基于新檔案法視域下的檔案信息化管理原則及創(chuàng)新路徑

韓曉蕾

（山東省濟(jì)寧市兗州區(qū)人事考試中心）

國(guó)家重新修訂檔案法，旨在促進(jìn)檔案管理的健康發(fā)展，能夠充分利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化發(fā)展提供支持。特別是在新時(shí)代背景下，充分發(fā)揮出信息化技術(shù)的價(jià)值意義重大，而新檔案法的落實(shí)，開展檔案信息化管理是新時(shí)代下的必然要求，也是推進(jìn)國(guó)家檔案治理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)，對(duì)于打造法治化檔案體系意義重大。在新檔案法視域下，我們要對(duì)檔案信息化管理和檔案制度的相關(guān)內(nèi)涵和意義有充分的了解，進(jìn)一步推進(jìn)了檔案制度的完善。

一、我國(guó)檔案法發(fā)展歷程及相關(guān)制度

（一）最初形成

在第六屆全國(guó)人代會(huì)上，正式通過(guò)了《檔案法》，這也標(biāo)志著我國(guó)的檔案法從國(guó)家治理體系上有了明確的思路，對(duì)檔案相關(guān)的地位和義務(wù)進(jìn)行了明確，規(guī)定了國(guó)家檔案的概念范圍，也明確了檔案的權(quán)利義務(wù)，為檔案管理提供了法律依據(jù)。檔案法的創(chuàng)立確定了內(nèi)部組織系統(tǒng)和基本原則，劃分了檔案機(jī)構(gòu)的體制、職責(zé)以及性質(zhì)，并明確規(guī)定了檔案的流程業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)了有法可依。

（二）逐步完善

為了滿足時(shí)代發(fā)展的要求，國(guó)家在1996年第一次對(duì)《檔案法》進(jìn)行了修訂，對(duì)新形勢(shì)下面臨的檔案工作和制度問(wèn)題進(jìn)行了改善，明確了檔案轉(zhuǎn)讓的限制，使國(guó)家利益和檔案所有者的利益得到了保障。對(duì)檔案館的職責(zé)有了明確規(guī)定，確?？梢詫⒆陨淼穆毮艹浞职l(fā)揮出來(lái)，并加強(qiáng)了對(duì)檔案部門的行政管理職能，對(duì)行政處罰權(quán)進(jìn)行了規(guī)定，使檔案行政監(jiān)督的責(zé)任及主體作用得到了明確。在2016年對(duì)《檔案法》進(jìn)行了第二次修訂，對(duì)不屬于國(guó)家或社會(huì)有保存價(jià)值的檔案審批事項(xiàng)取消，包含的內(nèi)容有：個(gè)人所有權(quán)、集體所有權(quán)以及其他等同作用檔案審批的轉(zhuǎn)讓或出賣，尤其是對(duì)贈(zèng)送或買賣給國(guó)外組織的規(guī)定進(jìn)行了嚴(yán)格要求，使我國(guó)檔案的利益得到有效保障。

（三）重大修改

在2021年正式實(shí)施的新的《檔案法》，重新完善了檔案治理能力和治理體系。首先，對(duì)檔案信息化法律規(guī)定有了明確要求。在提出的檔案信息化建設(shè)上，確定了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)檔案管理的重要價(jià)值，并加快了對(duì)檔案工作的轉(zhuǎn)型，盡快構(gòu)建檔案信息化，確定了檔案信息化建設(shè)的方法、目標(biāo)、要求以及責(zé)任主體。尤其是對(duì)于檔案數(shù)字資源共享、建設(shè)數(shù)字檔案館等要求有了法律依據(jù)，也使檔案管理制度更加健全。對(duì)檔案開放制度進(jìn)行了嚴(yán)格要求，拓寬了開放渠道和形式，對(duì)開發(fā)責(zé)任追究制度進(jìn)行了明確，有了更加健全的制度和體系，確保我國(guó)檔案信息建設(shè)的有序推進(jìn)。

二、我國(guó)檔案制度發(fā)展現(xiàn)狀

（一）法律法規(guī)日趨完善

在新的《檔案法》中，對(duì)檔案收集和保管制度有了更加明確的要求，并對(duì)檔案材料的分類標(biāo)準(zhǔn)和適用范圍進(jìn)行了規(guī)定，擴(kuò)大了檔案收集的范圍。在新的檔案法中，有法律條文明確規(guī)定了檔案存放的單位和要求，對(duì)管理制度進(jìn)行了改善優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了合理存放，充分發(fā)揮出了檔案的使用價(jià)值。

比如，在本次疫情中，疫情檔案起到了非常重要的作用，國(guó)家也針對(duì)疫情突發(fā)事件檔案保管有明確的規(guī)定，詳細(xì)記錄了檔案的存取、移交等行為，降低了檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)，并制定了應(yīng)急預(yù)案。

（二）檔案制度約束范圍得到拓展

在當(dāng)前信息化時(shí)代下，電子檔案資源也變得越發(fā)豐富，開展檔案信息化建設(shè)也逐漸加大了投入力度，在近些年取得了非常顯著的成果。而且新的檔案法有了健全的法律法規(guī)，對(duì)各個(gè)層面進(jìn)行了細(xì)致化要求。同時(shí)，為了確保檔案信息化建設(shè)的順利推進(jìn)，要求各地方加大對(duì)檔案信息化的推進(jìn)力度，并由技術(shù)層面和規(guī)范層面出發(fā)，規(guī)定了電子檔案的高效性應(yīng)用和安全性存儲(chǔ)。

（三）檔案制度約束力逐漸加強(qiáng)

新檔案法中規(guī)定要遵循檔案義務(wù)和權(quán)利的統(tǒng)一原則，并規(guī)定了企事業(yè)單位、政黨、國(guó)家機(jī)關(guān)以及公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)，并享有利用檔案的權(quán)利。檔案法最初的時(shí)候是為了維護(hù)檔案的基礎(chǔ)性義務(wù)，而新的檔案法中，在法律上明確規(guī)定了居民檔案的應(yīng)用權(quán)利，并制定了相關(guān)制度。比如，檔案鑒定制度、檔案服務(wù)監(jiān)管制度等，都是為了對(duì)檔案應(yīng)用權(quán)利范圍進(jìn)行明確。

三、檔案信息化管理原則

（一）規(guī)范性原則

在開展檔案信息化管理的時(shí)候，檔案人員要對(duì)數(shù)字化應(yīng)用、軟件開發(fā)以及相關(guān)的硬件設(shè)施有充分的了解，在這一過(guò)程中必須遵循相關(guān)的法律法規(guī)。電子文件在整個(gè)運(yùn)行周期內(nèi)，不同的構(gòu)成要素會(huì)隨著時(shí)間的變化而變化，需要根據(jù)不同的對(duì)象和個(gè)案進(jìn)行規(guī)范化控制。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，必須要遵循規(guī)范的程序要求，在落實(shí)電子檔案管理規(guī)范中，其中一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容就是電子檔案元數(shù)據(jù)的管理，要不定期開展記錄和審計(jì)工作。

（二）文檔一體標(biāo)準(zhǔn)化原則

作為檔案信息化管理的基本要求，在構(gòu)建辦公自動(dòng)化的時(shí)候要加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的投入力度，并整合檔案的收傳及存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步歸檔。對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō)，要盡快搭建數(shù)字化平臺(tái)，確保檔案規(guī)范性發(fā)展，制定健全的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并利用信息化技術(shù)確保檔案在有序運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展。

（三）歸檔雙軌制原則

在新檔案法中，對(duì)來(lái)源和可靠性有非常明確的要求，所有的電子檔案都要經(jīng)過(guò)法定形成者的確認(rèn)和授權(quán)。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的時(shí)候，這一過(guò)程必須要遵循檔案歸檔的雙軌制原則，按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定要求兩者要同時(shí)歸檔保存。

（四）安全與實(shí)用性原則

隨著檔案信息化和數(shù)字化的深入，管理流程和方式也主要通過(guò)計(jì)算機(jī)完成，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的開放性，在管理檔案工作的時(shí)候可能會(huì)受到侵襲，這就需要相關(guān)人員加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的保障工作，應(yīng)用先進(jìn)的保密技術(shù)，重點(diǎn)考慮安全保密原則。尤其是對(duì)于密級(jí)性高的電子檔案，要對(duì)內(nèi)外影響因素充分考慮。除了做好網(wǎng)絡(luò)上的安全防護(hù)工作之外，對(duì)電子檔案的備份、存檔也要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家及地方規(guī)定，確保電子檔案的存放不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。

（五）人才儲(chǔ)備原則

想要持續(xù)發(fā)展檔案信息化管理工作，需要有專業(yè)技術(shù)人才的支持。因此，檔案工作者對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子文件管理技能、檔案專業(yè)知識(shí)要不斷學(xué)習(xí)。各單位也要加大對(duì)人才的培養(yǎng)力度，為其提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，讓檔案人員及時(shí)掌握先進(jìn)的技術(shù)和理念，不斷提升他們的綜合素養(yǎng)，樹立正確的價(jià)值觀和服務(wù)觀。

四、新舊檔案法在信息化建設(shè)上的差別

（一）增加了大量的信息化建設(shè)內(nèi)容

在最新修訂的檔案法中，關(guān)于檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容增加了6條，主要包含的內(nèi)容為電子文檔的運(yùn)用和管理，旨在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)充分發(fā)揮出電子檔案的價(jià)值，也為打造數(shù)字化檔案提供重要支持。尤其是在當(dāng)前新形勢(shì)下，如果做好電子檔案的管理工作，在新的修訂中有明確指示。當(dāng)前需要做的是對(duì)檔案信息資源利用渠道進(jìn)行拓展，加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的力度，盡快建立信息化服務(wù)平臺(tái)。

（二）消除了傳統(tǒng)檔案管理的弊端

在新時(shí)代檔案管理工作中，要充分利用信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)資源，將新舊檔案管理的優(yōu)勢(shì)充分結(jié)合起來(lái)，為檔案信息化建設(shè)發(fā)展提供重要支持。并以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，搭建共享服務(wù)平臺(tái)，利用平臺(tái)為廣大的人民群眾提供健全、優(yōu)質(zhì)的檔案管理信息服務(wù)，擴(kuò)展查檔區(qū)域，創(chuàng)新檔案管理方式和渠道，滿足用戶的檔案需求。

五、基于新檔案法的檔案信息化創(chuàng)新路徑

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理和運(yùn)用已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)代的要求，需要充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等開展檔案信息化管理，豐富檔案內(nèi)容，充分發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

（一）相關(guān)部門要加強(qiáng)重視

檔案管理人員要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)檔案先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)有充分的了解，對(duì)自身工作的重要性有正確的認(rèn)識(shí)，嚴(yán)格按照國(guó)家的法律法規(guī)和地方的規(guī)定要求開展檔案管理。相關(guān)單位也要對(duì)人員的信息化意識(shí)培育多加關(guān)注，定期開展檔案工作指導(dǎo)，讓其樹立良好的信息化意識(shí)?？梢酝ㄟ^(guò)舉辦信息化講座、思想教育大會(huì)的方式提升管理人員的檔案信息化建設(shè)意識(shí)，并使他們的服務(wù)能力和專業(yè)水平得到提升。相關(guān)部門也要對(duì)檔案信息管理軟件的開發(fā)利用多加關(guān)注，為實(shí)現(xiàn)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案信息化平臺(tái)的融合提供重要支持。

（二）打好信息化建設(shè)基礎(chǔ)

首先要做的是對(duì)工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，嚴(yán)格按照相關(guān)的法律法規(guī)學(xué)習(xí)檔案相關(guān)知識(shí)，對(duì)國(guó)內(nèi)外的檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀有充分的了解，為規(guī)劃電子檔案管理內(nèi)容提供支持。其次，按照計(jì)劃以及實(shí)際情況開展數(shù)字化檔案建設(shè)，使檔案使用效率得到提升。最后，對(duì)檔案室信息化設(shè)備設(shè)施進(jìn)行健全，合理布置檔案室辦公區(qū)域，為確保檔案信息化建設(shè)的順利推進(jìn)奠定良好的基礎(chǔ)。檔案人員在開展工作的時(shí)候，要貫徹落實(shí)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中的要求，結(jié)合新的檔案法明確電子檔案的適用范圍和要求，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，在檔案管理工作中融入進(jìn)來(lái)，提高檔案的使用效率。

（三）健全檔案信息安全保障體系

想要確保數(shù)字化檔案資源的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，首先需要做的是對(duì)檔案源頭做好把控工作，對(duì)整個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理，制定健全的檔案信息安全保障體系。實(shí)際在開展工作時(shí)，要對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)備份、歸檔、查閱以及修改全程進(jìn)行監(jiān)管記錄，并對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境和設(shè)施不斷進(jìn)行改進(jìn)。其次是定期對(duì)檔案人員開展培訓(xùn)工作，讓他們及時(shí)了解檔案安全設(shè)備的應(yīng)用、安全保密知識(shí)以及法制條例，杜絕出現(xiàn)檔案買賣、泄密、失密事件。

（四）加大檔案人才培養(yǎng)力度

在信息化時(shí)代背景下，對(duì)于檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)人才是最為核心的組成部分，對(duì)檔案管理質(zhì)量和水平有直接影響。要求檔案機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)力度，根據(jù)新檔案法的指導(dǎo)要求，培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人員。在舉辦培訓(xùn)活動(dòng)的時(shí)候，可以通過(guò)舉行檔案信息化操作比賽、安全知識(shí)競(jìng)賽等多樣化方式，激發(fā)出檔案人員的工作和學(xué)習(xí)熱情，不斷提升他們的綜合素養(yǎng)，也對(duì)檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的優(yōu)化有非常顯著的效果。如果單位業(yè)務(wù)部門比較多，需要管理的檔案內(nèi)容繁雜，需要增加專兼職檔案人員，并安排相應(yīng)人員到業(yè)務(wù)部門進(jìn)行鍛煉，這樣對(duì)于檔案生成機(jī)制有一定的了解，可以為檔案信息化的推進(jìn)提供技術(shù)支持。

（五）完善安全保密及監(jiān)管機(jī)制

對(duì)于檔案信息化建設(shè)管理工作，政府部門要結(jié)合當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展情況，從法律法規(guī)層面制定健全的監(jiān)管機(jī)制和安全保密制度。以此監(jiān)管檔案人員的政治思想覺(jué)悟、技術(shù)能力，盡可能減少潛在安全風(fēng)險(xiǎn)對(duì)檔案信息系統(tǒng)帶來(lái)威脅。要積極引進(jìn)先進(jìn)的防火墻、安全防護(hù)技術(shù)，做好異地保存、數(shù)據(jù)備份工作，確保檔案得到妥善保護(hù)。

六、檔案信息化建設(shè)未來(lái)展望

在2019年修訂2020年1月正式實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》中，對(duì)于檔案信息化建設(shè)的未來(lái)發(fā)展路徑有了明確指示。但由于我國(guó)的檔案信息化發(fā)展時(shí)間較短，實(shí)際在落實(shí)的時(shí)候出現(xiàn)了很多問(wèn)題，需要根據(jù)新檔案法的規(guī)定要求制訂科學(xué)的管理目標(biāo)，提升檔案人員的信息管理意識(shí)和信息化水平，加強(qiáng)信息化管理。各地方要結(jié)合自身的發(fā)展現(xiàn)狀，推行數(shù)字檔案館的建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，這也未來(lái)檔案事業(yè)的重要發(fā)展指明了方向。

七、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于新修訂的檔案法，主要目的是滿足新時(shí)代的發(fā)展要求，三次修訂都是為了對(duì)檔案工作制度進(jìn)行改進(jìn)優(yōu)化。實(shí)際在落實(shí)新《檔案法》的時(shí)候，要根據(jù)實(shí)際要求進(jìn)一步細(xì)化規(guī)范要求，積極推動(dòng)檔案制度建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的力度。充分利用先進(jìn)技術(shù)和理念，確保檔案信息化建設(shè)的有序推進(jìn)，充分發(fā)揮出檔案信息化的價(jià)值，不斷提高單位的管理水平，也為我國(guó)實(shí)現(xiàn)檔案治理能力現(xiàn)代化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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信息化管理是指以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化的過(guò)程，它是將現(xiàn)代信息技術(shù)與先進(jìn)的管理理念相融合，轉(zhuǎn)變企業(yè)生產(chǎn)方式、經(jīng)營(yíng)方式、業(yè)務(wù)流程、傳統(tǒng)管理方式和組織方式，重新整合企業(yè)內(nèi)外部資源，提高企業(yè)效率和效益、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的過(guò)程。

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過(guò)程。（智能化工具又稱信息化的生產(chǎn)工具。它一般必須具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的功能。）與智能化工具相適應(yīng)的生產(chǎn)力，稱為信息化生產(chǎn)力。