高校圖書館的一份圖書采購計劃

武漢軟件工程職業(yè)學(xué)院 胡圣婷

一、啟動高校圖書館圖書采購項目計劃

每年高校年計劃表里會有一份關(guān)于圖書館建設(shè)的計劃，會劃撥一批專項經(jīng)費為高校圖書館建設(shè)提供支撐，其中就有一份?？钍怯糜谫徺I本年的圖書采購。屆時會由高校圖書館館長啟動本年的高校圖書館圖書采購項目，高校圖書館館長會任命采購部門科長擔(dān)任此項目的負(fù)責(zé)人，全權(quán)負(fù)責(zé)此項目的開啟到完成。采購部門科長被項目人事任命以后就開始做一個初步的圖書采購項目計劃，然后再詳細(xì)做圖書采購項目各分計劃，最后整合成一份詳細(xì)的綜合性的圖書采購項目整體計劃。圖書采購項目的整體計劃努力平衡各個分計劃之間相互的沖突。被任命的采購部門科長有熟悉的圖書采購項目的管理經(jīng)驗，他管理起圖書采購項目沒有單一的一種方法，像這種大多數(shù)有經(jīng)驗的圖書采購項目管理人，都會應(yīng)用不同管理知識、技能來達(dá)到理想的效果。整體的圖書采購計劃就是按照組織確定的各個階段來實現(xiàn)項目的最終圖書采購目標(biāo)。例如：在識別出采購圖書所會發(fā)生的風(fēng)險時就應(yīng)該重新考察多個過程，重新考慮整體、觀察各個分計劃之間的平衡。圖書采購項目交付時，成果滿意，就可以考慮將來問題或者有機會長期合作等戰(zhàn)略規(guī)劃。

圖書采購項目啟動會是圖書采購項目的開始，啟動會一般由高校圖書館館長和采購部科長負(fù)責(zé)組織和召開，好的開端就是成功的一半。圖書采購項目啟動會議上會確定圖書采購目標(biāo)，應(yīng)做好圖書采購項目會議的會前準(zhǔn)備工作，通知相關(guān)參與項目的人員參加會議，這里的相關(guān)項目的人員有圖書館館長、圖書館采購部門部門科長、圖書館采購部門全體部門員工、圖書館其他部門部門負(fù)責(zé)人、高校各學(xué)院系部領(lǐng)導(dǎo)代表、高校各學(xué)院系部班長代表等。明確會議的主題是本年度的高校圖書館圖書采購項目議題，做好相關(guān)會議記錄。目標(biāo)和目的是不同的，圖書采購項目啟動會議的召開，明確了圖書采購項目的目的、目標(biāo)、范圍、需求、背景和各個職務(wù)與權(quán)限。圖書采購項目啟動會議上，我們也通過頭腦風(fēng)暴、沖突處理、問題解決、會議管理等這些完成項目活動關(guān)鍵的引導(dǎo)技術(shù)來解決會議上探討時發(fā)生的意見沖突、孤島問題等。圖書采購項目的啟動會議最終的目的是首先說明具體在實施過程中應(yīng)用到的工具和技術(shù)，然后選定這些過程的方式與方法之間有哪些依賴關(guān)系和相互之間的作用，最后總結(jié)會議的主要的結(jié)果。會議總結(jié)出：第一條，這次會議上提出的實現(xiàn)本年度高校圖書館圖書采購項目目標(biāo)所用的方式與方法；第二條，在遇到圖書采購項目變更時用的方式與方法；第三條，圖書采購項目的配置管理的方式與方法；第四條，與圖書采購項目有關(guān)干系人的識別，以及溝通的方式與方法；第五條，本次圖書采購項目的生命周期；第六條，圖書采購項目里多項目階段里程碑有哪些；第七條，對圖書采購項目里的內(nèi)容、范圍、時間安排上有哪些，以及這些安排具體審查的關(guān)鍵在哪里。圖書采購項目的管理計劃是各個分計劃制定的依據(jù)，也是基礎(chǔ)，有了總體的圖書采購項目計劃才能讓本年度高校圖書館圖書采購項目工作有序地進行。

二、收集高校圖書館圖書采購項目需求

項目開啟后，我們定義了相關(guān)干系人，整理出一份干系人登記冊，然后邀請各種關(guān)鍵干系人參加圖書館專門舉辦的年度圖書采購會。會上我們對各種關(guān)鍵干系人的意見和建議進行會議記入。各種關(guān)鍵干系人包括本高校里各個系部學(xué)院學(xué)生科科長、各個系部學(xué)院專業(yè)學(xué)生班長。他們會針對本年度學(xué)院系部的學(xué)習(xí)計劃提出具體要求圖書館需要配合引進的專業(yè)知識圖書的規(guī)劃。圖書館還會隨機抽出一個課間時間讓館員在教學(xué)樓門口分發(fā)調(diào)查問卷，收集學(xué)生意見，學(xué)生會根據(jù)自己實際情況、實際需求填寫問卷調(diào)查，大多數(shù)學(xué)生會根據(jù)自己的所學(xué)專業(yè)、愛好、或者自己目前需要報考證書的情況進行調(diào)查問卷的填寫。大多數(shù)情況下，對于這種在教學(xué)樓前隨機發(fā)放調(diào)查問卷詢問需求的方式，學(xué)生都很配合，很愿意說出他們的需要和意見。對于留言板、反饋、圖書館小信箱里面的圖書采購留言意見，在收集圖書采購總結(jié)的時候也會歸納進去。對這種零散的意見，會進行匯總，再整合到意見購買板塊中并納入年度采購圖書的范圍。還會對往年采購圖書的大數(shù)據(jù)進行分析，規(guī)劃出一批年度圖書采購范圍。綜合所有，最終會規(guī)劃出一份年度圖書采購方案。遵從“服務(wù)讀者”、“讀者需求放在第一”的原則，圖書館采購什么圖書都是讀者需要什么圖書。解決好采購和需求之間的矛盾，避免圖書采購中出現(xiàn)該買的圖書沒有買，不該買的圖書買了很多。

收集完高校圖書館圖書采購項目相關(guān)的工作要點后，要做到三個明確：一是明確高校圖書館圖書采購項目的邊界，即明確哪些收集來的工作是包括在高校圖書館圖書采購項目范圍之內(nèi)的，哪些收集來的工作是不包括在高校圖書館圖書采購范圍之內(nèi)的。二是對高校圖書館圖書采購項目工作執(zhí)行時要進行科學(xué)監(jiān)管，確保所有采集到的關(guān)于高校圖書館采購任務(wù)的工作都是應(yīng)該做的，而且都做了，沒有做多或者做少。要對不包括在高校圖書館圖書采購項目范圍內(nèi)的額外工作說“不”，并且嚴(yán)格杜絕做額外的工作。三是防止高校圖書館圖書采購項目范圍發(fā)生蔓延。高校圖書館圖書采購項目的范圍蔓延是指未對完成時間嚴(yán)格把控、未對工作成本嚴(yán)格要求、工作中資源的投入沒有按照相應(yīng)流程進行調(diào)整和規(guī)劃，未經(jīng)控制地讓高校圖書館圖書采購項目里的任務(wù)范圍擴大，或無限擴大。

采購圖書的時候圖書書目的選擇一定要注意避免“主觀采購”。不能帶有個人愛好，采購自己感興趣的圖書。有時候有些讀者喜歡，流通率也很高的圖書，因為采購人員的不感興趣的主觀色彩很有可能不被采選。其次還需要注重圖書質(zhì)量，不能只看重圖書折扣。圖書不能有污損、圖文不清、缺頁、倒頁等質(zhì)量問題。如果明知圖書質(zhì)量差，甚至購買盜版圖書，或是購買質(zhì)次價高的圖書，客觀上是損害讀者的利益。這種受利益驅(qū)動，會造成不良的客觀效果。

以往的實踐工作經(jīng)驗告訴我們，高校圖書館圖書采購項目失敗時有一種原因是因為在圖書采購項目的范圍蔓延。高校圖書館圖書采購項目往往因為各方參與、項目周期比較長等原因在項目運行的啟動階段、計劃階段、執(zhí)行階段，甚至在項目收尾階段都會不斷地加入新的需、新的要求、新的計劃、新的變更。新的要求、新需求的出現(xiàn)是必然的，但是提出的意見必須實施對于項目不是必然的，不是所有的新要求的提出都要納入計劃中實現(xiàn)。更新計劃不審核會導(dǎo)致高校圖書館圖書采購項目范圍發(fā)生失控，從而使高校圖書館圖書采購項目的時間進度、完成成本、項目質(zhì)量受到嚴(yán)重影響。在進行高校圖書館圖書采購項目時，要對圖書館采購項目的范圍明確邊界，要明確高校圖書館圖書采購項目的目標(biāo)和主要可交付成果。所以，高校圖書要提高對圖書采購項目的所需成本、圖書采購項目的時間進度、圖書采購項目的資源估算的準(zhǔn)確性。高校圖書館圖書采購項目不僅僅需要讓每個在圖書采購中的團隊人員知道圖書采購項目預(yù)期目標(biāo)需要完成哪些具體的工作，還要清楚在圖書采購項目中相關(guān)各方在每項工作中清晰的分工界面和責(zé)任。在高校圖書館圖書采購這項工作中，各方人員及相關(guān)工作者能夠即詳細(xì)又清楚地界定分工界面和自身責(zé)任，不但有利于高校圖書館圖書采購項目工作在實施中遇到的圖書采購項目變更控制和圖書采購項目推進發(fā)展時，減少在工作中的責(zé)任不清的事情發(fā)生，而且也有利于在高校圖書館圖書采購項目完工結(jié)束時對項目完成質(zhì)量的核實。所以，如何有效、高效地、全部地完成高校圖書館圖書采購項目中的每一項工作，是每個接手高校圖書館圖書采購項目的項目負(fù)責(zé)人應(yīng)該用心思考的問題。對高校圖書館圖書采購項目的管理和控制的有效性，是衡量高校圖書館圖書采購項目是否成功的一個必須標(biāo)準(zhǔn)，高校圖書館圖書采購項目管理中確認(rèn)工作范圍管理是一個最主要部分，在高校圖書館圖書采購項目中不斷的檢查圖書采購項目工作的工作范圍，有利于圖書采購項目在工作中不偏離軌道，這是在高校圖書館圖書采購項目工作實施中控制圖書采購項目工作管理的一個主要手段。

三、定義高校圖書館圖書采購項目范圍

“互聯(lián)網(wǎng)+圖書館”是我們常說的圖書館智能化、數(shù)字化?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+圖書館”是傳統(tǒng)圖書館變革創(chuàng)新發(fā)展的新平臺，是互聯(lián)網(wǎng)和社會經(jīng)濟演變和催生下的社會發(fā)展新形態(tài)產(chǎn)物。“互聯(lián)網(wǎng)+圖書館”是傳統(tǒng)圖書館在互聯(lián)網(wǎng)的跨界，是傳統(tǒng)圖書館在以往生存模式上的變革，圖書館在網(wǎng)絡(luò)上的一種開放?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+圖書館”是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展下催生出來的的新形態(tài)、新業(yè)態(tài)。互聯(lián)網(wǎng)對圖書館最重要的沖擊是人們現(xiàn)在閱讀圖書不僅局限于紙質(zhì)圖書，而且更熱衷于對網(wǎng)絡(luò)上電子圖書的閱讀。

在圖書采購項目啟動會、圖書采購項目會議、圖書采購項目相關(guān)干系人需求會議、圖書采購項目相關(guān)干系人需求分析會議、圖書采購項目周會、圖書采購項目月會等多種會議中綜合出各方意見和建議以后，我們制定了紙質(zhì)圖書的購買報表計劃。以及一些電子圖書的圖書采購報表計劃。高校圖書館圖書采購項目購買的圖書計劃要做到與時俱進、有所突破。圖書采購項目購買圖書的類型和種類，需要與時共進地增加一些可以從聽覺、視覺上獲取多元化知識信息的電子圖書采購。

四、確定高校圖書館圖書采購項目的圖書采購

高校圖書館因為地處高校中，服務(wù)群體具有集中性和穩(wěn)定性，所選購的圖書大比例的情況是根據(jù)自己校園特點的。高校圖書館服務(wù)的集中性是指，高校對于教學(xué)安排上有每學(xué)期的教學(xué)計劃、科目的教學(xué)大綱、每學(xué)期的教學(xué)進度，這樣一來，被服務(wù)的全體廣大師生在圖書館借閱圖書時對書籍選擇上就會相對集中地選擇與課程相關(guān)的參考書籍，而且同一時間對同類教學(xué)參考書的使用時間也相對集中，正是由于這類集中性，因此在高校圖書館圖書采購中要考慮到新書到館周期與復(fù)本量。高校學(xué)生大多數(shù)緊跟高校教師的步伐學(xué)習(xí)知識，高校教師按學(xué)校校歷安排教學(xué)計劃與教學(xué)進度，高校圖書館服務(wù)于高校廣大師生群體，因此對輔助教學(xué)用的參考書籍的種類與數(shù)量就相對穩(wěn)定。高校圖書館是一個專業(yè)性很強、學(xué)術(shù)性也很強的服務(wù)部門。

往年對于計算機一級等級考試用書、計算機二級等級考試用書等計算機類考試用書、英語四級考試真題、英語四級考試詞匯手冊、英語四級考試輔導(dǎo)書、英語六級考試真題、英語四級考試詞匯手冊、英語四級考試輔導(dǎo)書等英語考試用書這些需求量很大的圖書，我們都每年要更新購買?？紤]到高校師生的持續(xù)學(xué)習(xí)需求、提高學(xué)習(xí)空間的需求，我們在圖書采購項目計劃中加入了英語八級、專升本、考研等類圖書。

五、臨時變更圖書采購

圖書館有一個網(wǎng)上電子郵箱、官網(wǎng)回帖留言、圖書館里面一樓服務(wù)臺有一個反饋意見箱、自習(xí)室墻面上有一個需求留言小版塊、我們力求通過多種渠道收集廣大師生的留言反饋。對于廣大師生突擊型的需求購買圖書，我們開設(shè)了一個專門的服務(wù)通道。每年都會固定時間收集廣大師生的需求，通過固定項目經(jīng)費、固定時間購進圖書相對于這種固定的模式，圖書館在原本固定模式下重新開辟了一條臨時圖書采購專區(qū)以供師生臨時突然的購買需求。例如：本校創(chuàng)業(yè)學(xué)院想在他們學(xué)院開一間專門為畢業(yè)生提供就業(yè)材料、創(chuàng)業(yè)精神的創(chuàng)業(yè)圖書室，包括知名企業(yè)成名之路的圖書，如：京東公司、淘寶（中國）軟件有限公司、阿里巴巴集團控股有限公司、小米科技有限公司、華為科技有限公司、騰訊計算機系統(tǒng)有限公司等知名企業(yè)。以及包括一些知名企業(yè)家創(chuàng)業(yè)的心路歷程的個人自傳，如：馬云、馬化騰、董明珠、雷軍、劉東強等知名企業(yè)家。小圖書室用來鼓勵畢業(yè)生自助創(chuàng)業(yè)，開設(shè)在創(chuàng)業(yè)學(xué)院，屬于圖書館的小分館。對于這種突然性的加購圖書，我們有一個自己的少量圖書購入流程。辦理完相關(guān)圖書加購流程，圓滿的完成了這次和創(chuàng)業(yè)學(xué)院的急需臨時加購圖書的項目，收到感謝好評。

六、完成高校圖書館圖書采購項目

“監(jiān)視”這個詞應(yīng)該要貫徹整個圖書采購項目的始終。通過“監(jiān)視”可以收集工作績效數(shù)據(jù)來評價實施過程中的過程改進，連續(xù)的“監(jiān)視”可以洞察圖書采購項目是否處在正常狀態(tài)，起到及時的糾偏改錯的作用。分析圖書采購項目的風(fēng)險，跟蹤圖書采購項目的風(fēng)險，對圖書采購項目中的風(fēng)險及時識別，報告狀態(tài)，做出相應(yīng)的圖書采購項目風(fēng)險的應(yīng)對計劃。通過工作績效數(shù)據(jù)報告的分析，判斷是否出現(xiàn)了需要及時糾正的錯誤或者需要及時預(yù)防的危險，必要時是否需要采取行動。

在圖書采購項目開展中，我們也經(jīng)常召開一些會議，會議有線上會議、線下會議、周會、月會。會議的形式多種多樣，有面對面的座談會議、虛擬的線上會議、正式的或非正式的。參加會議的人員有圖書采購項目的項目團隊人員、識別出來的相關(guān)干系人和受到項目影響的其他人。

高校圖書館圖書采購項目中我們要明確圖書采購項目計劃中要買什么、什么時間買什么等一些信息，以便做好整個圖書采購項目的采購安排。

高校圖書館圖書采購項目的完成是以圖書采購項目結(jié)束來標(biāo)記的。完成每次高校圖書館圖書采購項目任務(wù)都是結(jié)束圖書采購項目的采購過程。它是圖書采購項目收尾或者圖書采購項目階段收尾過程的一部分。每次高校圖書館圖書采購項目采購過程結(jié)束后還需要把本次高校圖書館圖書采購項目的合同和相關(guān)文件歸檔以備將來參考，因為這次完成的高校圖書館圖書采購項目的圖書采購項目的全過程到收尾過程已經(jīng)經(jīng)過高校領(lǐng)導(dǎo)，圖書館領(lǐng)導(dǎo)，項目帶頭人的核實和肯定，證明本次圖書采購階段的任務(wù)中出現(xiàn)的成果或過程，或本次圖書采購項目所有的圖書采購工作和圖書采購項目可交付物是可以接受的。一份完整的圖書采購項目檔案應(yīng)該納入最終的高校圖書館圖書采購項目檔案中。

高校圖書館圖書采購項目收尾涵蓋了進行圖書采購項目或圖書采購項目中階段行政收尾所需要的全部計劃活動。屆時更新高校圖書館圖書采購項目管理里的組織過程資產(chǎn)很必要。高校圖書館圖書采購項目完成后更新出的新的圖書采購項目組織過程資產(chǎn)里面有新的歷史消息。歷史信息和經(jīng)驗教訓(xùn)等信息記錄到高校圖書館圖書采購項目文檔質(zhì)料里，可以給未來的圖書采購項目或圖書采購項目中小的階段所使用，里面也包含一些工作中遇到的問題和風(fēng)險信息，也很適用于未來的高校圖書館圖書采購項目使用。高校圖書館圖書采購項目結(jié)束時，負(fù)責(zé)本次圖書采購項目的項目負(fù)責(zé)人需要審查圖書采購項目中各個階段的收尾信息，確保本次圖書采購項目里的所有工作都已經(jīng)完成了，確保高校圖書館圖書采購項目項目目標(biāo)已經(jīng)實現(xiàn)。總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，正式結(jié)束本次的高校圖書館圖書采購工作，為高校圖書館開展一起新的工作而釋放組織資源。