企事業(yè)單位會(huì)議室的類型與建設(shè)管理

文/北京強(qiáng)度環(huán)境研究所 崔婧 張夢(mèng)妍 殷斌 王欣媛 李姝睿

會(huì)議室，顧名思義是召開會(huì)議的空間，在現(xiàn)代辦公空間中，會(huì)議室除了承擔(dān)會(huì)議功能外，還增加了接待、培訓(xùn)、形象展示、組織活動(dòng)等功能。所以會(huì)議空間是綜合使用頻率最高、各種專業(yè)設(shè)備最為集中的空間區(qū)塊。

建設(shè)年代較早的企事業(yè)單位，隨著時(shí)代發(fā)展，會(huì)議室呈現(xiàn)出單一性的特點(diǎn)，但隨著會(huì)議類型越來越多樣化，現(xiàn)有會(huì)議室已經(jīng)無法滿足全部會(huì)議的需求。這就要求企事業(yè)單位要配備一些專業(yè)的、設(shè)備齊全的，同時(shí)對(duì)安全性、可靠性及保密性要求較高的會(huì)議場(chǎng)所。

根據(jù)我國《辦公建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ67-2019）中第4.3.2條的規(guī)定，會(huì)議室建設(shè)應(yīng)符合下列要求：1.會(huì)議室根據(jù)需要可分為大、中、小會(huì)議室。2.中、小會(huì)議室可分散布置。小會(huì)議室使用面積宜為30㎡左右，中會(huì)議室使用面積宜為60㎡左右；中、小會(huì)議室每人使用面積：有會(huì)議桌的不應(yīng)小于2.00㎡，無會(huì)議桌的不應(yīng)小于1.00㎡。對(duì)于辦公建筑設(shè)計(jì)規(guī)范中的會(huì)議室的定義，很難適配到實(shí)際會(huì)議室的應(yīng)用中，因?yàn)榇蠖鄶?shù)會(huì)議室項(xiàng)目對(duì)于空間的利用要求很嚴(yán)格。

一、會(huì)議室類型

不同形式的會(huì)議室，適用于不同類型的會(huì)議。多人參加的討論性會(huì)議、一對(duì)多的演講、培訓(xùn)會(huì)議以及越來越多的保密性會(huì)議，對(duì)會(huì)議室提出了不同的要求。

（一）討論型會(huì)議。討論型會(huì)議是企事業(yè)單位最常召開的會(huì)議類型，針對(duì)這類型會(huì)議的會(huì)議室建設(shè)尤為重要。根據(jù)人數(shù)以及談話內(nèi)容、方式，可以采用以下幾種會(huì)議室類型召開：

1.訪談式會(huì)議室。訪談式會(huì)議室一般采用一對(duì)一的形式，主要方便員工進(jìn)行面試、績效談話、員工談心等活動(dòng)，一般是在協(xié)調(diào)間或洽談室內(nèi)設(shè)置一桌兩椅式的訪談式布局，能夠達(dá)到交談雙方深入、有效交流的目的，是一種打破距離的布局方式。

2.咖啡館式會(huì)議室?？Х瑞^式會(huì)議室通常適用于4～6人左右的小型討論式會(huì)議，比如小組討論、頭腦風(fēng)暴之類的短時(shí)會(huì)議，采用圍坐式的方式，也是非?；A(chǔ)的布局方式，有利于參會(huì)人員近距離交流。這種咖啡館式會(huì)議室布局可以讓討論者感到放松。

3.會(huì)談式會(huì)議室。會(huì)談式會(huì)議室在企事業(yè)單位中是最常見的一種形式，適用人數(shù)范圍可根據(jù)會(huì)議室的大小確定，但一般是10～50人左右的討論式會(huì)議。這種會(huì)議室的布置一般采用長條桌或圓桌，將桌子放置在會(huì)議室的中間，桌子兩邊擺放椅子，主桌坐會(huì)議代表和會(huì)議主席，根據(jù)GB50799-2012《電子會(huì)議系統(tǒng)工程設(shè)計(jì)規(guī)范》中的術(shù)語解釋，會(huì)議代表是指具有發(fā)言、收聽、表決設(shè)備的與會(huì)者；會(huì)議主席是指具有發(fā)言、收聽、表決設(shè)備的權(quán)限之外，還要主持會(huì)議的人員；除了會(huì)議主席和會(huì)議代表以外的其他與會(huì)人員稱為列席，列席是指在會(huì)議上不發(fā)言、只收聽，沒有發(fā)言設(shè)備和表決設(shè)備的參會(huì)人員，如果有列席的會(huì)議室需要根據(jù)會(huì)議室的大小適當(dāng)搭建擴(kuò)聲系統(tǒng)。這類會(huì)議室比較容易搭建，可以簡單地將幾塊方桌拼接起來，就可以營造既正式又不妨礙員工互動(dòng)交流的布局。

4.島嶼式會(huì)議室。島嶼式會(huì)議室一般是適用于入職員工培訓(xùn)、集訓(xùn)營等需要有討論環(huán)節(jié)的會(huì)議。這種類型的會(huì)議室是一種可以讓分組員工進(jìn)行交流的布局方式，通常需要的空間比較大，所以需要在大型會(huì)議室內(nèi)使用這種方式。

5.魚骨式會(huì)議室。魚骨式會(huì)議室和島嶼式會(huì)議室一樣，能夠有利于小組或部門之間的員工進(jìn)行交流和互動(dòng)，同時(shí)又確保每個(gè)小組成員都能看到講臺(tái)。這種會(huì)議室類型的布局，顧名思義就是將桌椅像魚骨一樣擺放，也是一種常見的臨時(shí)布局方式。但這類會(huì)議室存在有效容納人數(shù)會(huì)受布局方式而折損的缺點(diǎn)。

（二）演講、培訓(xùn)型會(huì)議。演講、培訓(xùn)型會(huì)議是企事業(yè)單位中比較常開的一種會(huì)議類型，針對(duì)這種會(huì)議類型，可以采用以下幾種會(huì)議室類型召開：

1.課堂式會(huì)議室。課堂式會(huì)議室主要用來開展具有培訓(xùn)性質(zhì)的會(huì)議或是員工考試，是一種比較不受面積影響的布局方式，既適用于中型會(huì)議室，也適用于大型會(huì)議室。這類會(huì)議室的布局就是在座椅前方擺放桌子，有利于員工或培訓(xùn)人員進(jìn)行記錄和書寫。課堂式會(huì)議室的布置較為靈活，可以隨時(shí)根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整。

2.U形式會(huì)議室。U形式會(huì)議室的布局是將桌椅擺放成U形，根據(jù)需要可以在U形最前方擺放一個(gè)主講臺(tái)，這種會(huì)議室類型布局可以很好地化解傳統(tǒng)布局所帶來的視覺阻礙，可以更好地讓員工進(jìn)行面對(duì)面交流。U形式會(huì)議室的布局和課堂式會(huì)議室一樣，可以通過后期桌椅的調(diào)整、拼接得到U形布局。缺點(diǎn)是這類型會(huì)議室一般只適用于中小型會(huì)議，而且相比同等空間的會(huì)議室來說，這種布局所能容納的人數(shù)是最少的。

3.影院式會(huì)議室。影院式會(huì)議室是同等面積空間里能容納最多人數(shù)的布局方式，這種布局座椅前不設(shè)桌子，適用于大型會(huì)議室，但這種布局的會(huì)議室往往需要事先規(guī)劃。如果是大型演講會(huì)或報(bào)告會(huì)之類無須書寫、記錄的會(huì)議，可以安排到影院式會(huì)議室。

（三）保密型會(huì)議。現(xiàn)如今，保密型會(huì)議在企事業(yè)單位中是經(jīng)常召開的一類會(huì)議，特別是對(duì)于一些軍工企事業(yè)單位，保密型會(huì)議更是必不可少的一類會(huì)議。對(duì)保密型會(huì)議來說,首先要確定會(huì)議密級(jí)，根據(jù)會(huì)議密級(jí)的不同，保密會(huì)議室的保密級(jí)別要根據(jù)使用單位的要求來設(shè)計(jì)。以上任何使用功能的會(huì)議室都可以設(shè)計(jì)成保密會(huì)議室，保密會(huì)議室是當(dāng)今軍工企業(yè)召開涉及國家秘密和企業(yè)秘密會(huì)議的專門場(chǎng)所。保密會(huì)議室不得使用無線設(shè)備或裝置，比如手機(jī)、無線話筒、無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、對(duì)講機(jī)等，也不得使用不具備保密條件的電視電話會(huì)議系統(tǒng)。

除了上述幾類會(huì)議室，還有一種常用于企事業(yè)單位的會(huì)議室——多功能會(huì)議廳。多功能會(huì)議廳，是指能夠舉辦各種會(huì)議、學(xué)術(shù)研討和演講的場(chǎng)所；可以進(jìn)行報(bào)告、新聞發(fā)布、產(chǎn)品展示、多媒體教學(xué)培訓(xùn)、電影放映、中小型文藝表演等。一般占地大，設(shè)有舞臺(tái)、活動(dòng)座椅和單獨(dú)的控制室，采用先進(jìn)的專業(yè)音響設(shè)備、多媒體顯示設(shè)備、高清晰攝像技術(shù)；智能化集中控制、舞臺(tái)燈光照明等多種應(yīng)用，能夠適應(yīng)各種用途，并能夠在不同模式下切換使用。

二、會(huì)議室的建設(shè)與改造

建設(shè)年代較早、功能比較單一的會(huì)議室，很多已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代會(huì)議的需求，為了提高會(huì)議室使用率，滿足多種會(huì)議的需求，需要對(duì)會(huì)議室進(jìn)行現(xiàn)代化的升級(jí)和創(chuàng)意布局。筆者以某事業(yè)單位會(huì)議室建設(shè)改造為例，總結(jié)了一些經(jīng)驗(yàn)做法，對(duì)于傳統(tǒng)會(huì)議室的改造升級(jí)有一定借鑒作用。

（一）會(huì)議室的環(huán)境與布局。會(huì)議室在改造設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮不同會(huì)議的規(guī)模、參會(huì)人員數(shù)量以及是否有視頻會(huì)議等情況。

1.會(huì)議桌的選擇要進(jìn)行一定考量。圓形桌更能營造無距離的空間感；方形桌更具靈巧性，方便后期拼接進(jìn)行會(huì)議室布局改造；梯形會(huì)議桌的設(shè)計(jì)，可以更好地化解視線的阻礙。但最常用的還是方形桌，可以根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和人數(shù)在會(huì)談式會(huì)議室、課堂式會(huì)議室、島嶼式會(huì)議室、魚骨式會(huì)議室以及U形式會(huì)議室之間來回轉(zhuǎn)換，布局非常靈活，并且根據(jù)會(huì)議室的寬度、縱深、長度和空間高度，能夠在有限的空間內(nèi)充分發(fā)揮會(huì)議室的利用率。

2.可以考慮采取有效的空間切割方式，進(jìn)一步擴(kuò)張容納人數(shù)，更好地解決會(huì)議室的緊缺問題。目前可用收納式隔音墻將兩個(gè)獨(dú)立會(huì)議室打通，這樣一來，整個(gè)會(huì)議空間既可以充當(dāng)幾個(gè)獨(dú)立的會(huì)議室，又可以合成一整個(gè)大會(huì)議室，一舉兩得。

3.會(huì)議室四周的環(huán)境顏色以及桌椅的色調(diào)，也是十分重要的考慮因素。會(huì)議室的內(nèi)飾裝修應(yīng)當(dāng)盡量簡樸，一般來講，避免采用“白色”“黑色”之類的色調(diào)，以免參會(huì)人員產(chǎn)生不適感，也可以避免在視頻會(huì)議時(shí)，產(chǎn)生“反光”及“奪光”等不良效應(yīng)。

環(huán)境顏色以淺色調(diào)（如米黃、淺綠）等較為適宜，桌椅顏色最好選用中性色調(diào)，會(huì)議室墻壁、桌椅、天花板等應(yīng)與整體色調(diào)相匹配。

（二）會(huì)議室的燈光照明。燈光照明是會(huì)議室的基本必要條件。由于會(huì)議召開的時(shí)間持續(xù)且隨機(jī)，自然光的照度和色溫會(huì)隨著時(shí)間不斷變化，因此會(huì)議室應(yīng)當(dāng)避免完全采用自然光源，應(yīng)當(dāng)以人工光源為主，自然光源為輔。而在采用人工光源時(shí)，應(yīng)當(dāng)選擇冷光源，如三基色燈，光源顏色統(tǒng)一、照明燈光分組可控，盡可能避免混光照明。此外，不采用碘鎢燈、白熾燈等熱光源作為照明光源使用，防止刺眼、溫度過高以及影響室內(nèi)氣氛。召開視頻會(huì)議的會(huì)議室，對(duì)光源的要求還會(huì)更高。視頻會(huì)議室的窗戶應(yīng)當(dāng)避免使用自然光源，完全采用人工光源，照度以攝像機(jī)顯示的圖像效果為標(biāo)準(zhǔn)，并且安裝厚遮光的窗簾，防止自然光破壞室內(nèi)的光平衡。

（三）會(huì)議室的聲音系統(tǒng)。大中型會(huì)議室和舉行視頻會(huì)議的會(huì)議室經(jīng)常使用公共廣播設(shè)備。為了實(shí)現(xiàn)公共廣播設(shè)備系統(tǒng)的最佳效果，應(yīng)重點(diǎn)對(duì)會(huì)議室的聲音系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)和改造。

1.在設(shè)計(jì)擴(kuò)聲系統(tǒng)時(shí)，必須避免語音設(shè)備面向語言主擴(kuò)聲揚(yáng)聲器，否則聲場(chǎng)容易產(chǎn)生嘯聲。

2.為了保證擴(kuò)音效果，天花板和周圍墻壁還應(yīng)安裝隔音毯，窗戶應(yīng)使用雙層玻璃，進(jìn)出門時(shí)還應(yīng)設(shè)計(jì)隔音裝置。

3.根據(jù)聲學(xué)技術(shù)要求，一定體積的會(huì)議室有一定的混響時(shí)間要求。一般來說，如果混響時(shí)間太短，聲音會(huì)變得枯燥乏味；混音時(shí)間過長，聲音混亂。因此，不同的會(huì)議室有其最佳的混響時(shí)間。如果混響時(shí)間合適，可以美化演講者的聲音，掩蓋噪音，提高會(huì)議效果。

三、會(huì)議室的管理與維護(hù)

建立健全的會(huì)議室管理制度，以服務(wù)為宗旨，做好基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)會(huì)議室監(jiān)管，加強(qiáng)用戶培訓(xùn)管理，是高效管理和使用會(huì)議室應(yīng)有之意。

（一）會(huì)議室管理權(quán)限。一般來說，企事業(yè)單位的辦公部門負(fù)責(zé)會(huì)議安排和會(huì)議室的調(diào)配；會(huì)議室的具體使用管理、會(huì)議室設(shè)備設(shè)施的維護(hù)和管理、會(huì)議辦公用品的配備和管理，會(huì)議的服務(wù)保障等工作由安全保障部門管理，保密會(huì)議安全措施的檢查、指導(dǎo)和控制由保密部門負(fù)責(zé)管理；會(huì)議室的信息技術(shù)支持和保障由信息化運(yùn)維部門負(fù)責(zé)管理。

（二）會(huì)議室的申請(qǐng)使用。使用會(huì)議室應(yīng)當(dāng)通過會(huì)議室管理系統(tǒng)提交使用申請(qǐng)，經(jīng)過管理人員審批后方可使用。以此避免會(huì)議室的使用沖突或者無效閑置，提高會(huì)議室的使用效率。若會(huì)議室的使用產(chǎn)生沖突時(shí)，應(yīng)當(dāng)以大局為重，由會(huì)議管理人員進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。原則上會(huì)議室的申請(qǐng)占用是按申請(qǐng)的時(shí)間順序排列使用的，即先占先用，但也有特殊情況需要考慮：

1.下級(jí)單位服從上級(jí)單位的會(huì)議安排。如果上級(jí)單位和下級(jí)單位安排的會(huì)議在同一時(shí)間，則優(yōu)先安排上級(jí)單位的會(huì)議。

2.參會(huì)人員相同的會(huì)議盡量安排在同一個(gè)會(huì)議室召開。如果有兩個(gè)或兩個(gè)以上會(huì)議的參會(huì)人員相同，盡量安排在同一天的同一個(gè)會(huì)議室中召開。

3.臨時(shí)會(huì)議讓正式會(huì)議。如果正式會(huì)議與提前申請(qǐng)的臨時(shí)會(huì)議所用會(huì)議室之間發(fā)生沖突，則優(yōu)先安排正式會(huì)議。

如會(huì)議室的使用預(yù)約發(fā)生變化，應(yīng)及時(shí)通知管理人員，以便進(jìn)行相應(yīng)的安排。

（三）會(huì)議室的日常維護(hù)。提高用戶的設(shè)備操作水平，定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，引導(dǎo)參會(huì)人員正確使用會(huì)議室設(shè)備，規(guī)范操作設(shè)備，制訂并編制會(huì)議預(yù)約流程和設(shè)備使用規(guī)范，減少因使用操作不當(dāng)造成的設(shè)備故障，提高設(shè)備使用壽命，設(shè)備開關(guān)處可制作并粘貼特殊的溫馨提示卡。

提醒操作者在使用時(shí)應(yīng)注意的問題，并掌握正確的設(shè)備操作程序。在每次開會(huì)后，請(qǐng)指定人員對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查。檢查項(xiàng)目包括：電氣設(shè)備是否關(guān)閉，門窗是否關(guān)閉，桌椅是否恢復(fù)，會(huì)議室下次使用的維護(hù)工作是否做好。

非會(huì)議期間，應(yīng)規(guī)范會(huì)議室的日常維護(hù)工作，如設(shè)備檢查和衛(wèi)生，電池充電，設(shè)備維護(hù)；及時(shí)清潔地面，茶杯消毒，桌椅擺放，及時(shí)有效地利用，增加使用次數(shù)，達(dá)到規(guī)范化、合理化的目的；定期進(jìn)行設(shè)備檢修，以減少故障發(fā)生的幾率，保證會(huì)議的順利進(jìn)行，保證設(shè)備高效運(yùn)轉(zhuǎn)；對(duì)桌椅進(jìn)行定期維修，并對(duì)其進(jìn)行更換和維修；定期安排專人進(jìn)行設(shè)備保養(yǎng)，并在會(huì)議室內(nèi)建立設(shè)備的保養(yǎng)記錄，并將設(shè)備的位置、型號(hào)、采購日期等記錄在案；記錄故障時(shí)間、故障現(xiàn)象、維修日期；對(duì)組件及費(fèi)用進(jìn)行更新，保證會(huì)議室的環(huán)境良好。

（四）會(huì)議管理人員的服務(wù)。會(huì)議管理人員應(yīng)加強(qiáng)和與會(huì)人員的溝通，確保問題得到及時(shí)解決。會(huì)議管理人員應(yīng)及時(shí)檢查會(huì)議室的使用情況，根據(jù)會(huì)議要求、會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員、設(shè)備是否需要使用，并及時(shí)檢查設(shè)備是否能正常使用；聽取對(duì)方意見，及時(shí)處理問題，使會(huì)議正常有效進(jìn)行。

會(huì)議管理人員應(yīng)協(xié)助和培訓(xùn)相關(guān)會(huì)議室的工作人員熟悉會(huì)場(chǎng)和會(huì)議相關(guān)物品的使用。會(huì)議期間如遇緊急情況，應(yīng)冷靜處理，加強(qiáng)與他人的溝通，確保問題及時(shí)解決，不影響會(huì)議室的使用。

在會(huì)議室的管理與保養(yǎng)方面，由管理員對(duì)會(huì)議室的類型與數(shù)目進(jìn)行適當(dāng)安排，引導(dǎo)工作人員做好會(huì)前的籌備，并能在會(huì)后對(duì)緊急情況進(jìn)行及時(shí)處置；會(huì)議結(jié)束后，要仔細(xì)對(duì)會(huì)議室的設(shè)施和設(shè)備進(jìn)行檢查，并與有關(guān)人員協(xié)同工作，確保會(huì)議正常進(jìn)行；全體員工的工作責(zé)任感和整體的綜合質(zhì)量要持續(xù)提升。

四、結(jié)語

會(huì)議室的建設(shè)與運(yùn)營，表面上看起來很簡單，但實(shí)際上很繁雜。如何嚴(yán)格把關(guān)、科學(xué)合理地使用會(huì)議室，是一項(xiàng)艱巨的工作。通過明確會(huì)議室建設(shè)的原則、影響會(huì)議室建設(shè)的主要要素等，針對(duì)實(shí)際狀況進(jìn)行適時(shí)調(diào)整和合理留置，采取行之有效的控制和應(yīng)對(duì)策略，使企業(yè)技術(shù)和經(jīng)營的綜合實(shí)力得到最大的體現(xiàn)。