新時代事業(yè)單位檔案管理的思考

姚 瀾

（上石洞鄉(xiāng)人民政府）

在傳統(tǒng)的管理模式下，通常以紙質(zhì)檔案為主，利用人工方式開展相應(yīng)的技術(shù)存儲工作，整體工作效率低下，稍有不慎會出現(xiàn)一系列的失誤。與此同時，對檔案的使用也需經(jīng)過復(fù)雜的程序，要手工翻閱檔案，查詢到該檔案位于哪一檔案室、哪一排、哪一列，程序過于繁瑣，導(dǎo)致檔案管理無法充分發(fā)揮自身的服務(wù)作用及價值。在這樣的背景下，必須對事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)合理地梳理規(guī)范，精簡流程，強(qiáng)化檔案工作人員的管理理念、管理認(rèn)知，使其具備扎實的理論基礎(chǔ)，為檔案使用者提供多元化的信息服務(wù)。值得注意的是，整個過程應(yīng)當(dāng)借助現(xiàn)代化的、先進(jìn)的技術(shù)手段及設(shè)備設(shè)施，切實提高整體工作效率及工作質(zhì)量，以此從真正意義上實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)概述

檔案的管理質(zhì)量、管理水平直接影響著事業(yè)單位能否對有一定價值作用的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)合理的儲存，確保資料的連貫性、完整性、合理性，有針對性地開展檔案管理工作能夠確保事業(yè)單位的穩(wěn)健發(fā)展，也是其開展多元化工作，實現(xiàn)工作目標(biāo)的重要基礎(chǔ)和前提?，F(xiàn)階段，事業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容是多元化的。具體而言，第一，檔案管理涵蓋了事業(yè)單位各個部門之間融會貫通的信息數(shù)據(jù)；第二，在工作任務(wù)的執(zhí)行過程中所產(chǎn)生的一系列信息數(shù)據(jù)，要以檔案的形式進(jìn)行保存，合理規(guī)范文件內(nèi)容，優(yōu)化文件體系；第三，檔案管理涵蓋了教育、科研、醫(yī)療等多方面的信息數(shù)據(jù)；第四，事業(yè)單位的檔案包括了內(nèi)部工作人員的相關(guān)基礎(chǔ)信息資料及其內(nèi)部的人事變動情況。通過這樣的方式，為合理開展人力資源工作奠定良好的基礎(chǔ)；第五，部分事業(yè)單位還要肩負(fù)起自身的歷史使命，自覺主動傳承并弘揚(yáng)我國優(yōu)秀民族傳統(tǒng)文化。

二、檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢特征

（一）存儲穩(wěn)定

在過去的很長一段時間內(nèi)，事業(yè)單位的檔案管理都是以紙質(zhì)文件的資料進(jìn)行分類存儲，但紙質(zhì)文件對環(huán)境有著極高的要求。例如，檔案儲存室的溫度、濕度、防火、防盜、防蟲咬等措施必須到位，稍有不慎就會對紙質(zhì)文件造成損壞。例如，如果檔案儲存室的濕度過高會導(dǎo)致文件受潮，造成字跡模糊，失去參考價值。在這樣的背景下，如果有針對性地引入電子檔案管理能夠有效解決這樣的問題，提高存儲的質(zhì)量及效果。

（二）共享信息

事業(yè)單位要與時俱進(jìn)，逐步實現(xiàn)檔案的信息化管理。為了有效實現(xiàn)信息共享，可以對每個科室、特定的人員賦予檔案借閱的權(quán)限，使其根據(jù)自身的工作需要隨時隨地在電子檔案庫中搜集查詢相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。與此同時，在條件允許的情況下，要對某一地區(qū)范圍內(nèi)所有的事業(yè)單位檔案進(jìn)行綜合化的聯(lián)網(wǎng)管理，實現(xiàn)資源共享，有合法權(quán)限的職能部門如有需要可直接在網(wǎng)絡(luò)上查詢檔案資源，指定相應(yīng)的證明材料，快速獲取信息、提高工作效率。

三、新時代事業(yè)單位檔案管理面臨的主要問題

（一）缺乏靈活合理的檔案管理制度

檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度通常是根據(jù)國家法律法規(guī)的實踐要求所決定的。針對事業(yè)單位來講，其應(yīng)當(dāng)充分立足于自身發(fā)展的實際現(xiàn)狀，結(jié)合檔案管理工作的相關(guān)要求，進(jìn)一步明確管理制度、管理條款。但根據(jù)相關(guān)的實踐調(diào)查研究我們可以看出，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理模式過于單一，忽略了單位發(fā)展的根本性質(zhì)，甚至縣級事業(yè)單位、市級事業(yè)單位、省級事業(yè)單位采用的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是統(tǒng)一的，這在一定程度上表明，大多數(shù)單位根本沒有結(jié)合自身的實際情況，也沒有意識到自身的發(fā)展特征，檔案建設(shè)缺乏靈活性、科學(xué)性、合理性，過于枯燥死板。

（二）缺乏先進(jìn)的檔案管理設(shè)備設(shè)施

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，越來越多的行業(yè)領(lǐng)域應(yīng)用了大數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理工作亦是如此。目前，大多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)意識到現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施對于檔案管理水平提升起到的重要現(xiàn)實意義，也積極引入了相應(yīng)的先進(jìn)設(shè)備，但一些部門卻沒有意識到技術(shù)手段的有效滲透，缺乏相應(yīng)的配套設(shè)備設(shè)施，仍然更多地依靠人工操作，也沒有根據(jù)自身發(fā)展的現(xiàn)實需求將檔案裝訂成冊，導(dǎo)致檔案的查找和使用缺乏科學(xué)性。對于相關(guān)有價值意義的信息數(shù)據(jù)隨意存儲，久而久之，造成了大量的管理問題，甚至阻礙了事業(yè)單位工作的有序開展。

（三）檔案工作人員整體水平參差不齊

目前，部分事業(yè)單位并沒有將工作重點放在檔案管理工作上，也沒有積極引入優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才，個別事業(yè)單位將退休的工作人員返聘為檔案管理人員，還有的事業(yè)單位雖然對外招聘了專業(yè)人才，但對其設(shè)定的薪資水平、福利待遇遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他工作人員。與此同時，也沒有定期組織開展切實可行的、系統(tǒng)化的檔案管理培訓(xùn)指導(dǎo)工作，導(dǎo)致檔案管理工作人員的整體水平參差不齊。國家對檔案管理工作并沒有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，不同的事業(yè)單位對檔案的分類管理持有不同的意見，管理方式多種多樣，對檔案的查閱也要耗費(fèi)大量的時間和精力，導(dǎo)致整體工作水平無法有效提高。另外，事業(yè)單位的檔案管理工作人員并不穩(wěn)定，人才流動性較大，很多人員入職之后甚至沒有全部掌握相關(guān)檔案工作就選擇離職，久而久之，檔案交接工作存在諸多的漏洞，甚至經(jīng)過2-3人的流動后造成了大量檔案信息的丟失。值得注意的是，部分事業(yè)單位為了留住自身所需的綜合型、復(fù)合型優(yōu)秀人才會解決其家屬工作問題，將其安置在檔案管理崗位上，沒有專業(yè)水平，也沒有經(jīng)過系統(tǒng)化培訓(xùn)，缺乏積極正確的工作態(tài)度，導(dǎo)致整體工作效率偏低。

（四）缺乏科學(xué)的檔案服務(wù)理念

據(jù)調(diào)查顯示，檔案管理部門在日常工作中并不會與其他部門高效地互動交流，因此缺乏一定的協(xié)調(diào)能力，很容易出現(xiàn)信息孤島的現(xiàn)象。與此同時，部分檔案管理工作人員受傳統(tǒng)模式的影響，缺乏良好的服務(wù)意識和服務(wù)理念，久而久之與社會發(fā)展脫節(jié)，也無法滿足單位內(nèi)部的管理需要，加之管理人員缺乏相應(yīng)的應(yīng)變能力，也就不能推動檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

四、新時代提高事業(yè)單位檔案管理水平的主要策略措施

現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透融入到社會各個行業(yè)、各個領(lǐng)域的發(fā)展過程中，檔案管理工作也迫切尋求著改革與創(chuàng)新。對于事業(yè)單位來講，必須與時俱進(jìn)，有針對性地滲透融入信息技術(shù)手段，全面開展檔案管理信息化建設(shè)，以此滿足新時代檔案管理工作發(fā)展的實際需要。

（一）建立健全完善的檔案管理制度

一方面，事業(yè)單位的管理人員應(yīng)當(dāng)正確看待檔案信息化建設(shè)對自身管理工作起到的重要作用及積極意義，重視檔案信息的科學(xué)合理、真實完善，在選擇檔案管理工作室時，要盡可能選擇安全系數(shù)高、質(zhì)量達(dá)標(biāo)的地方，并做好防火、防盜、防潮、防蟲等一系列防治管理工作。在具體的檔案管理過程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)派遣專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，科學(xué)合理地設(shè)置單位內(nèi)部人員的監(jiān)管權(quán)限，同時也要對借閱人員做好登記工作；另一方面，建立健全完善的檔案管理制度，為信息化建設(shè)發(fā)展夯實基礎(chǔ)。值得注意的是，管理制度的制定應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出極強(qiáng)的靈活性、科學(xué)性，充分立足于事業(yè)單位發(fā)展的實際需求，以此作為檔案管理工作有序開展的重要前提和基礎(chǔ)。

（二）切實提高檔案工作人員的專業(yè)能力及綜合素質(zhì)

優(yōu)秀的檔案管理人員不僅僅要具備相應(yīng)的專業(yè)能力、良好的責(zé)任意識、先進(jìn)的工作理念，還應(yīng)當(dāng)在必要時對檔案管理平臺進(jìn)行科學(xué)合理的維護(hù)。根據(jù)事業(yè)單位建設(shè)發(fā)展的實際需要，加強(qiáng)檔案收集、整合、歸納，與此同時，工作人員要與時俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)當(dāng)前社會中先進(jìn)的、多元化的檔案管理知識技能，樹立終身學(xué)習(xí)的理念和意識，以此構(gòu)建起健全完善、豐富高效的知識框架和知識體系，積極進(jìn)取，堅定不移地提高自身綜合素質(zhì)。值得注意的是，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)定期組織開展相應(yīng)的檔案管理培訓(xùn)工作，并對工作人員進(jìn)行考核，以此激發(fā)其主動性、積極性，實現(xiàn)綜合能力的有效提升。

（三）積極引入電子政務(wù)，提高事業(yè)單位的業(yè)務(wù)能力

檔案管理系統(tǒng)在近年來受到了大眾的廣泛關(guān)注和認(rèn)可，幾乎所有的事業(yè)單位都引入了該系統(tǒng)，并靈活實現(xiàn)了內(nèi)部檔案信息數(shù)據(jù)的登記、整合、分類、歸檔，這在一定程度上與事業(yè)單位的工作節(jié)奏相匹配，也為工作任務(wù)的有效開展奠定了良好的基礎(chǔ)，提供了可靠的保障。從一定程度上來講，紙質(zhì)檔案并不會就此消失，在未來，很大程度上會實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙軌制發(fā)展，一套完整的紙質(zhì)檔案也必須有與之相匹配的電子檔案，通過這樣的方式有效實現(xiàn)對信息數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化管理。眾所周知，電子檔案的優(yōu)勢價值是十分突出的，例如，使用便捷、查詢高效、穩(wěn)定存儲等等，也因此受到了大眾的喜愛。大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)通常為大數(shù)據(jù)、云計算兩種主要模式，提高了整體檔案管理的質(zhì)量水平，同時凸顯出安全性、可靠性。值得注意的是，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)及時對系統(tǒng)進(jìn)行升級維護(hù)，面對系統(tǒng)漏洞第一時間進(jìn)行修補(bǔ)，并啟動應(yīng)急預(yù)案，以此從真正意義上滿足檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的實際需求。

（四）全面開展檔案管理的個性化服務(wù)工作

不同地區(qū)的事業(yè)單位在發(fā)展模式、發(fā)展理念上均存在一定的差異，因此要充分立足于現(xiàn)實情況對建設(shè)過程中的個性服務(wù)引起足夠的重視。具體而言，首先，平臺建設(shè)的個性化。從一定意義上來講，檔案管理工作人員必須深入分析單位內(nèi)部所有員工對檔案信息數(shù)據(jù)的實際要求，全面客觀地看待工作內(nèi)容，只有做好基層調(diào)研才能科學(xué)合理地選擇檔案管理系統(tǒng)平臺；其次，信息運(yùn)用的個性化。不同的檔案使用人員、工作人員的發(fā)展需求大不相同，為了從多個方面、多個角度滿足其需要，在對檔案信息進(jìn)行展示的過程中，尤其是對于一些常見的數(shù)據(jù)信息、核心重要的信息必須及時明確；最后，分類管理的個性化。事業(yè)單位也有著不同的行政性質(zhì)，因此在檔案管理的分類上有著差異化的標(biāo)準(zhǔn)，基于此，工作人員要充分立足于自身發(fā)展的具體情況，分析單位性質(zhì)，制訂切實可行的管理方案。

（五）構(gòu)建高效的數(shù)字化檔案管理平臺

在過去，事業(yè)單位的檔案管理工作首先要對內(nèi)部往來的相關(guān)內(nèi)容信息以及外部接受到的數(shù)據(jù)信息及時進(jìn)行備案處理，再整理為紙質(zhì)材料，根據(jù)其類別劃分做好分類管理工作。但這樣的紙質(zhì)檔案會隨著時間的推移出現(xiàn)一定的破損，出現(xiàn)瑕疵。在這樣的背景下，靈活運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)不僅僅能夠精簡工作流程，同時也能夠確保檔案的安全性、完整性。具體而言，在實際工作過程中，利用信息化工具及檔案管理系統(tǒng)，對檔案建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題及時妥善處理，強(qiáng)化管理基礎(chǔ)，尤其是針對一些機(jī)密性的、需要永久存儲的檔案，要采用特殊歸納、儲存方式，之后再開展數(shù)字化建設(shè)，為后期管理工作的有效開展夯實基礎(chǔ)。

（六）革新優(yōu)化檔案收集及借閱方式

一方面，革新優(yōu)化檔案收集的方式方法。調(diào)查顯示，過去的檔案管理模式要求管理部門嚴(yán)格按照內(nèi)部相關(guān)規(guī)定，在特定的時間內(nèi)向檔案管理部門提交相關(guān)的信息資料，其后檔案管理部門又根據(jù)內(nèi)部要求嚴(yán)格進(jìn)行檔案的接收登記，做好相應(yīng)的整理歸納工作，最后完成資料的存檔。整個過程需要耗費(fèi)大量的時間和精力，也需要人工長時間進(jìn)行整理、收集、歸納、總結(jié)，稍有不慎會出現(xiàn)信息遺漏、信息斷流等不良情況。在新時代發(fā)展的背景下，利用電子檔案能夠?qū)鹘y(tǒng)的信息收集方式進(jìn)行高效革新優(yōu)化，緩解人工壓力，通過對該項技術(shù)的實踐調(diào)查研究我們可以看出，電子檔案的自動收集本質(zhì)上是相關(guān)工作人員利用計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)的設(shè)備技術(shù)手段，對需要存檔的數(shù)據(jù)信息按照相關(guān)的要求及時傳遞至特定的位置，并根據(jù)實際要求快速做好存檔工作，通過這樣的方式確保整個過程不會出現(xiàn)任何信息遺漏的情況；另一方面，不斷優(yōu)化創(chuàng)新事業(yè)單位檔案的借閱模式，這應(yīng)當(dāng)是高效完成事業(yè)單位工作任務(wù)的關(guān)鍵所在，也是檔案管理工作極其重要的組成部分。

從檔案借閱層面上來講，如果能夠?qū)崿F(xiàn)高效率、高水平，就能達(dá)到節(jié)約成本的效果。目前，大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的靈活運(yùn)用，可以基于現(xiàn)實需求搭建起符合單位內(nèi)部要求的局域網(wǎng)，并在條件允許的情況下制作出相應(yīng)的APP，針對檔案的涉密等級、對不同的人員設(shè)置差異化的借閱權(quán)限，以此提高整體工作效率及工作水平。不管是對哪種檔案都能夠反復(fù)高效的利用，這也在一定程度上實現(xiàn)了檔案利用效率最大化。

五、事業(yè)單位檔案管理工作的前景展望

一方面，利用檔案信息化管理能夠為社會大眾提供高質(zhì)量的服務(wù)?，F(xiàn)階段，大多數(shù)事業(yè)單位均與時俱進(jìn)，革新優(yōu)化了傳統(tǒng)的管理模式和管理理念，利用現(xiàn)代信息技術(shù)、電子信息手段，構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理體系，為社會群眾提供最新的信息資訊。雖然我國目前的網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)仍處于初步發(fā)展階段，但隨著科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新，其仍然有著廣闊的發(fā)展空間。在這樣的背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作人員必須樹立終身學(xué)習(xí)的意識和理念，不斷學(xué)習(xí)、積極進(jìn)取，利用多元化的知識豐富自身知識框架，并且投入更多的時間精力，研發(fā)現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)、管理技術(shù)，切實提高群眾滿意度。另一方面，相較于過去，事業(yè)單位的檔案形式已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化。在過去以紙質(zhì)檔案管理為主，但現(xiàn)階段檔案可以是紙質(zhì)，也可以是音頻、視頻，是電子文檔。對于過去存在的紙質(zhì)檔案來講，為了提高保存的質(zhì)量，可以利用拍照的方式對其進(jìn)行記錄并傳遞至相應(yīng)的地方可靠存儲；而對于秘密文件或使用價值較高的檔案來講，要利用掃描技術(shù)將其全面準(zhǔn)確地復(fù)制下來，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)反復(fù)利用。眾所周知，事業(yè)單位的檔案管理會經(jīng)過制作、使用、存儲、永久性存儲四個階段，不管是哪一個環(huán)節(jié)都過于混亂，如果能夠采用切實可行的方式手段將其融為一體，就能夠有效節(jié)省時間成本。

六、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立健全完善的檔案管理制度，切實提高檔案工作人員的專業(yè)能力及綜合素質(zhì)，積極引入電子政務(wù)，提高事業(yè)單位的業(yè)務(wù)能力，全面開展檔案管理的個性化服務(wù)工作，構(gòu)建高效的數(shù)字化檔案管理平臺，革新優(yōu)化檔案收集及借閱方式。