基層衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)新探析

李德勝，趙傳國，葛平原

青島市疾病預(yù)防控制中心（青島市預(yù)防醫(yī)學(xué)研究院），山東 青島 266033

當(dāng)前事業(yè)單位的信息化、 現(xiàn)代化檔案管理工作，許多部分都需要對其存在的一些缺陷及不足使用科學(xué)有效的現(xiàn)代化方式進(jìn)行解決，以實現(xiàn)從不同方面和角度幫助相關(guān)基層衛(wèi)生事業(yè)單位管理工作的工作效率及工作質(zhì)量的提升。同時也對當(dāng)前我國基層衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理工作提出更進(jìn)一步的要求，傳統(tǒng)的檔案管理工作在一定的局限之下。表現(xiàn)出相關(guān)檔案管理工作者的創(chuàng)新理念不強(qiáng)、專業(yè)程度知識落后等問題，很大程度上阻礙當(dāng)前我國基層衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

1 當(dāng)前我國基層衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)新方向及實際發(fā)展情況

1.1 發(fā)展方向

當(dāng)前我國已進(jìn)入了相應(yīng)的大數(shù)據(jù)時代，因此在對于相應(yīng)的基層衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行開展和實施時，其基本的模式改革就應(yīng)當(dāng)在相應(yīng)的無紙化檔案管理工作中。這一類工作方式可以為當(dāng)前我國基層衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理工作帶來很大程度的便利性，幫助工作人員減少工作量，提升工作效率，保障對于相應(yīng)的檔案資源深入利用[1]。

1.2 發(fā)展情況

從當(dāng)前不同基層衛(wèi)生事業(yè)單位中的檔案管理工作具體實現(xiàn)情況來說，還有著很大一部分管理工作者對于其本身工作內(nèi)容的重要性沒有清醒的認(rèn)識，仍然在使用十分傳統(tǒng)和落后的管理工作開展對于相關(guān)資料的收集及分類整理的工作。在很大程度上對于本單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展和進(jìn)步產(chǎn)生了阻礙，與此同時也會影響本事業(yè)單位其余工作的高效開展。 一些事業(yè)單位同時也沒有能夠加強(qiáng)相應(yīng)的資金技術(shù)投入力度進(jìn)行相應(yīng)的信息化工作建設(shè)， 使得當(dāng)前階段檔案的使用及檢索的效率和速度沒有辦法很好地滿足基本的工作需求和需要[2]。

2 基層衛(wèi)生事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的可行對策

2.1 現(xiàn)代化管理方案

檔案信息化的建設(shè)工作,在今后進(jìn)行各種現(xiàn)代化的檔案安全保管技術(shù)工作時,一定要注意確保專業(yè)人員能夠掌握專門領(lǐng)域的檔案信息技術(shù)和操作能力。 同時,要注意根據(jù)所屬事業(yè)單位承擔(dān)的各項具體業(yè)務(wù)工作項目,對檔案管理的內(nèi)容進(jìn)一步加以調(diào)整、優(yōu)化充實與補(bǔ)充完善,進(jìn)行對檔案資料內(nèi)容的動態(tài)化分類和管理工作。 必然要求各級行政事業(yè)單位都要積極主動地去提供更加科學(xué)和高效便捷的行政檔案電子化管理工作方式,確定開展檔案管理工作中對于檔案資源的基礎(chǔ)利用的價值目標(biāo)和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的管理價值目標(biāo)。在這個環(huán)節(jié)中還要求著重做好思想宣傳教育工作,積極改革檔案保管的傳統(tǒng)思路,革新檔案管理理念,積極吸收引進(jìn)國外先進(jìn)的檔案保管方法[3]。 根據(jù)單位內(nèi)部的工作狀況和發(fā)展情況,不斷與時俱進(jìn),持續(xù)地變革創(chuàng)新。 此外,該項目的管理監(jiān)督工作過程中可能還會遇到涉及企業(yè)日常經(jīng)營和管理費用支出情況等各方面可能出現(xiàn)問題。

2.2 現(xiàn)代化管理制度

監(jiān)督管理機(jī)制建設(shè)基本目的之一就是要充分地發(fā)揮出檔案資料數(shù)據(jù)的實際使用和價值,為以后的各類檔案管理業(yè)務(wù)工作活動的正常有序進(jìn)行提供最基本可靠的檔案數(shù)據(jù)支撐。如可隨時通過查閱檔案資料總結(jié)自己以往項目的實際工作經(jīng)歷,并通過分析項目市場的運營管理狀況, 綜合評估一個新的項目市場是否還適宜運作。還要求必須嚴(yán)格依賴于現(xiàn)行國家的相應(yīng)配套的管理規(guī)章制度,保證全面提高我國基層衛(wèi)生事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作的質(zhì)量可靠性[4]。

3 基層衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

3.1 信息化技術(shù)使用率過低

信息化時代中我國基層衛(wèi)生事業(yè)單位中的相關(guān)管理工作和用途十分廣泛，但是正如前文所說，通過簡單的調(diào)查和資料查閱后就可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前我國基層衛(wèi)生事業(yè)單位對于相應(yīng)的信息化技術(shù)使用率并不高，還局限于一定的檔案管理工作表層中而沒有實現(xiàn)相應(yīng)的現(xiàn)代化信息技術(shù)。檔案資料管理對于相應(yīng)的社會不同領(lǐng)域資料的合理化儲存，信息量巨大，數(shù)據(jù)載體也十分多。但是在需要儲存數(shù)據(jù)，不斷增加的背景之下，我國很多基層衛(wèi)生事業(yè)單位中對于相應(yīng)的資料保存沒有做到技術(shù)及理念層面的革新，很多檔案管理工作者對于其基本理念的實現(xiàn)還停留在十分淺顯的層次，造成管理資源的浪費，十分不利于當(dāng)前我國檔案管理工作建設(shè)合理化開展實施[5]。

3.2 信息檔案檢索的效率有待提升

使用紙質(zhì)資料進(jìn)行檔案管理工作時需要進(jìn)行很多步驟來實現(xiàn)人工的操作， 其中的程序比較豐富和繁瑣。要確認(rèn)相應(yīng)的檔案數(shù)字編碼，還需要在數(shù)額巨大的檔案資料管理中消耗巨大的人力資源及物力資源，這一形式對于當(dāng)代我國基層衛(wèi)生事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展有著很大的阻礙。當(dāng)今是電子化、信息化的時代，對相應(yīng)的檔案管理工作要求也有所提升，給當(dāng)代我國檔案管理工作者帶來了很大的挑戰(zhàn)。還有的基層衛(wèi)生事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作時對相應(yīng)的管理工作有著一些信息化技術(shù)的應(yīng)用，但是其使用的硬件設(shè)備都還比較陳舊。 對相應(yīng)的現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用及開展就十分難以實現(xiàn)，這同樣也是對于我國當(dāng)前檔案管理事業(yè)提升的重大阻礙，不加以完善就很難提升我國基層衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理工作效率[6]。

3.3 管理制度需要與時俱進(jìn)

我國基層衛(wèi)生事業(yè)單位從其基本的工作理念和原理來說， 屬于一種針對我國社會大眾進(jìn)行服務(wù)的工作。因此在開展相應(yīng)的工作內(nèi)容時， 對其基本的工作效率有很高的要求， 工作質(zhì)量及工作效果的實現(xiàn)也十分重要。而經(jīng)過一系列的調(diào)查及資料查閱中了解到，我國許多地區(qū)的基層衛(wèi)生事業(yè)單位中的檔案管理工作的相關(guān)制度還不夠完善，同時也沒有一個相對規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式建設(shè)， 就使得在管理工作中常有著一些疏忽及錯誤。當(dāng)前我國基層衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理信息的現(xiàn)代化， 對于該單位的檔案事業(yè)發(fā)展有著關(guān)鍵決定性的作用。

3.4 檔案管理的意識有待提升

在基層衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理工作中，管理人員本身對于工作的認(rèn)知應(yīng)當(dāng)更加清晰，檔案管理者如果沒有對于其基本的工作內(nèi)容有著一個正確的認(rèn)知就會對于其基本的檔案管理工作的實現(xiàn)產(chǎn)生阻礙。但這樣的情況在很大部分的基層衛(wèi)生事業(yè)單位中是普遍性存在。如果檔案管理相關(guān)工作者本身沒有先進(jìn)管理意識和思維模式，勢必也會對于相應(yīng)的基層衛(wèi)生事業(yè)單位發(fā)展產(chǎn)生一定的阻礙[7]。

4 對于基層單位檔案管理工作的現(xiàn)代化創(chuàng)新途徑分析

4.1 進(jìn)一步完善相應(yīng)的管理制度

對于相應(yīng)的基層衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行現(xiàn)代化流程的操作，不僅需要從整體層面對于相應(yīng)的管理體系和管理模式進(jìn)行優(yōu)化及創(chuàng)新，還需要在細(xì)節(jié)之中加以磨煉[8]。 在基層單位的檔案管理工作中進(jìn)行相應(yīng)的管理制度調(diào)整和實踐就需要依據(jù)不同的部門職位及工作內(nèi)容來進(jìn)行合理化地梳理和制定，在檔案管理工作實現(xiàn)中發(fā)揮自身的工作職能，從而進(jìn)一步提升相應(yīng)基層衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量及工作效率，以推進(jìn)相關(guān)的基層衛(wèi)生事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)步[9]。

4.2 加強(qiáng)信息化建設(shè)的力度

我國基層衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)就要求相關(guān)工作者堅持自身理念的革新及個人綜合素質(zhì)的提升。 打破傳統(tǒng)的管理方式及管理理念,根據(jù)不同基層單位的具體情況進(jìn)行因地制宜的信息化管理模式建設(shè)。從當(dāng)前我國基層衛(wèi)生事業(yè)單位的發(fā)展格局中來說，堅持對于相關(guān)設(shè)備及軟件的使用搭配工作,按照最合理、最科學(xué)的工作方法一步步加以分解實現(xiàn),以確保達(dá)到最佳的實際工作效果。同時對于我國的基層衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員中的電子檔案行政管理等部門的工作人員也需要對其整個工作過程進(jìn)行更加的信息化程度的規(guī)范化建設(shè),以進(jìn)一步增加其信息化工作過程的內(nèi)涵[10]。 必須更充分全面地去對當(dāng)前的工作方式中與傳統(tǒng)工作模式對比中的信息化應(yīng)用技術(shù)的實際應(yīng)用的效果加以分析觀察，牢牢地把握住檔案現(xiàn)代化和信息化管理技術(shù)成果在當(dāng)前全國基層衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員的文書檔案信息化管理服務(wù)工作實踐中取得的技術(shù)應(yīng)用的進(jìn)展和實際使用成效，以整體系統(tǒng)地和全方位有效地幫助提高企業(yè)檔案信息化管理服務(wù)工作人員的業(yè)務(wù)能力水準(zhǔn)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合工作效率[11]。

4.3 強(qiáng)化綜合性人才的培養(yǎng)

基層衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理在現(xiàn)代化中對專業(yè)化的培養(yǎng)是非常重要的,但同時也必須培養(yǎng)出專業(yè)知識和綜合素質(zhì),均能滿足預(yù)期的管理標(biāo)準(zhǔn)。 管理層在具體的工作執(zhí)行過程中,可定期地對員工進(jìn)行培養(yǎng)和專業(yè)的教學(xué),并按照現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)實施科學(xué)管理和變革,以提高管理層的專業(yè)化管理水平和綜合素養(yǎng),但畢竟在文檔保存過程中專業(yè)的系統(tǒng)化教學(xué)也是管理工作正常進(jìn)行的重要保證,可吸納一些大學(xué)生加入到管理工作中,并對其進(jìn)行定期的培養(yǎng),以促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理工作的進(jìn)展和改善[12]。

4.4 強(qiáng)化文檔資源數(shù)字化建設(shè)工作

因為基礎(chǔ)事業(yè)部門的財稅歸檔數(shù)據(jù)信息數(shù)量大且信息含義復(fù)雜,而且隨著基礎(chǔ)事業(yè)部門會計核算管理的發(fā)展,存檔數(shù)據(jù)信息內(nèi)容還在繼續(xù)增加,所以基礎(chǔ)事業(yè)部門檔案管理就需要把原來的紙面文字變成網(wǎng)上電子文字,把文字存檔、圖片存檔等資源或用數(shù)字化掃描圖儀掃描在電腦中, 又或者刻成光碟, 再利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸,實現(xiàn)了基礎(chǔ)事業(yè)部門財稅內(nèi)部存檔數(shù)據(jù)信息內(nèi)容的數(shù)據(jù)共享,同時運用這種互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)電子歸檔,可以根據(jù)基礎(chǔ)事業(yè)單位財務(wù)本身的發(fā)展?fàn)顩r,合理構(gòu)建一個統(tǒng)一、全面的網(wǎng)絡(luò)電子產(chǎn)品歸檔系統(tǒng),使檔案管理時更為快捷,相關(guān)工作人員在檢索歸檔資源時也更為便利[13]。

綜上所述，當(dāng)前我國科學(xué)進(jìn)步發(fā)展以及社會經(jīng)濟(jì)進(jìn)步的同時，基層衛(wèi)生事業(yè)機(jī)關(guān)的檔案管理工作勢必朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，是將來的必然改革趨勢。 在如今的現(xiàn)代化、信息化時代之下，想要對于我國基層衛(wèi)生事業(yè)機(jī)關(guān)的檔案管理相關(guān)工作的工作質(zhì)量及工作水平進(jìn)行提升，就離不開對于相關(guān)現(xiàn)代化技術(shù)及理念的研究和應(yīng)用。同時要加強(qiáng)對于相應(yīng)的檔案管理工作者綜合能力的培養(yǎng)及其對于檔案管理工作的本質(zhì)提升和認(rèn)知。管理工作者需要更加重視本單位的檔案管理工作現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變及革新。檔案管理工作的現(xiàn)代化是當(dāng)前我國基層衛(wèi)生事業(yè)單位發(fā)展的一項十分關(guān)鍵的核心任務(wù)，應(yīng)當(dāng)將該工作的現(xiàn)代化發(fā)展工作放在首位，來幫助事業(yè)單位可以更加現(xiàn)代化地健康發(fā)展，還可以進(jìn)一步地幫助社會穩(wěn)定和諧進(jìn)步。因此當(dāng)前我國基層衛(wèi)生事業(yè)單位的不同部門需要共同合作努力來對于相關(guān)的檔案管理工作現(xiàn)代化方式進(jìn)行探索、創(chuàng)新及實踐，推進(jìn)當(dāng)前我國基層衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理工作更加高效地實現(xiàn)。