生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案規(guī)范化管理分析

巫山縣生態(tài)環(huán)境局 李美瓊

社會(huì)的發(fā)展，帶動(dòng)了各行各業(yè)的發(fā)展，與此同時(shí)也造成了非常嚴(yán)重的生態(tài)環(huán)境污染問題，顯然這對(duì)相關(guān)產(chǎn)業(yè)長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展極為不利。在此基礎(chǔ)上，則需積極開展生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作，同時(shí)對(duì)生成的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息資源加強(qiáng)規(guī)范化管理，保證獲取全面、真實(shí)、及時(shí)的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息資料，為后續(xù)生態(tài)環(huán)境保護(hù)方案的制定提供有效參考依據(jù)[1]。

但是，從目前來看，生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作尚且存在一些較為明顯的問題，比如：檔案管理組織機(jī)制不夠完善、檔案分類管理缺乏規(guī)范性、檔案利用率不足等。為了解決這些問題，提高生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的規(guī)范性及科學(xué)性，本文圍繞“生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案規(guī)范化管理”展開分析，研究價(jià)值意義顯著。

一、加強(qiáng)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案規(guī)范化管理的意義概述

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案，指的是處于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作開展期間，所產(chǎn)生的相關(guān)采樣記錄、監(jiān)測記錄、政策文件等信息資料的集合體。對(duì)于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案來說，能夠?qū)⑸鷳B(tài)環(huán)境監(jiān)測工作重要信息內(nèi)容有效反映出來，為單位環(huán)保決策、執(zhí)法工作提供有效參考依據(jù)。值得注意的是，生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，為了做好此項(xiàng)工作，需革新傳統(tǒng)管理理念，落實(shí)規(guī)范化管理方式方法。加強(qiáng)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案規(guī)范化管理的具體意義如下：

（一）有助于生態(tài)環(huán)境決策方案科學(xué)性的提升

對(duì)于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案來說，對(duì)各時(shí)間段的環(huán)境監(jiān)測原始數(shù)據(jù)、環(huán)境情況的成果資料進(jìn)行了詳細(xì)地收集、記錄[2-3]。與此同時(shí)，對(duì)生態(tài)環(huán)境相關(guān)裝備技術(shù)的不斷更新迭代，也為生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作效率及質(zhì)量的提高提供了有效裝備技術(shù)支持，這些發(fā)展起來的裝備技術(shù)，同樣具備形成檔案存儲(chǔ)管理的價(jià)值。而針對(duì)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案實(shí)施規(guī)范化管理，則能夠保證有用的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測信息資源獲得存儲(chǔ)管理，這樣，當(dāng)?shù)卣贫Q策，或者相關(guān)部門、科研團(tuán)隊(duì)展開科學(xué)研究工作過程中，便可以利用原本規(guī)范化管理的相關(guān)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息資源，進(jìn)一步助推生態(tài)環(huán)境監(jiān)測決策方案科學(xué)性的提升，也有助于科研工作的進(jìn)步及發(fā)展。

（二）有助于促進(jìn)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測事業(yè)可持續(xù)發(fā)展

在構(gòu)建生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案的基礎(chǔ)上，對(duì)相關(guān)監(jiān)測的工作成果、學(xué)術(shù)成果進(jìn)行準(zhǔn)確完整的記錄存儲(chǔ)，能夠使實(shí)時(shí)的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測活動(dòng)以直接、真實(shí)的方式記錄下來。并且，檔案資源類型多樣，包括圖文檔案、音頻檔案、視頻檔案等，利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、安全密鑰技術(shù)，可保證生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案存儲(chǔ)空間的縮小、存儲(chǔ)安全性的提升。此外，在執(zhí)行規(guī)范化管理過程中，可保證生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息資源的完整性、真實(shí)性、可靠性，使各級(jí)政府部門及環(huán)境部門在開展生態(tài)環(huán)境保護(hù)管理等工作過程中，均能夠利用這些生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息資源，提高檔案信息資源的利用率，制定科學(xué)合理的決策，提高生態(tài)環(huán)境保護(hù)效益，進(jìn)一步促進(jìn)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作現(xiàn)狀問題分析

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，此項(xiàng)工作目前開展期間，仍存在一些有待解決的問題，具體如下：

（一）監(jiān)測檔案管理組織機(jī)制不夠完善

在生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作開展期間，要想體現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范性及科學(xué)性，則需確保檔案管理組織機(jī)制的完善。但是，從現(xiàn)狀來看，部分單位的檔案管理組織機(jī)制卻不夠完善，比如存在由環(huán)境監(jiān)測工作人員負(fù)責(zé)檔案收集、整理、管理等工作的情況，缺少專業(yè)的檔案管理人員的配備。實(shí)質(zhì)上，不同工作性質(zhì)的生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作，其側(cè)重任務(wù)也有所不同，當(dāng)環(huán)境監(jiān)測工作人員將精力側(cè)重于環(huán)境監(jiān)測工作時(shí)，則對(duì)環(huán)境監(jiān)測檔案信息資料的收集、存儲(chǔ)管理會(huì)不夠重視，在此情況下易丟失、遺漏部分重要的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息資料，難以保證檔案信息資料的完整性[4]。此外，在檔案管理組織機(jī)制不夠完善的情況下，難以對(duì)環(huán)境監(jiān)測人員的監(jiān)測行為起到監(jiān)督作用，易使監(jiān)測工作項(xiàng)目執(zhí)行不夠完全、程序不夠完整，這樣便難以收獲完全、真實(shí)可靠的檔案信息資料，從而使生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理的質(zhì)量水平難以得到有效提升。

（二）檔案分類管理缺乏規(guī)范性

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理規(guī)范化目標(biāo)要想得到有效實(shí)現(xiàn)，則需保證檔案分類管理的科學(xué)規(guī)范性。但是，由于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測項(xiàng)目類型非常多，監(jiān)測工作中，使用的儀器設(shè)備不同、實(shí)驗(yàn)試劑不同、標(biāo)準(zhǔn)樣品不同、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)有效期限不同、應(yīng)用范圍不同，獲取的結(jié)果也有所不同。從現(xiàn)狀來看，生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案分類管理規(guī)范性較為不足，如果錯(cuò)誤應(yīng)用儀器及樣品實(shí)施生態(tài)環(huán)境監(jiān)測作業(yè)，將會(huì)導(dǎo)致監(jiān)測數(shù)據(jù)結(jié)果不準(zhǔn)確，進(jìn)而難以保證環(huán)境監(jiān)測結(jié)果的真實(shí)性，在此情況下保存管理的檔案信息資源價(jià)值也會(huì)大大降低。

（三）檔案利用率不足

從目前生態(tài)環(huán)境監(jiān)測站實(shí)際工作情況層面分析，監(jiān)測站內(nèi)部對(duì)現(xiàn)代化檔案開發(fā)利用設(shè)備配備不足。同時(shí)，未能詳細(xì)構(gòu)建生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案專題匯編、文件索引、案卷目錄等。在此情況下，收集的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息資源便不夠完善、不夠系統(tǒng)，進(jìn)而會(huì)影響這些檔案信息資源的利用價(jià)值[5-6]。此外，部分檔案管理人員對(duì)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)活動(dòng)缺乏足夠的了解，在此情況下各科室業(yè)務(wù)檔案便難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一立卷的目標(biāo)，如果部分檔案歸檔不及時(shí)，會(huì)影響檔案信息資源的完整性，并使檔案檢索效率難以得到有效提高，進(jìn)而出現(xiàn)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息資源利用率不足的問題。

（四）檔案管理人員素質(zhì)水平有待提高

在生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作開展期間，檔案管理人員發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。隨著生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作的持續(xù)推進(jìn)，對(duì)監(jiān)測工作的時(shí)效性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性等均提出了越來越高的要求。在此情況下，對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力水平也提出了越來越高的要求。因此，必須重視檔案管理人員素質(zhì)水平的提高。然而，目前部分生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作崗位存在由監(jiān)測人員兼職的情況，監(jiān)測人員在同時(shí)執(zhí)行監(jiān)測、檔案管理雙方面工作過程中，便難以完全集中精力，從而會(huì)出現(xiàn)“重監(jiān)測、輕檔案管理”的情況，顯然這對(duì)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測、檔案管理工作均會(huì)帶來不利影響。與此同時(shí)，部分檔案管理人員仍秉持傳統(tǒng)檔案管理思想理念，對(duì)現(xiàn)代檔案規(guī)范化、信息化、智能化、電子化管理方法掌握不足，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用技巧掌握不足，顯然在此情況下便難以使生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，進(jìn)而會(huì)影響檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

三、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案規(guī)范化管理具體措施分析

如前所述，生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作現(xiàn)狀問題較多，為了解決上述提到的相關(guān)問題，需實(shí)施有效的規(guī)范化管理措施。具體而言，主要措施如下：

（一）構(gòu)建完善的檔案組織機(jī)制

為了實(shí)現(xiàn)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)，構(gòu)建完善的檔案組織機(jī)制顯得至關(guān)重要，構(gòu)建思路方法包括：

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測崗位工作人員需對(duì)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作充分重視，積極發(fā)揮上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的引導(dǎo)作用，對(duì)檔案管理工作作出正確、科學(xué)的指導(dǎo)，并加強(qiáng)與當(dāng)?shù)貦n案管理部門之間的溝通交流，由其對(duì)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測崗位工作人員在檔案管理上作出有價(jià)值的指導(dǎo)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對(duì)檔案管理的機(jī)構(gòu)制度逐步完善，使檔案管理目標(biāo)更加明確、范圍更加廣闊。相關(guān)工作人員需以檔案規(guī)范化管理為基礎(chǔ)，將檔案管理規(guī)范化、制度化當(dāng)作檔案管理組織機(jī)制構(gòu)建的主要參考依據(jù)，在制定監(jiān)測總體規(guī)劃方案的同時(shí)，將監(jiān)測檔案管理納入其中。對(duì)于檢測工作人員來說，作為監(jiān)測檔案管理和應(yīng)用工作的主要實(shí)施方，也需要圍繞環(huán)境監(jiān)測工作，將整體的監(jiān)測檔案管理和應(yīng)用工作組織并建設(shè)好，明確各工作人員的崗位職責(zé)，包括專業(yè)文檔保管人員、環(huán)境現(xiàn)場采樣和監(jiān)測人員、監(jiān)測儀器維護(hù)和保管人員等等，做好各崗位工作人員的調(diào)度、合理分配，一致努力做好監(jiān)測檔案規(guī)范化管理工作，在各方協(xié)調(diào)配合的基礎(chǔ)上，使監(jiān)測檔案規(guī)范化管理目標(biāo)得到有效實(shí)現(xiàn)。

對(duì)于監(jiān)測工作人員，需以具體工作情況為依據(jù)，將監(jiān)測科技檔案作為中心，結(jié)合環(huán)境監(jiān)測工作中檔案資源的相關(guān)特點(diǎn)，比如資源種類多、內(nèi)容涉及范圍廣等，保證環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)結(jié)果的準(zhǔn)確性，并詳細(xì)、完整記錄獲取的環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)，為后續(xù)環(huán)境監(jiān)測決策方案的制定提供客觀、科學(xué)的參考依據(jù)。

（二）提升檔案分類管理的規(guī)范性

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案規(guī)范化管理工作開展期間，檔案分類管理是其中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，因此需提升監(jiān)測檔案分類管理的規(guī)范性[7]。一方面，針對(duì)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，可根據(jù)監(jiān)測項(xiàng)目，分為水、大氣、土壤、噪聲、光、輻射等幾個(gè)大類，再按時(shí)間排序，形成總錄，按錄索引，形成樹狀管理系統(tǒng)。另一方面，針對(duì)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測過程中涉及的相關(guān)監(jiān)測儀器進(jìn)行分類管理，按照儀器生產(chǎn)源，可分成國內(nèi)生產(chǎn)、進(jìn)口三大類型。同時(shí)，以監(jiān)測儀器占用空間為依據(jù)，分成大、中、小三種型號(hào)。針對(duì)監(jiān)測儀器進(jìn)行管理過程中，需以儀器安裝光盤、保修卡及說明書單重的相關(guān)要求，對(duì)儀器序列號(hào)進(jìn)行詳細(xì)編訂。還需按照儀器應(yīng)用狀態(tài)為依據(jù)，分成正常、待檢修、正常檢修、停用四類狀態(tài)，根據(jù)不同狀態(tài)，執(zhí)行不同的管理措施。此外，檔案管理工作人員需對(duì)縮微技術(shù)合理利用，使檔案體積得到有效縮小，使檔案存儲(chǔ)占用空間減小。當(dāng)然，在利用縮微技術(shù)過程中，也需確保檔案元件的完整性。此外，將生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案細(xì)化成技術(shù)類、管理類等，還需細(xì)化對(duì)外交流人員涉及的相關(guān)檔案，比如交流課題名稱、交流期限等，為相關(guān)人員調(diào)配績效考核工作的順利、有序開展奠定有效基礎(chǔ)。并合理利用細(xì)化的技術(shù)類、管理類生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案資源，為生態(tài)環(huán)境保護(hù)戰(zhàn)略的制定提供有效參考依據(jù)。

（三）提升檔案信息資源利用效率

為了提高生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息資源利用效率，體現(xiàn)其檔案價(jià)值，一方面，需構(gòu)建完善的對(duì)社會(huì)開放的環(huán)境監(jiān)測咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)，對(duì)外界相關(guān)用戶提供相對(duì)應(yīng)的使用服務(wù)。比如，針對(duì)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案，可分成四大類型，即：其一，外部借閱；其二，局部公開；其三，內(nèi)部借閱；其四，復(fù)制供應(yīng)，對(duì)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)等線上服務(wù)通道持續(xù)開放，對(duì)社會(huì)提供有針對(duì)性的咨詢服務(wù)[8-9]。與此同時(shí)，需保證檔案立卷的規(guī)范化，以檔案全宗介紹、立卷說明為依據(jù)，詳細(xì)編寫，進(jìn)一步確保檔案分類、檔案組織結(jié)構(gòu)、檔案大事記等精細(xì)化的實(shí)現(xiàn)，并按照生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作現(xiàn)狀情況，對(duì)檔案專題匯編加以完善，不斷改進(jìn)文件索引、案卷目錄、全引目錄等。此外，需引進(jìn)檔案信息化管理設(shè)施設(shè)備，通過檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，在安全密鑰技術(shù)、防火墻技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的充分支持下，既實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享利用，又保證檔案信息資源的安全性。

（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平

為了提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平，一方面領(lǐng)導(dǎo)層需以身作則，引導(dǎo)檔案管理人員提高認(rèn)識(shí)，逐步認(rèn)識(shí)到做好生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，尤其需學(xué)習(xí)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理技巧方法，掌握檔案信息化采集、存儲(chǔ)、管理技術(shù)方法等[10]。另一方面，檔案管理部門及單位需針對(duì)檔案管理人員展開定期培訓(xùn)教育，側(cè)重提升檔案管理人員檔案采集、分析整理、存儲(chǔ)管理、合理利用等方法技巧，在全面提升檔案規(guī)范化管理水平的基礎(chǔ)上，使生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案的價(jià)值作用得到最大化的發(fā)揮，進(jìn)一步為生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作提供有效參考依據(jù)。

四、結(jié)語

綜上所述，做好生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的意義顯著，能夠?yàn)樯鷳B(tài)環(huán)境保護(hù)和管理制定落實(shí)科學(xué)的決策提供有效依據(jù)，有助于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。但是由于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作尚存一些較為明顯的問題，因此需構(gòu)建完善的檔案組織機(jī)制，提升檔案分類管理的規(guī)范性，提升檔案信息資源利用效率，并提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平等?？傊?，相信這些做好方面，生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案規(guī)范化管理質(zhì)量水平將能夠得到有效提升，進(jìn)一步為生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案建設(shè)事業(yè)的穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。