使各部門收集的檔案具有一致性，便于后續(xù)檔案歸檔工作的開展。例如保證檔案文件材料字跡清晰、圖標準確整潔，對應簽字蓋章齊全，書寫字跡應當符合保管要求，各類原材料的相關文件應當具有出廠證明、合格證、實驗報告、復測報告等，并按套整理。各項電子檔案的格式應有明確規(guī)定，電子版竣工圖應為PDF或GWF格式，電子文件整理有明確的相關信息，整理序號、保管期限、保密等級、整理日期等。4.重視檔案信息化建設，開展電子檔案管理。2022年3月開始，國家知識產(chǎn)權局不再提供專利紙質證書，而是全部轉為線上頒布。電子文件歸檔模式轉變必然會影響項目檔案的管理工作，而目前工程項目合同以及招投標檔案已逐漸完成單套制的轉化，為適應轉變，提升檔案管理效率，單位應積極調整策略。所以對于電子文件檔案管理應對癥下藥，專門制訂管理計劃并提高監(jiān)管力度，由專人對電子文件的收集、轉移、管理等流程進行精確負責，保障電子文件的有效留底保存，提高電子文件的安全性。同時，積極督促工程內(nèi)部各部門之間的合作與配合，高效進行電子文件的收集移交工作，將電子文件檔案管理全方位整合，形成安全高效的新局面。

三、結語

綜上，在電網(wǎng)建設工程項目中應做到有系統(tǒng)、有規(guī)范、有紀律地處理檔案管理工作。實踐而言，工作中各級工作人員必須更新理念，事前要充分準備，事中要積極監(jiān)控以提高規(guī)范性，事后要仔細歸整與核查，以保障檔案質量，從而全方位、精細化開展檔案相關工作，為工程建設及單位發(fā)展提供有利的參考依據(jù)。此外，還要緊跟前沿積極嘗試應用新設備與新技術，促進檔案管理水平不斷提升。