企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)化策略

文/陳紅艷（寧波怡人玩具有限公司）

一、引言

近年來在國家利好政策的扶持下，全國經(jīng)濟發(fā)展勢頭迅猛，很多企業(yè)也開始嘗試走入新的經(jīng)濟業(yè)態(tài)，并且逐漸在全國各地成立了分公司、子公司，拓展了市場份額、企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)模得到了擴大。這一變化使得各分支機構(gòu)的分散程度日益加劇，也對企業(yè)的財務(wù)管理提出了更要的要求。如：企業(yè)如何在各分公司之間實現(xiàn)資金的有效分配和周轉(zhuǎn)？如何才能使財務(wù)信息在各分支機構(gòu)進行科學的傳遞與共享？如何才能縮減企業(yè)的財務(wù)人員實現(xiàn)人力資源成本的降低？如何才能對各分支機構(gòu)的運營狀況做到整體監(jiān)控？這些都是企業(yè)在進行擴張后必須正視的問題。財務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建很好地解決了這些問題，在先進的現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，企業(yè)徹底打破了時間和空間上的限制，財務(wù)軟件不斷升級、公司的組織架構(gòu)得到完善，通過對企業(yè)業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)的再造與完善，將過去存在的重復率較高、分散的業(yè)務(wù)都集中到財務(wù)共享服務(wù)中心，進行規(guī)模化處理。通過財務(wù)共享服務(wù)中心企業(yè)能夠?qū)Ω鞣种C構(gòu)的財務(wù)狀況做到及時掌控，從整體上提升了集團的掌控力、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力。

二、相關(guān)概念闡述

（一）財務(wù)共享服務(wù)中心概述

在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，企業(yè)可以充分借助現(xiàn)代信息技術(shù)帶來的優(yōu)勢，將處于不同地區(qū)的子公司、分公司的財務(wù)業(yè)務(wù)進行統(tǒng)一歸集，在歸集到同一地點后由一種新型的組織形式進行統(tǒng)一處理，這就是財務(wù)共享服務(wù)中心。構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)平臺可以將企業(yè)內(nèi)外部客戶的所有信息、企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)等集中在一起，在統(tǒng)一整理和歸集后進行數(shù)據(jù)分析，這一轉(zhuǎn)變使得企業(yè)的資源得到了優(yōu)化整合，重組了企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)，使集團企業(yè)的整體數(shù)據(jù)向著標準化、規(guī)范化、科學化管理的方向邁進，企業(yè)內(nèi)部的各項數(shù)據(jù)更是實現(xiàn)了實時共享。當企業(yè)管理者進行決策時，財務(wù)共享服務(wù)中心能夠為其提供更有效、更準確、更科學、質(zhì)量更高的數(shù)據(jù)信息，企業(yè)的管理者也能夠更加直觀地、迅速地對整體經(jīng)營狀況做一個全面了解。財務(wù)共享服務(wù)中心的搭建減輕了財務(wù)人員的工作負擔，提升了運營效率，達到了降本增效的目的。

（二）財務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢

在傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式下，企業(yè)的會計核算、盤點對賬、工資統(tǒng)計與發(fā)放、資金結(jié)算等都是由財務(wù)人員完成，很多業(yè)務(wù)是一些較為簡單、機械性、重復性較高的工作，企業(yè)的財務(wù)部門在這些工作上花費了大量的時間和精力，財務(wù)人員的個人價值并未得到最大限度的發(fā)揮。在構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心后，財務(wù)人員可以從這些簡單的、重復性的工作中解脫出來，財務(wù)部門也不用在日常交易處理中花費大量的時間和精力，而是可以將更多的時間和精力轉(zhuǎn)移到企業(yè)的經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)支撐、參與經(jīng)營決策等方面。企業(yè)的財務(wù)人員可以充分利用自身的專業(yè)優(yōu)勢，為企業(yè)創(chuàng)造出更多的價值，幫助企業(yè)完成對全面預算的預測與分析，制定戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，科學地完成企業(yè)的經(jīng)營決策和投融資業(yè)務(wù)。由此可見，構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心全面整合了企業(yè)內(nèi)部不同分支機構(gòu)的各項資源和業(yè)務(wù)，數(shù)據(jù)實現(xiàn)了有效的共享。另外，財務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建還能夠為企業(yè)的管理、組織結(jié)構(gòu)等提供強大的數(shù)據(jù)支持。

（三）財務(wù)共享服務(wù)運營的新模式

作為一種新興的財務(wù)管理模式，目前學術(shù)界和理論界關(guān)于財務(wù)共享服務(wù)中心運營模式并未作出明確的定義。就目前的研究現(xiàn)狀來看，財務(wù)共享服務(wù)的運營模式可以分為物理集中模式和虛擬式財務(wù)共享模式這兩種。

1.物理集中的財務(wù)共享中心

這也是目前一種主流的共享服務(wù)模式，它的構(gòu)建從根本上突破了部門與地區(qū)之間的局限性，將集團內(nèi)部散落于各地的、分別隸屬于不同部門的財務(wù)力量整合在一起，在某一空間范圍中進行集中，從而構(gòu)筑起共享服務(wù)中心的主要結(jié)構(gòu)。最后通過集約化的共享實施機構(gòu)、流程的合理化、統(tǒng)一的核算標準、快速運行的共享平臺共同搭建起共享服務(wù)中心。財務(wù)共享服務(wù)中心的搭建主要是用于幫助企業(yè)實現(xiàn)作業(yè)的標準化、流程的合規(guī)化、財務(wù)數(shù)字化，財務(wù)數(shù)字化的同時實現(xiàn)降本增效的目的。

2.虛擬式財務(wù)共享中心

虛擬式財務(wù)共享中心主要是充分借助標準的、規(guī)范化的業(yè)財流程，科學的、統(tǒng)一的、規(guī)范的合算格式，快速而便捷的財務(wù)共享平臺，并且在先進的人工智能與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支撐下，將處于不同地點的財務(wù)鏈接在一起的一種新型的財務(wù)共享服務(wù)模式。在虛擬的財務(wù)共享中心實施過程中，集團財務(wù)總部主要扮演著統(tǒng)籌管理的角色，進行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)與溝通，而下屬的各財務(wù)共享分支機構(gòu)主要是聽從財務(wù)總部的指揮與安排。

三、企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建中存在的問題

（一）缺乏完善的業(yè)務(wù)流程

企業(yè)在構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心時必然會經(jīng)過前期的調(diào)研，并且進一步規(guī)范了原有的業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)了流程再造。但是近年來隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)、云平臺、互聯(lián)網(wǎng)等新興現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，很多企業(yè)現(xiàn)行的業(yè)務(wù)流程已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展提出的要求，隱含其中的問題也逐漸暴露出來。例如：A在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的幫助下聯(lián)合各大銀行推出了聯(lián)名商務(wù)卡，并且專門在本單位的系統(tǒng)中開發(fā)了費用報銷流程模塊，可以讓員工在相關(guān)的平臺訂購機票、酒店住宿，員工并不需要提前墊支差旅費用。對于該企業(yè)的員工而言本是一件極為有利的轉(zhuǎn)變，但是平臺中酒店的范圍與覆蓋量缺乏全面性，有的員工出差地中的酒店并未囊括在平臺中。系統(tǒng)的出差開支中并不包含員工在出差過程中所消耗的餐費、辦公用品等支出，而這些需要員工先墊付，可見平臺的使用效果不盡如人意。另外，再加之系統(tǒng)設(shè)置過于剛性，只要員工的申報超過了系統(tǒng)預設(shè)的預算金額就會被自動駁回，但是在實際中受不可控因素的影響，很多時候出差費用大于預算。出現(xiàn)這種問題時只能找到相關(guān)負責人對系統(tǒng)進行調(diào)整后再申請報銷。員工的出差費用關(guān)系到自身利益，報銷申請退回率的不斷增加不僅影響了財務(wù)人員的業(yè)務(wù)處理效率，更打擊員工的工作積極性。因此，A公司的報銷審批流程必須盡快完善。

（二）信息系統(tǒng)亟待提升

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建有效的、合理的、科學的信息系統(tǒng)能夠全面提升財務(wù)共享服務(wù)中心的運行效率。然而目前在財務(wù)共享服務(wù)中心信息系統(tǒng)的構(gòu)建上還缺乏完善性。例如：A公司財務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建的時間并不長，大數(shù)據(jù)時代海量的數(shù)據(jù)信息對公司的信息系統(tǒng)帶來了巨大的存儲壓力，一些模塊與整個系統(tǒng)之間缺乏關(guān)聯(lián)度、缺乏整合性，數(shù)據(jù)接口也并未實現(xiàn)無縫鏈接，由于缺乏完善的信息系統(tǒng)導致該公司的財務(wù)共享服務(wù)中心并未最大限度地發(fā)揮協(xié)同效應。再例如：A公司的許多系統(tǒng)中有的是企業(yè)外購的，有的是企業(yè)自主研發(fā)的，但是由于缺乏研發(fā)人員對系統(tǒng)的整合、磨合，出現(xiàn)了合并報表錯誤、系統(tǒng)界面不匹配等現(xiàn)象。更新與維護系統(tǒng)要花費大量的資金成本，然而A公司目前在這方面的資金投入極為有限，已經(jīng)無法適應企業(yè)日益擴大的規(guī)模。

（三）財務(wù)人員業(yè)務(wù)能力、綜合素養(yǎng)有待提升

財務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建對企業(yè)財務(wù)管理人員提出了更高的要求，但是目前從整體上看，有的單位財務(wù)人員在業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)方面還有待提升。例如：A公司在創(chuàng)建了財務(wù)共享服務(wù)中心后裁減了一些財務(wù)人員，減少了公司的基礎(chǔ)核算人員，對于剩余的工作人員要求其在業(yè)務(wù)和綜合素養(yǎng)方面必須盡快提升。但是A公司目前一些基礎(chǔ)財務(wù)人員的綜合素養(yǎng)亟待提升、業(yè)務(wù)能力明顯不足，無法應對當前的工作，對全新的業(yè)務(wù)操作規(guī)范和處理模式還不熟悉、不適應。A公司雖然全面培訓了財務(wù)人員，但是財務(wù)人員不能在短時間內(nèi)快速地使這些新知識、新流程做到融會貫通，工作效率降低。A公司的經(jīng)營規(guī)模不斷擴大，實現(xiàn)了業(yè)才融合，這一轉(zhuǎn)變要求財務(wù)人員必須盡快轉(zhuǎn)型，多學習新知識、新技能、新理論，實現(xiàn)自我綜合能力的提升。在未來的發(fā)展中，A公司要想全面推行智能化財務(wù)管理模式、數(shù)字化運營模式，就必須加大專業(yè)型、綜合型人才的培養(yǎng)力度，這些專業(yè)人才將作為公司后續(xù)發(fā)展的重要支持力量。另外，對數(shù)據(jù)的挖掘也是大數(shù)據(jù)時代對財務(wù)人員提出的要求，但是目前很多企業(yè)的管理層并沒有從思想上真正認識到復合型人才在財務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建中的重要性。

（四）對風險的管控不到位

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)的財務(wù)共享服務(wù)中心每天都要接收、處理、分析海量的數(shù)據(jù)，但是目前很多企業(yè)對風險的管控并不到位。例如：A公司借助大智移云物的優(yōu)勢，在集團內(nèi)部全面推進數(shù)字化經(jīng)營模式，并且著力在企業(yè)內(nèi)部打造線上線下一體化的新模式，A公司將大量的數(shù)據(jù)存儲在云端，面對海量的財務(wù)信息，一旦系統(tǒng)遇到信息泄露、病毒入侵等現(xiàn)象時一定會危及企業(yè)的信息安全。目前很多黑客的技術(shù)水平也是日新月異，A公司存儲了大量信息的云端如果被黑客攻擊，將會給公司帶來內(nèi)部核心資料被篡改、被竊取等重要風險。由此可見，確保信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性顯得尤為重要。

四、優(yōu)化企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的有效建議

（一）實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的再造

完善的、科學的、標準化的業(yè)務(wù)流程能夠?qū)崿F(xiàn)成本的降低、激發(fā)廣大員工的工作積極性、提升業(yè)務(wù)處理效率。因此，在信息時代，企業(yè)應結(jié)合時代的特征、企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，制定出真正適合企業(yè)發(fā)展的業(yè)務(wù)流程。例如：A公司針對在財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷流程中存在的問題進行了完善，使系統(tǒng)中可以提前墊支費用的餐廳和酒店的數(shù)量增加，使員工出差費用的報銷流程更加便利；對于特殊事項特別增加了特殊報銷功能；對于高于預算金額的費用系統(tǒng)將進行自動篩選，然后由財務(wù)人員進行審核，最后與報銷人員進行確認；對于在報銷過程中員工上傳的單據(jù)結(jié)合事項的緊急程度分別進行了有效區(qū)分，緊急處理的單據(jù)可以不按照時間的順序優(yōu)先進行審批處理；在系統(tǒng)中設(shè)置了催單功能，這一功能的設(shè)置大大縮短了業(yè)務(wù)的處理時間。由此可見，財務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程的完善并非一朝一夕之事，需要經(jīng)歷一個長期的實踐過程，隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的拓展、時代的進步，企業(yè)開發(fā)了不同的業(yè)務(wù)模式，這就要求企業(yè)必須結(jié)合各種環(huán)境的變化盡快完善業(yè)務(wù)流程，為財務(wù)共享服務(wù)中心的順利實施奠定基礎(chǔ)。

（二）對信息系統(tǒng)進行全面整合

在大智移物云時代，各種先進的信息技術(shù)為企業(yè)信息系統(tǒng)的全面整合提供了便利。例如：A公司應定期維護和檢查信息系統(tǒng)的安全性，對各個系統(tǒng)不斷地進行調(diào)試和完善，以此來增加系統(tǒng)之間的流暢性和緊密性，使數(shù)據(jù)在系統(tǒng)之間的傳輸更加準確、及時、迅速，使各系統(tǒng)之間的協(xié)同效應得到最大限度的發(fā)揮；A企業(yè)應加大對信息系統(tǒng)部門的資金投入力度，綜合考慮市場變化、企業(yè)發(fā)展狀況等多方面的因素，不斷升級與優(yōu)化系統(tǒng)，實現(xiàn)新舊系統(tǒng)的有效整合、兼容，在確保信息系統(tǒng)流暢使用的同時幫助企業(yè)完整地儲存海量的信息數(shù)據(jù)。另外，各企業(yè)還應充分借助新興技術(shù)來提升企業(yè)的大數(shù)據(jù)分析能力。例如：A企業(yè)應結(jié)合自身的實際狀況建立完善的大數(shù)據(jù)信息分析技術(shù)，這些大數(shù)據(jù)分析工具，一方面能夠整合并提煉出財務(wù)信息中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，另一方面還能對非財務(wù)信息進行科學的分析，通過對歷史資料的全面評估為企業(yè)的管理者提供更為全面的、正確的、科學的決策數(shù)據(jù)；A公司可以充分借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢實時統(tǒng)計和分析銷售業(yè)績，科學而詳細地分析與總結(jié)身處不同地域人們的購買習慣；實時追蹤、動態(tài)化分析不同產(chǎn)品的銷售及盤虧情況。因此，各企業(yè)應充分借助大數(shù)據(jù)的分析功能盡快提升企業(yè)的綜合分析能力，并以此為基礎(chǔ)實現(xiàn)信息系統(tǒng)的進一步完善與優(yōu)化。

（三）提升財務(wù)人員業(yè)務(wù)能力、綜合素養(yǎng)

面對企業(yè)在財務(wù)人員綜合管理方面存在的問題應積極應對挑戰(zhàn)，加強培訓力度、優(yōu)化人才引進機制。例如：A公司應加大對財務(wù)共享服務(wù)中心財務(wù)人員的培訓力度，組織財務(wù)人員定期進行有針對性的學習，讓不同崗位的財務(wù)人員能夠快速熟悉本崗位的工作職責，并盡快提升財務(wù)人員的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力；A公司對于剛?cè)肼毜呢攧?wù)人員應將培訓的重點集中在對共享中心的業(yè)務(wù)流程、操作規(guī)范等方面的基礎(chǔ)培訓，后續(xù)可以對這些員工加入業(yè)務(wù)處理能力、職業(yè)道德修養(yǎng)、服務(wù)意識等方面的培訓；對于已經(jīng)入職3至5年的財務(wù)人員，應將培訓的重點集中在業(yè)務(wù)流程再造、運營管理等方面，以此來提高他們的領(lǐng)導力、團隊建設(shè)力以及創(chuàng)造力。

（四）加大對風險的管控力度

為了盡量避免財務(wù)人員在業(yè)務(wù)操作中出現(xiàn)的風險，要從內(nèi)部著手盡快完善內(nèi)部控制制度，強化財務(wù)人員的風險意識和內(nèi)控意識。例如：企業(yè)應從內(nèi)部著手，對業(yè)務(wù)流程進行不斷的調(diào)整與完善，使操作系統(tǒng)的靈敏度盡快提升，從而避免發(fā)生員工操作風險；加強上下級監(jiān)督審查與管理的力度，要求員工樹立全新的數(shù)據(jù)管理意識，在發(fā)現(xiàn)問題后能夠第一時間予以糾正；在員工中加大風險意識的宣傳力度，培養(yǎng)員工的風險意識，可以定期組織員工完成業(yè)務(wù)風險培訓，幫助每名員工梳理在各項操作中的關(guān)鍵風險控制點，以此來降低在業(yè)務(wù)過程中的出錯概率；在財務(wù)共享服務(wù)中心配備專業(yè)的人員進行日常的技術(shù)維護和安全保障。

五、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心迎來了全新的挑戰(zhàn)，企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)、信息系統(tǒng)等已經(jīng)無法滿足新時期提出的要求。因此，在新型現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，各企業(yè)應優(yōu)化傳統(tǒng)的財務(wù)共享服務(wù)中心，使財務(wù)共享服務(wù)中心的系統(tǒng)更高效、更便捷，使數(shù)據(jù)分析能力更強，從而為企業(yè)的管理者在進行決策時提供更多的數(shù)據(jù)支持。