財務(wù)共享背景下企業(yè)內(nèi)部控制重難點及風(fēng)險防范策略探討

■欒 曉

（青島隆和控股發(fā)展集團有限公司）

引 言

在經(jīng)濟發(fā)展的帶動下，我國企業(yè)的整體發(fā)展速度得到了大幅度提升，一些企業(yè)開始跨行業(yè)、跨區(qū)域經(jīng)營，形成了集團。但是新問題也隨之而來：資源浪費、組織結(jié)構(gòu)冗雜、內(nèi)部管理效率低下，這些都給企業(yè)帶來了眾多不必要的成本，并且使得企業(yè)面臨的風(fēng)險也不斷增加。為了加強財務(wù)管理，防范財務(wù)風(fēng)險，企業(yè)開始引進財務(wù)共享模式，將基本財務(wù)業(yè)務(wù)匯聚到財務(wù)共享中心，利用共享中心的標(biāo)準(zhǔn)流程來進行財務(wù)核算。財務(wù)共享模式的應(yīng)用對企業(yè)內(nèi)控水平的要求較高，并且這種新型的財務(wù)管理模式還重塑了原有的業(yè)務(wù)流程，因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合財務(wù)共享模式的應(yīng)用，對應(yīng)調(diào)整內(nèi)部控制體系。這樣一來才能夠更好地管控企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的風(fēng)險，助力企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。

1 財務(wù)共享背景下內(nèi)部控制特點和要素分析

1.1 控制對象多樣化

在財務(wù)共享背景下，企業(yè)設(shè)立專門的財務(wù)共享服務(wù)中心來處理企業(yè)內(nèi)部的一切財務(wù)工作。因此財務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部控制工作的主要對象是相關(guān)人員以及財務(wù)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)。以往，對活動的控制需要通過權(quán)責(zé)分離機制來實現(xiàn)，而在財務(wù)共享的背景下，不僅需要進行權(quán)責(zé)分割，控制人員的活動，還需要借助構(gòu)建系統(tǒng)防范權(quán)限、數(shù)據(jù)存儲和處理規(guī)范等方式來進行信息數(shù)據(jù)的控制。由此可見，財務(wù)共享背景下內(nèi)部控制的對象呈現(xiàn)多樣化發(fā)展。

1.2 控制方式程序化

財務(wù)共享高度依賴信息技術(shù)，企業(yè)應(yīng)用財務(wù)共享模式進行財務(wù)管理，需要引進諸多先進的信息系統(tǒng)和信息技術(shù)。因此，財務(wù)共享背景下的內(nèi)部控制也更加依賴數(shù)據(jù)化的程序建設(shè)，而不僅僅是依靠人工控制來完成。對應(yīng)財務(wù)共享的流程，企業(yè)需要建立相應(yīng)的內(nèi)部控制系統(tǒng)，規(guī)范內(nèi)部控制的程序，由此來使得內(nèi)部控制滿足財務(wù)共享需要。

1.3 財務(wù)共享背景下內(nèi)部控制要素

1.3.1 內(nèi)部控制環(huán)境

組織結(jié)構(gòu)、人力資源、企業(yè)文化等要素組成了企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境。在財務(wù)共享背景下，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)一般會新增財務(wù)共享服務(wù)中心，員工主要由財務(wù)人員和信息技術(shù)人員組成，由于職責(zé)是集中處理各類財務(wù)工作，對員工的能力要求較高，員工的流動性也較大。因此，為了營造更好的內(nèi)部環(huán)境，企業(yè)需要積極進行專業(yè)人才引進，維護現(xiàn)有的財務(wù)共享服務(wù)中心人員隊伍。

1.3.2 內(nèi)部控制活動

應(yīng)用財務(wù)共享模式使得企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程發(fā)生了改變，內(nèi)部控制需要參照企業(yè)具體的業(yè)務(wù)流程和資金流向來開展。因此在企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的引領(lǐng)下，企業(yè)的內(nèi)部控制活動需要分析財務(wù)共享模式下的業(yè)務(wù)流程風(fēng)險，并且結(jié)合潛在風(fēng)險因素，提前制定合理的防范應(yīng)對策略。

1.3.3 信息溝通交流

在財務(wù)共享模式下，企業(yè)內(nèi)部的信息溝通交流需要利用數(shù)據(jù)信息平臺來完成傳輸。因此，內(nèi)部控制工作也需要加強與各部門的溝通聯(lián)系，及時借助信息系統(tǒng)獲取各部門第一手財務(wù)信息，對財務(wù)信息進行分析，發(fā)現(xiàn)異常情況并且定位相應(yīng)的風(fēng)險。

1.3.4 風(fēng)險評估

隨著財務(wù)共享模式的推行，受到多方面因素的影響，企業(yè)也面臨著諸多新風(fēng)險。內(nèi)部控制以風(fēng)險為導(dǎo)向，需要結(jié)合潛在風(fēng)險制定相應(yīng)的控制策略。因此內(nèi)部控制工作需要結(jié)合財務(wù)共享模式的應(yīng)用，對潛在的風(fēng)險進行全面判斷評估，并且對風(fēng)險等級進行劃分確認(rèn)。

1.3.5 內(nèi)部監(jiān)督

建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心后，信息系統(tǒng)會收集企業(yè)內(nèi)部所有的財務(wù)資料數(shù)據(jù)，這也有利于企業(yè)內(nèi)部審計控制能力的提高。內(nèi)部控制也應(yīng)當(dāng)及時更新優(yōu)化自身相應(yīng)的系統(tǒng)，發(fā)揮監(jiān)督職能，加強對財務(wù)信息的實時監(jiān)督和查詢。

2 財務(wù)共享背景下企業(yè)內(nèi)部控制的重難點分析

2.1 組織管理

由于企業(yè)實施財務(wù)共享模式，組織結(jié)構(gòu)也需要做出相應(yīng)的調(diào)整。具體包括組織機構(gòu)的梳理和規(guī)范、部門權(quán)責(zé)的設(shè)定以及組織制度的更新。財務(wù)共享的應(yīng)用是對原來部門間管理模式的一次重新調(diào)整，在這個過程中一些下屬部門的財務(wù)權(quán)限上移，而原上級部門可能會對其進行抵制。且部門之間的重新劃分也關(guān)系到部門間利益的調(diào)整，可能會在部門與部門之間形成掣肘，不利于企業(yè)發(fā)展。內(nèi)部控制工作從組織層面需要關(guān)注到這些潛在問題，結(jié)合各部門的利益訴求，對管理者提出相應(yīng)的調(diào)整方案，并且建議管理者明確劃分權(quán)力范圍。

2.2 流程變革

從流程再造的視角出發(fā)，實施財務(wù)共享也是流程革新的一種體現(xiàn)，使得企業(yè)內(nèi)部以部門為主的運行模式向以業(yè)務(wù)內(nèi)容為主轉(zhuǎn)變，倡導(dǎo)將流程進行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化處理。在財務(wù)共享模式的引導(dǎo)下，不同部門之間的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)渠道得到了拓展，業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)活動也會因此更加高效便捷。但是流程變革也帶來了新的風(fēng)險，第一是合法合規(guī)的風(fēng)險。由于財務(wù)共享模式的應(yīng)用落實和發(fā)展成熟需要較長一段時間，因此在財務(wù)共享模式應(yīng)用的過程中，企業(yè)的內(nèi)部控制部門需要嚴(yán)格監(jiān)管其合法性。第二是價值增值的風(fēng)險。流程的設(shè)計和標(biāo)準(zhǔn)化之間存在偏差，很多企業(yè)沒有制定規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范下屬部門的財務(wù)管理工作，因此整體上財務(wù)共享模式在流程設(shè)計上存在一定不足，且有些財務(wù)人員沒有準(zhǔn)確把握流程優(yōu)化后的重要節(jié)點，反而將大部分成本投入到了不重要的流程節(jié)點上，這影響了流程優(yōu)化后價值增值作用的發(fā)揮。內(nèi)部控制需要真正落實針對流程的管理，監(jiān)督流程執(zhí)行，及時發(fā)現(xiàn)并且管控風(fēng)險。

2.3 人員變革

采用財務(wù)共享模式之后，企業(yè)對財務(wù)人員的專業(yè)性要求和綜合能力要求會不斷提高。從心理方面，有一部分財務(wù)人員可能會對新制度的實施存在排斥心理，并且財務(wù)共享模式會增加財務(wù)人員的工作難度，可能會使得一部分財務(wù)人員離職。與此同時，由于原有的財務(wù)人員隊伍專業(yè)化水平有限，因此在新的財務(wù)共享模式下，常常出現(xiàn)工作的失誤，導(dǎo)致核算出的財務(wù)信息失真，給企業(yè)帶來風(fēng)險隱患。除此之外，受到企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)水平的影響，有些企業(yè)財務(wù)信息不能及時共享，這使得企業(yè)內(nèi)部員工的交際成本也有所上升，并且由于預(yù)算編制部門、財務(wù)共享中心以及終端業(yè)務(wù)窗口各自獨立，企業(yè)的管理層也常常無法及時獲取財務(wù)數(shù)據(jù)信息，結(jié)合財務(wù)數(shù)據(jù)信息來制定相應(yīng)的發(fā)展戰(zhàn)略。對于內(nèi)部控制部門來說，一方面要重視對財務(wù)人員的控制，采取有效措施減少財務(wù)人員的離職率，保障財務(wù)共享中心能夠高效運轉(zhuǎn)，另一方面還要重視打通內(nèi)部信息渠道，提高信息傳遞的流暢性，減少內(nèi)部員工的交際成本，幫助管理層及時獲取制定戰(zhàn)略所需的財務(wù)信息。

2.4 業(yè)財溝通

對于財務(wù)工作來說，借助財務(wù)共享模式，實現(xiàn)財務(wù)管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一較為簡單，但是在業(yè)務(wù)處理中做到就較為不易。建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心后，企業(yè)需要將所有業(yè)務(wù)中的財務(wù)信息數(shù)據(jù)都匯總到共享中心，要想保障信息獲取的及時性和真實性，就需要加強業(yè)財溝通。以應(yīng)付賬款為例，很多企業(yè)下屬的子公司或者部門存在款項信息錯誤的問題，但是財務(wù)共享中心屬于企業(yè)內(nèi)部職能部門，其不能直接與外部合作方進行溝通交流，因此需要與業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人員溝通聯(lián)系，及時發(fā)現(xiàn)信息錯誤之處，并且由業(yè)務(wù)部門聯(lián)系合作方更正款項。盡管不少企業(yè)越來越重視業(yè)財溝通，也建立了相應(yīng)的信息系統(tǒng)來提高業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門交流的效率，但是仍然存在溝通不規(guī)范、不及時、不到位的問題。在應(yīng)用財務(wù)共享模式后，內(nèi)控工作要加強對業(yè)財溝通的重視，及時發(fā)現(xiàn)業(yè)財溝通的問題，提出改進建議，幫助業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門暢通溝通交流渠道，提高溝通交流效率。

3 優(yōu)化內(nèi)部控制加強風(fēng)險防范的建議

3.1 建立清晰靈活的內(nèi)控制度

結(jié)合財務(wù)共享模式的應(yīng)用，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進一步完善現(xiàn)有的內(nèi)控體系，構(gòu)建清晰靈活的內(nèi)控制度。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在建設(shè)財務(wù)共享模式時就劃分基礎(chǔ)核算和管理職能，給予財務(wù)共享中心會計記錄等基礎(chǔ)核算的功能。其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確財務(wù)共享的制度建設(shè)，在企業(yè)內(nèi)部建立明確且具備靈活性的財務(wù)共享制度，使得內(nèi)部的財務(wù)工作更加符合財務(wù)共享特征。企業(yè)可以確立標(biāo)準(zhǔn)化的工作方式，明確業(yè)務(wù)流程、作業(yè)以及相關(guān)文檔的規(guī)范管理，編制相應(yīng)的財務(wù)共享操作手冊。最后，在財務(wù)共享制度建設(shè)的基礎(chǔ)上，企業(yè)還需要對內(nèi)控制度進行相應(yīng)的調(diào)整。如以往企業(yè)內(nèi)控工作對財務(wù)票據(jù)的控制主要集中在實體票據(jù)控制方面，結(jié)合財務(wù)共享的推進，企業(yè)可以調(diào)整內(nèi)控制度中控制財務(wù)票據(jù)的內(nèi)容，規(guī)定要重視對電子發(fā)票的控制。除此之外，內(nèi)控制度中對內(nèi)控流程的規(guī)定也應(yīng)當(dāng)與財務(wù)共享流程契合，引導(dǎo)內(nèi)控工作對應(yīng)財務(wù)共享的各個流程，提高內(nèi)控效率。

3.2 明確內(nèi)控關(guān)鍵節(jié)點與增值環(huán)節(jié)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)引進專業(yè)的流程管理團隊，結(jié)合實際業(yè)務(wù)開展情況，對財務(wù)共享的流程進行整理排序，確定流程中的關(guān)鍵節(jié)點與增值環(huán)節(jié)，為內(nèi)部控制工作的開展奠定基礎(chǔ)。內(nèi)控工作開展過程中，要重點關(guān)注關(guān)鍵節(jié)點與增值環(huán)節(jié)。如企業(yè)將應(yīng)收賬款設(shè)置為財務(wù)管理流程的關(guān)鍵節(jié)點，內(nèi)部控制工作在開展時就要重視對應(yīng)收賬款的控制，當(dāng)發(fā)現(xiàn)拖欠款項問題時，要仔細調(diào)查對方的信用記錄，并且跟蹤業(yè)務(wù)部門與之開展的業(yè)務(wù)往來，綜合評估其還款能力，結(jié)合評估結(jié)果采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。同時，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)進一步明確財務(wù)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，使得財務(wù)管理工作流程明確，內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，而內(nèi)部控制則據(jù)此分析企業(yè)的成本資源是否合理配置，企業(yè)是否在不重要的流程環(huán)節(jié)浪費成本，并且對企業(yè)提出改進方案，實現(xiàn)企業(yè)整體的價值增值。

3.3 提高內(nèi)部員工培訓(xùn)力度

為了有效應(yīng)對風(fēng)險，建設(shè)財務(wù)共享模式后，企業(yè)要加強財務(wù)人員隊伍的培訓(xùn)。第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)強化對財務(wù)人員的專業(yè)性培訓(xùn)，通過開展相關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，幫助財務(wù)人員掌握更多專業(yè)知識，提高自身專業(yè)技能。同時企業(yè)要鼓勵和引導(dǎo)財務(wù)人員利用豐富的網(wǎng)絡(luò)資源，實現(xiàn)自我能力的提升。借助培訓(xùn)活動，幫助財務(wù)人員從專業(yè)能力角度能夠完成財務(wù)共享模式的工作要求。第三，企業(yè)還要加強對財務(wù)人員綜合能力的培養(yǎng)。企業(yè)可以組織一批專業(yè)性強且財務(wù)管理經(jīng)驗豐富的財務(wù)人員來強化其信息技術(shù)操作能力、數(shù)據(jù)分析和處理能力、內(nèi)部管理能力等其他綜合能力的培養(yǎng)，使之成為財務(wù)共享模式下的財務(wù)骨干，引領(lǐng)整個企業(yè)財務(wù)工作的開展。第三，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強內(nèi)部控制培訓(xùn)力度。在內(nèi)部加強風(fēng)險管理的宣傳，引導(dǎo)全體員工建立起風(fēng)險管理意識，結(jié)合具體工作內(nèi)容，及時發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險并且上報到內(nèi)控部門，由內(nèi)控部門確認(rèn)風(fēng)險后制定相應(yīng)的應(yīng)對策略。

3.4 強化財務(wù)風(fēng)險監(jiān)督職能

企業(yè)的內(nèi)部控制部門有必要構(gòu)建有效的考核體系，隔一段時間對業(yè)務(wù)內(nèi)容進行檢查，定期分析和清理業(yè)務(wù)活動中的潛在風(fēng)險。在檢查中要加大對財務(wù)風(fēng)險的審查力度，尤其要關(guān)注業(yè)務(wù)部門是否存在漏賬壞賬的問題，以及是否有操作利潤的現(xiàn)象。同時，借助信息化建設(shè)，內(nèi)控工作也可以實時監(jiān)督業(yè)務(wù)部門的各項財務(wù)指標(biāo)變化情況，及時發(fā)現(xiàn)異常變動的指標(biāo)，與業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人溝通，了解指標(biāo)變動的原因，并采取合理應(yīng)對措施。最后，內(nèi)控部門也要建立與財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門的溝通聯(lián)系，暢通溝通渠道，實現(xiàn)業(yè)財一體化的內(nèi)部控制，強化控制效果。

4 結(jié) 語

當(dāng)下我國越來越多的企業(yè)開始實踐財務(wù)共享模式，結(jié)合其開展的相關(guān)實踐來看，財務(wù)共享模式在一定程度上提高了企業(yè)財務(wù)管理的效率。不過財務(wù)共享模式的建設(shè)是一項長期任務(wù)，在此過程中，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)重視財務(wù)共享帶來的潛在風(fēng)險，結(jié)合內(nèi)部控制體系的優(yōu)化完善，進一步強化內(nèi)部控制，防范財務(wù)風(fēng)險，以此來更好地發(fā)揮財務(wù)共享模式作用。