水電站建設(shè)工程檔案管理與利用

袁成鳳

（中國(guó)水利水電第十四工程局有限公司機(jī)電安裝事業(yè)部，云南 昆明 650032）

1 引言

水電站工程檔案管理工作是水電行業(yè)健康發(fā)展的基礎(chǔ)，是提升行業(yè)業(yè)績(jī)和管理水平的重要依據(jù)，是提高行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和工作效率的需要?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理，能夠利用檔案實(shí)現(xiàn)工程本身的價(jià)值，在施工過(guò)程中、工程竣工后做到有理有據(jù)、精準(zhǔn)查找、物善其用。各參建單位還能對(duì)施工作業(yè)專項(xiàng)技術(shù)方案、成果報(bào)告、運(yùn)行數(shù)據(jù)等進(jìn)行分析，提升員工專業(yè)水平，為企業(yè)制定正確的發(fā)展方向，為今后有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 水電建設(shè)工程檔案的特點(diǎn)

水電站建設(shè)工程具有專業(yè)性強(qiáng)、規(guī)模大、投入大、周期長(zhǎng)、要求高、施工人員流動(dòng)性強(qiáng)等特點(diǎn)。文件資料在工程建設(shè)過(guò)程中直接形成，工程檔案的產(chǎn)生者同時(shí)也是檔案利用的主體。

具有成套性。文件資料能反映建設(shè)項(xiàng)目從提出調(diào)研、可行性、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、到投產(chǎn)等領(lǐng)域的全部?jī)?nèi)容，這些專業(yè)之間既有所不同又休戚與共，從而形成有機(jī)聯(lián)系的整體。

具有專業(yè)性。文件資料是專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，包含工程勘察設(shè)計(jì)、建筑施工、地質(zhì)水文、測(cè)繪氣象、設(shè)備管道等，是專業(yè)技術(shù)人員智慧和勞動(dòng)的結(jié)晶。同時(shí)，檔案類別也包含文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案等等。

具有現(xiàn)實(shí)性。文件資料根據(jù)生產(chǎn)活動(dòng)實(shí)際狀態(tài)產(chǎn)生，所以在利用文件資料的時(shí)候，使其具有較強(qiáng)的、有力的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值，并且能夠在生產(chǎn)生活中反復(fù)使用實(shí)現(xiàn)實(shí)用價(jià)值。

3 水電建設(shè)工程檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 缺乏足夠認(rèn)識(shí)

前期策劃人員、施工管理人員未能對(duì)檔案本身價(jià)值有一個(gè)正確的認(rèn)知，對(duì)檔案管理崗位不重視，對(duì)檔案的管理的意義及作用理解不到位等。各參加單位總將大部分管理力量投入到現(xiàn)場(chǎng)建設(shè)中，往往認(rèn)為工程檔案只有科技檔案，檔案管理僅僅是對(duì)文件資料的保留和保管，就是完成檔案管理工作。經(jīng)常是在工程將要竣工時(shí)才召集部分人員對(duì)整個(gè)工程資料的收集與整理。

3.2 檔案管理體系不健全

檔案管理工作常常出現(xiàn)同一形式文件格式不統(tǒng)一、文件內(nèi)容不全面，資料欠缺殘損以及整理、分類、歸檔不規(guī)范等問(wèn)題，致使工程竣工后檔案驗(yàn)收周期延長(zhǎng)。上述現(xiàn)象的發(fā)生很大程度是因?yàn)闄n案管理制度的不完善，檔案管理體系的不健全，導(dǎo)致沒(méi)有對(duì)應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制對(duì)現(xiàn)有制度的執(zhí)行情況進(jìn)行制約，更是未能根據(jù)時(shí)代的變化對(duì)部分檔案管理工作方式進(jìn)行必要的更替及創(chuàng)新。

3.3 檔案管理專業(yè)人員缺乏

檔案的形成一定是循序漸進(jìn)、日積夜累的。在整個(gè)過(guò)程中，專業(yè)的檔案人員在檔案管理工作中起到穿針引線的作用。同時(shí)也是檔案利用率高低的關(guān)鍵。通常情況下，各專業(yè)資料員一般是由新參加工作的同志擔(dān)任或由工程技術(shù)員兼任資料員。致使各專業(yè)資料員的綜合素質(zhì)、專業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力都出現(xiàn)參差不齊、斷層、斷代的現(xiàn)象。

3.4 檔案管理設(shè)備不專業(yè)

水電站工程建設(shè)涉及內(nèi)容眾多，文件資料類型豐富多樣，包含了圖紙、文字、照片、聲像等。但因單位領(lǐng)導(dǎo)不重視、管理監(jiān)督不到位或經(jīng)費(fèi)保障不足等的問(wèn)題，未能配備專業(yè)的設(shè)施、設(shè)備從而限制了檔案管理在收集這一環(huán)節(jié)的不足。

受施工環(huán)境的制約和經(jīng)費(fèi)限制，在文件資料存放的時(shí)候未能對(duì)檔案進(jìn)行正確、有利的保管，未配備專業(yè)的檔案柜（架）、設(shè)置專門的檔案室，未做到防蟲(chóng)、防潮、防光等，對(duì)文件本身的質(zhì)量、使用壽命造成影響。

從文件資料的產(chǎn)生到檔案的形成，成千上萬(wàn)的資料多以紙張作為主要的記錄介質(zhì)，傳統(tǒng)的檔案管理方式讓文件的產(chǎn)生未能實(shí)現(xiàn)綠色環(huán)保的同時(shí)也使生產(chǎn)施工中文件傳閱、處理過(guò)程復(fù)雜、綿長(zhǎng)，工程完工后各單位需花費(fèi)大量的人力、物力對(duì)文件資料進(jìn)行組卷、裝訂、裝盒、上架等。工程竣工后數(shù)量龐大的卷宗保管于占地面積非常大的庫(kù)房，查詢低效、調(diào)閱繁瑣、維護(hù)保養(yǎng)困難，使檔案管理工作復(fù)雜等。延長(zhǎng)文件資料整理、移交的過(guò)程。

4 水電站建設(shè)工程檔案的管理對(duì)策

4.1 建立健全檔案管理體系

4.1.1 成立工程檔案管理組織

水電站工程建設(shè)的周期長(zhǎng)、專業(yè)多、規(guī)模大，需勘測(cè)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各方的通力合作，因此建立檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)是很有必要的。工程開(kāi)工前建設(shè)單位，應(yīng)當(dāng)有專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍或人員參與進(jìn)前期策劃環(huán)節(jié)。工程開(kāi)工時(shí)應(yīng)由建設(shè)單位項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)，要求各參建單位組織成立檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，并明確相關(guān)責(zé)任人。

檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)應(yīng)不限于有前期策劃人員、建設(shè)單位檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)部門、檔案管理部門、各參建單位。前期策劃人員的職責(zé)是，對(duì)整個(gè)水電站建設(shè)工程檔案管理前景、檔案成果進(jìn)行規(guī)劃和專業(yè)的管理辦法。檔案分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)是，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)保障檔案工作的正常開(kāi)展。建設(shè)單位工程技術(shù)專業(yè)人員和管理人員是檔案形成的直接責(zé)任人，其職責(zé)是使文件資料在形成過(guò)程中把控資料本身的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，確保文件資料本身的憑證及價(jià)值。檔案管理人員是檔案管理工作的實(shí)施者，其基本職責(zé)是依法建章立制，明確各參加方的歸檔范圍、內(nèi)容及歸檔時(shí)間，集中統(tǒng)一管理項(xiàng)目檔案，定期接收工程檔案，并對(duì)參建單位進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)、檢查。各參建方的職責(zé)是，響應(yīng)建設(shè)單位規(guī)章制度，明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任，切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)工程檔案的產(chǎn)生、收集、整理、歸檔、移交工作。

4.1.2 建立健全工程檔案管理制度

（1）建章立制的意義

規(guī)范檔案管理工作，讓文件資料有頭有尾，有據(jù)可依，同時(shí)也是協(xié)調(diào)檔案工作與其他工作關(guān)系的依據(jù)，更是提高檔案管理質(zhì)量的重要保障。水電站建設(shè)牽涉諸多行業(yè)和城市、系統(tǒng)的參建單位，各自在本行業(yè)都獨(dú)有一套的檔案管理辦法及工作經(jīng)驗(yàn)。使得文件資料呈現(xiàn)的方式多樣化，標(biāo)準(zhǔn)不一、分類方法不同等。建設(shè)單位作為工程檔案最主要的保管者、利用主體，建立檔案管理制度才能統(tǒng)攬全局，確保工程檔案的質(zhì)量。建章立制能明確各參建單位的職責(zé)與任務(wù)，并使其與經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，確保工程檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、及安全管理和有效利用。

（2）建立檔案管理制度

項(xiàng)目開(kāi)工前，建設(shè)單位應(yīng)在貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，按照職責(zé)明確、流程清晰、措施有效、要求具體的原則，建立覆蓋整個(gè)工程文件、檔案的管理體系。將檔案工作規(guī)劃進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃中，與項(xiàng)目建設(shè)同步管理，通過(guò)節(jié)點(diǎn)控制強(qiáng)化檔案管理工作，將檔案管理工作納入進(jìn)各參建方考核體系中，實(shí)施合同化管理。檔案管理制度應(yīng)包含：

1）工程檔案管理細(xì)則，明確項(xiàng)目文件的形成、收集、整理移交方法以及檔案裝具的要求等。從根本上實(shí)現(xiàn)文件的格式統(tǒng)一、內(nèi)容真實(shí)全面等問(wèn)題。

2）工程檔案分類與檔號(hào)編制標(biāo)準(zhǔn)，用來(lái)確定文件資料的分類、檔號(hào)結(jié)構(gòu)，是文件資料轉(zhuǎn)換為檔案、提高文件利用的首要環(huán)節(jié)，能夠提高檔案服務(wù)效率。

3）立卷歸檔制度，明確文件資料的收集范圍和保管期限，約定歸檔時(shí)間、檔案整理要求等。

4）檔案保管制度，明確各類載體的保存要求、保管條件。檔案庫(kù)房管理要求及庫(kù)房管理員職責(zé)。

5）檔案利用制度，明確各類檔案的利用方式、方法，規(guī)定查（借）閱、檔案的權(quán)限和審批手續(xù)等。

6）檔案保密、安全制度，明確檔案形成者、檔案管理人員、檔案利用人員應(yīng)承擔(dān)的檔案保密責(zé)任。防止文件泄密，在檔案保管處設(shè)置防火、防盜等設(shè)備設(shè)施。

7）電子檔案管理制度，明確電子檔案的創(chuàng)建方式、方法，規(guī)范電子檔案整理、管理要求。

8）現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)操作制度，明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的范圍及責(zé)任，宣傳、指導(dǎo)檔案管理系統(tǒng)的使用等。

9）檔案統(tǒng)計(jì)制度，準(zhǔn)確無(wú)誤的對(duì)檔案的類別、檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)、檔案的收進(jìn)、移出、銷毀、借調(diào)、保管等數(shù)量進(jìn)行臺(tái)賬建立。數(shù)據(jù)要求真實(shí)、準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)等。

4.2 提高檔案管理人員的綜合管理能力

各參建單位應(yīng)樹(shù)立“人人都是檔案員”的理念。加強(qiáng)對(duì)檔案工作性質(zhì)、價(jià)值、地位的認(rèn)識(shí)。水電站工程檔案管理包含文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、榮譽(yù)檔案等。這就意味著，這其實(shí)是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，依靠一個(gè)專業(yè)或者一個(gè)人是不能完成檔案管理工作的。

各參建單位在配備專業(yè)檔案人員的同時(shí)也應(yīng)重視檔案人員對(duì)各施工專業(yè)的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)等。對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)時(shí)不忘培養(yǎng)新的檔案人員，避免資料管理出現(xiàn)斷層、斷代的現(xiàn)象。

檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)習(xí)慣，是參建單位的責(zé)任也是建設(shè)單位的責(zé)任，水電站工程檔案由各參建單位檔案組成，檔案管理人員的工作方式、方法均可由建設(shè)單位決定，因此參建單位應(yīng)委托有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理團(tuán)隊(duì)或檔案專家對(duì)各參建單位檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督。

4.3 加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，許多依托互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理設(shè)備、軟件已成熟。許多現(xiàn)代化設(shè)備也以投入生產(chǎn)生活中，企業(yè)管理現(xiàn)代化是必然的趨勢(shì)，無(wú)紙化辦公已逐漸走進(jìn)我們的生產(chǎn)生活中，綠色環(huán)保已成為當(dāng)下熱門。投入現(xiàn)代化管理設(shè)備、先進(jìn)辦公軟件不僅能夠縮短文件傳閱、處理周期、縮短竣工資料編制時(shí)間、提高檔案管理工作質(zhì)量，還能綠色環(huán)保。更重要的是為檔案利用提供更加人性化的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化。

5 水電站建設(shè)工程檔案的利用

5.1 檔案管理的目的在于檔案利用

檔案利用是通過(guò)對(duì)檔案資料的查閱、記錄，滿足檔案利用者需求的過(guò)程，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案本身價(jià)值的過(guò)程。

科技檔案的利用：各參建單位形成的施工方案措施、設(shè)備、設(shè)施安裝數(shù)據(jù)、機(jī)組運(yùn)行數(shù)據(jù)、水文氣象數(shù)據(jù)、生態(tài)環(huán)境報(bào)告等，行業(yè)可以利用其真實(shí)性、可靠性、原始性，對(duì)資料的內(nèi)容及結(jié)果進(jìn)行數(shù)據(jù)研究、資源信息共享，對(duì)水電站建設(shè)的開(kāi)發(fā)、建設(shè)周期、施工投入等起到參考、借鑒作用，能有效提升行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，掌握領(lǐng)先技術(shù)手段，創(chuàng)建一項(xiàng)項(xiàng)精品工程。為國(guó)家“十五”計(jì)劃提出的“西部大開(kāi)發(fā)”經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略部署、“西電東送”、“一帶一路”等計(jì)劃添磚加瓦、增光添彩、保駕護(hù)航。

文書(shū)檔案的利用：文書(shū)檔案管理工作主要是對(duì)生產(chǎn)生活各項(xiàng)工作的管理、記錄，利用文書(shū)檔案的真實(shí)記錄對(duì)生產(chǎn)、生活中的全方位反饋進(jìn)行分析、總結(jié)，讓各部門之間協(xié)作更為密切，更好的為單位服務(wù)，維護(hù)單位長(zhǎng)久發(fā)展，同時(shí)能提高工作效率、工作質(zhì)量及熱情，為企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力起到催化、激發(fā)的作用。

會(huì)計(jì)檔案的利用:利用會(huì)計(jì)檔案，可以查看一個(gè)單位在工程建設(shè)期間的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)記錄，可以檢查這個(gè)單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，有無(wú)弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為。利用會(huì)計(jì)檔案不僅可以解決經(jīng)濟(jì)糾紛，還可以為企業(yè)、為國(guó)家提供真實(shí)可靠的、詳盡的經(jīng)濟(jì)效益數(shù)據(jù)報(bào)表，為企業(yè)制定經(jīng)營(yíng)決策、成本管理等提供參考，為國(guó)家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策提供數(shù)據(jù)支持。

榮譽(yù)檔案的利用：通過(guò)榮譽(yù)檔案能夠直觀的對(duì)水電站建設(shè)成果進(jìn)行了解，也是參建單位施工管理水平的展示，更是對(duì)行業(yè)內(nèi)技術(shù)人才的肯定和鼓勵(lì)。它不僅能證明某項(xiàng)工程施工是專業(yè)的、是行業(yè)標(biāo)桿、是精品工程，還能對(duì)其他類別的檔案起到有益補(bǔ)充證明。同時(shí)也是企業(yè)綜合實(shí)力的憑證，能更好地為企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷工作提供有力保障。

5.2 檔案利用在于服務(wù)

檔案的利用，在于以人為本、精準(zhǔn)服務(wù)。除了完善檔案管理體系、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，還需樹(shù)立正確的服務(wù)思想。各參建單位以增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和主動(dòng)服務(wù)為目的，可根據(jù)工程施工專業(yè)的不同，設(shè)置相對(duì)應(yīng)的管理組織機(jī)構(gòu)，并建立考核機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制等，從而提高服務(wù)質(zhì)量和檔案開(kāi)發(fā)利用率。

精準(zhǔn)服務(wù)的關(guān)鍵在于創(chuàng)新服務(wù)。改進(jìn)和創(chuàng)新檔案利用的方法和技術(shù)、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、增加檔案管理設(shè)備的投入、建立行業(yè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段，讓檔案管理工作精準(zhǔn)、快捷、現(xiàn)代化、人性化、智能化，讓水利行業(yè)實(shí)現(xiàn)資源共享、互助互利、共同發(fā)展。

6 結(jié)語(yǔ)

檔案管理是工程建設(shè)項(xiàng)目管理的重要組成部分，根據(jù)時(shí)代的變化制定科學(xué)的檔案管理和充分利用檔案的方案，不僅能體現(xiàn)工程建設(shè)施工綜合管理能力、為工程建設(shè)者樹(shù)碑立傳，還能全面展示企業(yè)管理業(yè)績(jī)，為企業(yè)發(fā)展前景保駕護(hù)航?？茖W(xué)的、適用的檔案管理能讓檔案成為工程的靈魂，能讓檔案成為整個(gè)水電站建設(shè)過(guò)程的放映機(jī)，成為數(shù)以萬(wàn)計(jì)工程建設(shè)者為祖國(guó)繁榮昌盛添磚加瓦的證據(jù)，成為廣大水利人勞動(dòng)的智慧體現(xiàn)和崢嶸歲月的見(jiàn)證。