高校圖書館電子資源資產(chǎn)全生命周期管理探討

劉文波 劉依霏 .武漢工程大學(xué)圖書館；.中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)財(cái)政稅務(wù)學(xué)院

近年來(lái)，高校圖書館電子資源在文獻(xiàn)資源中所占的比例越來(lái)越高，如何對(duì)電子資源資產(chǎn)進(jìn)行規(guī)范高效的管理也日漸成為高校圖書館面臨的重要問(wèn)題，而電子資源資產(chǎn)化管理在業(yè)內(nèi)尚無(wú)定論。為規(guī)范管理，防止資產(chǎn)流失，現(xiàn)試圖厘清電子資源的屬性并梳理國(guó)有資產(chǎn)管理相關(guān)政策，進(jìn)而從資產(chǎn)全生命周期管理的角度對(duì)高校電子資源資產(chǎn)管理進(jìn)行思考，從試用論證、預(yù)算編制、招標(biāo)采購(gòu)、折舊（攤銷）、報(bào)廢處置等全流程對(duì)電子資源資產(chǎn)的管理方式進(jìn)行探討。

引言

電子資源是“以數(shù)據(jù)或計(jì)算機(jī)編碼的形式把文字、圖像、聲音、動(dòng)畫和程序等多種形式的信息存儲(chǔ)在光、磁等非印刷型介質(zhì)上，可通過(guò)計(jì)算機(jī)和其他外部設(shè)備使用的資源。包括軟件、網(wǎng)站資源、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子圖書和電子期刊等”。根據(jù)教育部高校圖書館2020年事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，高校圖書館在電子資源購(gòu)置方面的投入金額均值自2006年來(lái)基本呈上升趨勢(shì)，2020年升至344萬(wàn)元的最高點(diǎn)；同期紙質(zhì)文獻(xiàn)資源購(gòu)置費(fèi)均值自2006年來(lái)呈下降趨勢(shì)，2020年降至207萬(wàn)元的最低點(diǎn)。

隨著大數(shù)據(jù)、云數(shù)據(jù)等技術(shù)的迅猛發(fā)展，筆者認(rèn)為，在可以預(yù)見的未來(lái)，高校電子資源購(gòu)置費(fèi)在文獻(xiàn)購(gòu)置總經(jīng)費(fèi)中所占的比重仍會(huì)呈上升趨勢(shì)，如何管好、用好如此巨量的電子資源日漸成為高校圖書館面臨的重要課題。目前，高校圖書館對(duì)電子資源資產(chǎn)化管理尚無(wú)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，《行政事業(yè)性國(guó)有資產(chǎn)管理?xiàng)l例》《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》對(duì)此亦無(wú)明確規(guī)定。

相關(guān)研究課題

目前關(guān)于高校圖書館電子資源資產(chǎn)化管理的研究主要分為兩個(gè)階段，第一個(gè)階段是2017年《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》出臺(tái)之前，主要觀點(diǎn)是將電子資源作為固定資產(chǎn)管理。艾華提出通過(guò)完善電子資源資產(chǎn)管理制度，完善監(jiān)督審計(jì)，提高電子資源固定資產(chǎn)管理的信息化水平等三個(gè)方面來(lái)完善高校電子資源資產(chǎn)管理；董梅香通過(guò)闡述高校圖書館文獻(xiàn)資源固定資產(chǎn)的內(nèi)涵，分析其區(qū)別于普通資產(chǎn)的特點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)了加強(qiáng)文獻(xiàn)資源固定資產(chǎn)管理的意義；趙立冰等通過(guò)對(duì)圖書館固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀的思考，提出了圖書館的電子資源也應(yīng)該做國(guó)有固定資產(chǎn)處理和管理的建議，以免國(guó)有資產(chǎn)流失。第二個(gè)階段是2017年《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》出臺(tái)之后，主要觀點(diǎn)是根據(jù)電子資源的屬性進(jìn)行資產(chǎn)分類管理。李泰峰等通過(guò)對(duì)電子書相關(guān)概念進(jìn)行界定，總結(jié)出電子書資產(chǎn)管理的模式和存在的問(wèn)題，并提出優(yōu)化設(shè)想；李斌等提出應(yīng)對(duì)電子書進(jìn)行資產(chǎn)分類界定，從資產(chǎn)生命周期角度探究電子書資產(chǎn)管理策略，從增強(qiáng)電子書資產(chǎn)管理意識(shí)，健全完善資產(chǎn)管理長(zhǎng)效機(jī)制，保證電子書知識(shí)產(chǎn)權(quán)合法性，注重合同履約驗(yàn)收與監(jiān)督，加強(qiáng)資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設(shè)等方面推進(jìn)電子書資產(chǎn)化管理；徐淋楠等基于NLSP對(duì)下一代圖書館服務(wù)平臺(tái)的電子資源全生命周期管理流程進(jìn)行分析，探究電子資源生命周期管理的流程和特點(diǎn)，可為后續(xù)圖書館服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)提供參考。

高校圖書館電子資源屬性及相關(guān)政策

高校圖書館電子資源按取得方式劃分，可分為外購(gòu)和自建兩類；外購(gòu)電子資源按使用權(quán)劃分，可分為有永久使用權(quán)和無(wú)永久使用權(quán)兩類，前者根據(jù)訪問(wèn)方式又可進(jìn)一步細(xì)化為免費(fèi)永久訪問(wèn)與有償永久訪問(wèn)，后者僅提供遠(yuǎn)程訪問(wèn)服務(wù)，停訂即停止使用；從資源類型來(lái)看，可分為電子圖書類、電子期刊類、視頻音頻資料類、事實(shí)數(shù)據(jù)類、檢索及分析工具類、網(wǎng)站信息類等；從載體形式來(lái)看，可分為有實(shí)物載體和無(wú)實(shí)物載體兩種。

2021年4月起施行的《行政事業(yè)性國(guó)有資產(chǎn)管理?xiàng)l例》要求“各部門及其所屬單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家規(guī)定設(shè)置行政事業(yè)性國(guó)有資產(chǎn)臺(tái)賬，依照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，不得形成賬外資產(chǎn)”。2017年起實(shí)施的《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則——基本準(zhǔn)則》（財(cái)政部令第78號(hào)），其中《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第4號(hào)——無(wú)形資產(chǎn)》對(duì)無(wú)形資產(chǎn)作出以下界定：政府會(huì)計(jì)主體控制的沒有實(shí)物形態(tài)的可辨認(rèn)非貨幣性資產(chǎn)，如專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、土地使用權(quán)、非專利技術(shù)等。

2011年版《固定資產(chǎn)分類與代碼》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 14885-2010）規(guī)定，圖書檔案分類如下。

表1 《固定資產(chǎn)分類與代碼》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 14885-2010）圖書檔案類目

2017年12月發(fā)布的《無(wú)形資產(chǎn)分類與代碼》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 35416—2017）中與文獻(xiàn)資源相關(guān)的類目如下。

表2 《無(wú)形資產(chǎn)分類與代碼》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 35416—2017）著作權(quán)及數(shù)據(jù)類目

電子資源資產(chǎn)化管理模式

根據(jù)上述分析，筆者認(rèn)為目前高校圖書館電子資源資產(chǎn)化管理模式主要有以下幾類。

第一，有實(shí)物載體的電子資源納入固定資產(chǎn)管理，其中圖書附帶的光盤隨書入賬；有固定載體的電子閱讀器、電子借閱機(jī)等以固定資產(chǎn)入賬；視頻類光盤（U盤、移動(dòng)硬盤等）以資料類入賬。

第二，無(wú)實(shí)物載體的電子資源資產(chǎn)化管理模式。

在2011年版《固定資產(chǎn)分類與代碼》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中，電子圖書、電子期刊歸入“圖書、檔案”類。從定義來(lái)看，隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，電子圖書、電子期刊的外延越來(lái)越廣，不加區(qū)別地將其納入固定資產(chǎn)管理明顯不合理。由于大部分無(wú)載體的電子資源符合無(wú)形資產(chǎn)定義中的可辨認(rèn)性標(biāo)準(zhǔn)，具備納入無(wú)形資產(chǎn)管理的基本條件。故根據(jù)電子資源的權(quán)屬關(guān)系，分為以下幾種。第一種：有永久使用權(quán)（鏡像到本地或在供應(yīng)商服務(wù)器的回溯資源）的外購(gòu)電子資源應(yīng)納入無(wú)形資產(chǎn)——著作權(quán)類管理，同一種電子資源分年度取得永久使用權(quán)的在年度資產(chǎn)決算時(shí)應(yīng)在原資產(chǎn)卡片上進(jìn)行增值處理。第二種：高校圖書館自建或委托開發(fā)的特色數(shù)據(jù)庫(kù)、機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)等可在評(píng)估或購(gòu)買后納入無(wú)形資產(chǎn)——信息數(shù)據(jù)類管理；財(cái)政部于2021年已啟動(dòng)《固定資產(chǎn)等資產(chǎn)基礎(chǔ)分類與代碼》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)修訂工作，由于現(xiàn)行的會(huì)計(jì)科目及資產(chǎn)代碼尚無(wú)明細(xì)的無(wú)形資產(chǎn)名稱對(duì)應(yīng)，高校圖書館在報(bào)賬和進(jìn)行資產(chǎn)管理時(shí)，可先將上述可列入資產(chǎn)的電子資源記入無(wú)形資產(chǎn)大類，待相關(guān)政策明晰后予以調(diào)整。第三種：無(wú)永久使用權(quán)的電子資源在報(bào)賬時(shí)列支為費(fèi)用，不納入學(xué)校的無(wú)形資產(chǎn)統(tǒng)一管理，但可作為一種“虛擬資產(chǎn)”或“準(zhǔn)資產(chǎn)”進(jìn)行內(nèi)部管理。

電子資源資產(chǎn)全生命周期管理階段分析

美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家雷蒙德·弗農(nóng)于1966年提出產(chǎn)品生命周期理論。從本質(zhì)上講，電子資源也屬于產(chǎn)品，具有生命周期，同時(shí)電子資源也具備資產(chǎn)的屬性，經(jīng)歷從試用論證到預(yù)算、采購(gòu)、入賬使用、折舊（攤銷）、報(bào)廢處置的不同階段。完善電子資源資產(chǎn)全生命周期管理，能夠解決高校圖書館資產(chǎn)管理中遇到的賬實(shí)不符、賬賬不符問(wèn)題，同時(shí)能避免資產(chǎn)的閑置、處置不當(dāng)造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)利益損失等。

在確定資產(chǎn)化管理模式后，對(duì)電子資源資產(chǎn)全生命周期管理的不同階段作出以下探討。

試用及論證階段

試用數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)據(jù)庫(kù)商為圖書館或相關(guān)機(jī)構(gòu)提供免費(fèi)試用及演示的各種商業(yè)化的電子資源。電子資源的試用一方面能為最終的購(gòu)置論證提供直接參考，另一方面可詳細(xì)了解電子資源的資產(chǎn)屬性，重點(diǎn)關(guān)注回溯數(shù)據(jù)是否能鏡像到本地或提供免費(fèi)訪問(wèn)，為下一步預(yù)算的編制方式指明路徑。

預(yù)算編制招標(biāo)采購(gòu)階段

高校應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理和預(yù)算管理的緊密統(tǒng)一。高校電子資源采購(gòu)按預(yù)算項(xiàng)目支出范圍可分為其他資本性支出及其他商品和服務(wù)支出兩類，其中可納入資產(chǎn)管理的電子資源購(gòu)置經(jīng)費(fèi)為其他資本性支出，在編制政府采購(gòu)預(yù)算時(shí)列為新增資產(chǎn)；購(gòu)買服務(wù)等不能納入資產(chǎn)管理的電子資源購(gòu)置經(jīng)費(fèi)為其他商品和服務(wù)支出。高校圖書館在編制預(yù)算前，可根據(jù)試用及論證的結(jié)果，與財(cái)務(wù)、國(guó)資部門充分溝通，確保資產(chǎn)管理與預(yù)算管理不出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。

具體到采購(gòu)方式，在中國(guó)高校圖書館數(shù)字資源采購(gòu)聯(lián)盟（DRAA）集團(tuán)采購(gòu)的基礎(chǔ)上，除某個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)為學(xué)校教學(xué)、科研、專業(yè)建設(shè)必不可少的資源，且供應(yīng)商為申請(qǐng)購(gòu)買的數(shù)據(jù)庫(kù)的唯一供應(yīng)商采用單一來(lái)源采購(gòu)?fù)?，其他電子資源一般采用公開招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、邀請(qǐng)招標(biāo)等方式采購(gòu)。

驗(yàn)收及報(bào)賬階段

電子資源完成招標(biāo)采購(gòu)后，高校圖書館應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同對(duì)電子資源的內(nèi)容、訪問(wèn)方式進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)無(wú)誤后完成驗(yàn)收；報(bào)賬時(shí)根據(jù)預(yù)算編制情況分屬性相應(yīng)納入固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)和服務(wù)費(fèi)用支出等不同的會(huì)計(jì)科目。同時(shí)，建議按整庫(kù)對(duì)應(yīng)在學(xué)校資產(chǎn)管理系統(tǒng)錄入資產(chǎn)卡片。

使用管理階段

隨著智慧圖書館的建設(shè)，對(duì)紙本圖書與電子資源進(jìn)行一體化管理成為圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的方向。目前，國(guó)內(nèi)多所大學(xué)圖書館已完成對(duì)電子資源數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和揭示及批量編目。未納入資產(chǎn)管理的電子資源雖然不作為學(xué)校的正式資產(chǎn)入賬，但圖書館可將其作為“準(zhǔn)資產(chǎn)”進(jìn)行目錄揭示。

折舊（攤銷）管理階段

《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第3號(hào)——固定資產(chǎn)》第十七條規(guī)定，文物和陳列品，動(dòng)植物，圖書、檔案，單獨(dú)計(jì)價(jià)入賬的土地，以名義金額計(jì)量的固定資產(chǎn)等，由于價(jià)值的損耗量無(wú)法隨著使用年限的增長(zhǎng)而計(jì)算出具體的數(shù)值，故不計(jì)入固定資產(chǎn)計(jì)提折舊范圍內(nèi)?！墩畷?huì)計(jì)準(zhǔn)則第4號(hào)——無(wú)形資產(chǎn)》第二十條規(guī)定，使用年限不確定的無(wú)形資產(chǎn)不應(yīng)攤銷。綜上所述，高校圖書館納入資產(chǎn)管理的電子資源不計(jì)入折舊或攤銷范圍。

報(bào)廢處置階段

根據(jù)《事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理暫行辦法》，資產(chǎn)處置方式包括出售、出讓、轉(zhuǎn)讓、對(duì)外捐贈(zèng)、報(bào)廢、報(bào)損等。根據(jù)資產(chǎn)屬性，具體處置方式分為以下幾種。

1.有實(shí)物載體的電子資源處置方式

因?qū)嵨镙d體損毀不能繼續(xù)使用的電子資源可報(bào)廢處理；實(shí)物載體完好但內(nèi)容已過(guò)時(shí)無(wú)使用價(jià)值的，銷毀后處理；實(shí)物載體完好，擬出售、出讓、轉(zhuǎn)讓、對(duì)外捐贈(zèng)的，涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的根據(jù)《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法》相關(guān)規(guī)定處理。

2.無(wú)實(shí)物載體的電子資源處置方式

無(wú)實(shí)物載體但可納入無(wú)形資產(chǎn)管理的電子資源預(yù)期不能為高校帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，如內(nèi)容過(guò)時(shí)或錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)在報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后將該無(wú)形資產(chǎn)的賬面價(jià)值進(jìn)行轉(zhuǎn)銷；按規(guī)定報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)對(duì)外捐贈(zèng)、無(wú)償調(diào)出電子資源的，應(yīng)當(dāng)將無(wú)形資產(chǎn)的賬面價(jià)值進(jìn)行轉(zhuǎn)銷，涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的根據(jù)《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法》相關(guān)規(guī)定處理。

3.未納入資產(chǎn)管理的電子資源處置方式

未納入資產(chǎn)管理的電子資源不存在上述報(bào)廢處置的程序，但電子資源因預(yù)算原因或使用效果不佳，經(jīng)評(píng)估后從訂購(gòu)目錄中退出實(shí)際上也是一種處置方式。

結(jié)束語(yǔ)

高校圖書館的電子資源是其履行人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承等功能的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。希望在探索電子資源資產(chǎn)全生命周期管理的基礎(chǔ)上，對(duì)規(guī)范和加強(qiáng)高校文獻(xiàn)資源類國(guó)有資產(chǎn)管理起到積極作用。