大數(shù)據(jù)檔案開發(fā)利用戰(zhàn)略實踐探究

文/肇慶市不動產(chǎn)登記中心 藍(lán)劍玲

在大數(shù)據(jù)的時代，數(shù)據(jù)被認(rèn)定為無形資產(chǎn)，當(dāng)前人們甚至將其定義為土地、勞動力、資本以外的第四生產(chǎn)要素，由此可見大數(shù)據(jù)對于單位而言，有非常重要的價值。檔案館建立大數(shù)據(jù)檔案開發(fā)利用戰(zhàn)略，并將其應(yīng)用于實踐中，能夠讓人們充分利用“數(shù)據(jù)”寶藏。依據(jù)大數(shù)據(jù)應(yīng)用創(chuàng)新檔案管理模式應(yīng)成為大數(shù)據(jù)時代檔案管理的重要發(fā)展理念。

一、大數(shù)據(jù)檔案館藏狀況和開發(fā)利用情況

受到傳統(tǒng)檔案管理的制約，當(dāng)前大數(shù)據(jù)檔案館的檔案管理沒有適應(yīng)時代發(fā)展需求，檔案的開發(fā)利用率較低。以下幾個方面得以呈現(xiàn)：1.“重藏輕用”的檔案管理理念。大數(shù)據(jù)時代開啟以前，人們曾經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化時代。人們意識到將紙質(zhì)化的檔案變成數(shù)字化檔案有著非常重要的意義，如果想全面共享檔案，需要將紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案。檔案館已經(jīng)基本完成這項工作。然而受到傳統(tǒng)管理制約，檔案館對于數(shù)字化檔案管理的理解依然停留在做好數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)上，導(dǎo)致檔案的利用率不高。2.檔案管理安全難以得到保證，在大數(shù)據(jù)時代，如何做好檔案的安全管理，是檔案館非常重視的事情。只有充分做好檔案的安全保護(hù)，檔案管理工作才能夠安全運(yùn)轉(zhuǎn)，檔案資料才能夠被充分運(yùn)用。3.檔案管理模式陳舊，當(dāng)前檔案館的管理模式還延用舊的管理模式，于是檔案管理還是以人工管理為主，對于檔案出入庫缺乏監(jiān)督手段，基礎(chǔ)設(shè)施（包含檔案信息、空調(diào)、加濕器等的運(yùn)作）無法實時查看，也沒有提供遠(yuǎn)程管理的功能，當(dāng)前數(shù)字化檔案與實體化檔案的結(jié)合度依然較低，沒有達(dá)到大數(shù)據(jù)的全面數(shù)據(jù)共享的目標(biāo)。4.為社會提供服務(wù)的手段比較單一，目前沒有訂制一套能夠滿足時代發(fā)展的服務(wù)系統(tǒng)，滿足不同群體的需求。

二、當(dāng)前大數(shù)據(jù)檔案開發(fā)利用的特點(diǎn)分析

2015年，國務(wù)院印發(fā)了《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》，對大數(shù)據(jù)進(jìn)行了定義，說明大數(shù)據(jù)容量大、類型多、存取速度快、應(yīng)用價值高，并指出開展大數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的方向。提出要建立大數(shù)據(jù)采集平臺，對格式不同、數(shù)量龐大、來源分散的大數(shù)據(jù)進(jìn)行智能化的、批量化的采集。應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘工作發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，從中發(fā)現(xiàn)新知識。結(jié)合推動行業(yè)發(fā)展為目標(biāo)，創(chuàng)新大數(shù)據(jù)信息的利用。由此看出，開展大數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)需要建立智能化的數(shù)據(jù)采集和共享平臺，讓大量結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并存；研發(fā)采集和利用大數(shù)據(jù)信息的工具，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，難以全面應(yīng)用人工的方式對檔案信息進(jìn)行管理，如何充分研發(fā)或利用大數(shù)據(jù)信息的工具，并能夠結(jié)合需求讓數(shù)據(jù)信息可視化，為提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)打好基礎(chǔ)是建設(shè)的關(guān)鍵；優(yōu)化服務(wù)意識，打造多元化的服務(wù)產(chǎn)品，讓不同類型的群體獲得需要的檔案數(shù)據(jù)信息，這是大數(shù)據(jù)時代開展檔案管理服務(wù)的理念。

三、大數(shù)據(jù)檔案開發(fā)利用的有利與不利因素

在開展大數(shù)據(jù)檔案管理時，需要看到有利因素與不利因素。

（一）有利因素是大數(shù)據(jù)檔案管理的軟件與硬件條件均已齊備。在數(shù)字化時代，為了將傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案管理，檔案館已經(jīng)開展了組織建設(shè)工作，即檔案館建立了以數(shù)據(jù)管理為核心的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。這個機(jī)構(gòu)已經(jīng)針對檔案館數(shù)字化檔案管理需求開展了全局性的數(shù)據(jù)梳理、收集工作，又從業(yè)務(wù)開展出發(fā)，優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程，并為開展業(yè)務(wù)利用了一些數(shù)字化的檔案管理工具，為數(shù)字化的檔案管理提供了技術(shù)支持。進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代以后，這些工作還將繼續(xù)進(jìn)行并逐漸完善。當(dāng)前檔案館已經(jīng)開始建立了數(shù)字化檔案管理云平臺，添置了一些智能化的設(shè)備，比如數(shù)字化的監(jiān)控設(shè)備、二維碼掃描設(shè)備等，檔案館正在開展以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的智能化平臺功能建設(shè)。

（二）不利因素是如何結(jié)合社會發(fā)展的需求和智慧化技術(shù)的發(fā)展。建立一個滿足人們需求的智慧化檔案館，這是檔案館的大數(shù)據(jù)檔案開發(fā)和利用的戰(zhàn)略方向。如何結(jié)合當(dāng)下檔案館現(xiàn)有的條件和設(shè)備，開展起步階段的建設(shè)，打好未來大數(shù)據(jù)檔案開發(fā)利用基礎(chǔ)？如果沒有明確這兩項工作，那么大數(shù)據(jù)檔案開發(fā)利用工作會缺乏方向性和可行性。

四、大數(shù)據(jù)檔案開發(fā)利用起步階段宜采用的做法

（一）戰(zhàn)略目標(biāo)。結(jié)合社會發(fā)展的需求和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的趨勢制訂戰(zhàn)略目標(biāo)，這一目標(biāo)是適合智慧化時代檔案館建設(shè)發(fā)展的需求而制訂的大數(shù)據(jù)檔案開發(fā)利用的目標(biāo)。1.建立AI質(zhì)檢系統(tǒng)。未來檔案館會采集大量的信息，這類信息包含文字、圖文、音頻、視頻信息。如果應(yīng)用人工采集和人工審核的方法開展檔案的審核和管理，那么會耗費(fèi)太多人力資源和時間，并且成效較低，未來人們會應(yīng)用AI質(zhì)檢機(jī)器人技術(shù)審核內(nèi)容。人們可以給出機(jī)器人關(guān)鍵詞，就能以智能化的方式批量審核數(shù)據(jù)資源。2.智慧檔案管理平臺建設(shè)。結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能、移動應(yīng)用等技術(shù)手段和設(shè)計理念來完成平臺設(shè)計，智慧檔案管理平臺將具備實時呈現(xiàn)、集中管理、能夠感知和處理多元化檔案信息的能力，整合檔案庫房的管理系統(tǒng)和環(huán)境管理系統(tǒng)、檔案安全系統(tǒng)，建立實體化和虛擬化管理一體化的智慧檔案管理平臺建設(shè)。智慧檔案館將建立檔案安全、環(huán)境管理、庫房安全、遠(yuǎn)程控制這四大核心管理體系，和虛擬3D庫房展示，檔案電子化加工系統(tǒng)這兩個數(shù)據(jù)資源輸入和共享兩大體系。3.可視化的管理效果呈現(xiàn)。應(yīng)用六大模塊完成智慧化的數(shù)據(jù)管理。文字系統(tǒng)處理：非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)處理模型；自然語言識別模型；文檔要素提取模型；圖元素識別模型；關(guān)系圖譜分析模型；情感識別模型；建模系統(tǒng)處理：機(jī)器學(xué)習(xí)在線建模引擎、文本挖掘建模引擎、圖像語義識別引擎、響應(yīng)預(yù)測建模引擎、時間序列建模引擎；外設(shè)系統(tǒng)處理：邊緣計算機(jī)終端監(jiān)控、物聯(lián)網(wǎng)中數(shù)據(jù)監(jiān)控、數(shù)字環(huán)境應(yīng)用監(jiān)控、數(shù)字安防應(yīng)用監(jiān)控、數(shù)字檔案應(yīng)用監(jiān)控、數(shù)字安檢應(yīng)用監(jiān)控；智能識別系統(tǒng)：人體特征識別算法引擎、場景識別算法引擎、物體識別算法引擎、軌跡追蹤算法引擎、骨骼識別算法引擎、銘牌識別算法引擎；智能搜索系統(tǒng)：視頻搜索系統(tǒng)、文檔搜索系統(tǒng)、檔案搜索系統(tǒng)、日志偵測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管道系統(tǒng)；數(shù)字員工系統(tǒng)：視頻質(zhì)檢機(jī)器人、檔案識別機(jī)器人、文檔審核機(jī)器人。4.智能化的客戶關(guān)聯(lián)建立?；诳蛻魯?shù)據(jù)，建立客戶拓?fù)鋱D下的關(guān)鍵詞集合，以此建立客戶與客戶之間的關(guān)聯(lián)，針對不同類型的客戶提供有針對性的服務(wù)。

（二）實施措施。大數(shù)據(jù)檔案開發(fā)利用戰(zhàn)略需要分階段實現(xiàn)，檔案館需要結(jié)合當(dāng)下大數(shù)據(jù)時代技術(shù)發(fā)展的情況和檔案館提供的條件解決當(dāng)下的問題，夯實后續(xù)建設(shè)的基礎(chǔ)。1.優(yōu)化資源管理建設(shè)。在數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上開展資源管理智能化建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時代，檔案館需要采集的數(shù)據(jù)范圍變廣并變得更加龐雜，在開展資源建設(shè)以前，檔案館需要了解自己需要采集什么樣的數(shù)據(jù)及如何有序管理數(shù)據(jù)。首先，找到核心數(shù)據(jù)，檔案館核心數(shù)據(jù)就是與檔案館運(yùn)維有關(guān)的，自己生產(chǎn)出來的數(shù)據(jù)。這種數(shù)據(jù)最為關(guān)鍵，檔案館需要進(jìn)一步挖掘標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化核心數(shù)據(jù)，為未來機(jī)器挖掘數(shù)據(jù)做好準(zhǔn)備。其次，接收外圍數(shù)據(jù)，檔案館經(jīng)常會開展線上、線下的活動，此時消費(fèi)者將進(jìn)出或走出實體或虛擬檔案館，這些用戶數(shù)據(jù)就是外圍數(shù)據(jù)，應(yīng)用這些數(shù)據(jù)可以挖掘出檔案館運(yùn)維的效果，為優(yōu)化服務(wù)提供依據(jù)。再次，采集常規(guī)數(shù)據(jù)，用戶在檔案館消費(fèi)了哪些產(chǎn)品及應(yīng)用了哪些檔案，這些數(shù)據(jù)就是業(yè)務(wù)開展需要使用的常規(guī)數(shù)據(jù)。最后，處理其他數(shù)據(jù)，其他數(shù)據(jù)是指社會化媒體數(shù)據(jù)，這類數(shù)據(jù)為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，種類十分龐雜。這四類數(shù)據(jù)重要性不同，檔案館需要在采集數(shù)據(jù)以后，做好不同等級的數(shù)據(jù)保護(hù)，令重要的數(shù)據(jù)得到安全保護(hù)。比如檔心數(shù)據(jù)要重視保護(hù)，并且加密保護(hù)，并將數(shù)據(jù)備份到云平臺上，讓服務(wù)商協(xié)助做好安保。對于外圍數(shù)據(jù)和常規(guī)數(shù)據(jù)，則可以應(yīng)用常規(guī)的保護(hù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)，這些數(shù)據(jù)即使略有損壞，也能夠應(yīng)用模糊技術(shù)計算出缺失的數(shù)據(jù)信息，讓數(shù)據(jù)發(fā)揮功能。其他數(shù)據(jù)可以即時采集、即時處理，不需要浪費(fèi)成本和空間進(jìn)行保護(hù)。2.建立虛擬管理系統(tǒng)。結(jié)合GIS系統(tǒng)和三維可視化場景，可以建立一個虛擬的檔案館系統(tǒng)。當(dāng)前的虛擬技術(shù)已經(jīng)比較成熟，建立虛擬管理系統(tǒng)以后，未來可把虛擬檔案館對外開放，這套系統(tǒng)包含以下幾個方面的內(nèi)容：虛擬檔案存儲容量監(jiān)控子系統(tǒng)：將檔案柜虛擬出來，然后將存儲檔案卷的大小數(shù)據(jù)化，人們可以應(yīng)用可視化圖形很快了解每個檔案柜的存儲情況和檔案分布的數(shù)據(jù)信息。虛擬消防安全監(jiān)測子系統(tǒng)，能夠虛擬出安全消防設(shè)施運(yùn)行的情況，當(dāng)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常時，能夠迅速將出現(xiàn)消防安全問題的地點(diǎn)指出，并且給出消防報警信息。虛擬配電監(jiān)測子系統(tǒng)，將檔案館的照明數(shù)據(jù)虛擬化，人們可以通過系統(tǒng)看到當(dāng)前檔案的照明情況，及照明供電系統(tǒng)參數(shù)，對照明開關(guān)輸入電的情況進(jìn)行實時監(jiān)測。虛擬環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)，應(yīng)用人工管理和儲存的模式，會耗費(fèi)太多的人力、物力、財力，當(dāng)前檔案館需要更新一批設(shè)備做好環(huán)境管理工作。比如購買溫度、濕度控制及除法設(shè)備，結(jié)合云平臺、云技術(shù)，可以打造遠(yuǎn)程控制APP，讓環(huán)境數(shù)據(jù)可視化，并結(jié)合需求遠(yuǎn)程控制管理環(huán)境。虛擬視頻融合監(jiān)控子系統(tǒng)，為了有效保護(hù)數(shù)據(jù)，檔案館已經(jīng)建立了服務(wù)器安防系統(tǒng)。然而在當(dāng)前安全環(huán)境較為復(fù)雜的背景下，檔案館還需要進(jìn)一步應(yīng)用智能化的安防設(shè)備，人員出入情況都能從視頻中呈現(xiàn)出來。3.強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全技術(shù)。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)的安全管理顯得尤其重要。一些等級高的數(shù)據(jù)為檔案館的核心數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)泄露會對檔案館的運(yùn)營造成極大的影響。當(dāng)前檔案館需要應(yīng)用生物識別技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、層級加密技術(shù)對檔案層層加密。不同的數(shù)據(jù)適用于不同的加密技術(shù)。生物識別技術(shù)應(yīng)用于ID驗證上，當(dāng)前人們已經(jīng)提供了指紋、面部、虹膜、聲音識別技術(shù)，用戶在登錄時需要接受生物識別。區(qū)塊鏈技術(shù)與層級加密技術(shù)應(yīng)用于重要的檔案資料保護(hù)上，其中區(qū)塊鏈技術(shù)是將檔案資料的數(shù)據(jù)信息分割成不同的區(qū)塊鏈，然后每個區(qū)塊鏈都應(yīng)用相應(yīng)的代碼來識別，這一技術(shù)可應(yīng)用于文字或圖文檔案中。層級加密技術(shù)一般應(yīng)用于視音頻的保護(hù)，通過加密，人們不能提取未經(jīng)授權(quán)的音視頻數(shù)據(jù)信息。4.制訂多元化的產(chǎn)品。首先，制訂多元化的產(chǎn)品，要具備開發(fā)和利用的意識，能夠針對用戶的需求去開發(fā)產(chǎn)品，優(yōu)化服務(wù)；其次，要充分利用當(dāng)下的設(shè)備和技術(shù)提取信息；最后，要應(yīng)用智能化的數(shù)據(jù)分析技術(shù)挖掘出有用的數(shù)據(jù)信息，為檔案館產(chǎn)品服務(wù)行為決策提供依據(jù)。挖掘大數(shù)據(jù)信息，提取用戶的登錄、點(diǎn)擊、下載信息，了解用戶喜歡什么產(chǎn)品。結(jié)合用戶的需求，可以提供更多的檔案服務(wù)產(chǎn)品。提取用戶評價信息，了解產(chǎn)品改進(jìn)方向。這項數(shù)據(jù)的提取可以從網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)中，或者應(yīng)用發(fā)放調(diào)查問卷來了解。用戶的期待可以成為優(yōu)化檔案服務(wù)的方向。投放產(chǎn)品實驗，檔案館可以結(jié)合自己的服務(wù)特點(diǎn)及結(jié)合用戶的需求，嘗試研發(fā)產(chǎn)品，然后將其投放到網(wǎng)絡(luò)中，依照數(shù)據(jù)平臺記錄海量數(shù)據(jù)，可以了解用戶對產(chǎn)品是不是很滿意?；谖⒉㈩^條等人們經(jīng)常登錄的社區(qū)平臺來對數(shù)據(jù)進(jìn)行趨勢預(yù)測和針對性營銷。通過應(yīng)用爬蟲軟件提取關(guān)鍵詞，可以了解當(dāng)前人們關(guān)注什么信息，有什么樣的需求。在為他們量身定制產(chǎn)品以后，可以投放到這些社區(qū)中，然后采集用戶的反饋信息，從而有針對性地實施營銷策略。測量產(chǎn)品的直接反應(yīng)和容忍度，對于用戶的行為信息進(jìn)行提取，比如分析用戶的投訴情況，在虛擬檔案館中停留的情況，可以預(yù)測用戶的需求，為服務(wù)產(chǎn)品設(shè)計提供幫助?；诃h(huán)境數(shù)據(jù)的分析，了解用戶在平日及休息日、特殊節(jié)日行為的區(qū)別，對用戶流量、情緒進(jìn)行預(yù)測，從而優(yōu)化服務(wù)環(huán)境，比如可以分析是不是要限流，令用戶得到更好的服務(wù)等?；谖锫?lián)數(shù)據(jù)分析的產(chǎn)品，能夠從監(jiān)控系統(tǒng)中智能化分析的用戶信息中了解產(chǎn)品周期，從而了解如何優(yōu)化檔案產(chǎn)品服務(wù)。

五、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，落實檔案的開發(fā)和利用戰(zhàn)略工作，必須先明確檔案資源與大數(shù)據(jù)的關(guān)系，然后有針對性地做好數(shù)據(jù)采集工作；建立虛擬化的系統(tǒng)，全面做好可視化的檔案管理；從數(shù)據(jù)存儲模式及利用需求來看，結(jié)合不同等級和不同類型數(shù)據(jù)的安全管理需求。建立一套多元化的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理方案，讓未授權(quán)的用戶無法實現(xiàn)對多類型大量數(shù)據(jù)的實時讀取分析；開發(fā)多元化的服務(wù)產(chǎn)品。當(dāng)下人們已經(jīng)提供了智能化的設(shè)備，以較為成熟的技術(shù)，支持檔案館開展大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理，利用現(xiàn)有的設(shè)備和技術(shù)完成初步戰(zhàn)略。