論高校智能財務(wù)報銷體系

■王春子 王琳 張娜 鄭冰嬋

（河北醫(yī)科大學(xué)）

引 言

隨著“科教興國”戰(zhàn)略的實施，國家對高等教育越來越重視，對高等教育的投入也在不斷增加，平均年投入量增加率在10%以上。各大高校響應(yīng)國家號召，不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，讓越來越多的學(xué)生有獲得高等教育的機(jī)會，在科研上也在不斷創(chuàng)新，這就使得高校財務(wù)經(jīng)費使用大規(guī)模增加，在巨大的報銷工作壓力下，也帶來了報銷難問題。不少高校都在積極探索新型報銷模式，力圖構(gòu)建高效報銷流程，更好的解決這一問題?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，以及隨之而衍生的一系列技術(shù)，如云計算、人工智能等，近年來在高校財務(wù)報銷中獲得較好應(yīng)用，也為解決報銷難問題提供了新思路。

1 高校財務(wù)報銷信息化現(xiàn)狀

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，以及國家及各級政府對高校財務(wù)報銷問題的持續(xù)關(guān)注，財務(wù)信息化在不少高校已得到了普及，報銷難局面有所緩解，財務(wù)信息化系統(tǒng)的建設(shè)也獲得高校教職、財務(wù)人員的一致肯定。但是，由于多數(shù)高校未能在報銷流程上做到根本性改革，在原本問題未能完全解決的情況下，又由于報銷環(huán)境、規(guī)模的改變而引發(fā)一系列新的問題。

當(dāng)前，高校在財務(wù)報銷中，仍延續(xù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)單據(jù)審核，而經(jīng)辦人為教職工、在讀研究生等，并不熟悉學(xué)校報銷制度、要求和具體流程，也很難做到規(guī)范填寫表單或提供全面的材料。尤其對于“一事一報”“一類一報”等原則難以理解，也做不到有效遵守，這就導(dǎo)致報銷材料往往存在不規(guī)范、不完整、貼票混亂等現(xiàn)象，增加了審核人員的工作量和難度，退單率高，且要花費很多時間去進(jìn)行溝通反饋，不僅讓財務(wù)人員感到工作繁雜、效率低下，也讓教職工感到報銷困難，款項遲遲難以到賬。

在各高校財務(wù)的經(jīng)費審批上，往往采取“財務(wù)一支筆”制度，即職能部門或院系負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位審批，超權(quán)限部分由分管校領(lǐng)導(dǎo)審批；專項經(jīng)費需由項目負(fù)責(zé)人、主管部門領(lǐng)導(dǎo)雙審批；若金額超限定，需由財務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)、甚至分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。對于召開大型會議、出國（境）參會等情況，則會面臨更加復(fù)雜的審批流程。而各級審批領(lǐng)導(dǎo)本身也有較忙的業(yè)務(wù)，平時在校較難碰面，經(jīng)辦人很難順利獲得審批簽字，導(dǎo)致審批流程效率低下。

在運用信息化財務(wù)報銷系統(tǒng)時，雖然經(jīng)辦人不需要再在財務(wù)處排隊報銷，當(dāng)財務(wù)人員發(fā)現(xiàn)不合規(guī)的表單、材料時，需予系統(tǒng)發(fā)短信或與經(jīng)辦人電話聯(lián)系詢問，并對其不合規(guī)問題，如材料不全、票據(jù)不合法、列支項目未能遵循報銷規(guī)定、沒有?？顚Ｓ?、超支、審批手續(xù)不全等進(jìn)行解釋。由于財務(wù)和報銷雙方的信息不對等，電話或短信溝通容易產(chǎn)生誤解，也需要經(jīng)辦人親自取回退單，再自行補全手續(xù)重新進(jìn)入報銷流程，也會影響報銷效率。而且，財務(wù)人員還需將大量精力放在短信編輯、電話溝通上，經(jīng)辦人又需經(jīng)歷取退單、重走流程等，雙方都會對這些情況心存不滿而影響到服務(wù)態(tài)度和質(zhì)量。而財務(wù)人員配備不足、素質(zhì)不齊，經(jīng)費管理的復(fù)雜化，系統(tǒng)升級不及時等，也是影響到目前財務(wù)報銷信息化質(zhì)量和效率的原因。

2 智能財務(wù)報銷體系的優(yōu)勢和面臨挑戰(zhàn)

在高校財務(wù)實施智能報銷體系后，在其管理上匹配有明確的法律法規(guī)，客觀性較強，而主觀判斷較少，使得財務(wù)管理的人員成本獲得了較好的控制，也有效緩解了人員編制不足的問題?！柏攧?wù)機(jī)器人”可連續(xù)24小時工作，不會再由于人為原因而導(dǎo)致“返工”，出錯幾率低，工作效率得以提升。通過實現(xiàn)內(nèi)置財務(wù)報銷政策，可以實現(xiàn)人機(jī)對話，直接為師生解答財務(wù)報銷方面的問題，宣講財務(wù)政策，以免出現(xiàn)不同一線人員對同一問題解釋出入，引發(fā)師生不滿的現(xiàn)象。而且，在大量乏味枯燥的工作面前，“財務(wù)機(jī)器人”也不會存在情緒化問題，在反復(fù)訓(xùn)練下，準(zhǔn)確性還會進(jìn)一步增高。同時，“財務(wù)機(jī)器人”能通過升級數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的有效跟蹤，幫助管理層作出決策。通過智能化系統(tǒng)的使用，財務(wù)人員們可以從繁重的報銷工作中脫身，以更充沛的精力去完成智能化系統(tǒng)不能代替的工作，如溝通、協(xié)調(diào)、戰(zhàn)略決策等。

雖然財務(wù)報銷智能化存在種種優(yōu)勢，但新技術(shù)的使用同樣面臨著一系列風(fēng)險和挑戰(zhàn)。在這個信息技術(shù)興起的時代，無論運用哪種先進(jìn)的信息技術(shù)，智能發(fā)展的核心仍然為大數(shù)據(jù)。在該項技術(shù)的支持下，數(shù)據(jù)的收集和分析變得更加便捷，但同時，也不得不面對如數(shù)據(jù)被泄露、篡改等系統(tǒng)安全問題。在各高校的智能財務(wù)報銷系統(tǒng)中，均包含了資產(chǎn)管理、網(wǎng)銀支付、人事管理等內(nèi)容，具體實施報銷操作時，會將單據(jù)錄入、表單及結(jié)果查詢、單據(jù)預(yù)審、識別、歸集電子憑證等重要數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相互傳遞。在近數(shù)十年的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)安全隱患、病毒、木馬等問題層出不窮，雖然網(wǎng)絡(luò)安全保障系統(tǒng)也在升級、發(fā)展，卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及病毒發(fā)展速度。惡意攻擊導(dǎo)致的數(shù)據(jù)篡改、泄露等問題，為高校財務(wù)的網(wǎng)絡(luò)安全問題帶來較大風(fēng)險。這就意味著，在未來很長一段時間內(nèi)，高校財務(wù)報銷系統(tǒng)仍然無法擺脫人工操作的局面，還是需要人工和智能系統(tǒng)同時存在，才能盡可能保障財務(wù)數(shù)據(jù)的安全。而且，在財務(wù)智能系統(tǒng)升級的情況下，對財務(wù)人員素養(yǎng)提出了較高要求，目前各高校財務(wù)人員的綜合素養(yǎng)很難和實際需求相匹配。財務(wù)人員需從審核轉(zhuǎn)向管理型財會崗位發(fā)展，需予重新評估其是否適合新崗位。和一般企業(yè)相比，高校屬于事業(yè)型單位，競爭壓力相對較小，人員主動學(xué)習(xí)、接受新事物的能力較低，而智能系統(tǒng)推廣過程中需要人員不斷學(xué)習(xí)、更新對智能系統(tǒng)的認(rèn)識，才能保證操作的順利性。所以，提高人員素質(zhì)以適應(yīng)智能財務(wù)系統(tǒng)的需要，也是較大的挑戰(zhàn)。

3 智能財務(wù)報銷系統(tǒng)的管理和應(yīng)用

智能財務(wù)報銷系統(tǒng)通過構(gòu)建云平臺，做到“智能采購+網(wǎng)上審簽+智能預(yù)警+智能支付+云存儲”的一體化管理，避免傳統(tǒng)報銷模式信息孤島現(xiàn)象，為報銷經(jīng)辦人提供24小時持續(xù)自助服務(wù)，大大提高了報銷效率。

3.1 搭建智能報賬平臺

隨著信息化技術(shù)的普及，國家也出臺了電子發(fā)票相關(guān)規(guī)定，可基本取代普通紙質(zhì)發(fā)票。以往，在高校日常報銷工作中仍習(xí)慣于將電子發(fā)票打印出來作為憑證，增加了紙張的浪費。再加上一線財務(wù)人員需對發(fā)票上的各類信息進(jìn)行人工核對，判斷是否合規(guī)。高校可通過引入“報賬機(jī)器人”來替代原本需要人工操作的內(nèi)容，對電子發(fā)票進(jìn)行自動識別，明顯減輕財務(wù)人員的工作量。

智能報賬平臺的搭建，縮減了不少中間環(huán)節(jié)，也能解決原本可能存在的信息不對稱問題。如外出公差訂購車票、機(jī)票、酒店等差旅費用，師生可通過APP預(yù)訂酒店和機(jī)票，由系統(tǒng)自動凍結(jié)相應(yīng)金額，避免了墊資和借款問題。待行程結(jié)束后，將電子發(fā)票點擊上傳到平臺，即可直接報賬。這一過程可以由差旅老師直接處理，縮減了多個中間環(huán)節(jié)。智能報賬平臺可按照發(fā)票上的信息自動進(jìn)行行程申請和報銷單據(jù)的填寫，也不用人工輸入和黏貼發(fā)票，避免了部分資料遺失的可能，報銷過程也更加簡便易行，推動了高校無紙化報銷的進(jìn)程。

3.2 在線審批和財務(wù)審核

整個報銷流程管理中，主要涉及填制表單、圖像智能處理、OA系統(tǒng)審簽和智能審核等步驟。經(jīng)辦人進(jìn)行線上采購、后臺處理后，自動生成表單，無需手動填寫；日常費用、差旅費、會務(wù)費等填寫網(wǎng)報單；若需進(jìn)行預(yù)借款需寫明事由，對已結(jié)清借款，則將表單自動推送代OA系統(tǒng)審簽；若未能限期前結(jié)算借款，再借款時會被自動鎖定，并提醒借款人盡快還款。借助OCR技術(shù)，可自動將文字、表格、圖像等轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)并迅速采集，以實現(xiàn)對關(guān)鍵信息內(nèi)容的自動識別、轉(zhuǎn)換、記錄、統(tǒng)計。通過票據(jù)影像化系統(tǒng)，可全量高速掃描，確保電子憑證的真實、完整、可靠。OA系統(tǒng)審簽流程可利用電子簽名技術(shù)，實現(xiàn)在線審批和財務(wù)審核。先由經(jīng)辦人根據(jù)審批流程提交報銷信息，平臺會根據(jù)報銷人選擇的經(jīng)費項目自動流轉(zhuǎn)給審批人，便于其在平臺上審核原始單據(jù)內(nèi)容，利用電子簽名技術(shù)在線審批，符合要求的表單則借助流程推動功能進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，對于不符合要求的單據(jù)可當(dāng)即退回，報銷人通過直接查看財務(wù)對單據(jù)提出的意見，將相關(guān)材料補充完全后繼續(xù)提交，由財務(wù)人員核對無誤后予進(jìn)行處理。若系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)非強制性錯誤，也會立即提醒到審批人。此外，系統(tǒng)會自動審核單據(jù)信息的真實、合法性，可通過稅務(wù)網(wǎng)自動查驗發(fā)票真?zhèn)?，對已報信息篩查來判斷發(fā)票是否重復(fù)使用等。通過上述初步審核，完成對信息的基本判斷，再根據(jù)報銷規(guī)定來審核其所涉及事項是否合規(guī)，再由經(jīng)辦人將已審核通過的單據(jù)投送至投遞箱內(nèi)。上述初審階段通過智能化系統(tǒng)來完成，可大大減少財務(wù)人員工作量。

3.3 核算和資金管理

核算管理目的在于確定會計科目，需在財務(wù)和預(yù)算會計間對應(yīng)關(guān)系建立后，結(jié)合具體報銷類型，如專用材料、差旅費、資產(chǎn)購置等分門別類設(shè)置具體科目，需予在初期運行過程中對科目進(jìn)行人工確認(rèn)。資金管理主要涉及收支和對賬兩部分，實現(xiàn)系統(tǒng)的自動對賬。其中，收支由銀校直聯(lián)平臺實施，需予智能報銷系統(tǒng)服務(wù)器和銀行端口之間進(jìn)行對接，加密收支信息，在資金管理模塊中支付。賬戶收款時，銀校直聯(lián)會從平臺提取有效信息傳遞到財務(wù)系統(tǒng)中，完成后續(xù)的確認(rèn)和記賬，可減輕出納工作量。除此之外，智能財務(wù)報銷系統(tǒng)還可以通過和資產(chǎn)管理的無縫對接，實現(xiàn)資產(chǎn)線上操作、審批；通過對表單、資源、圖像數(shù)據(jù)庫的建立，制成財會電子檔案，便于實時索引，為科研項目結(jié)題、領(lǐng)導(dǎo)決策等提供強大的數(shù)據(jù)支撐。

3.4 財務(wù)人員與人工智能的分工配合

作為國內(nèi)科技攻關(guān)核心單位，高校不僅需要不斷提高自己的科技研發(fā)能力，更需要兼顧財務(wù)管理水平。通過引入人工智能，利用“財務(wù)機(jī)器人”來替代一線財務(wù)人員完成繁瑣的初級工作，以往大量需要由財務(wù)人員處理的各類繁瑣業(yè)務(wù)都可以由機(jī)器人取代，避免了財務(wù)人員因長時間從事類似工作導(dǎo)致的疲勞感。在反復(fù)訓(xùn)練下，機(jī)器人能更適應(yīng)這些簡單乏味的工作，而相關(guān)技術(shù)人員會通過對機(jī)器人的升級，不斷提高工作效率，不僅可以避免人工操作導(dǎo)致的人為差錯，也能減少計算機(jī)運行的系統(tǒng)誤差。但由于“財務(wù)機(jī)器人”缺乏自主思維，不具備財務(wù)人員的溝通協(xié)調(diào)能力，對于一些較為復(fù)雜的情況難以作出正確判斷。因此，仍然需要財務(wù)人員進(jìn)行分析，并將其轉(zhuǎn)化為決策依據(jù)。可見，將財務(wù)人員和“財務(wù)機(jī)器人”這兩者有機(jī)結(jié)合，可獲得最大限度的產(chǎn)能效益。但要實現(xiàn)這一目標(biāo)，必然需要財務(wù)人員提高個人專業(yè)素養(yǎng)，尤其是計算機(jī)方面的操作能力，以及具有較高的責(zé)任心，良好的溝通協(xié)調(diào)能力，才能做到充分發(fā)揮智能財務(wù)平臺的作用。

4 總 結(jié)

總之，隨著“科教興國”戰(zhàn)略的實施，國家對高等教育越來越重視，投入增加的同時也給高校財務(wù)工作帶來巨大的壓力和增加了工作量，各高校財務(wù)部門均在不斷探索提高效率的措施。智能化手段為高校財務(wù)報銷提供了新思路，但同樣也引發(fā)了一些問題。高校需認(rèn)真分析財務(wù)信息化報銷流程中存在的問題，認(rèn)清智能化手段的優(yōu)勢和所面臨的挑戰(zhàn)，不斷完善本校財務(wù)智能化系統(tǒng)建設(shè)，提高財務(wù)人員素質(zhì)，加快審批流程，確保核算和資金管理的準(zhǔn)確性，不斷推動智能化報銷系統(tǒng)在實踐中應(yīng)用和普及。