事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路分析

吳建清

（蓬萊計劃生育協(xié)會）

檔案是各類主體實(shí)踐中形成的原始記錄，是構(gòu)成民族記憶的重要信息資源。檔案蘊(yùn)含大量信息資源，需要及時開發(fā)挖掘深層次價值。檔案管理是提供檔案服務(wù)的工作，擔(dān)負(fù)傳承文明的歷史重任。事業(yè)單位是我國事業(yè)集中部門，事業(yè)單位檔案是保存政府信息的重要載體。隨著社會信息技術(shù)發(fā)展等，事業(yè)單位檔案管理向信息開發(fā)利用方向發(fā)展，人事檔案管理方式等發(fā)生變化，需要根據(jù)時代發(fā)展創(chuàng)新檔案管理方式。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理存在管理制度不健全，檔案管理信息化建設(shè)不足等問題[1]。需要更新檔案管理觀念，提高檔案管理技術(shù)利用率，促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展。研究事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

一、事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的意義

檔案是在實(shí)踐中形成的原始記錄。檔案原始文獻(xiàn)資料需要開發(fā)挖掘深層次價值。檔案服務(wù)對象是利用者，事業(yè)單位檔案管理是對檔案提供利用服務(wù)的工作，事業(yè)單位檔案管理具有公共性非營利性等特征。事業(yè)單位檔案是記錄國家事業(yè)各方面資料，檔案管理具有服務(wù)性。隨著檔案管理技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理方式由手工到計算機(jī)管理不斷發(fā)展[2]。

人事檔案是事業(yè)單位用人選人的依據(jù)。人事檔案管理創(chuàng)新對職工意義重大，體現(xiàn)在保障職工干部應(yīng)有待遇，為裁決人事糾紛提供憑證。事業(yè)單位人事檔案管理工作是各項(xiàng)工作的重要環(huán)節(jié)，檔案工作可以作為制定未來發(fā)展方向的資料。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，新型設(shè)備設(shè)施智能化是檔案信息化的發(fā)展方向[3]。檔案信息化管理是將檔案學(xué)等多學(xué)科交融，管理方式要重新調(diào)整傳統(tǒng)形式組織結(jié)構(gòu)。事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新是職工選拔考察的必要措施，人事檔案管理創(chuàng)新是建設(shè)強(qiáng)大職工干部隊伍的保障，依法管理人事檔案可以保障準(zhǔn)確反映職工品德能力，保障干部隊伍兼顧純粹，推進(jìn)事業(yè)單位人事制度改革。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

事業(yè)單位人事檔案管理工作為科研等功能發(fā)揮提供信息支持，為管理體制改革、人才選拔任用等方面提供依據(jù)。人事檔案是事業(yè)單位重要的信息庫。事業(yè)單位人事檔案管理包括管理實(shí)體體制制度等，人事檔案實(shí)體是管理對象，管理原則是把握工作方向，相關(guān)要素相互作用維護(hù)檔案管理有序進(jìn)行。隨著事業(yè)單位的發(fā)展，原有人事檔案管理制度問題不斷顯現(xiàn)。認(rèn)清事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀問題，才能探索人事檔案管理創(chuàng)新有效措施。

（一）事業(yè)單位人事檔案管理中的問題

當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理存在許多問題，體現(xiàn)在檔案管理制度不健全、檔案管理信息化建設(shè)不足等。人事檔案管理需要高層次專業(yè)技術(shù)人員，檔案管理人員要具有專業(yè)檔案管理知識。目前事業(yè)單位缺乏高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才。檔案工作需要具備多領(lǐng)域知識復(fù)合型人才，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中未引入高科技管理人才。事業(yè)單位對工作人員缺乏培訓(xùn)，培訓(xùn)需要耗費(fèi)經(jīng)費(fèi)加深檔案管理資金缺乏問題。

事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低下，人事檔案管理數(shù)據(jù)存在較多錯誤，管理人員難以快速完成機(jī)讀目錄校對工作。人事檔案管理信息化建設(shè)重視不足，缺乏保障信息內(nèi)容的安全。檔案管理是系統(tǒng)工程，對檔案信息化管理重視不足，導(dǎo)致信息化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)薄弱。事業(yè)單位人事檔案管理中安全事故不斷增加，很多內(nèi)容涉及保密信息，檔案管理中要避免發(fā)生泄漏事件[4]。某些檔案人員會泄漏檔案信息，為檔案管理安全性帶來很大隱患。大部分檔案人員未經(jīng)過嚴(yán)格的人事檔案管理知識培訓(xùn)，有的單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，往往安排缺乏工作經(jīng)驗(yàn)的人員兼職，通常在上級領(lǐng)導(dǎo)檢查時敷衍應(yīng)付，嚴(yán)重影響檔案管理水平。

檔案管理工作不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案是抄寫保管材料簡單工作，實(shí)際工作中未配備符合現(xiàn)代信息化要求的軟硬件設(shè)施，兼職管理檔案現(xiàn)象普遍[5]。人事檔案是重要的人才信息檔案，保證檔案安全需要改善硬件設(shè)施。有的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理投入重視不足，檔案室缺乏基本設(shè)施，防火防盜等手段停留于較低水平，調(diào)閱檔案采用原始手工操作方式，長期存放紙質(zhì)檔案導(dǎo)致紙張破損。虛假的檔案材料會對人事檔案利用造成困難，虛假人事檔案材料具有雷同現(xiàn)象，反映出人事檔案部門對檔案管理缺乏重視。

（二）事業(yè)單位人事檔案管理問題分析

事業(yè)單位文獻(xiàn)檔案具有重要價值，檔案資料在社會信息記錄等方面發(fā)揮重要作用。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理存在諸多問題，主要原因包括檔案管理制度落后，現(xiàn)代檔案資源利用率低等。隨著計算機(jī)時代的發(fā)展，信息化在各行業(yè)中得到廣泛應(yīng)用。計算機(jī)的應(yīng)用在事業(yè)單位人事檔案管理中發(fā)揮重要作用，但一些先進(jìn)的技術(shù)手段未得到有效應(yīng)用。有些單位人事檔案管理沿用傳統(tǒng)方法，不利于檔案管理工作效率提升。

新公共服務(wù)理論認(rèn)為，應(yīng)將公民利益作為業(yè)務(wù)工作目標(biāo)。目前事業(yè)單位人事檔案管理制度陳舊化表現(xiàn)為局限于平常事務(wù)性規(guī)定，未考慮民眾對檔案資源的需求。事業(yè)單位對人事檔案管理工作保存開發(fā)不能為單位產(chǎn)生效益，檔案人員工作中存在消極懈怠思想。事業(yè)單位專職人員專業(yè)性有待提高，檔案人員對計算機(jī)使用停留于簡單辦公軟件操作，對檔案管理認(rèn)知簡單化。行政單位檔案管理部門未進(jìn)行集中培訓(xùn)，由于檔案管理人員多數(shù)非專職人員，工作調(diào)動時對檔案移交未按程序交接，導(dǎo)致移交中出現(xiàn)很多遺失檔案。

事業(yè)單位傳統(tǒng)人事檔案管理技術(shù)只能提供一對一服務(wù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，由于檔案文獻(xiàn)較多，人們能通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在網(wǎng)頁尋找相應(yīng)資源。檔案管理需要借助各種信息技術(shù)進(jìn)行精細(xì)化管理。當(dāng)前事業(yè)單位檔案資源利用率較低，不利于事業(yè)單位的發(fā)展[6]。資金是事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的保障，檔案管理信息化建設(shè)需要電子網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備，高端通訊設(shè)備價格昂貴，大部分政府將資金投入推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展項(xiàng)目中，對檔案管理信息化建設(shè)投資較少。

三、事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新思路

當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理普遍存在管理理念陳舊，人事檔案管理機(jī)構(gòu)混亂等問題。事業(yè)單位基本建立人事檔案材料收集整理利用管理制度，但管理制度過于宏觀，難以落實(shí)。事業(yè)單位人事檔案管理問題主要原因包括歷史與現(xiàn)實(shí)因素。加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新，要堅持動靜態(tài)結(jié)合等原則[7]。通過建立健全檔案管理制度，加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)等措施，更好地促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展。

（一）創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理理念

事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新是長期探索過程，需要理論實(shí)踐結(jié)合推動檔案管理創(chuàng)新。目前社會對人事檔案制度改革呼聲高漲，有些人提出改革人事檔案制度是廢除人事檔案，有觀點(diǎn)認(rèn)為根本辦法是推動檔案制度改革，使人事檔案制度轉(zhuǎn)為強(qiáng)調(diào)符合現(xiàn)代社會要求的服務(wù)功能。單一國有單位人事檔案管理模式不適應(yīng)多種所有制經(jīng)濟(jì)新形勢。人事檔案關(guān)系到我國人事制度改革深入，目前對人事檔案管理制度改革尚未形成統(tǒng)一定論，不同學(xué)者提出人事檔案管理改革理論。事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新廢除檔案不能根本解決問題。

人事檔案是國家檔案的重要部分，廢除人事檔案是拋棄無形的資產(chǎn)，打破組織個人檔案關(guān)系鏈，根據(jù)社會與人事工作要求，改進(jìn)現(xiàn)有人事檔案管理制度非常必要。事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新是系統(tǒng)工程，改革中需要處理好國家單位與個人檔案關(guān)系，管理與利用關(guān)系。要改變傳統(tǒng)觀念，立足實(shí)際把握人事檔案管理特點(diǎn)，充分發(fā)揮集體智慧作用，使人事檔案制度改進(jìn)必須從觀念制度等系列措施轉(zhuǎn)變進(jìn)行。人事檔案管理樹立現(xiàn)代化管理思想是檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵。由于主客觀因素，人事檔案管理思想墨守成規(guī)，導(dǎo)致管理人員知識面狹窄，難以掌握新技術(shù)知識。信息時代事業(yè)單位人事檔案工作面臨各種挑戰(zhàn)，要適應(yīng)新時期人事檔案發(fā)展需要，需要以人才強(qiáng)國戰(zhàn)略思想為指導(dǎo)，樹立人本理念。事業(yè)單位人事檔案管理要充分體現(xiàn)黨管人才的思想，積極推動人才合理流動，人事檔案工作者要樹立現(xiàn)代化管理觀念，努力優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，不斷學(xué)習(xí)人事檔案管理新知識理論，培養(yǎng)善于把新知識轉(zhuǎn)化為服務(wù)能力，充分掌握有關(guān)信息處理基礎(chǔ)方法，掌握如何利用計算機(jī)處理信息等信息技術(shù)人才。人事檔案管理人員要利用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案信息開發(fā)，保證人事檔案管理實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理。

（二）加強(qiáng)人事檔案制度規(guī)范化管理

事業(yè)單位職工崗位變動具有靈活性，干部檔案記載材料不同，干部專業(yè)技術(shù)能力突出，人事檔案中有更多技術(shù)職務(wù)變化記載等。事業(yè)單位干部穩(wěn)定，履歷連續(xù)性強(qiáng)。人事檔案管理在人事制度中起到重要作用。隨著社會的進(jìn)步及用人制度靈活，很多人忽略了人事檔案的重要性，導(dǎo)致某些單位放松對人事檔案管理要求。改革開放后出現(xiàn)很多丟檔造假等案例。加強(qiáng)人事檔案管理創(chuàng)新是推進(jìn)人事檔案規(guī)范化的必要舉措。

事業(yè)單位人事檔案管理要求以制度化提升規(guī)范化管理水平，加快信息化建設(shè)提升檔案標(biāo)準(zhǔn)化，通過數(shù)字化促進(jìn)檔案科學(xué)化管理。通過人事檔案信息化建設(shè)可以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端，為事業(yè)單位節(jié)約大量人力物力，結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理要求，對人事檔案信息資源合理開發(fā)利用。為推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)，要加大對檔案制度體系落實(shí)，制定適合的考評機(jī)制。人事檔案管理人員能按相關(guān)制度要求開展工作，提升人事檔案管理質(zhì)量。事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)中要以數(shù)字化建設(shè)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將原有紙質(zhì)檔案通過多種載體上傳到檔案管理信息系統(tǒng)，完善檔案管理信息系統(tǒng)功能，通過數(shù)字化建設(shè)實(shí)現(xiàn)對人事檔案科學(xué)管理。

人事檔案依法管理是通過原則性強(qiáng)的執(zhí)法隊伍嚴(yán)格執(zhí)法，實(shí)現(xiàn)檔案依法規(guī)范。依法管理需要有完善的法律體系保障，有法可依、嚴(yán)格執(zhí)法是實(shí)現(xiàn)檔案依法管理的可靠途徑。人事檔案需要有強(qiáng)大執(zhí)法管理人員隊伍，加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊建設(shè)，培養(yǎng)原則性強(qiáng)的檔案管理人員。人事檔案管理部門是事業(yè)單位重要信息機(jī)構(gòu)，憑借先進(jìn)技術(shù)為廣大社會公眾提供人事檔案信息資源。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，公民參與政治熱情高漲，信息開放透明度增強(qiáng)。人事檔案部門要按照轉(zhuǎn)變職能、強(qiáng)化服務(wù)的要求，加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)服務(wù)意識培育。人事檔案管理中要強(qiáng)化協(xié)同合作，法制化管理理念。

（三）事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新保障措施

人事檔案具有記載佐證、參考查閱等作用。人事檔案文件有職工履歷資料、工作經(jīng)歷等內(nèi)容，隨著職工錄用培養(yǎng)提拔形成反映職工表現(xiàn)的檔案。人事檔案是職工職業(yè)生涯的重要證據(jù)，記載參加工作的經(jīng)歷成就進(jìn)步。人事部門可以從檔案中得知職工工作能力等信息。隨著事業(yè)單位的不斷改革，人事檔案管理向規(guī)范化方向發(fā)展，建立人事檔案工作相關(guān)規(guī)章制度，收集完善人事檔案材料，完成大范圍人事檔案清理整理，人事檔案管理信息化水平不斷提升。

事業(yè)單位人事檔案工作制度要按照國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，檔案部門要建立符合單位實(shí)際的規(guī)章制度體系。要著重保護(hù)工作人員合法權(quán)益，按照部門特點(diǎn)探索制定系統(tǒng)檔案制度。事業(yè)單位發(fā)展需要檔案管理制度保障，事業(yè)單位要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理辦法。檔案管理現(xiàn)代化是服務(wù)事業(yè)單位制度改革的需要，要利用先進(jìn)科技手段提高檔案工作效率。人事檔案管理制度要堅持制度約束雙向性，制度必須具有可操作性，職工是制度的主要約束對象。各級事業(yè)單位要建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，建立完善質(zhì)量管理體系。事業(yè)單位要定期宣傳，要求單位通過級別升降實(shí)行動態(tài)管理。單位領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理納入日?？己?，對檔案管理人員實(shí)行崗位競聘，定期對檔案管理工作檢查，對人事檔案工作實(shí)行定量考核。事業(yè)單位要對檔案實(shí)行計算機(jī)輔助管理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)。在庫房選址等方面遵照國家有關(guān)規(guī)定，庫房管理要指定專人負(fù)責(zé)看管，保證檔案信息安全完整。事業(yè)單位要加快檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息化管理水平。

四、結(jié)語

目前事業(yè)單位人事檔案管理取得一定成績，但相比時代要求存在很大差距。當(dāng)前人事檔案工作處于紙質(zhì)數(shù)字載體并行轉(zhuǎn)型階段，事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新人事檔案管理工作，要求檔案部門對數(shù)字檔案進(jìn)行全面研究，借鑒國內(nèi)外先進(jìn)理論經(jīng)驗(yàn)，從加快檔案數(shù)字化建設(shè)、延伸檔案管理利用開發(fā)等方面開展，推動檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展。需要建立健全單位人事檔案管理制度，提高人事檔案信息化管理水平，為人事部門干部考察錄用提供可靠資料。