安裝工程類企業(yè)采購管理現(xiàn)狀分析及改進(jìn)措施探討

楊昕睿

（上海新晃空調(diào)設(shè)備安裝工程有限公司，上海 201601）

1 引言

黨的十九大后，正式宣告我國由高速增長(zhǎng)階段轉(zhuǎn)變?yōu)楦哔|(zhì)量發(fā)展階段，將全面加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，構(gòu)建現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)計(jì)體系[1]，推動(dòng)新型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（簡(jiǎn)稱“新基建”）為未來新發(fā)展格局的關(guān)鍵所在[2]。2022年財(cái)政部新增發(fā)放3.6 萬億專項(xiàng)債，加快“新基建”，提升傳統(tǒng)基建水平，這意味著自2008年后，即將迎來又一次大規(guī)模“新基建”，因此，與建筑業(yè)和制造業(yè)息息相關(guān)的安裝工程類企業(yè)即將迎來發(fā)展的新契機(jī)。

本文的研究對(duì)象是安裝工程類企業(yè)，屬于建筑業(yè)和制造業(yè)相結(jié)合的復(fù)合型企業(yè)，主營建筑相關(guān)產(chǎn)品、機(jī)電產(chǎn)品、工程材料等，如空調(diào)、新風(fēng)設(shè)備，并提供建筑安裝及售后服務(wù)。隨著基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的深化，該類企業(yè)已形成較為完善的供應(yīng)鏈管理體系，有效降低了運(yùn)營成本，一定程度上提升了企業(yè)的整體運(yùn)營效率并增強(qiáng)了企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。然而，現(xiàn)階段隨著高效生產(chǎn)、降本增效的不斷深化推進(jìn)，安裝工程類企業(yè)采購管理方面的不足也日益顯現(xiàn)，尤其在2022年上半年上海疫情的影響下，全國安裝工程類企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、物流、倉儲(chǔ)均受到一定程度的影響，疫情在未來一段時(shí)間仍可能對(duì)行業(yè)經(jīng)營產(chǎn)生影響。如何有效降低供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)，是安裝工程類企業(yè)亟待解決的問題。采購管理是該類安裝工程企業(yè)供應(yīng)鏈管理的重點(diǎn)，也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的核心，它包含了采購組織的建立和優(yōu)化、供應(yīng)商的關(guān)系管理、運(yùn)輸關(guān)系管理及與采購活動(dòng)相關(guān)領(lǐng)域的管理等[3]。因此，安裝工程類企業(yè)更應(yīng)該重視采購管理的相關(guān)工作，融合現(xiàn)代化的信息技術(shù)，不斷進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新[4]，推動(dòng)安裝工程類企業(yè)采購工作與物資供應(yīng)的穩(wěn)定良性發(fā)展，進(jìn)而提升供應(yīng)鏈整體效益，迎接即將到來的大規(guī)模“新基建”。

2 安裝工程類企業(yè)采購管理現(xiàn)狀分析

采購管理是企業(yè)以最高效率和最低成本，以滿足自身經(jīng)營活動(dòng)需要為目的，對(duì)包括供應(yīng)商、原材料、采購人員、采購組織結(jié)構(gòu)等一切相關(guān)因素進(jìn)行計(jì)劃、實(shí)施、控制和改進(jìn)的過程[5]。安裝工程類企業(yè)需要做到適應(yīng)新要求和新變化，遵循“改革創(chuàng)新、采管分離、集中高效、分步實(shí)施”的采購管理目標(biāo)[6]，加強(qiáng)對(duì)電子化采購的利用，綜合全面考察供應(yīng)商的資質(zhì)資格，遵循物資采購的四條原則，即質(zhì)量第一、價(jià)格最優(yōu)、服務(wù)最好、信譽(yù)最佳。目前安裝工程類企業(yè)的問題主要體現(xiàn)在采購管理模式、供應(yīng)商管理和成本控制3 個(gè)方面。

2.1 采購管理模式滯后

2.1.1 采購組織管理混亂

安裝工程類企業(yè)涉及建筑業(yè)、制造業(yè)、電氣行業(yè)等，常出現(xiàn)安裝承包項(xiàng)目繁多、種類各異、地域差距大的現(xiàn)象，但是公司并沒有設(shè)計(jì)合理的集中采購方案。集中采購即通過全局的統(tǒng)籌策劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、制度來對(duì)企業(yè)進(jìn)行控制管理，分散多批次的采購方式增加了采購成本。

2.1.2 采購質(zhì)量良莠不齊

在采購供應(yīng)中，有的單位不對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資信分析、評(píng)估，而是憑領(lǐng)導(dǎo)或少數(shù)人的意志辦事，不問質(zhì)量、不看產(chǎn)品合格證隨便采購，造成采購供應(yīng)的物資不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使工程埋下隱患。

2.1.3 采購運(yùn)作流程滯后

隨著項(xiàng)目物資采購供應(yīng)的放開，多數(shù)單位不是集中采購供應(yīng)，而是把采購權(quán)下放到基層，形成了層層采購，采購流程滯后，從而對(duì)物資采購供應(yīng)失去了控制。部分安裝工程類企業(yè)的采購流程較為被動(dòng)，往往在項(xiàng)目確定之后才開始實(shí)施采購，沒有將采購這一計(jì)劃上升到戰(zhàn)略層面，缺乏事前規(guī)劃，而周期性的集中采購有利于議價(jià)，因此企業(yè)會(huì)喪失議價(jià)優(yōu)勢(shì)，不利于壓縮采購成本。

2.2 供應(yīng)商管理薄弱

2.2.1 供應(yīng)商考核形式化嚴(yán)重

安裝工程類的企業(yè)供應(yīng)商數(shù)量繁多，不易統(tǒng)一管理，對(duì)供應(yīng)商的需求往往根據(jù)項(xiàng)目而定，在項(xiàng)目合作前的招投標(biāo)篩選供應(yīng)商階段，對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)考核體系較為薄弱，形式化嚴(yán)重，對(duì)供應(yīng)商的績(jī)效考核指標(biāo)不夠具體，由于項(xiàng)目間差別較大，因此考核供應(yīng)商的指標(biāo)針對(duì)性較差，無法科學(xué)客觀地對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，企業(yè)難以發(fā)揮資源配置的優(yōu)勢(shì)。在項(xiàng)目合作后，對(duì)往期合作供應(yīng)商疏于管理，缺乏嚴(yán)密的準(zhǔn)入制度和定期評(píng)估制度。

2.2.2 供應(yīng)商選擇不科學(xué)

安裝工程類企業(yè)的供應(yīng)商往往視具體項(xiàng)目而定，采購的主導(dǎo)權(quán)在項(xiàng)目經(jīng)理手上，因此供應(yīng)商的選擇決定權(quán)往往為項(xiàng)目經(jīng)理所包攬，“一言堂”現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，供應(yīng)商選擇缺乏客觀公正的監(jiān)督機(jī)制，項(xiàng)目間各自為戰(zhàn)選擇供應(yīng)商的局面導(dǎo)致公司進(jìn)行供應(yīng)商管理難度加大，難以形成與供應(yīng)商的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，難以降低采購的成本。

2.3 成本管控缺乏系統(tǒng)性

2.3.1 成本控制力較差

由于各個(gè)分公司采購的時(shí)間及需求不統(tǒng)一，各項(xiàng)目各自為營，高度自治，公司層面缺乏統(tǒng)一匯總的部門，造成從整個(gè)公司層面無法有效地控制需求及項(xiàng)目成本，少量多次的采購方式使得采購成本攀升。另外，采購原材料時(shí)，沒有考慮到市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)于公司采購成本的沖擊，這就造成了公司很難核算原材料采購價(jià)格，降低了企業(yè)對(duì)成本的控制能力。

2.3.2 采購成本管理缺乏系統(tǒng)思考

在安裝工程類企業(yè)的采購成本管理中，缺乏系統(tǒng)思考，成本管理的廣度和深度有待加強(qiáng)。在成本管理的廣度上，安裝工程類企業(yè)普遍關(guān)注重點(diǎn)為價(jià)格高低，而未全面從采購物資的全生命周期考慮。全生命周期成本（Life Cycle Cost，簡(jiǎn)稱LCC）包含了采購成本、制造成本、使用成本、維修保養(yǎng)成本和廢棄處置成本，由于考慮廢棄處置成本較少，導(dǎo)致企業(yè)在全生命周期成本理念視角下采購成本反而偏高，與雙碳政策下的綠色采購理念背道而馳[7]。在成本管理的深度上，安裝工程類企業(yè)的采購成本管理未擴(kuò)充到產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)階段和庫存管理階段，多品種、小批量的采購無疑增加了采購管理的庫存管理成本和損耗成本。

3 完善安裝工程類企業(yè)采購管理的對(duì)策

針對(duì)上述存在的采購管理模式滯后、供應(yīng)商管理薄弱和成本管控缺乏等問題，結(jié)合安裝工程類企業(yè)采購管理的特點(diǎn)，本文認(rèn)為應(yīng)進(jìn)行企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，引入數(shù)字化采購，實(shí)施智能化的采購管理[8]，即為基于大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等技術(shù)的數(shù)字化采購[9]，提高安裝工程類企業(yè)采購管理的效率，降低運(yùn)營成本。構(gòu)建數(shù)字化的采購管理體系應(yīng)當(dāng)從以下3 個(gè)方面著手實(shí)施，分別為搭建敏捷化訂單采購管理系統(tǒng)、構(gòu)建智慧型供應(yīng)商管理體系、建立智能化產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng)。

3.1 搭建敏捷化訂單采購管理系統(tǒng)

為挖掘內(nèi)部潛力，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，節(jié)約采購成本，合理利用資金，安裝工程類企業(yè)亟待搭建一個(gè)敏捷化的訂單采購管理系統(tǒng)，敏捷化的訂單采購系統(tǒng)是覆蓋了需求制定、采購計(jì)劃、采購全流程審批及采購資金管理的線上訂單采購平臺(tái)，其具有超大規(guī)模、高可拓展、按需服務(wù)等特點(diǎn)[10]，可為安裝工程類企業(yè)采購管理系統(tǒng)提供強(qiáng)大的后臺(tái)支持，實(shí)現(xiàn)采購管理的“集中管控、分級(jí)實(shí)施”，配合全生命周期的成本管理方式，節(jié)約系統(tǒng)性采購成本。

搭建敏捷化訂單采購系統(tǒng)可從以下兩個(gè)方面著手實(shí)施：首先，加強(qiáng)決策數(shù)據(jù)化，各分公司和項(xiàng)目組可根據(jù)不同的項(xiàng)目類別及預(yù)算差距來提前制定采購計(jì)劃，根據(jù)計(jì)劃來管理采購?fù)瓿陕什⒏櫜少徠?，從而?zhǔn)確地作出采購的決策，變被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)決策需要采購的物資。敏捷化的訂單采購管理系統(tǒng)將有助于企業(yè)展開前期采購計(jì)劃管理，為系統(tǒng)采購計(jì)劃提供預(yù)警。其次，加強(qiáng)訂單采購管理系統(tǒng)對(duì)采購全流程的管理，針對(duì)各個(gè)安裝工程類企業(yè)的實(shí)際情況，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化從采購計(jì)劃、采購申請(qǐng)、部門審批、預(yù)付款、匯報(bào)總部、訂單尾款支付等整個(gè)采購過程的管理，各部門的采購、銷售、付款等事項(xiàng)也都應(yīng)鑲嵌到訂單采購管理系統(tǒng)中，利于企業(yè)總部統(tǒng)一監(jiān)督管理。

綜上，敏捷化訂單采購管理系統(tǒng)有以下幾點(diǎn)特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)：①打破傳統(tǒng)商業(yè)采購模式；②有助于企業(yè)全生命周期的采購成本管理方式；③運(yùn)用了新興的云計(jì)算和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)采購的智能化、敏捷化、精益化；④打通企業(yè)內(nèi)外供需，利于總部集中管理。

3.2 構(gòu)建智慧型供應(yīng)商管理體系

由于采購的種類繁多，因此供應(yīng)商的數(shù)量和類型繁雜，供應(yīng)商考核形式化重、供應(yīng)商選擇缺乏科學(xué)性都是此類企業(yè)供應(yīng)商管理的困境，構(gòu)建智慧型的供應(yīng)商管理體系將有助于企業(yè)打破僵局，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化采購管理目標(biāo)。

智慧型的供應(yīng)商管理體系致力貫穿于采購的各個(gè)層面和階段，應(yīng)從供應(yīng)商管理的3 個(gè)階段分別采取措施應(yīng)對(duì)：

第一，公正化供應(yīng)商篩選，將供應(yīng)商歸類入庫。在篩選供應(yīng)商的招投標(biāo)階段，根據(jù)公司常見的招投標(biāo)項(xiàng)目類型，將不同類別的供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系導(dǎo)入系統(tǒng)，各項(xiàng)目組依據(jù)具體情況和特點(diǎn)選擇對(duì)應(yīng)的評(píng)價(jià)體系對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)選擇，大大改善了供應(yīng)商選擇缺乏科學(xué)性和公正性的弊端。

第二，完善供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，大數(shù)據(jù)賦能對(duì)比分析。在供應(yīng)商的各項(xiàng)具體指標(biāo)對(duì)比中，有關(guān)供應(yīng)商的所有信息會(huì)進(jìn)行大數(shù)據(jù)處理整合，可輕松提取對(duì)比供應(yīng)商的優(yōu)勢(shì)產(chǎn)品、價(jià)格和交貨周期等重要信息，若是合作過的供應(yīng)商還可查看往期的合作項(xiàng)目情況及信譽(yù)評(píng)級(jí)，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)幫助企業(yè)作出理性決策，使得采購部門更加便捷化、智慧化。

第三，可視化供應(yīng)商管理，構(gòu)建智慧型合作關(guān)系。在與供應(yīng)商的合作期間，項(xiàng)目的合作進(jìn)度、交付情況都通過供應(yīng)商管理系統(tǒng)進(jìn)行可視化的呈現(xiàn)，一旦出現(xiàn)進(jìn)度異常，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行預(yù)警提醒，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的智慧化管理，大大提高采購管理的效率，利于公司采購部門作出戰(zhàn)略性的決策。

綜上，智慧型供應(yīng)商管理體系具備3 點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：①更加科學(xué)公正地選擇供應(yīng)商；②在線化、數(shù)字化管理供應(yīng)商，合理把控進(jìn)度，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)；③搭建智慧采購生態(tài)，幫助企業(yè)敏捷化項(xiàng)目管理。

3.3 建立智能化產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng)

合理的庫存管理將有助于企業(yè)更精準(zhǔn)地作出采購決策，尤其在當(dāng)前新冠肺炎疫情背景下，諸多安裝工程類企業(yè)的庫存管理面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，存在局部庫存供不應(yīng)求、局部庫存囤積嚴(yán)重的復(fù)雜局面。

建立智能化的產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)從以下兩個(gè)方面采取具體措施：

一方面，加強(qiáng)庫存數(shù)據(jù)自動(dòng)化處理，提高倉儲(chǔ)設(shè)備的智能化水平。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人工清點(diǎn)庫存的方式，將出入庫等操作由機(jī)械化轉(zhuǎn)向自動(dòng)化、智能化，將庫存管理、出入庫統(tǒng)計(jì)、貨位狀態(tài)管理、智能決策等融入倉儲(chǔ)日常作業(yè)中，庫存的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)同步到產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng)中，方便企業(yè)掌握最新的倉儲(chǔ)情況，更精準(zhǔn)地作出采購決策。

另一方面，聯(lián)動(dòng)采購管理系統(tǒng)和供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，提高信息共享度。安裝工程類企業(yè)對(duì)庫存管理的重視度較低，與其他模塊的聯(lián)動(dòng)性較低，要實(shí)現(xiàn)智能化的產(chǎn)品庫存管理，必須加強(qiáng)其與采購管理、供應(yīng)商管理等的聯(lián)動(dòng)管理，減少信息差，將采購的計(jì)劃、實(shí)時(shí)采購物資清單、供應(yīng)商供貨能力、物資儲(chǔ)備等情況與產(chǎn)品庫存管理相結(jié)合，便于企業(yè)總部及時(shí)進(jìn)行采購的智能決策，改善目前庫存管理的信息孤島局面。

綜上，智能化的產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng)相較于傳統(tǒng)的庫存管理軟件存在以下優(yōu)勢(shì)，將有助于企業(yè)合理配置資源、理性采購物資、按需對(duì)接物流，智能化的產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng)將倉庫管理與采購管理、生產(chǎn)管理和供應(yīng)鏈管理相結(jié)合，不同分公司和部門間的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理分配，實(shí)現(xiàn)了倉庫管理的智能化，更有助于安裝工程類企業(yè)的工程組裝任務(wù)。

4 保障數(shù)字化采購管理體系運(yùn)營的措施

為保障安全工程類企業(yè)數(shù)字化采購管理體系的有效運(yùn)營，引入敏捷化訂單采購管理系統(tǒng)、智慧型供應(yīng)商管理系統(tǒng)和智能化產(chǎn)品庫存管理系統(tǒng)，雖能解決企業(yè)的燃眉之急，但安裝工程類企業(yè)員工數(shù)量龐大加之組織結(jié)構(gòu)松散，為了使體系更好更持久地發(fā)揮作用，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)企業(yè)制度管理，推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)。

4.1 強(qiáng)化企業(yè)制度管理

強(qiáng)化企業(yè)制度管理，是數(shù)字化采購管理體系落實(shí)的保障[11]，助力企業(yè)完成數(shù)字化、敏捷化轉(zhuǎn)型。

第一，建立完善的項(xiàng)目管理制度，企業(yè)內(nèi)部轉(zhuǎn)變管理方式，采購項(xiàng)目經(jīng)理不得隨意擅自決定項(xiàng)目采購的預(yù)算和供應(yīng)商，應(yīng)在企業(yè)總部綜合決策下完成，以保證能夠切實(shí)降低采購成本，適當(dāng)降低項(xiàng)目經(jīng)理同供應(yīng)商關(guān)系處理上的自主權(quán)，采取集中制。

第二，采用論功嘉獎(jiǎng)的激勵(lì)機(jī)制，要建立“公平”與“不公平”同時(shí)存在的運(yùn)作機(jī)制，即“公平”要堅(jiān)持政治民主化，競(jìng)爭(zhēng)平等，獲得機(jī)會(huì)均等；“不公平”是在人與人之間承認(rèn)智力、知識(shí)、技術(shù)、熟練程度等方面的差異，體現(xiàn)在收入的相對(duì)拉開檔次，并將工作業(yè)績(jī)作為晉升的重要依據(jù)。

第三，嚴(yán)格執(zhí)行采購流程，規(guī)范采購行為，由總公司對(duì)各分公司采購部的采購項(xiàng)目進(jìn)行定期檢查。

4.2 推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)

良好的企業(yè)文化是營造企業(yè)核心、競(jìng)爭(zhēng)力優(yōu)勢(shì)必不可少的要素，它對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說不是可有可無的裝飾品，而是樹立企業(yè)形象，密切企業(yè)與社會(huì)、員工之間的關(guān)系，提高員工綜合素質(zhì)，解決企業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的重要手段。在未來，企業(yè)文化將對(duì)企業(yè)興衰發(fā)揮越來越重要的作用。企業(yè)采購為安裝工程類企業(yè)與外界聯(lián)系的端口，向外界輸出企業(yè)形象，開放、團(tuán)結(jié)、誠信至上的企業(yè)文化與外界合作時(shí)往往更容易受到青睞，提高采購效率和雙方合作成功率。推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)應(yīng)從以下兩個(gè)方面著手：

第一，加強(qiáng)員工文化建設(shè)，提高綜合素質(zhì)，應(yīng)在職工中全面普及計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)，提高計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用水平，認(rèn)真學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)、電子商務(wù)的概念，對(duì)于企業(yè)的中高層管理人員定期進(jìn)行管理知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，只有具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，方可保證優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率，使客戶享受到方便、快捷的服務(wù)。

第二，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)文化建設(shè)，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力，企業(yè)數(shù)字化、敏捷化轉(zhuǎn)型更需要充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)“共同體”的作用，對(duì)工作配合能力要求變高，企業(yè)對(duì)內(nèi)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)員工的默契度，營造互幫互助、共同進(jìn)步的氛圍；企業(yè)對(duì)外可聘請(qǐng)敏捷項(xiàng)目教練，學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的項(xiàng)目管理合作范例，樹立企業(yè)內(nèi)典型項(xiàng)目為標(biāo)桿，輔助企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。