ERP系統(tǒng)助力企業(yè)內(nèi)控管理應用研究

郗海燕

（青島政建投資集團有限公司，山東 青島 266000）

一、引言

企業(yè)的發(fā)展需緊跟時代的步伐，擁有發(fā)展機遇的同時也面臨競爭壓力，鑒于此，企業(yè)若想在激烈的市場環(huán)境下生存和發(fā)展，應注重強化內(nèi)控管理的作用，發(fā)揮內(nèi)控管理的優(yōu)點，規(guī)范企業(yè)內(nèi)部工作流程，保護資產(chǎn)的安全，提高資金的利用率。企業(yè)選擇ERP系統(tǒng)在內(nèi)控管理中的應用是市場經(jīng)濟發(fā)展下的產(chǎn)物，是企業(yè)提升財務管理效率促進財務管理工作的有效手段，故企業(yè)要提高對ERP系統(tǒng)的認識，以便為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更多的機會，有效的促進企業(yè)節(jié)約成本，實現(xiàn)經(jīng)營目標。

二、ERP系統(tǒng)概述

1.ERP系統(tǒng)的概念

ERP系統(tǒng)起源于美國，主要是對企業(yè)內(nèi)部所有資源進行有效的分配，確保企業(yè)資源最大化的利用，同時ERP系統(tǒng)也是企業(yè)規(guī)劃資源的應用系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)的核心內(nèi)容是財務管理工作，通過建立信息系統(tǒng)，鏈接企業(yè)內(nèi)部各個系統(tǒng)，以實現(xiàn)資源數(shù)據(jù)互通共享，利用真實的財務數(shù)據(jù)信息，掌握企業(yè)各個工作流程的資源使用情況，將各個業(yè)務流程進行無縫鏈接，以便企業(yè)提高管理效率，提升財務數(shù)據(jù)的準確性，保證企業(yè)業(yè)務流程的精確度，最終促進企業(yè)的經(jīng)營適應現(xiàn)代化的發(fā)展要求，優(yōu)化企業(yè)運行模式，降低企業(yè)經(jīng)營成本，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更多的利潤[1]。

2.ERP系統(tǒng)的應用特點

企業(yè)的ERP系統(tǒng)主要是運用計算機技術(shù)和信息系統(tǒng)為企業(yè)提供完整的資源規(guī)劃，以便企業(yè)在完善管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，確保資源和資金最大化利用，實現(xiàn)企業(yè)財務管理的工作目標，有利于推進企業(yè)管理現(xiàn)代化的進程。企業(yè)借助ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息來制定管控策略，制定動態(tài)化的管理，按照企業(yè)經(jīng)營規(guī)劃的要求，在分析市場變化情況的基礎(chǔ)上，為企業(yè)的經(jīng)營管理提供科學的依據(jù)，方便企業(yè)管理者建立良性的管理體系，為企業(yè)的經(jīng)營管理創(chuàng)造更多有價值的信息。企業(yè)ERP系統(tǒng)的應用要堅持客觀性、共享性、真實性、全面性、規(guī)范性和發(fā)展性的特點，堅持客觀數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，注重數(shù)據(jù)分析的重要性，以促進企業(yè)實現(xiàn)管理和業(yè)務雙重提升的效果。

企業(yè)ERP系統(tǒng)是一個全面的信息系統(tǒng)，包含企業(yè)所有的經(jīng)濟活動，是企業(yè)財務管理和業(yè)務系統(tǒng)的融合，對企業(yè)整體的資源規(guī)劃產(chǎn)生重要的影響，所以企業(yè)ERP系統(tǒng)具有全面性的特點。同時企業(yè)的ERP系統(tǒng)主要通過信息數(shù)據(jù)的互通共享，為企業(yè)各部門的工作提供便利，為此，企業(yè)ERP系統(tǒng)具有共享性。企業(yè)ERP系統(tǒng)需要企業(yè)內(nèi)部各個部門以及工作人員的配合，才能保證數(shù)據(jù)來源真實，為信息數(shù)據(jù)的使用者以及企業(yè)管理者的經(jīng)營決策提供真實的財務數(shù)據(jù)，為此ERP系統(tǒng)具有真實性的特點。隨著企業(yè)在市場經(jīng)濟中的經(jīng)營管理，企業(yè)需要不斷的擴展經(jīng)營范圍以便適應不斷變化的市場環(huán)境和經(jīng)濟形勢，ERP系統(tǒng)需做動態(tài)的管理，才能更好的為企業(yè)發(fā)展提供服務，為此該系統(tǒng)具有發(fā)展性的特點。企業(yè)ERP系統(tǒng)具有規(guī)范性的作用，能夠規(guī)范和約束企業(yè)內(nèi)部的管理工作流程，對提升企業(yè)內(nèi)控水平，促進內(nèi)控發(fā)展具有重要的意義[2]。

三、ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)控管理中應用帶來的價值

1.改善內(nèi)控環(huán)境，完善內(nèi)控管理體系

企業(yè)ERP系統(tǒng)是一個信息系統(tǒng)，主要借助信息技術(shù)手段，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制的信息化和網(wǎng)絡化，促進企業(yè)內(nèi)部各個工作都實現(xiàn)信息化，建立信息平臺，提高企業(yè)辦事效率，強化企業(yè)內(nèi)部管理能力，為內(nèi)控發(fā)展提供一個良好的工作環(huán)境，同時為企業(yè)的經(jīng)營提供便利，提升企業(yè)解決管理問題的能力，促進企業(yè)整體的運營和發(fā)展。

2.有利于實現(xiàn)企業(yè)財務精細化管理，提高企業(yè)財務管控能力

企業(yè)采用ERP系統(tǒng)主要是通過信息系統(tǒng)的建立，促進財務管理工作水平的提升，財務管理需要信息系統(tǒng)提供準確的數(shù)據(jù)信息資源，財務數(shù)據(jù)信息來源于各部門的上報以及積極配合，完整的數(shù)據(jù)信息有利于企業(yè)制定經(jīng)營規(guī)劃，企業(yè)對數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一管理，可以更好的分配資金、資源等，幫助企業(yè)實現(xiàn)財務精細化管理的同時，為企業(yè)經(jīng)營管理提供重要的數(shù)據(jù)信息，為企業(yè)的經(jīng)營提供便利，及時的查找相關(guān)的數(shù)據(jù)，制定好解決問題的措施，企業(yè)按照市場經(jīng)濟的變化，為正常的發(fā)展創(chuàng)造良好的氛圍[3]。

3.有利于企業(yè)開展成本控制，避免財務管理問題

ERP系統(tǒng)的運用使企業(yè)可以準確的分析數(shù)據(jù)信息中的失誤，企業(yè)的成本規(guī)劃和預算管理依靠ERP系統(tǒng)的良好運用，在此基礎(chǔ)上企業(yè)可以合理的編制預算，實現(xiàn)全面成本控制，一旦成本規(guī)劃不合理，企業(yè)就可以依據(jù)ERP系統(tǒng)及時的對錯誤的信息進行客觀的數(shù)據(jù)分析，以便企業(yè)及時的調(diào)整成本規(guī)劃，有效的開展成本控制，為企業(yè)的經(jīng)營規(guī)避成本問題，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

4.有利于企業(yè)實現(xiàn)業(yè)財互通，提高辦公效率

企業(yè)運用ERP系統(tǒng)改變傳統(tǒng)的工作模式，借助信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，節(jié)省了數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計、核算、整理、分類及分析的時間，致使員工的工作效率明顯的提升。企業(yè)實施ERP系統(tǒng)后，業(yè)務和財務工作實現(xiàn)了對接，業(yè)務和財務的有效溝通有助于企業(yè)提高工作質(zhì)量和效率，以便企業(yè)規(guī)范操作流程，通過開展內(nèi)控管理，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營的目標[4]。

綜上所述，企業(yè)ERP系統(tǒng)的應用和實施有助于企業(yè)流程的規(guī)范化，并且保證企業(yè)內(nèi)部人、事、物品、各個環(huán)節(jié)與業(yè)務、財務工作有機結(jié)合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一化的管理，并且有效的解決內(nèi)部信息滯后的現(xiàn)象，實現(xiàn)資金、資源共享，方便企業(yè)管理者準確的制定發(fā)展規(guī)劃決策，提高企業(yè)內(nèi)部管理水平，促進企業(yè)發(fā)展。

四、ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)控管理中的應用現(xiàn)狀

企業(yè)要想發(fā)揮ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)控管理的應用，需要有專業(yè)的數(shù)據(jù)信息，但是由于企業(yè)內(nèi)部工作環(huán)境不穩(wěn)定，管理者的思想意識落后，以及各部門之間有限的溝通等，導致ERP系統(tǒng)在應用的過程中不可避免的存在各類問題，現(xiàn)總結(jié)如下。

1.企業(yè)管理者對ERP系統(tǒng)的應用意識淡薄

企業(yè)管理者對內(nèi)控的重視程度決定了內(nèi)控的發(fā)展前景及質(zhì)量，在ERP系統(tǒng)應用在內(nèi)控管理過程時，企業(yè)內(nèi)部缺少穩(wěn)定的工作環(huán)境，導致ERP系統(tǒng)的實施未能體現(xiàn)應有的成果。企業(yè)管理者對ERP系統(tǒng)存在片面的認識，單純的認為ERP系統(tǒng)即是財務系統(tǒng)，僅財務部門使用，對ERP系統(tǒng)其他方面的作用處于忽視的狀態(tài)，因為這種認識不透徹的現(xiàn)象，不利于ERP系統(tǒng)的使用和推廣。企業(yè)內(nèi)部對ERP系統(tǒng)的宣傳力度弱下，各部門的配合程度較低，對其功能和使用了解不透徹，限制企業(yè)內(nèi)控管理工作的發(fā)展，成為阻礙ERP系統(tǒng)應用的主要因素，不利于企業(yè)開展數(shù)據(jù)共享和信息傳遞。

2.企業(yè)缺少完善的ERP系統(tǒng)使用行為規(guī)范

企業(yè)ERP系統(tǒng)若想得到合理的應用需要有規(guī)范的工作流程，目前企業(yè)不重視ERP系統(tǒng)的應用，加之ERP系統(tǒng)的應用時間較短，企業(yè)缺少這方面的經(jīng)驗，在內(nèi)控管理工作中不能有效的實現(xiàn)ERP系統(tǒng)的作用。企業(yè)ERP系統(tǒng)的應用組織架構(gòu)不健全，認識存在片面性，通常將ERP系統(tǒng)應用的工作職責下派至財務部門，其他部門對ERP系統(tǒng)的應用主動性不強。企業(yè)對各部門以及工作人員的ERP系統(tǒng)使用工作職責劃分不清，存在重復工作的現(xiàn)狀，而且ERP系統(tǒng)的使用不規(guī)范，缺少制度的約束，對其使用未做精細化的管理和規(guī)定，對系統(tǒng)的操作規(guī)范、崗位職責，報告制度、考核制度等不明確不健全導致ERP系統(tǒng)的應用效率低下[5]。

3.企業(yè)監(jiān)督機制不健全

企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督機制不健全，導致ERP系統(tǒng)在應用過程存在諸多問題，主要原因為企業(yè)對ERP系統(tǒng)的缺乏正確的理解，監(jiān)督工作不獨立，受到企業(yè)管理者思想意識的制約，企業(yè)管理者將監(jiān)督工作派至財務部門中，降低了監(jiān)督工作的質(zhì)量和效率。企業(yè)對ERP系統(tǒng)的應用未設(shè)定專門的監(jiān)督管理部門，兼職的監(jiān)督人員開展工作的態(tài)度比較散漫，工作不積極，而且相關(guān)的監(jiān)督工作不全面，一般都只注重ERP系統(tǒng)應用的結(jié)果考核，缺少整個過程的監(jiān)管，企業(yè)ERP系統(tǒng)的規(guī)范應用全程得不到保證，增加了企業(yè)財務管理的問題以及風險出現(xiàn)，不利于企業(yè)將ERP系統(tǒng)應用在內(nèi)控管理工作中，增加了企業(yè)的經(jīng)營成本，降低了企業(yè)的營運能力。

4.企業(yè)績效考核機制不完善，缺少ERP系統(tǒng)應用人才

現(xiàn)階段企業(yè)之間的競爭是人才的競爭，企業(yè)應該注重培養(yǎng)專業(yè)的ERP相關(guān)人才，就目前企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營來看，企業(yè)缺乏該方面的人才，主要原因為企業(yè)對ERP系統(tǒng)的應用不重視，績效考核機制不完善，相關(guān)的績效評估指標設(shè)定不合理，導致績效考核缺少公平公正性，降低了企業(yè)員工的工作積極性，不利于增加工作責任感和凝聚力。企業(yè)對工作人員的知識結(jié)構(gòu)更新不及時，不注重學習能力的提升，不開展相關(guān)的培訓及學習，員工在日常工作中都是憑借經(jīng)驗工作，此種狀態(tài)下一旦員工對ERP系統(tǒng)的認識片面，則會影響企業(yè)ERP系統(tǒng)的整體使用效率。企業(yè)對系統(tǒng)的操作和相關(guān)技能培訓不及時，導致員工就信息系統(tǒng)操作流程不規(guī)范，同時會降低內(nèi)控的質(zhì)量，阻礙內(nèi)控的科學管理進程。

5.企業(yè)ERP系統(tǒng)應用存在風險性

企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)不完整，對系統(tǒng)的管理權(quán)限設(shè)定不合理，嚴重威脅到數(shù)據(jù)的安全，增加企業(yè)內(nèi)控管理的風險。企業(yè)對ERP系統(tǒng)的風險要素識別不準確，未發(fā)現(xiàn)潛在的風險，此類風險一旦凸顯，會致使企業(yè)陷入嚴重的經(jīng)營管理危機中。企業(yè)對ERP系統(tǒng)的應用風險預警機制和防范措施不到位，信息處理不及時，對工作人員的崗位職責界定不清晰，導致遺漏一些問題和工作，不利于企業(yè)全面內(nèi)控管理。企業(yè)ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)備更新速度慢，降低數(shù)據(jù)分配和管理的工作效率，不利于數(shù)據(jù)共享和各部門之間的有效溝通，信息系統(tǒng)模塊設(shè)定不合理，阻礙企業(yè)ERP系統(tǒng)的管理應用質(zhì)量[6]。

五、ERP系統(tǒng)助力企業(yè)內(nèi)控管理應用措施

1.明確ERP系統(tǒng)的重要性，強化ERP系統(tǒng)的使用意識

企業(yè)的發(fā)展受市場經(jīng)濟形勢的影響，為使企業(yè)更好的強化內(nèi)控作用，對ERP系統(tǒng)的應用需強化思想意識，尤其是企業(yè)的管理者要提高認識，全面的對ERP系統(tǒng)有一個充分的了解，認識其內(nèi)涵以及工作的重要性，企業(yè)應為ERP系統(tǒng)的使用營造良好的工作環(huán)境。同時企業(yè)管理者帶頭重視ERP系統(tǒng)在內(nèi)控管理中的應用，對系統(tǒng)的重要性做好宣傳，宣傳的方式考量多面性，按照企業(yè)實際的工作要求，明確ERP系統(tǒng)的應用目標，鼓勵各部門強化思想意識，積極參與到ERP系統(tǒng)的使用過程中，以便企業(yè)可以明確ERP系統(tǒng)的使用職責，為內(nèi)控管理水平的提升提供助力。站在企業(yè)發(fā)展的全局角度，充分重視ERP系統(tǒng)在內(nèi)控管理中的應用，為實現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)共享，提高數(shù)據(jù)信息管理能力奠定思想基礎(chǔ)。

2.制定精細化的ERP系統(tǒng)應用制度

企業(yè)若想利用ERP系統(tǒng)助力內(nèi)控管理工作的發(fā)展，首先需建立健全ERP系統(tǒng)的使用行為規(guī)范，完善相關(guān)的制度，對制度做精細化的管理規(guī)定，以便企業(yè)發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用，強化內(nèi)控管理的作用。企業(yè)明確ERP系統(tǒng)的使用工作目標，完善應用過程的組織架構(gòu)，明確相關(guān)人員的工作權(quán)責及義務，有利于管理者及時準確找到問題出現(xiàn)的原因。企業(yè)細化ERP系統(tǒng)的管理制度時應多角度多維度進行考量，包括工作行為規(guī)范、崗位職責、績效考核等基礎(chǔ)的工作制度以及信息技術(shù)的收集、整理、運行、共享、報告等操作流程，不斷規(guī)范管理工作內(nèi)容，確保ERP系統(tǒng)運行的暢通。優(yōu)化和創(chuàng)新ERP系統(tǒng)，使ERP系統(tǒng)更加科學化和多元化，讓ERP系統(tǒng)具有更多的功能，以此滿足各種不同的工作需求。

3.建立健全監(jiān)督機制

企業(yè)對ERP系統(tǒng)的應用全程都需要監(jiān)督機制的管控，通過管控促進企業(yè)ERP系統(tǒng)合理的應用在內(nèi)控管理中，并發(fā)揮其作用，提高企業(yè)內(nèi)控質(zhì)量。企業(yè)按照ERP系統(tǒng)的應用流程規(guī)范監(jiān)督工作機制，明確監(jiān)督工作的目標和工作職責，建立監(jiān)督人員隊伍，對監(jiān)督人員開展培訓，提升專業(yè)性，強化思想道德教育，并派專人負責監(jiān)督工作的開展，保證監(jiān)督工作人員的責任性和專業(yè)性。監(jiān)督工作需貫穿至ERP系統(tǒng)應用的前、中、后全過程，有效的發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用，監(jiān)督人員的全程參與，可以清晰的掌握整個過程，便于及時的更新數(shù)據(jù)信息，同時可規(guī)避因工作人員操作失誤帶來的風險。監(jiān)督最終形成的報告對企業(yè)內(nèi)控管理的發(fā)展具有借鑒性的意義，所以企業(yè)應該重視ERP系統(tǒng)應用過程的監(jiān)督，提高企業(yè)內(nèi)控的質(zhì)量[7]。

4.建立科學的績效考核機制，培養(yǎng)專業(yè)人才

企業(yè)對ERP系統(tǒng)的應用應堅持以人為本，發(fā)揮人才的優(yōu)勢，以便提高ERP系統(tǒng)的應用效果，同時促進內(nèi)控管理工作的發(fā)展。結(jié)合企業(yè)日常工作流程及場景，對ERP系統(tǒng)的技術(shù)人員和相關(guān)工作人員開展培訓，制定培訓方案，對ERP系統(tǒng)進行專業(yè)知識學習，同時注重系統(tǒng)的使用培訓，保證企業(yè)員工的工作規(guī)范性，提高員工對ERP系統(tǒng)的認識，加強各部門的溝通，提高ERP系統(tǒng)的作用。在此基礎(chǔ)上企業(yè)還應建立科學的績效考核機制，注重考核指標的評估，不僅關(guān)注工作質(zhì)量，將工作態(tài)度和責任心同時納入考核指標中，有利于增加員工的責任感，同時績效考核的結(jié)果公平公正，能激發(fā)員工工作的主動性和積極性，有效提高工作人員的整體素養(yǎng)，保障ERP系統(tǒng)的有效運營。

5.注重ERP系統(tǒng)的風險管控，明確管理權(quán)限

企業(yè)ERP系統(tǒng)在內(nèi)控管理中的應用需明確管理權(quán)限，強化風險意識，以便企業(yè)可以保障信息數(shù)據(jù)的安全。企業(yè)按照ERP系統(tǒng)在內(nèi)控管理中的應用，需設(shè)定工作人員的管理權(quán)限，完善相關(guān)的工作業(yè)務操作流程，便于員工能夠及時的發(fā)現(xiàn)工作中不合理的現(xiàn)象，及時處理不正確的數(shù)據(jù)信息，保證數(shù)據(jù)信息真實完整。企業(yè)需建立健全風險預警機制，制定系統(tǒng)風險防范管理方案，保證企業(yè)各部門之間建立有效溝通的同時規(guī)避系統(tǒng)的使用風險，提高工作質(zhì)量和效率。積極規(guī)范ERP系統(tǒng)的應用，嚴格遵守各項管理制度，逐步優(yōu)化線上控制，及時跟蹤與反饋各種風險信息，確保ERP系統(tǒng)的標準化、科學化，提升企業(yè)風險管控能力，促進企業(yè)發(fā)展。

六、結(jié)語

信息時代背景下企業(yè)的發(fā)展需借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，以便順應時代的發(fā)展，走現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展道路。企業(yè)內(nèi)控管理水平的提升可以借助ERP系統(tǒng)的應用，但需建立在企業(yè)內(nèi)部對ERP系統(tǒng)有一個充分的理解和認識，構(gòu)建完善的ERP系統(tǒng)應用制度體系，培養(yǎng)專業(yè)的工作人員，增強風險預警和防范的能力，以便企業(yè)有效的解決內(nèi)控管理工作存在的問題，進一步提升ERP系統(tǒng)應用的全面性，為企業(yè)內(nèi)控管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)，提升企業(yè)的競爭力，實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。