建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收檔案管理策略探析

夏文勝 （蕪湖市城建檔案館，安徽 蕪湖 241000）

建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)、消防驗(yàn)收、備案和抽查工作作為住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理的重要工作，其檔案的收集、整理、利用和保管將是城建業(yè)務(wù)檔案一項(xiàng)嶄新工作內(nèi)容。

1 消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收法律背景

2021年4月29日新修訂《中華人民共和國(guó)消防法》和2020年6月1日發(fā)布實(shí)施的《建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收管理暫行規(guī)定》（住建部令第51號(hào)），進(jìn)一步明確了縣級(jí)以上地方人民政府住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門依職責(zé)在建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收工作承擔(dān)的行政職能。作為在城市建設(shè)管理等活動(dòng)中一項(xiàng)嶄新的工作內(nèi)容，由此形成的資料文件對(duì)社會(huì)具有十分重要和深遠(yuǎn)的意義，對(duì)保障人民群眾生命財(cái)產(chǎn)安全、社會(huì)長(zhǎng)治久安和穩(wěn)定具有重要價(jià)值。作為一類城建業(yè)務(wù)檔案，其收集齊全、保存完好、開發(fā)利用全面是城建檔案工作的一項(xiàng)嶄新內(nèi)容。

2 消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收檔案收集面臨的問題

2.1 多部門實(shí)施的不統(tǒng)一

消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收工作雖然是住建部門的重要業(yè)務(wù)性工作，但由住建多部門共同實(shí)施完成。以安徽省蕪湖市為例，消防設(shè)計(jì)審查工作由住建局科技科室實(shí)施，消防驗(yàn)收工作由市質(zhì)監(jiān)站實(shí)施，消防驗(yàn)收備案和抽查工作依據(jù)工程體量不同分市、區(qū)、開發(fā)區(qū)管委會(huì)分工協(xié)作實(shí)施。城建檔案部門需與多部門協(xié)調(diào)，從不同業(yè)務(wù)部門手中收集檔案資料。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)體系的不統(tǒng)一

消防類檔案收集，一部分來自市工程審批制度改革平臺(tái)（以下簡(jiǎn)稱“市工改平臺(tái)”），其后期要與消防救援機(jī)構(gòu)平臺(tái)對(duì)接實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。目前，檔案信息資源融合面臨標(biāo)準(zhǔn)體系不完善的突出問題，檔案信息管理系統(tǒng)與其他部門的信息管理系統(tǒng)存在不兼容、不匹配現(xiàn)象，檔案長(zhǎng)期保存格式標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)的備份標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)，以及在互聯(lián)網(wǎng)背景下軟硬件的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，都亟待解決[1]。

2.3 歸檔渠道的不統(tǒng)一

消防類檔案收集除部分來自市工改平臺(tái)，絕大部分是來自審批過程和現(xiàn)場(chǎng)檢查的記錄，這就需要消防業(yè)務(wù)管理部門工作人員緊密配合，按照檔案歸檔要求對(duì)資料進(jìn)行及時(shí)收集、整理、上傳和補(bǔ)充。

3 消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收檔案管理建設(shè)策略

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),明確工作職責(zé)

作為建設(shè)工程的關(guān)鍵組成部分，建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)的審核與驗(yàn)收工作貫穿始終。大量的調(diào)查研究表明，一些建筑在建設(shè)的初期就已存在火災(zāi)隱患，對(duì)建筑的整體質(zhì)量與使用安全構(gòu)成極大的威脅[2]。按照國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定，從2020年6月1日起，建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收工作從消防救援機(jī)構(gòu)劃轉(zhuǎn)至住建部門，近兩年時(shí)間產(chǎn)生了大量的消防資料文件，由于認(rèn)識(shí)不足，缺乏專人負(fù)責(zé)收集鑒定，沒有統(tǒng)一的部門整理保管，長(zhǎng)此以往必將導(dǎo)致此類資料文件的散失和利用的困難，一旦發(fā)生火災(zāi)險(xiǎn)情必將有不可估量的損失，因此建設(shè)工程消防資料文件的收集、整理、歸檔工作異常重要、迫在眉睫。

安徽省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳通過前期調(diào)研，印發(fā)了《安徽省建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《檔案管理規(guī)定》），作出對(duì)建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收工作中所形成的有保存價(jià)值資料作為檔案保存的規(guī)定，強(qiáng)化過程可追溯性，明確消防業(yè)務(wù)管理部門、檔案管理機(jī)構(gòu)等各方主體在此項(xiàng)工作中的內(nèi)容、職責(zé)和法律責(zé)任，進(jìn)一步規(guī)范此類檔案管理。各地城建檔案管理部門應(yīng)密切關(guān)注和配合此項(xiàng)工作的開展，深刻領(lǐng)會(huì)新修訂的《消防法》和住建部51號(hào)令精神，結(jié)合《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（住建部令第61號(hào)）要求，主動(dòng)作為，認(rèn)真做好消防類檔案歸檔的流程設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開發(fā)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和共享服務(wù)等多項(xiàng)工作。

3.2 規(guī)范收集,制定工作流程

根據(jù)《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于全面開展工程建設(shè)項(xiàng)目審批制度改革的實(shí)施意見》要求，消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收工作納入工程審批改革的四個(gè)審批環(huán)節(jié)中，實(shí)行“一張藍(lán)圖、一個(gè)窗口、一張表單、一個(gè)機(jī)制”統(tǒng)一審批管理體系，各地市依規(guī)建立統(tǒng)一工改平臺(tái)實(shí)施管理。按照《檔案管理規(guī)定》，建設(shè)工程消防類資料文件收集大多來源于此平臺(tái)，歸檔流程設(shè)計(jì)應(yīng)將項(xiàng)目申報(bào)、行政審批、檔案歸檔、數(shù)據(jù)共享統(tǒng)一考慮，將檔案驗(yàn)收要求關(guān)口前移，項(xiàng)目申報(bào)的材料內(nèi)容、電子數(shù)據(jù)格式等按照歸檔要求來設(shè)計(jì)，歸檔時(shí)檔案系統(tǒng)只需從審批平臺(tái)統(tǒng)一抓取申報(bào)數(shù)據(jù)，審批過程資料和審批結(jié)果資料將進(jìn)行后期補(bǔ)錄、完善歸檔。

3.3 歸檔內(nèi)容和歸檔形式

《檔案管理規(guī)定》在歸檔內(nèi)容上充分考慮業(yè)務(wù)申報(bào)中需滿足的條件、審查驗(yàn)收過程中記錄、審批結(jié)果等三個(gè)方面，列舉了特殊建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)審查類、消防驗(yàn)收類、其他建設(shè)工程消防驗(yàn)收備案和抽查類等歸檔內(nèi)容和編目順序和歸檔方式。

消防各業(yè)務(wù)管理部門應(yīng)在開展業(yè)務(wù)工作時(shí)，同步開展資料收集整理工作，在市工改平臺(tái)系統(tǒng)中已經(jīng)存在的歸檔資料，在業(yè)務(wù)辦結(jié)后將自動(dòng)提交歸檔，其余資料將由各業(yè)務(wù)管理部門在檔案系統(tǒng)中，按目錄提交補(bǔ)充完善歸檔資料后，一并提交城建檔案管理部門歸檔。同時(shí)各業(yè)務(wù)管理部門需線下提交一套和電子資料一致的紙質(zhì)檔案交城建檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。

3.4 建立高品質(zhì)檔案管理平臺(tái)

“工欲善其事，必先利其器”。消防類檔案管理工作要充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)效應(yīng)，與“互聯(lián)網(wǎng)+”、智慧政府建設(shè)結(jié)合起來，建立檔案管理系統(tǒng)。一是要建立與各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)相互兼容的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式和備份標(biāo)準(zhǔn)，打通各平臺(tái)之間數(shù)據(jù)傳輸，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享；二是從審批源頭對(duì)將歸檔的數(shù)字化檔案進(jìn)行管控，對(duì)色彩模式、分辨率、圖像處理、紙張端正、內(nèi)容完整、清晰度等數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行設(shè)定；三是實(shí)現(xiàn)高效檢索，系統(tǒng)平臺(tái)便捷的檢索功能，在發(fā)生火災(zāi)危情時(shí)能在最短的時(shí)間內(nèi)得到相關(guān)建筑物消防設(shè)施信息，同時(shí)針對(duì)不同工作需要設(shè)定相應(yīng)的檢索方式，采用高級(jí)檢索和模糊檢索相結(jié)合，計(jì)算機(jī)能夠根據(jù)輸入的實(shí)際指令選擇最合適的方式對(duì)檔案進(jìn)行檢索查詢，以滿足住建部門實(shí)際工作需要[3]。

3.5 加強(qiáng)人才專業(yè)培訓(xùn)

消防類檔案對(duì)于住建業(yè)務(wù)管理部門和城建檔案管理部門來說，都是一項(xiàng)嶄新的工作內(nèi)容，首先城建檔案管理部門要積極組織消防類檔案專業(yè)培訓(xùn)，通過邀請(qǐng)專家進(jìn)行座談或現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，促進(jìn)檔案管理人員了解消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收知識(shí)、工作內(nèi)容和流程，熟練掌握此類專業(yè)檔案收集內(nèi)容、模式和系統(tǒng)操作，同時(shí)還要結(jié)合相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，通過提高福利待遇提升其工作積極性，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量和效率的提高[4]。其次，城建檔案管理部門要與業(yè)務(wù)管理部門建立工作聯(lián)動(dòng)機(jī)制，增強(qiáng)業(yè)務(wù)管理部門工作人員歸檔意識(shí)和歸檔水平并落實(shí)到位，確保歸檔及時(shí)、準(zhǔn)確、齊全、完整。

4 消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收檔案管理的重要性

4.1 有利于形成消防類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

建筑工程消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收工作是以防范建筑工程火災(zāi)，減少人民生命財(cái)產(chǎn)損失為目的。實(shí)行建筑工程消防設(shè)計(jì)審查制度能夠有效減少建筑工程火災(zāi)隱患，并在火災(zāi)來臨時(shí)將其隔絕在最小范圍內(nèi)，保證建筑物內(nèi)人員能夠及時(shí)逃生，減少火災(zāi)對(duì)建筑物造成的損壞[5]?！断婪ā返男抻唽⑾涝O(shè)計(jì)審查驗(yàn)收工作從消防救援機(jī)構(gòu)劃轉(zhuǎn)至住建部門，其意在從設(shè)計(jì)、建造方面把好建筑物消防安全關(guān)。工作中所形成的驗(yàn)收申報(bào)、材料審查、實(shí)施驗(yàn)收和審批文書等四個(gè)方面的文件資料正是住建部門在城市管理活動(dòng)中所形成的，并對(duì)未來城市維護(hù)、應(yīng)急管理和風(fēng)險(xiǎn)防范等方面具有十分重要的意義。城建檔案部門應(yīng)加強(qiáng)消防業(yè)務(wù)檔案的收集，建立本地區(qū)域范圍內(nèi)統(tǒng)一的消防類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并實(shí)現(xiàn)與消防救援機(jī)構(gòu)應(yīng)急搶險(xiǎn)數(shù)據(jù)共享。

4.2 有利于實(shí)現(xiàn)科學(xué)技術(shù)積累

通過檔案收集，能夠?qū)ο涝O(shè)計(jì)審查驗(yàn)收工作進(jìn)行真實(shí)記錄和反映，消防類檔案中不僅包含大量管理部門審批信息，還包含科學(xué)含量高、技術(shù)性強(qiáng)的建筑物消防圖紙、消防設(shè)備配備和安全通道等，長(zhǎng)期的檔案積累將有利于住建主管部門不斷積累建筑消防經(jīng)驗(yàn)，完善建筑消防專業(yè)管理知識(shí)和依法行政能力，對(duì)提升行業(yè)治理、建筑科技和科學(xué)化運(yùn)用，具有十分廣闊前景。同時(shí)現(xiàn)場(chǎng)評(píng)定報(bào)告、視頻、專家意見和整改證明資料等資料的收集，還能有助于消防責(zé)任事故的認(rèn)定，從而對(duì)群眾生命財(cái)產(chǎn)安全予以維護(hù)，對(duì)社會(huì)和諧穩(wěn)定起到有效促進(jìn)作用。

4.3 有利于實(shí)施共享助力防災(zāi)

建筑消防安全涉及千家萬戶，關(guān)乎人民生命財(cái)產(chǎn)安全。各地市住建部門由于地方區(qū)劃調(diào)整、職責(zé)劃分等多種原因，可能會(huì)出現(xiàn)一個(gè)行政區(qū)域內(nèi)消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收工作由幾個(gè)層級(jí)多個(gè)部門共同實(shí)施完成，消防類資料散落在各業(yè)務(wù)管理部門，難以形成全市統(tǒng)一的消防共享數(shù)據(jù)。城建檔案館消防檔案工作有利于實(shí)施數(shù)據(jù)共享助力防災(zāi)救災(zāi)，首先，城建檔案部門作為一個(gè)行政區(qū)域檔案管理部門，能夠較完整地反映一個(gè)行政區(qū)域內(nèi)消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收工作全貌，資料全面、集中、完整，更好地實(shí)現(xiàn)與當(dāng)?shù)叵谰仍畽C(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)共享，在防火險(xiǎn)情發(fā)生時(shí)，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面提供建筑物圖紙，反映現(xiàn)場(chǎng)消防通道、消防設(shè)施等情況，為消防救援工作開展贏得寶貴時(shí)間；其次城建檔案部門統(tǒng)一的消防檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，更有利于使用數(shù)字化技術(shù)對(duì)消防檔案進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)檔案預(yù)警，提醒相關(guān)部門對(duì)于接近使用年限消防設(shè)備適時(shí)進(jìn)行檢修和更換，發(fā)揮出檔案社會(huì)治理功能。

5 結(jié)論與展望

綜上所述，消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收工作作為住建部門的重要工作，其檔案管理是城建檔案部門一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)，在當(dāng)前沒有成功先例的情況下，城建檔案部門要全面做好流程梳理、系統(tǒng)設(shè)計(jì)和收集方式和內(nèi)容的確定；城建檔案管理人員要對(duì)消防設(shè)計(jì)審查驗(yàn)收工作要有深刻的認(rèn)識(shí)，從進(jìn)行檔案收集管理工作中掌握、提煉、總結(jié)該專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能技巧，始終秉持實(shí)事求是的態(tài)度，堅(jiān)持愛崗敬業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)和全心全意為人民服務(wù)的理念[6]，實(shí)現(xiàn)檔案為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)。