淺議項(xiàng)目管理知識(shí)體系在招標(biāo)采購管理中的運(yùn)用策略

陳歌新

（甘肅省招標(biāo)中心有限公司，甘肅 蘭州 730000）

隨著科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，企業(yè)生產(chǎn)、管理逐漸向自動(dòng)化、機(jī)械化、智能化趨勢(shì)發(fā)展，使得人工成本已經(jīng)大體趨于穩(wěn)定狀態(tài)，基本沒有壓縮空間。但結(jié)合企業(yè)供應(yīng)鏈來看，在物資采購方面，依然存在較大幅度的價(jià)格變化。招標(biāo)采購是現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)用較廣的一種采購方法，相對(duì)于傳統(tǒng)采購方法而言更加集中，能夠有效降低采購成本，可以為企業(yè)創(chuàng)造更高利潤。另外，招標(biāo)采購方式具有公平、公正、透明的優(yōu)勢(shì)，可以從根源上減少貪污腐敗、暗箱操作等違法行為，有利于提高企業(yè)綜合管理能力。然而，隨著招標(biāo)采購規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，各種新問題和新挑戰(zhàn)也隨之而來。為了在保證采購質(zhì)量、采購效率的同時(shí)，盡可能避免采購問題的出現(xiàn)。需要管理人員從招標(biāo)采購的規(guī)劃階段、實(shí)施階段以及收尾階段入手，將項(xiàng)目管理知識(shí)體系深入滲透到整個(gè)采購過程，從而將潛在問題杜絕在根源處。

1 項(xiàng)目管理知識(shí)體系概述

項(xiàng)目管理知識(shí)體系是為各種項(xiàng)目管理的學(xué)習(xí)者、應(yīng)用者和研究者提供的一種標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化知識(shí)體系。該體系能夠從宏觀角度和微觀角度，為管理工作提供指導(dǎo)意見，并且可以很好的兼容不同管理技術(shù)、管理工具，可以實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)管理工作有效融合、靈活對(duì)接基本目標(biāo)。

2 科學(xué)劃分招標(biāo)采購管理階段

基于項(xiàng)目管理知識(shí)體系的招標(biāo)采購管理，可以劃分為以下環(huán)節(jié)，分別為規(guī)劃階段、實(shí)施階段以及收尾階段。其中規(guī)劃階段是根據(jù)企業(yè)項(xiàng)目采購決策，制定科學(xué)合理的采購方案，并準(zhǔn)確識(shí)別供應(yīng)商。實(shí)施階段則是強(qiáng)化買賣雙方的溝通交流，并簽訂詳細(xì)合同。履約管控階段是由企業(yè)和政府部門嚴(yán)格按照法律法規(guī)履行監(jiān)管義務(wù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)招標(biāo)采購中存在的問題，并采取措施解決，從而降低風(fēng)險(xiǎn)，減少成本，促進(jìn)招標(biāo)活動(dòng)順利進(jìn)行。收尾階段則是對(duì)招標(biāo)采購遺留問題進(jìn)行科學(xué)處理。具體分析如下。

2.1 規(guī)劃階段

招標(biāo)采購規(guī)劃階段，是整個(gè)采購管理工作的第一步，在該階段運(yùn)用項(xiàng)目管理知識(shí)體系，可以為招標(biāo)采購目標(biāo)系統(tǒng)建立、制定科學(xué)合理的招標(biāo)采購管理方案奠定良好基礎(chǔ)。該環(huán)節(jié)需要重點(diǎn)分析招標(biāo)采購需求。即依據(jù)項(xiàng)目信息，結(jié)合項(xiàng)目管理工作進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，確保調(diào)查內(nèi)容具有真實(shí)性和針對(duì)性。

所謂項(xiàng)目信息，包括資金來源、技術(shù)條件、項(xiàng)目規(guī)模等多個(gè)方面。在此基礎(chǔ)上，要深入研究影響招標(biāo)采購管理的各種因素，從而提高管理方案制定的可行性。具體來說，在項(xiàng)目需求分析過程中，首先需要利用各種技術(shù)手段采集信息，并在企業(yè)內(nèi)部開展調(diào)研工作，強(qiáng)化部門與部門之間的溝通。另外，要在市場(chǎng)調(diào)查基礎(chǔ)上，明確影響招標(biāo)采購的各種市場(chǎng)因素，并采取措施防范。最后根據(jù)詳細(xì)的項(xiàng)目需求，制定招標(biāo)采購目標(biāo)。該環(huán)節(jié)對(duì)于招標(biāo)采購管理而言十分重要。

在制定招標(biāo)采購目標(biāo)時(shí)，要結(jié)合實(shí)際情況全面落實(shí)招標(biāo)采購技術(shù)，同時(shí)分析各管理?xiàng)l件。在掌握企業(yè)招標(biāo)采購需求基礎(chǔ)上，獲取健全、完整的信息和數(shù)據(jù)，從而為制定招標(biāo)采購目標(biāo)奠定良好基礎(chǔ)。另外，構(gòu)建招標(biāo)采購目標(biāo)系統(tǒng)。在此過程中，相關(guān)人員需要根據(jù)不同的招標(biāo)采購目標(biāo)和特點(diǎn)，盡可能提高招標(biāo)采購的經(jīng)濟(jì)效益，并在分析多樣化影響因素的同時(shí)，將招標(biāo)采購目標(biāo)進(jìn)行詳細(xì)分解，確保彼此之間相互協(xié)調(diào)，同時(shí)識(shí)別各種技術(shù)，為提高招標(biāo)采購管理水平提供保障。除此之外，在制定招標(biāo)采購目標(biāo)時(shí)，還要給予目標(biāo)范圍、目標(biāo)層級(jí)相應(yīng)重視，以此來提高管理目標(biāo)群體的豐富程度，而后確定招標(biāo)采購目標(biāo)的關(guān)鍵點(diǎn)。

在招標(biāo)采購管理方案制定過程中，由于其具有專業(yè)性、系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，所以在實(shí)際落實(shí)中需要注意以下要點(diǎn)：第一，明確項(xiàng)目采購的基本信息。第二，對(duì)招標(biāo)采購需求進(jìn)行分析，并反復(fù)梳理分析結(jié)果。第三，在確定招標(biāo)采購目標(biāo)的同時(shí)，確定招標(biāo)采購管理的工作內(nèi)容。第四，全面落實(shí)與招標(biāo)采購管理相關(guān)的技術(shù)和規(guī)范。第五，在制定科學(xué)、可行的招標(biāo)采購管理方案基礎(chǔ)上明確指導(dǎo)要求。

2.2 實(shí)施階段

實(shí)施階段是招標(biāo)采購的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)涉及內(nèi)容較廣、流程較多，包括招標(biāo)策劃、簽訂合同等多個(gè)方面。在落實(shí)過程中并，選擇合適的中標(biāo)單位至關(guān)重要。通常情況下，實(shí)施階段需要反復(fù)進(jìn)行，一直到招標(biāo)采購任務(wù)完成為止，具體分析如下。

（1）制定健全、完善招標(biāo)采購方案。只有保證招標(biāo)采購方案切實(shí)可行，才能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作順利開展奠定基礎(chǔ)，從而保證采購活動(dòng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合以往工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析，為了制定出合理的招標(biāo)采購方案，需要提前做好策劃工作，策劃內(nèi)容要涵蓋關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、采購進(jìn)度、采購周期、組織分工等。這些環(huán)節(jié)既存在獨(dú)立性，又存在關(guān)聯(lián)性，并且各要素之間相互依存、相互制約，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)直接影響招標(biāo)采購的科學(xué)性和有效性。也正因如此，所以該環(huán)節(jié)并認(rèn)定為招標(biāo)采購管理的重中之重。

（2）給予設(shè)置招投標(biāo)采購實(shí)施環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)的工作相應(yīng)重視。管理人員需要嚴(yán)格落實(shí)招標(biāo)采購管理制度和要求，按照招標(biāo)采購標(biāo)準(zhǔn)流程，在了解關(guān)鍵點(diǎn)影響因素的同時(shí)，合理設(shè)置管理控制點(diǎn)。

在此過程中要注意，需要確保各項(xiàng)工作在法律允許的情況下完成，確?？刂泣c(diǎn)內(nèi)容設(shè)置與法律法規(guī)相符，能夠切實(shí)得到法律體系保護(hù)，從而有效預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)，全面提高招標(biāo)管理水平。

（3）做好合同授予環(huán)節(jié)管理工作。合同授予環(huán)節(jié)是招標(biāo)采購管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其工作內(nèi)容較多，包括以下幾個(gè)方面：首先，在合同簽約前，雙方要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)分析，確保合同條款明確、合理，如有疑問需要及時(shí)協(xié)調(diào)并修正。其次，主持或者直接參與到雙方合同締約談判環(huán)節(jié)。第三，在確保合同準(zhǔn)確無誤的情況下進(jìn)行簽約，并履行各自法律義務(wù)。

2.3 履約管控階段

招投標(biāo)履約管控階段，主要對(duì)中標(biāo)人行為進(jìn)行規(guī)范，確保其嚴(yán)格履行合同內(nèi)容。該階段工作內(nèi)容包括招標(biāo)采購控制管理、合同實(shí)施效果管理等方面。在合同實(shí)施效果管理過程中，需要管理人員在了解合同內(nèi)容基礎(chǔ)上，對(duì)中標(biāo)人進(jìn)行跟蹤檢查，并對(duì)合同履行情況進(jìn)行嚴(yán)格審計(jì)，而后整合管理結(jié)果，分析其中是否存在不足之處或違規(guī)之處，并及時(shí)指出和改正。在招標(biāo)采購控制管理過程中，首先要給予檢查工作和考核工作相應(yīng)重視，檢查主體通常來源于企業(yè)內(nèi)部。從企業(yè)角度進(jìn)行分析，需要嚴(yán)格按照國家出臺(tái)的法律法規(guī)，以及制定的招標(biāo)采購管理方案，對(duì)中標(biāo)單位的采購團(tuán)隊(duì)工作進(jìn)展進(jìn)行檢查和考核，如果發(fā)現(xiàn)問題，需要及時(shí)與中標(biāo)單位溝通并改正，在保證采購活動(dòng)順利進(jìn)行的同時(shí)，有效降低采購成本，從而為企業(yè)創(chuàng)造最大化效益。另外，企業(yè)需要給予檢查和考核，對(duì)招標(biāo)采購管理工作進(jìn)行及時(shí)考核，以此來降低潛在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率。與此同時(shí)，政府部門需要充分發(fā)揮自身主導(dǎo)作用，積極參與到招標(biāo)采購監(jiān)督管理工作中。政府在監(jiān)管采購行為方面有不可推卸的責(zé)任，需要相關(guān)管理人員嚴(yán)格按照法律法規(guī)，從多個(gè)角度依法開展監(jiān)管工作，確保采購活動(dòng)順利進(jìn)行。

2.4 收尾階段

收尾階段是招標(biāo)采購管理工作的最終環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)的主要工作是驗(yàn)收招標(biāo)采購工作內(nèi)容，并交付工作成果。同時(shí)總結(jié)招標(biāo)采購中出現(xiàn)的各種問題，并分析問題出現(xiàn)的原因，對(duì)問題進(jìn)行處理。具體分析如下：

第一，對(duì)招標(biāo)采購該工作進(jìn)行確認(rèn)，確保所有工作符合標(biāo)準(zhǔn)、通過驗(yàn)收，并交付成果。如果招標(biāo)采購過程中涉及到索賠等問題，需要及時(shí)處理。

第二，對(duì)招標(biāo)采購資料、信息進(jìn)行整理，并形成檔案，做好檔案管理工作，為后續(xù)查詢提供便利。

第三，對(duì)招標(biāo)采購進(jìn)行總結(jié)，并科學(xué)評(píng)價(jià)，從而更加全面的掌握招標(biāo)項(xiàng)目的實(shí)施情況，并在項(xiàng)目中吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，總結(jié)歸納出有價(jià)值的理論知識(shí)，為后續(xù)招標(biāo)采購提供參考和借鑒。

3 項(xiàng)目管理知識(shí)體系在招標(biāo)采購管理中的運(yùn)用策略

3.1 組織策略

由上文分析可以看出，招標(biāo)采購工作具有復(fù)雜性、專業(yè)性、系統(tǒng)性特點(diǎn)，并且涉及內(nèi)容較廣，各環(huán)節(jié)之間存在關(guān)聯(lián)性，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，都會(huì)直接影響招標(biāo)采購管理水平。所以在運(yùn)用項(xiàng)目管理知識(shí)體系過程中，可以基于邏輯關(guān)系，明確各項(xiàng)目進(jìn)度的主要管理內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上編制科學(xué)合理的組織保障計(jì)劃。招標(biāo)單位接收任務(wù)后，需要根據(jù)采購項(xiàng)目的性質(zhì)和特點(diǎn)，明確投標(biāo)要求，并選擇資質(zhì)過關(guān)、經(jīng)驗(yàn)豐富的采購人員，從而保證組織形式科學(xué)、合理，有效提高采購團(tuán)隊(duì)綜合素養(yǎng)，確保其能夠在落實(shí)采購任務(wù)時(shí)嚴(yán)格規(guī)范自身行為，堅(jiān)持落實(shí)規(guī)章制度。

除此之外，招標(biāo)單位還要結(jié)合招標(biāo)采購工作分解內(nèi)容以及責(zé)任機(jī)制，編制人力資源管理計(jì)劃，分析招標(biāo)采購過程中資源投入情況，包括人力、物力、財(cái)力，為合理控制成本奠定基礎(chǔ)。

3.2 技術(shù)策略

技術(shù)策略主要針對(duì)招標(biāo)采購工作在實(shí)施過程中的溝通、交流方面。招標(biāo)采購會(huì)產(chǎn)生諸多信息，確保這些信息準(zhǔn)確傳達(dá)、高效傳遞，才能夠使各部門、各崗位達(dá)成共識(shí)。溝通交流的最終成果，與雙方回應(yīng)情況息息相關(guān)。在招標(biāo)采購過程中，溝通交流主要集中在內(nèi)部溝通和外部溝通方面。眾所周知，招標(biāo)采購涉及人員和崗位較多，包括招標(biāo)人、投標(biāo)人、評(píng)標(biāo)人、管理人員等。如果各參與主體之間缺乏溝通，則容易阻礙招標(biāo)采購工作順利進(jìn)行，甚至?xí)黾硬少彸杀?，為企業(yè)造成不可預(yù)估的損失。對(duì)此，需要采用信息化技術(shù)強(qiáng)化溝通，信息技術(shù)具有共享性、開放性特點(diǎn)，能夠?yàn)樘岣吖芾硇袨榈目茖W(xué)性和規(guī)范性奠定基礎(chǔ)，從而有效提高招標(biāo)采購管理水平，盡可能降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。所以，企業(yè)在應(yīng)用項(xiàng)目管理知識(shí)體系開展招投標(biāo)采購管理活動(dòng)時(shí)，要不斷強(qiáng)化信息化建設(shè)，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)。

3.3 經(jīng)濟(jì)策略

招標(biāo)采購管理的主要目標(biāo)，在于保證采購質(zhì)量的同時(shí)減少采購成本，有效提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。所以在招標(biāo)采購管理過程中，應(yīng)用項(xiàng)目管理知識(shí)體系，還要重視關(guān)注經(jīng)濟(jì)策略。具體來說，企業(yè)需要不斷優(yōu)化和完善費(fèi)用管理制度，在招標(biāo)過程中嚴(yán)格按照規(guī)章制度完成審批、審核等工作。另外，對(duì)于企業(yè)中的各種資源，需要統(tǒng)籌規(guī)劃、合理分配、有效利用，盡量避免不必要的資源和資金浪費(fèi)。除此之外，還應(yīng)重視人力資源管理，這也是降低成本、提高效益的關(guān)鍵所在，企業(yè)需要對(duì)人力資源進(jìn)行合理安排，保證在招標(biāo)采購環(huán)節(jié)做到各司其職，避免出現(xiàn)一人身兼多職或窩工現(xiàn)象，從而節(jié)約人力成本。企業(yè)也可以采用招標(biāo)項(xiàng)目群管理手段，為實(shí)現(xiàn)信息高效傳遞、實(shí)時(shí)共享目標(biāo)提供保障。

3.4 合同策略

合同是招標(biāo)采購過程中的主要法律依據(jù)，需要雙方嚴(yán)格履行，在出現(xiàn)問題時(shí)將其作為維護(hù)自身利益的主要依據(jù)。所以在招標(biāo)采購管理過程中，要做好合同管理工作。雙方在簽訂合同簽訂，需要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行分析，確保合同內(nèi)容給涵蓋采購項(xiàng)目、交貨日期、貨物價(jià)格、質(zhì)量指標(biāo)等內(nèi)容，并且條款權(quán)責(zé)明確，具備法律效益。在此基礎(chǔ)上嚴(yán)格落實(shí)合同內(nèi)容，能夠?qū)φ袠?biāo)采購各環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)管控，從而降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率。

4 結(jié)語

綜上所述，招標(biāo)采購管理涉及內(nèi)容較廣，容易受各種因素影響產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)，從而增加采購成本。為了避免這一問題，可以采用項(xiàng)目管理知識(shí)體系開展管理工作，并從經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、組織、合同四個(gè)角度，對(duì)招標(biāo)采購各環(huán)節(jié)進(jìn)行合理管控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，從而將潛在問題和隱患杜絕在源頭，有效提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。