新時期事業(yè)單位人事檔案管理工作優(yōu)化的探究

■李巖

（北京市教師發(fā)展中心）

引 言

近年來，我國事業(yè)單位也在不斷發(fā)展，事業(yè)單位的具體工作也受到了人們的高度關(guān)注，其中人事檔案管理工作作為事業(yè)單位中的重要工作，理應(yīng)引起人們的重視。因為在人事管理中，人事檔案不僅有效反映了某個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、任職經(jīng)歷、獲獎情況、培訓(xùn)情況等，還是歷史地、全面地了解一個人的必要手段，從而成為個人相關(guān)問題和正常政治審查的證據(jù)，它也是研究和撰寫各種人物傳記的寶貴史料。新中國建立后至今，尤其是在計劃經(jīng)濟(jì)時代，由于它在中國社會主義建設(shè)中起到了很大影響，使得人們有必要對當(dāng)前的人事檔案管理問題加以深刻反思，從而探索出在新時代背景下的人事檔案管理途徑，從而帶動相關(guān)事業(yè)單位在財務(wù)管理領(lǐng)域未來的可持續(xù)發(fā)展。

1 新時期事業(yè)單位人事檔案管理工作的特性剖析

不同時期事業(yè)單位的人事檔案管理要求和管理方式方法均不相同，因而也呈現(xiàn)了不同的特點，本文也結(jié)合工作經(jīng)驗和所感進(jìn)行梳理與總結(jié)，具體如下：

1.1 人員流動量和頻次逐年增多

新時期背景下，人們的工作理念與需求呈現(xiàn)出多元化的局面，有些員工因為不滿意或者不適應(yīng)工作內(nèi)容而出現(xiàn)的人員離職情況。所以我國事業(yè)單位檔案管理工作中，除了存在一些在檔案工作管理和經(jīng)營方面的影響因素之外，還存在事業(yè)單位工作人員流動頻繁的現(xiàn)狀，這樣會導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量的下降。因為對于一些事業(yè)單位來說，他們本身的檔案管理工作理念都是不同的，所以到達(dá)一個新的單位以及適應(yīng)新單位的檔案管理工作流程都是需要時間的，這樣會制約檔案管理的銜接性和工作效率。

1.2 人事管理工作內(nèi)容的增加

首先是人事檔案管理部門歸檔文件類型的增加，因為一般人事檔案分幾大類，如個人履歷資料、鑒定和考評資料、個人學(xué)歷資料、政審資料和其他材料等。但是近幾年來，伴隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人員流動性的增強(qiáng)，人事檔案各類資料的來源也更為廣泛。

1.3 人們對已檔案需求的日趨多樣化

隨著人們生活水平的不斷提高，以及人們生活工作內(nèi)容的豐富多彩，人們的人事檔案數(shù)量增多，涉及到的內(nèi)容也十分多元，因而檔案管理面臨狀況復(fù)雜，管理要求細(xì)化。具體來說，事業(yè)單位的檔案信息基本分為幾大類，但是由于人們的生活、工作、學(xué)習(xí)等方面的需要，會產(chǎn)生不同的檔案管理需求，所以如果事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)的檔案信息管理手段進(jìn)行工作的話，很難滿足人們的需求。

2 新時期事業(yè)單位人事檔案管理工作具體現(xiàn)狀和存在問題

2.1 缺乏專業(yè)的檔案管理工作人員

在目前對實際工作人員檔案管理工作的實踐進(jìn)行過程中，由于許多事業(yè)單位的財務(wù)管理僅僅是把檔案保管部門作為一種邊緣部門，使得檔案保管工作并沒有專業(yè)型和針對性，這將會直接影響到檔案保管工作者的積極性，從而影響到了事業(yè)單位實際工作人員檔案管理的效果和服務(wù)質(zhì)量。科學(xué)根據(jù)當(dāng)前其他事業(yè)單位檔案管理工作者的實際情況分析，雖然很多事業(yè)檔案管理工作者都具備了更高的學(xué)歷，不過他們中很多都不屬于檔案管理學(xué)科的人員。并且，也因為當(dāng)時一些事業(yè)單位財務(wù)工作也處在發(fā)展轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵時期，導(dǎo)致了不少從事檔案保管工作的人才并不希望長期從事檔案保管工作，甚至對自己的工作內(nèi)容也缺乏清楚的認(rèn)識。如果檔案保管工作人員中經(jīng)常出現(xiàn)或存在變動問題，就很容易造成檔案保管工作人員的傳承問題，因為檔案保管工作人員本來是一個相當(dāng)復(fù)雜的工種，而且即使及時派出了工作人員來進(jìn)行管理，也仍然不能很好地解決存在的問題。

2.2 缺乏科學(xué)完善的檔案管理制度

事業(yè)單位內(nèi)控制度要想更有效加強(qiáng)人事檔案管理，就必須建立科學(xué)健全的歸檔與管理體系，從而為事業(yè)單位人事管理的有效監(jiān)控與發(fā)展，提供良好的保障作用。但觀察和分析實際發(fā)展，國內(nèi)的不少事業(yè)單位由于沒有對人員檔案管理工作的重視，從而也未能在實際的人員檔案保管管理工作匯總中，建立出科學(xué)可行、合理完備的人員檔案保管規(guī)章制度，這也就直接影響了有關(guān)人員的正常工作狀態(tài)。檔案管理人員在實際的工作過程中，由于沒有明確的檔案管理工作制度規(guī)范。所以在進(jìn)行實際人事檔案信息的收集和管理工作時，沒有辦法按照一個科學(xué)統(tǒng)一的模式展開工作，檔案管理的也比較混亂，不利于人事檔案管理工作的發(fā)展。

2.3 檔案工作管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待加強(qiáng)

當(dāng)前，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位一般都會有專門的人事檔案管理部門，單位的人事檔案管理工作就由本單位的專門人員進(jìn)行管理，因而檔案管理人員的專業(yè)性如何直接關(guān)系到管理結(jié)果。就當(dāng)前來看，事業(yè)單位的檔案管理人員缺乏數(shù)量保障、缺乏專業(yè)性保障，尤其是有些部門為了節(jié)約成本選擇了某些人員來兼任檔案管理員，由于他們有其他工作的牽絆，同時無法全身心投入到專用素養(yǎng)提升當(dāng)中，因而業(yè)務(wù)流程不熟悉、工作動力不足、管理能力欠缺等情況偶有發(fā)生，影響了其人事檔案管理與新時期檔案管理要求的比肩。

隨著時代的進(jìn)步，社會的發(fā)展，我國事業(yè)單位人事檔案管理水平也在穩(wěn)步提升，從管理意識、管理方法、管理監(jiān)督等方面不斷的予以完善，但是與發(fā)達(dá)國家相比還是存在一定的不足。尤其是管理技術(shù)的更新力度相對緩慢，因而在數(shù)字化管理技術(shù)、技能方面的運用還有一定的提升空間。因而當(dāng)前如何再人事檔案管理過程中讓事業(yè)單位不斷的注入數(shù)字化的力量值得研究?？傊?，我們應(yīng)該通過集中培訓(xùn)等手段來提升檔案管理人員的整體專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而為單位的發(fā)展和壯大提供保證。

3 新時期事業(yè)單位人事檔案管理工作的突破思路

新時期事業(yè)單位人事檔案管理效率提升勢在必行，其存在的優(yōu)勢與劣勢也并行存在，作為相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)予以重視與思考，不斷的摸索突破的路徑，讓事業(yè)單位的人事檔案管理可以更加高效、科學(xué)，為其他工作提供更大輔助價值。

3.1 增強(qiáng)資金力量，更新高效設(shè)備

新時期人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)明確責(zé)任人，用一個清晰的局面來控制管理工作，形成統(tǒng)籌管理、授權(quán)查詢的新機(jī)制，由專門的人做專門的事情。并建議，在相應(yīng)級別的單位設(shè)置專業(yè)的人事檔案管理機(jī)關(guān)，對所有部門的人事檔案實行統(tǒng)籌管理，而其他單位也應(yīng)該設(shè)置機(jī)構(gòu)專門負(fù)責(zé)整理、保管和查檔。研究成立區(qū)域性的人才檔案管理中心，以統(tǒng)籌保護(hù)管理本轄內(nèi)和本系統(tǒng)所有部門事業(yè)單位的人事檔案。全省各級人事檔案管理行政中心都要通過專用網(wǎng)絡(luò)平臺成立全國性的人才檔案管理中心，而全國性的人才檔案管理中心就是一個對全省人事檔案的統(tǒng)籌管理，要注重于建設(shè)一個方便人才歸檔保管的信息協(xié)作網(wǎng)絡(luò)平臺，并利用強(qiáng)大數(shù)據(jù)挖掘能力，為人力資源配置進(jìn)行精確有效的信息化服務(wù)。

3.2 創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

人事檔案的管理工作需要借助于科學(xué)的管理制度，從而讓執(zhí)行有據(jù)可依。因而需要從綜合方面予以管理機(jī)制的創(chuàng)立、優(yōu)化等。首先，管理人員的入選機(jī)制，什么樣的人員符合新時期事業(yè)單位人事檔案管理要求必須在一個相對嚴(yán)格的制度之下，嚴(yán)把入口關(guān)對于檔案管理來說十分重要；其次，管理方式方法，檔案管理效率如何與管理方式方法密切相關(guān)，因而需要制定科學(xué)的管理理念、管理方式、監(jiān)督方式等，讓檔案管理具有時代特色，同時還可以做到嚴(yán)謹(jǐn)、綜合；再者，為了激勵檔案管理人員還要建立具有獎懲效果的人員管理機(jī)制，讓他們在一個相對合理、科學(xué)的崗位職責(zé)之下履行自己職責(zé)，貢獻(xiàn)自己的一份力量，如果檔案管理能力較強(qiáng)則可以予以一定的物質(zhì)獎勵以及精神獎勵，如果檔案管理能力不足則可以一定的警示，如果能力確實不能符合新時期檔案管理要求也可以予以轉(zhuǎn)崗處理，總之要確保人員的專業(yè)性，積極的去滿足新時期人事檔案管理的需求；最后，針對檔案管理制定嚴(yán)格的管理制度，讓不同類型的檔案都可以有一個自身的歸檔、整理、查閱原則，從人事檔案的形成到使用都可以嚴(yán)格實現(xiàn)科學(xué)、合理。

3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

為了有效促進(jìn)新時期背景下，事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展，相關(guān)單位應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理思想，并加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。比如，相關(guān)事業(yè)單位可以根據(jù)本單位的實際情況，引進(jìn)不同的管理思想，這樣既能尋求與本單位工作狀況相符合的管理思路，還能創(chuàng)新和完善檔案管理工作方式，確保單位人事檔案管理工作的有效進(jìn)行。除此之外，相關(guān)單位必須促進(jìn)檔案保管工作的信息化發(fā)展，要加大對有關(guān)檔案保管工作人員的投入，為單位配置最新設(shè)施，同時還要指導(dǎo)有關(guān)檔案保管人員建設(shè)信息化發(fā)展檔案管理的網(wǎng)絡(luò)平臺，并確保一些技術(shù)和軟件都可以按照現(xiàn)實的實際情況，加以不斷的優(yōu)化和完善。通過對檔案管理信息化的有效運用，不但可以合理地節(jié)省人力，而且還能夠大大提高實際的檔案查閱、分類、整理和保管工作效率。

3.4 處理好電子化與紙質(zhì)檔案管理的關(guān)系

通過人們的觀測研究表明，在檔案管理工作的漫長發(fā)展過程中，紙質(zhì)文檔管理一直都是事業(yè)單位在財務(wù)管理上當(dāng)下極為主要的措施，而且占了主導(dǎo)地位。但是隨著我國互聯(lián)網(wǎng)時代的來臨，網(wǎng)絡(luò)信息已被廣泛應(yīng)用在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的各個領(lǐng)域。在新時代背景下，隨著信息化發(fā)展科技的蓬勃發(fā)展，使數(shù)字化檔案管理變成了當(dāng)前事業(yè)單位職工開展文檔保管工作的主要渠道，相關(guān)工作人員利用信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，不僅能夠有效提升他們的工作效率，還能提升工作人員的積極性，減輕他們的工作負(fù)擔(dān)。所以，相較于以往的事業(yè)單位財務(wù)管理檔案人員需要采用傳統(tǒng)的模式，來獲取歸檔材料，在現(xiàn)階段，他們必須能夠把這些方面的內(nèi)容有效的記錄在電腦當(dāng)中，并高效地進(jìn)行對電子歸檔材料的快速分析，從而形成了相應(yīng)的電子資料，如此才可以使中國事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案管理，以及電子化歸檔的工作模式，一直以來都處在科學(xué)合理的平衡之中，為中國事業(yè)單位內(nèi)控制度工作的全面開展，得到了科學(xué)化的完善和提高。

3.5 集中培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

不論我國信息化如何快速發(fā)展，檔案管理工作人員都是進(jìn)行檔案管理工作的主力，所以為了有效促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效發(fā)展，我們要定期對檔案管理工作人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，借此機(jī)會提升他們的專業(yè)工作能力和社會責(zé)任感。在此過程中，事業(yè)單位首先要對相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)能力的培訓(xùn)，讓他們能夠在樹立檔案管理工作六層的基礎(chǔ)上，還能做到與時俱進(jìn)，比如熟練操作計算機(jī)，為接下來更好地利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作奠定堅實基礎(chǔ)。另外，還要對相關(guān)人事檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)教育，提升工作人員對檔案管理工作的重視程度，并明確他們在實際檔案管理工作中應(yīng)該盡到的責(zé)任和義務(wù)，進(jìn)而在幫助他們達(dá)到單位工作要求的同時，還能有效保證人事檔案管理工作的有效進(jìn)行。加大對專門人員檔案工作者的培養(yǎng)力度，通過定期舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案保管工作人員的專業(yè)知識。

4 總 結(jié)

綜上可以看出，新時期背景下事業(yè)單位的人事檔案管理應(yīng)當(dāng)有一個新的局面、新的理念、新的要求，如何能夠正視當(dāng)前存在的問題，剖析新時期的各種紅利，然后改進(jìn)方式方法，從而讓人事檔案管理可以更加具時代特色、更加有利于自身價值的發(fā)展十分關(guān)鍵。本文對此進(jìn)行了梳理。通過對事業(yè)單位內(nèi)控制度實施更加科學(xué)的人才檔案管理，不但能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位財務(wù)所有工作人員更加科學(xué)合理地調(diào)動和履行有關(guān)職責(zé)，還能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位財務(wù)未來的良性發(fā)展。不過，正在實踐的事業(yè)單位內(nèi)控制度檔案保存過程中，仍然面臨著一些的困難約束著實踐工作的進(jìn)行因此，這就要求相應(yīng)的檔案保管機(jī)構(gòu)工作人員必須對其問題進(jìn)行充分的關(guān)注，同時對各種可能出現(xiàn)的問題展開更深層次的研究與剖析，進(jìn)而采取合理的舉措提升實際的其他事業(yè)單位檔案保管品質(zhì)與效果，以實現(xiàn)其他事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行，從而帶動相關(guān)事業(yè)單位未來的可持續(xù)發(fā)展。