新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)研究

李 喆

（聊城市人民醫(yī)院）

當下我國信息化建設(shè)快速發(fā)展，信息技術(shù)與平臺的應用已經(jīng)深入各個行業(yè)當中，其中醫(yī)療機構(gòu)檔案管理也同樣如此，走在信息化建設(shè)發(fā)展的時代前沿。由于醫(yī)院的特殊性，導致醫(yī)療檔案的數(shù)量、內(nèi)容很多，所以亟需檔案信息化管理。一方面，提升檔案管理水平，另一方面，這也是當前社會之發(fā)展的必然趨勢，是服務(wù)大眾的根本需求，更是符合醫(yī)院發(fā)展核心利益的需要，因此值得相關(guān)管理人員的研究和深思。

一、醫(yī)院檔案信息化管理概述

（一）醫(yī)院檔案信息化管理的定義

醫(yī)院的檔案主要是醫(yī)院在各項工作中產(chǎn)生的管理文件、會議記錄、各種類型報表、病理檔案化驗單據(jù)、影像資料，是醫(yī)院各類工作最真實的記錄。這些檔案具有原始記錄的必要性、價值的長久性以及內(nèi)容的多樣性等三方面的特點，對于醫(yī)院領(lǐng)導層做決策以及相關(guān)的經(jīng)營決定的時候，能夠提供翔實的參考數(shù)據(jù)，同時還可以給學科的建設(shè)研究工作提供案例參考，在醫(yī)院的發(fā)展和改革過程中發(fā)揮著重要的作用[1]。醫(yī)院的檔案信息化管理主要就是通過計算機技術(shù)、通訊技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等等，來實現(xiàn)更先進的檔案管理的方式，提高檔案管理的水平與實際工作效率，將檔案管理從傳統(tǒng)低效率的人工方式中解脫出來，提高檔案管理的效率，給檔案的開發(fā)和使用提供強大的保障。

（二）醫(yī)院檔案信息化管理的內(nèi)容

醫(yī)院檔案信息化管理主要包含三方面的內(nèi)容：

首先，對患者病理檔案進行信息化的管理。從本質(zhì)上來說，醫(yī)院是給患者提供醫(yī)療服務(wù)的機構(gòu)，所以在對患者進行治療的整個過程中，需要對其發(fā)病的經(jīng)過、診斷、治療、檢查、患者出院或者是死亡的整個過程進行記錄，就形成了病例。病例不僅僅是臨床治療工作的總結(jié)，同時也是醫(yī)院探索相關(guān)疾病規(guī)律、處理醫(yī)療糾紛的法律依據(jù)，所以做好病例檔案管理工作是十分重要的。在實際工作中需要通過信息化技術(shù)對不同科室的病理檔案進行編碼，分類進行相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)登記，同時還能夠?qū)ν惖牟∏槔镁W(wǎng)絡(luò)進行整理、對比與分析，將其在病例當中進行標注，這樣就能給醫(yī)生臨床治療提供更多的思路[2]。同時在實際治療過程中還可以記錄整個治療流程，利用計算機進行整合，方便日后對相關(guān)信息的調(diào)取和查看。其次，對人事檔案進行信息化管理。通過人事檔案信息化管理，能夠有效推進醫(yī)院人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化進程，各類型信息化手段和技術(shù)的應用，能夠提升醫(yī)院人事檔案管理的工作效率，同時對其進行更加有效的規(guī)劃和區(qū)分，提升其管理水平的同時也給醫(yī)院人事檔案的調(diào)取和查看提供方便，更便于人事檔案管理工作的展開，避免人為失誤。最后，對醫(yī)院圖書資源進行信息化管理。一般來講，醫(yī)院都擁有數(shù)量可觀的圖書和資料信息，給人工管理帶來了非常大的難題，如果利用信息化的技術(shù)和手段來管理圖書資料，那么不但能夠有效提升管理效率，降低管理工作壓力，同時還可以方便借閱者，借閱者的批注可以通過相關(guān)平臺進行發(fā)布，給其他借閱者提供參考與思路[3]。

二、新形勢下信息化建設(shè)對于醫(yī)院檔案管理的意義

我國“十四五”規(guī)劃以及2035發(fā)展目標都說明了信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國社會各個行業(yè)發(fā)展的趨勢，醫(yī)療行業(yè)也同樣如此。信息化建設(shè)發(fā)展趨勢之下，醫(yī)院需要跟上時代發(fā)展的步伐，升級檔案管理工作體系。具體來講，新形勢下信息化建設(shè)對于醫(yī)院檔案管理的意義主要有如下幾點：

（一）有利于減輕勞動強度，提高工作效率

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作當中，管理人員的勞動強度非常大。主要是因為醫(yī)院的檔案類別很多，而且需要人工進行分類和歸檔，在查找和借閱方面也需要管理人員協(xié)助，所以給其勞動強度比較大。而信息化檔案管理則能夠免除立卷歸檔、檢索查找等方面的工作，減輕了管理人員的勞動強度，而且還提升了檢索和查找速度，提高了醫(yī)院檔案管理工作效率。

（二）能做好文件和病例的查漏補缺

由于傳統(tǒng)檔案管理多采用人工的方式，所以在立卷過程中容易出現(xiàn)信息收集不齊全、漏交等情況，查漏補缺就得拆開檔案重新做，其中的文件需要重新進行排列、編檔和編輯目錄，不但工作人員費力，而且實際工作效率也不高。醫(yī)院檔案信息化管理實施之后，就可以以“件”為單位進行管理，解放了檔案工作人員，給其提高業(yè)務(wù)水平和自身素質(zhì)留出了充足空間。

（三）方便檔案資料檢索查閱，提高準確率

在傳統(tǒng)檔案管理工作當中，雖然消耗了大量的人力、物力，但是檔案信息含量和檔案的實體量處于比較低的水平，而信息化管理方式的融入則能夠從以往經(jīng)驗式管理模式當中跳出來，實現(xiàn)檔案的案卷級管理向文件級管理的轉(zhuǎn)變[4]。完美實現(xiàn)手工立卷向信息化自動管理的轉(zhuǎn)變，提高了各類資料信息與病案管理質(zhì)量、精確度以及工作效率。

（四）有利于提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量

傳統(tǒng)檔案管理需要人工立卷，立卷工作需要按照工作人員的經(jīng)驗和理解展開，因此立卷的標準很難做到統(tǒng)一，這勢必要對立卷的質(zhì)量和水平造成影響。實行信息化檔案管理，能夠有效的降低工作人員的工作強度，從而將主要精力放在檔案的編輯研發(fā)和二次信息開發(fā)利用上，提高醫(yī)院檔案管理工作的實際質(zhì)量和效率。

三、當下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

（一）檔案數(shù)量巨大，重復性建檔問題突出

隨著現(xiàn)代醫(yī)療體系的不斷發(fā)展和完善，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量也越來越多，但是從實際來講，在醫(yī)院內(nèi)部管理當中，檔案管理工作并沒有形成有效的管理體系，以至于出現(xiàn)檔案管理工作數(shù)量繁雜等一系列的問題。這其中就包括部分年代久遠的紙質(zhì)檔案的保存與管理，給醫(yī)院檔案管理工作的開展造成了很大的阻力和影響[5]。另外，從醫(yī)院檔案管理內(nèi)容的多樣性上來講，檔案類型很多，但是實際上存在著部分人員或者患者由于特殊原因重復建檔的問題，這就給檔案工作人員造成了工作負擔，同時也導致了檔案管理工作的混亂，檔案管理體系受到了沖擊和影響。而且重復建檔的負面影響不僅僅在于加大工作人員的工作強度，更是占用了醫(yī)院的醫(yī)療體系資源，對于醫(yī)療體系的發(fā)展造成了非常大的阻力與負面的影響，所以更容易出現(xiàn)嚴重的管理問題。

（二）檔案管理人員技術(shù)水平不足

檔案管理工作并不是一項簡單機械的重復性工作，而是需要結(jié)合時代的變化以及技術(shù)的進步，不斷提升和完善。但是近些年來雖然信息技術(shù)水平不斷提高，但是部分醫(yī)院檔案管理人員卻并沒有做到與時俱進，進行有效的學習和研究，依然沿用著傳統(tǒng)檔案管理體系以及相關(guān)認知，對于其錯誤也沒有進行相應的更正，所以導致醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)了無法避免的錯誤和影響。醫(yī)院檔案管理技術(shù)的升級和改革十分困難，這對于醫(yī)院管理體系整體而言是沉重的負擔。一方面來講，現(xiàn)代醫(yī)院的檔案類別大體可以分為病患檔案和醫(yī)護人員檔案。傳統(tǒng)管理模式之下，由于管理員的技術(shù)水平有限，所以會造成大量病患檔案沒有辦法進行相應的關(guān)聯(lián)，很多病案的治療和診斷都是碎片化的狀態(tài)，沒有辦法給診斷的醫(yī)生提供相應的參考和意見，加劇醫(yī)患負擔；另一方面來說，當下檔案管理人員的技術(shù)水平不高，無法融合和創(chuàng)新更多的管理技術(shù)，尤其是在技術(shù)運用方面，例如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算等現(xiàn)代社會先進的技術(shù)無法應用，導致醫(yī)院的檔案管理工作的信息化水平難以得到提高，更難以跟上時代發(fā)展的趨勢，因此醫(yī)院檔案管理工作也沒有辦法發(fā)揮更大的作用和價值。

（三）醫(yī)院對檔案管理工作重視程度不高

伴隨著時代的發(fā)展和進步，醫(yī)院在實際的運營過程中將更多的精力與關(guān)注點放在了對醫(yī)療體系的管理當中，對于檔案管理工作的重視程度不高。主要表現(xiàn)為對檔案管理工作的資金和技術(shù)投入不夠，因此導致了檔案管理問題頻發(fā)。需要清楚的是，現(xiàn)代醫(yī)療機構(gòu)對醫(yī)院檔案管理體系不重視，必然會導致新的矛盾和問題，這對于醫(yī)院的管理體系來講也是十分沉重的負擔，增加其管理的成本。而且不重視醫(yī)院檔案管理信息化，就會造成與時代脫節(jié)，如果強行延用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，那么將會造成與信息化建設(shè)相悖離的情況，很有可能加劇醫(yī)患之間的矛盾，甚至引發(fā)社會性的問題[6]。

（四）醫(yī)院檔案管理制度存在漏洞

要做好醫(yī)院檔案管理，那么就離不開完善的檔案管理制度作為保證，但是在實際的工作當中，不少醫(yī)院對檔案管理制度當中存在的問題不能進行及時的解決和完善，所以導致管理體系出現(xiàn)問題。例如出現(xiàn)病患診治數(shù)據(jù)丟失、黃牛泛濫、數(shù)據(jù)準確度差等相關(guān)問題，對醫(yī)院檔案的管理工作產(chǎn)生不良影響。而且檔案管理工作制度的建設(shè)需要進行持續(xù)性投入，還要結(jié)合醫(yī)院當下實際的醫(yī)療管理水平，將檔案管理的制度進行升級和完善并制定工作制度。一方面來講，檔案管理制度存在漏洞會影響檔案管理工作，降低效率并增加其壓力，而且還會增加經(jīng)營的難度；另一方面，檔案管理制度漏洞會被不法之人利用，出現(xiàn)黃牛和騙保的問題發(fā)生，增加社會體系的風險性，同時也會導致更多不良情況發(fā)生。

（五）醫(yī)院檔案管理技術(shù)存在滯后問題

正如上述所言，我國當下醫(yī)院對于檔案管理的重視程度不夠，所以其信息技術(shù)的引進和使用存在滯后的問題。這樣的問題容易引發(fā)管理方面的風險。首先，缺乏檔案管理專業(yè)人才，對于各種檔案管理問題很難應對；其次，我國醫(yī)院當下在檔案管理的技術(shù)上存在瓶頸，所以限制了檔案管理工作的開展；第三，現(xiàn)代化設(shè)備在融入上存在問題，所以檔案管理設(shè)備被擱置，不但浪費了醫(yī)院的投入，同時也會引起檔案管理本末倒置的問題出現(xiàn)。而這需要醫(yī)院加大對檔案管理的重視度，提高人才素質(zhì)，完善管理體系，實現(xiàn)管理工作信息化的優(yōu)化升級。

四、新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

（一）利用云技術(shù)做好檔案建立

要實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，那么就必須結(jié)合時代最先進的科學技術(shù)，提升其管理效率與價值。在保障檔案數(shù)量和內(nèi)容多樣化的同時，也要做好檔案的統(tǒng)一化與規(guī)范化，讓檔案編制工作更加的科學。同時原始檔案與歷史檔案需要做好整體的篩查和盤點，可以利用云技術(shù)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的錄入和分析。先進技術(shù)的融入與應用，對于醫(yī)院的管理體系而言是一次改革，所以短時間內(nèi)會加大工作量，但是從醫(yī)院長遠發(fā)展和整體格局優(yōu)化來看，新技術(shù)的引入，信息化的建設(shè)必然會大大降低醫(yī)院管理體系的整體壓力。云技術(shù)包括云盤技術(shù)與云計算、云加密等方面的技術(shù)，能夠從每一個層面優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作，有這樣的先進技術(shù)作為加持，將能夠幫助檔案管理工作有效提升工作效率與便捷度，而且通過專業(yè)的軟件、系統(tǒng)和管理策略，實現(xiàn)檔案管理水平的有效提升。

（二）做好檔案管理人員技術(shù)培訓

要做好醫(yī)院檔案管理信息化，除了硬件設(shè)備要跟上之外，同時也不能忽略了檔案管理人員的技術(shù)培訓。對于任何機構(gòu)和單位的發(fā)展，人都是核心因素，檔案管理人員的技術(shù)培養(yǎng)是醫(yī)院檔案管理信息化的核心。一方面，實際管理工作的升級一定會涉及到大量的管理設(shè)備和管理技術(shù)的更新，如果工作人員的技術(shù)水平跟不上，那么將會影響檔案管理工作信息化的進程和實施。另一方面，檔案管理人員的技術(shù)水平直接決定了檔案管理信息化的效率，所以醫(yī)院要充分重視人員的素質(zhì)問題，提升專業(yè)人才的招聘和培養(yǎng)力度。第一，可以在醫(yī)院體系內(nèi)部尋找技術(shù)專業(yè)水平較高的檔案管理人才，幫助醫(yī)院實現(xiàn)檔案管理信息化的建設(shè)，通過體系內(nèi)人才的選調(diào)，優(yōu)化其管理體系[7]；第二，可以通過社會招聘選拔人才。社會招聘的方式能夠幫助醫(yī)院在最短的時間內(nèi)實現(xiàn)對口人才的招聘和獲取，利用醫(yī)院的資源背景，最大化提升醫(yī)院檔案管理的工作效果，對其管理策略以及信息化方式進行嚴格的貫徹與落實；第三，對原有檔案管理人員進行定期的培訓與繼續(xù)教育。這能夠讓原有的檔案管理人員提升自己的管理能力和實際管理水平，積極學習新的信息化手段和技術(shù)，進而實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與升級，為醫(yī)院發(fā)展貢獻力量。

（三）醫(yī)院充分重視檔案管理工作

要做好醫(yī)院檔案管理工作信息化建設(shè)，那么在思想意識上就要對其充分重視，醫(yī)院領(lǐng)導層需要加大對于檔案管理工作信息化和優(yōu)化的支持力度，助力信息化技術(shù)在檔案管理工作中的實際應用，提升檔案管理工作的管控意識。不但要加大人力、物力、財力方面的資源投入，同時還要提升管理者的掌控能力，以更加科學的、現(xiàn)代的、高效的管理思路來具體落實檔案管理的方針和策略，實現(xiàn)其工作的升級優(yōu)化。另外，需要強調(diào)的是，管理層的重視程度提高，有利于改正檔案管理工作中的問題，提高管理工作的把控度，能夠?qū)崿F(xiàn)以醫(yī)院未來發(fā)展為核心，更加科學的提升醫(yī)院檔案管理工作信息化建設(shè)。

（四）優(yōu)化和完善醫(yī)院檔案管理制度

正如上述所言，制度是任何管理活動開展的最基本的保障。所以要做好醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，那么就必須做好相關(guān)的制度建設(shè)與完善。因此需要管理者對于當下醫(yī)院的實際情況有清晰的認識和了解，同時還能掌握先進的信息技術(shù)，圍繞著醫(yī)院的核心利益對醫(yī)院檔案管理制度進行優(yōu)化與升級。不但能夠保障病患的核心利益，避免個人信息泄露，同時也能夠?qū)Σ』甲龊梅?wù)，避免醫(yī)患糾紛發(fā)生，提高醫(yī)院的社會信譽與口碑。

（五）不斷更新醫(yī)院檔案管理技術(shù)

醫(yī)院的檔案管理技術(shù)需要結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展而進行相應的更新?lián)Q代，這不僅能給醫(yī)院檔案管理工作帶來更好的助力與支持，同時也能夠讓檔案數(shù)據(jù)更加多元和高效。而且除了病患的檔案之外，醫(yī)護人員的資料與數(shù)據(jù)整理也方便了日后人才的選拔與管理規(guī)劃。融入信息技術(shù)進行管理，在更好的幫助醫(yī)院管理層決策的同時，也能夠最大限度地降低檔案管理人員的工作負擔，信息調(diào)取查看更為方便。最后，醫(yī)院檔案管理工作升級其技術(shù)與設(shè)備，能夠給檔案管理工作帶來本質(zhì)的飛躍，更有利于醫(yī)院做好對病患的服務(wù)，同時也給后續(xù)的醫(yī)療舉措做好前期的數(shù)據(jù)支持，具有非常大的醫(yī)療意義與服務(wù)方面的價值。

五、結(jié)語

綜上所述，新形勢下醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢，同時也是更好地服務(wù)大眾的必然需求，是提升醫(yī)院工作效率的核心需要。所以醫(yī)院的檔案管理需要積極融合多種先進的信息技術(shù)，提高對檔案的管控能力與實際管理水平，革新醫(yī)院檔案管理的理念，助力醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學化、多元化的發(fā)展，為醫(yī)院臨床和研究提供強有力的支持與幫助。