新時期事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展的思考

葉 榕

（邵武市發(fā)展改革和科技局）

在我國經(jīng)濟社會推進高質(zhì)量發(fā)展的大背景下，事業(yè)單位作為經(jīng)濟水平提升和社會進步的重要助力，對區(qū)域的社會可持續(xù)發(fā)展以及地方經(jīng)濟的提升有著不可磨滅的助力作用。而事業(yè)單位檔案管理是記錄發(fā)展和進步不可或缺的一部分。近年來事業(yè)單位人員編制精簡，但其承擔(dān)的綜合性職能并沒有有效的減少，而檔案管理工作又是每個事業(yè)單位不可減少的一項涉及大量數(shù)據(jù)和繁瑣信息的工作。因此，如何優(yōu)化配置人員崗位，提升檔案管理人員的專業(yè)化素養(yǎng)，完善事業(yè)單位檔案管理硬件設(shè)施，成為創(chuàng)新發(fā)展新時期事業(yè)單位檔案管理工作必須思考的問題。為進一步充分發(fā)揮檔案管理的積極作用，新時期事業(yè)單位必須要積極主動地進行檔案管理體系創(chuàng)新，緊跟時代發(fā)展步伐，提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率，把事業(yè)單位檔案管理真正改革轉(zhuǎn)變?yōu)檫m應(yīng)社會發(fā)展、促進行業(yè)進步的重要組成部分。作為檔案管理的參與者、執(zhí)行者，事業(yè)單位檔案管理人員必須意識到新時期檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級的重要性。在日常工作中，以不斷積累經(jīng)驗作為促進檔案管理工作進步的基礎(chǔ)，進一步提升信息化辦公能力，提高檔案管理工作效率，提升檔案管理工作水平。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀及重要性

（一）事業(yè)單位實施檔案管理工作的現(xiàn)狀

事業(yè)單位作為我國政府機關(guān)的一種輔助和延伸，是為社會服務(wù)的組織，其職能內(nèi)容涵蓋教育、科技、文化和衛(wèi)生等涉及人民群眾生產(chǎn)、生活的方方面面。因此，事業(yè)單位檔案管理對服務(wù)生產(chǎn)、改善人民文化生活、增進社會福利都具有重要意義。因事業(yè)單位具有服務(wù)性、公益性和知識密集性的特點，其檔案信息往往數(shù)量繁多、種類復(fù)雜，事業(yè)單位檔案管理難度也相較其他檔案管理有所提高。事業(yè)單位在執(zhí)行檔案管理工作時，最主要的問題在于很多傳統(tǒng)觀念已經(jīng)根深蒂固，在改革創(chuàng)新時難度較大，具體體現(xiàn)為以下幾點：首先，管理難度較大，經(jīng)常出現(xiàn)管理漏洞，工作執(zhí)行力不足。其次，職工人員綜合素養(yǎng)缺失，面對突發(fā)狀況時很難及時作出應(yīng)對，甚至還有工作人員在實際工作時作出邊緣化行為。事業(yè)單位實施檔案管理后，可以解決傳統(tǒng)工作模式中的諸多短板，修復(fù)管理漏洞，規(guī)范組織架構(gòu)，杜絕邊緣化行為。

（二）事業(yè)單位實施檔案管理的重要性

1.有效修復(fù)管理漏洞

首先，風(fēng)險問題多樣性是因為事業(yè)單位在進行檔案管理時，除人員操作失誤等主觀因素以外，很多客觀條件也會帶來一定的安全風(fēng)險。例如儀器設(shè)備故障和數(shù)據(jù)儲存不完善，一直以來都是傳統(tǒng)檔案管理工作中最為重要的兩點。首先，因為傳統(tǒng)的檔案管理工作需要，相關(guān)人員針對各部門所輸送來的數(shù)據(jù)以及相關(guān)信息進行整理，再根據(jù)各自的詞條以及儲存方式挑選位置，經(jīng)過封存、擺放后完成整個檔案儲存回路，在提取數(shù)據(jù)時也需要工作人員根據(jù)關(guān)鍵詞到指定地點進行查驗，這樣的工作模式就意味著工作人員主要的崗位要求為細(xì)心負(fù)責(zé)，同時可以對專業(yè)信息進行基礎(chǔ)的判別，在進行人才選拔時不會過于注重其計算機設(shè)備使用能力和突發(fā)狀況應(yīng)變能力，但設(shè)備在長時間的使用過程中會不斷涉及到磨損，老化等問題，一旦出現(xiàn)儀器故障，此時工作人員若無法發(fā)覺持續(xù)使用，很有可能導(dǎo)致信息錯誤儲存，這就會影響后續(xù)工作的正常推進，甚至還會影響到?jīng)Q策的科學(xué)性帶來不可估量的經(jīng)濟損失[1]。其次，管理力度不足主要體現(xiàn)為檔案管理工作人員和正常編制的管理制度存在一定差異，大部分情況下，檔案管理人員不會接觸到過多的技術(shù)性問題，但其工作需要涉及到大量的數(shù)據(jù)，這就意味著其他工作人員進行檢查時，其不了解工作進度，對相關(guān)數(shù)據(jù)的擺放以及儲存也一竅不通，很難發(fā)現(xiàn)工作時的邊緣化行為，長此以往甚至?xí)袉T工將檔案管理工作視作偷懶的內(nèi)容，不會積極主動地進行整理，只是按照外表的一些關(guān)鍵詞條完成整合分類，不僅會為后續(xù)的數(shù)據(jù)查驗帶來麻煩，還有可能造成時間、人力浪費，后果不堪設(shè)想。但工作人員經(jīng)過檔案管理模式的實施創(chuàng)新后，現(xiàn)有的工作模式已經(jīng)從純?nèi)斯な止まD(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊ぷ?，所有的信息都可以用電子版進行分類儲存，即使部分有特殊要求的信息文件，也可以通過打印的方式進行雙保險儲存到特定位置，有效避免了大部分風(fēng)險問題。同時現(xiàn)有的工作系統(tǒng)也可以完成自檢，平時常見的隱患問題可以實時報警，大幅提升現(xiàn)場安全性[2]。

2.提升優(yōu)質(zhì)人力資源的儲備

檔案管理工作是團隊內(nèi)部不可缺少的職位，其工作性質(zhì)是對繁多復(fù)雜的檔案信息進行分類儲存，再根據(jù)特定的規(guī)律進行集中擺放，當(dāng)相關(guān)人員需要調(diào)取信息時可以第一時間快速檢索找出相關(guān)信息，正因為這樣的工作模式使得很多技術(shù)人員發(fā)現(xiàn)檔案管理工作是一項沒有難度的內(nèi)容，主要需要細(xì)心和耐心，并且工作耗時耗力，枯燥無味，一直以來都是青少年人才首要排除的學(xué)習(xí)方向，甚至有很多單位也這么認(rèn)為。檔案管理工作通常是對外招聘一些年齡較大的中老年人進行負(fù)責(zé)，一天所有的信息需要耗費很長時間來整理，并且檢索和數(shù)據(jù)輸送的過程都會帶來成本浪費[3]。當(dāng)工作人員發(fā)現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新的重要性后，便開始針對其職能范圍進行深入的體系優(yōu)化，工作人員的綜合素質(zhì)也在隨之大幅上升，具體體現(xiàn)為以下兩點：首先，隨著當(dāng)前社會的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平進步飛快，工作人員的工作模式也發(fā)生了天翻地覆的變化，從傳統(tǒng)的純手工和簡單機械融合的工作模式開始向信息化轉(zhuǎn)變，各部門的信息可以通過互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)交互網(wǎng)絡(luò)來進行實時傳遞。當(dāng)工作人員在檔案室終端收到部門信息時，可以第一時間按照計算機算法進行自我檢查，將其明確分類再配合現(xiàn)場觀測，確認(rèn)無誤后，根據(jù)詞條輸送到特定區(qū)域進行儲存。需要調(diào)取數(shù)據(jù)時，只需要反向操作即可，大幅提升了現(xiàn)場的工作效率，但同時也對工作人員的工作能力提出了更高的要求，需要相關(guān)人員必須要能夠具備基礎(chǔ)使用信息化設(shè)備的能力，同時對于部分專業(yè)軟件的應(yīng)用極為熟練，此時事業(yè)單位就會招收更多的全能型人才，雖說普遍年齡較小，但結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理人員的工作經(jīng)驗，可以優(yōu)勢互補，帶動高齡職員學(xué)習(xí)新興技術(shù)，為年輕職員灌輸工作經(jīng)驗，以點帶面，提升整體工作效率，迎接未來多樣化的市場需求[4]。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）重要性認(rèn)識不夠，檔案管理工作邊緣化

檔案管理工作一直是事業(yè)單位發(fā)展必不可少的一項工作內(nèi)容，檔案信息也是事業(yè)單位發(fā)展時所留下的寶貴憑證。事業(yè)單位檔案不僅是對往期區(qū)域?qū)ｍ椆ぷ靼l(fā)展推進程度的深入總結(jié)，客觀展現(xiàn)職能領(lǐng)域范圍內(nèi)社會、政策的發(fā)展、變革，更為職能領(lǐng)域未來的發(fā)展提供參考。因此，高效優(yōu)質(zhì)地開展事業(yè)單位檔案管理工作具有非常重要的意義。但在實際工作執(zhí)行過程中，部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作并不重視，對于檔案管理工作的內(nèi)容認(rèn)識也存在片面化問題，往往是將檔案管理工作作為綜合辦公室的工作內(nèi)容的一部分，致使檔案管理趨于邊緣化。認(rèn)為檔案管理工作只是對以往工作內(nèi)容的總結(jié)，既然工作已經(jīng)完成，記錄可有可無的流程沒有必要，較多工作完成后并沒有真正記錄下來，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案存在信息缺失、不完整、等到后續(xù)需要借助歷史數(shù)據(jù)時，才發(fā)現(xiàn)整個檔案信息雜亂無章，信息和數(shù)據(jù)沒有足夠的參考價值；同時沒有規(guī)則的儲存想要調(diào)取也是非常耗費人力、物力的，直接影響事業(yè)單位的工作效率。此外，由于事業(yè)單位人員編制較少，尤其是縣市一級，普遍事業(yè)單位人員編制僅在5名左右。稀缺的人力資源與同等量的職能工作內(nèi)容產(chǎn)生的矛盾，致使較多事業(yè)單位并沒有設(shè)置專業(yè)化的檔案管理人員。邊緣化的工作機構(gòu)設(shè)置，結(jié)合非專業(yè)的人員安排，嚴(yán)重影響事業(yè)單位檔案管理工作效率以及工作成效。

（二）事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善

事業(yè)單位建立之初，其規(guī)章制度便會根據(jù)當(dāng)時社會的發(fā)展現(xiàn)狀進行良好規(guī)范，相應(yīng)的管理制度也是如此。對于檔案工作而言，其內(nèi)部承載著大量寶貴的數(shù)據(jù)以及相關(guān)信息，對其的管理制度不會松懈，只會更加嚴(yán)格。但隨著當(dāng)前社會環(huán)境的不斷變化，社會形勢也發(fā)生了天翻地覆的改變，事業(yè)單位現(xiàn)有的工作內(nèi)容在面臨多變的經(jīng)濟形勢和政治形勢時，很難真正地解決民生老百姓的諸多問題。雖說看似事業(yè)單位內(nèi)部的管理力度有所上升，工作方式更加規(guī)范，但其真正的職能卻沒能良好發(fā)揮，群眾對其認(rèn)知度也會下降。由此可見，事業(yè)單位如果不做出體系改善和創(chuàng)新，仍然按照傳統(tǒng)的管理制度進行管理，顯然已經(jīng)無法滿足群眾需求，很多工作還會因此陷入混亂的兩難境地[5]。另外，工作人員必須明確，在檔案管理方面以往的管理制度一定會針對部門責(zé)任人進行重點管理，這也意味著事業(yè)單位想要進行管理體系的創(chuàng)新，就不能在原有基礎(chǔ)上再進行強化，而是要考慮現(xiàn)實需求，找出現(xiàn)有體系中的短板來進行針對性強化，這樣才能確保各部門的工作效率顯著提升，否則無法達到應(yīng)有的執(zhí)行效果，責(zé)任落實也會出現(xiàn)不到位的情況，此時會連帶性地發(fā)生很多邊緣化行為，會有越來越多人抱有僥幸心理，檔案管理部門在履行職能復(fù)雜的工作需求時，便會顯得捉襟見肘、慌忙錯亂，很難高效完成任務(wù)。

（三）事業(yè)單位檔案管理方法落后

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方法是以紙質(zhì)檔案為主要形式。工作人員在進行現(xiàn)場核對和分析后發(fā)現(xiàn)，這種信息儲存模式雖然在短時間內(nèi)優(yōu)勢明顯，但長此以往的儲存，很有可能因為紙質(zhì)陳舊、受潮等多種原因出現(xiàn)檔案破損的情況，此時部分重要的數(shù)據(jù)便會永久性地遺失，即使利用儀器設(shè)備可以記錄每一個文件的儲存位置以及儲存年份，現(xiàn)場得不到良好的管理，這些外部記錄都只是空談。另外，傳統(tǒng)的工作模式，也造成了大量的人力、物力損耗。很多人認(rèn)為，檔案管理工作只是按照實際需求將檔案封存錄入即可，不用再進行其他管理，但事實上為應(yīng)對質(zhì)變情況，通常部分檔案需要派遣專人到現(xiàn)場進行維護。同時每隔一段時間，還要將文件取出保養(yǎng)。這種工作模式不僅會造成人力、物力損耗，有很多不可控的客觀因素，還會威脅到文件的完整性。除此以外，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理方面不夠重視，也使得檔案管理方法與手段嚴(yán)重落后，即使有很多優(yōu)化現(xiàn)有管理模式的軟件，也沒有系統(tǒng)地投入使用，很多儀器設(shè)備還會因為更新不夠及時出現(xiàn)隱患問題。一旦導(dǎo)致現(xiàn)場出現(xiàn)安全事故，會造成大量的數(shù)據(jù)遺失，得不償失。

三、新時期事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化發(fā)展的策略

現(xiàn)代社會檔案信息共享和信息現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，已經(jīng)成為行業(yè)不可阻擋的主流趨勢。這些新興技術(shù)的出現(xiàn)，也為檔案管理工作的創(chuàng)新優(yōu)化做出了重要貢獻。對此，相關(guān)人員必須意識到新時期對檔案管理工作的具體要求以及優(yōu)化的主要方向，科學(xué)合理地運用電子信息技術(shù)，確保檔案管理工作的優(yōu)化，能夠緊跟時代發(fā)展腳步，在原有的基礎(chǔ)上進行行之有效的創(chuàng)新，同時也要為事業(yè)單位的未來發(fā)展提供原動力和市場競爭力，確保檔案管理的重要作用得到良好發(fā)揮，規(guī)避風(fēng)險問題。

（一）依托完善的管理制度，促進管理水平提升

完善的檔案管理制度是事業(yè)單位提升檔案管理效率的重要手段，同時也能幫助其他方面工作協(xié)調(diào)發(fā)展，這也是事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注的課題?；诖耍紫?，事業(yè)單位相關(guān)工作人員必須要進一步提升對檔案管理工作的重視度，對其工作模式形成正確認(rèn)知，積極主動地借鑒以往的工作經(jīng)驗，結(jié)合單位自身特點，創(chuàng)立更適合實際的管理模式，有重點、有方向、有層次地對檔案進行分類管理。同時建立行之有效的管理制度以及檔案信息儲存以及調(diào)取模板，進一步提升工作規(guī)范化。其次，必須要對檔案管理工作的優(yōu)化形成正確認(rèn)知，將其作為一項日常管理內(nèi)容不斷地積累經(jīng)驗，找出現(xiàn)有工作體系的短板，明確行業(yè)未來發(fā)展所需要的真正動力，減少不必要的隱患問題，以制度為基礎(chǔ)，規(guī)范科學(xué)的落實檔案管理，進一步提升其實際工作水準(zhǔn)，為其他職員做出榜樣，共同促進檔案管理模式的優(yōu)化。

（二）實現(xiàn)行業(yè)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，合理利用信息化技術(shù)

檔案管理模式的創(chuàng)新就是實現(xiàn)新時期事業(yè)單位檔案管理工作的要求，對此，職工必須要明確事業(yè)單位的工作要求，是基于市場發(fā)展以及相關(guān)技術(shù)的具象化體現(xiàn)，其本身就具有一定不穩(wěn)定性，而信息化檔案管理便是行業(yè)發(fā)展的主流趨勢，也是當(dāng)前社會發(fā)展的大方向，只有積極主動進行信息化技術(shù)的應(yīng)用，并不斷積累經(jīng)驗，優(yōu)化現(xiàn)有的工作體系，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，普及更多的計算機網(wǎng)絡(luò)知識，才能為事業(yè)單位未來健康平穩(wěn)地發(fā)展以及信息數(shù)據(jù)資源化奠定良好的基礎(chǔ)在此過程中，事業(yè)單位的檔案管理人員需要在軟件上建立符合單位性質(zhì)的信息交互平臺以及工作系統(tǒng)行之有效的進行檔案文件的梳理以及排版，儲存在實際工作時需要錄入信息，便將歷史檔案進行掃描上傳，并將信息在數(shù)據(jù)庫儲存，同時再利用打印設(shè)備進行紙質(zhì)文件儲存，確保后續(xù)工作人員需要調(diào)取數(shù)據(jù)時，可以利用多種方式來服務(wù)工作，有效杜絕大部分風(fēng)險問題。

（三）培養(yǎng)專業(yè)化團隊，實現(xiàn)人才創(chuàng)新

隨著人才強國理念的不斷深入，越來越多的管理者開始意識到，人力資源才是核心競爭力，沒有人力資源的事業(yè)單位無法長足發(fā)展，在面臨多樣化的市場需求時，會越來越顯得捉襟見肘，帶來不必要的成本損失，重則會導(dǎo)致事業(yè)單位出現(xiàn)重大事故。基于此，各職工需要對人才管理工作形成正確認(rèn)知，明確其重要的推動性作用，在實際工作時關(guān)注工作人員的技術(shù)水平高低，明確其對待工作的態(tài)度以及工作理念是否符合時代發(fā)展的要求，工作質(zhì)量是否會因此受到影響，故而為進一步創(chuàng)新檔案管理模式，工作人員需要針對性地提升檔案管理效率，并由事業(yè)單位牽頭培養(yǎng)一支具有新型管理理念和高信息化操作水平的專業(yè)團隊。此時，在進行人員招收時，便需要提高門檻，除要求其具有基礎(chǔ)的理論知識儲備以外，還要具備足夠的動手操作能力以及突發(fā)狀況應(yīng)對能力，并且特殊崗位在進行入職之前，必須經(jīng)過妥善的面試培訓(xùn)并檢查其各項專項技能證書是否合理合法，相關(guān)人員還要意識到人才培養(yǎng)并不是一項短期的內(nèi)容，隨著市場經(jīng)濟的不斷擴大，內(nèi)容也在不斷更新，越來越多的新興技術(shù)層出不窮，對此工作人員必須意識到其重要性。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著國家社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，事業(yè)單位其工作壓力直線上升，傳統(tǒng)工作模式中的短板也逐漸顯現(xiàn)，隨著用戶需求的不斷多樣化，若管理單位針對現(xiàn)有的管理體系一味地安于現(xiàn)狀不去創(chuàng)新優(yōu)化，只會成為事業(yè)單位發(fā)展的掣肘，不僅會頻繁帶來不必要的成本損失，甚至?xí)l(fā)安全事故。基于此，本文通過總結(jié)事業(yè)單位進行檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展的具體思路以及現(xiàn)存的諸多問題和應(yīng)對方案，旨在幫助事業(yè)單位整合多方資源，明確優(yōu)化方向，為未來發(fā)展和社會進步奠定良好的基礎(chǔ)。