航天企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)的問題分析

北京航天長征飛行器研究所 焦璐婷

在信息技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，人工智能的研究不斷進(jìn)步，特別是在信息化管理越來越普及的現(xiàn)在，企業(yè)在正常工作開展過程當(dāng)中已經(jīng)改變原有的工作方式，基本上所有的紙質(zhì)檔案都會直接轉(zhuǎn)換為電子檔案進(jìn)行保存，不僅可以提高檔案管理的安全性，而且還可以保證檔案查詢的便捷性，有利于后期實(shí)現(xiàn)資源共享。在航天企業(yè)發(fā)展過程中，航天企業(yè)數(shù)字檔案直接影響航天企業(yè)未來的發(fā)展方向和創(chuàng)新方向，相關(guān)部門也應(yīng)該從紙質(zhì)檔案模式中解放出來，使用數(shù)字檔案資源的管理模式對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，為后期航天企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展和生產(chǎn)創(chuàng)新提供支持。

一、航天企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)的意義

通過數(shù)字檔案和科技文件的系統(tǒng)建設(shè)，有利于后期航天企業(yè)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)模式的轉(zhuǎn)型，提高企業(yè)在管理過程中的業(yè)務(wù)能力，縮短設(shè)計(jì)人員在設(shè)計(jì)時的時間，減少工作量，利于后期航天制作工作的全面開展。同時還可實(shí)現(xiàn)實(shí)時發(fā)布科技文件和相關(guān)檔案信息內(nèi)容，為航天企業(yè)的成功轉(zhuǎn)型提供有力支持。隨著系統(tǒng)的不斷應(yīng)用，航天企業(yè)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和整體工作能力都會有所提升。

1.實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)文件及工藝文件的在線接收

通過航天企業(yè)數(shù)字檔案信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)航天企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的互相聯(lián)通和文件的跨區(qū)域接收。當(dāng)管理人員下載和上傳相關(guān)設(shè)計(jì)文件到檔案系統(tǒng)后，在系統(tǒng)內(nèi)部開展相應(yīng)的登記和存儲工作，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)文件的在線接收和在線轉(zhuǎn)化。通過檔案系統(tǒng)和工藝系統(tǒng)的合力開發(fā)，可以將相關(guān)電子文件通過圖表的形式直接展現(xiàn)在存儲器中，實(shí)現(xiàn)了電子工藝文件的自動接收，有利于提高工作效率。

2.實(shí)現(xiàn)電子工藝文件的在線歸檔

為了實(shí)現(xiàn)電子工藝文件的高效率管理，在管理過程中制定了詳細(xì)的電子工藝歸檔流程，簡化檔案在操作過程中的步驟。在工藝系統(tǒng)將相關(guān)檔案歸檔之后，可以實(shí)現(xiàn)隨時查詢、隨時歸檔，在審批過程中減少檔案檢查人員的工作量，檔案檢查人員只需檢查文件的相關(guān)規(guī)范性確認(rèn)，當(dāng)文件審批通過之后，直接可以實(shí)現(xiàn)高效率的歸檔。目前，在工藝系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理方面，可實(shí)現(xiàn)電子工藝規(guī)程、工藝路線和工裝設(shè)計(jì)圖紙等相關(guān)內(nèi)容等在線歸檔。

3.實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案館藏數(shù)字化

為了能夠協(xié)調(diào)電子工藝的發(fā)展，在通過多家調(diào)研查找資料，建立紙質(zhì)版文案之后，可以直接將紙質(zhì)文案進(jìn)行掃描處理，對于經(jīng)常使用的檔案信息和檔案內(nèi)容，可以采用高速掃描儀對紙質(zhì)版的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行流水式的數(shù)字化處理，之后再按照相應(yīng)的工作程序進(jìn)行儲存，經(jīng)過儲存后的資源信息可實(shí)現(xiàn)直接查詢。

4.實(shí)現(xiàn)電子文件的在線利用

數(shù)字檔案系統(tǒng)門戶可以為用戶提供便捷的查詢平臺，便于在該平臺內(nèi)實(shí)現(xiàn)電子文件的查找和研究系統(tǒng)門戶，可以根據(jù)檔案安全體系的要求嚴(yán)格控制相關(guān)權(quán)限，同時在使用過程中，電子文件也可以發(fā)揮出自身特有的優(yōu)勢，準(zhǔn)確地將相應(yīng)的電子信息傳遞給需要的人，實(shí)現(xiàn)快速高效在線瀏覽，提高了電子文件的使用效率。

5.實(shí)現(xiàn)長久可用和受控性

當(dāng)電子文件歸檔完成之后，即可實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步運(yùn)行，在后期管理過程當(dāng)中也離不開相應(yīng)的文件管理?；谖募畔?，我國制定了詳細(xì)的管理規(guī)范，編制出相應(yīng)的管理內(nèi)容，便于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)對接和歸檔接口的對接。當(dāng)電子文件相關(guān)工作內(nèi)容得到確立之后，可直接取消紙質(zhì)版打印圖紙的方式，為后期生產(chǎn)建設(shè)提供技術(shù)手段和保障，實(shí)現(xiàn)信息的長久可用性。

二、航天企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)面臨的問題

（一）數(shù)字檔案資源建設(shè)規(guī)劃不足

為了能夠全面解決后期航天企業(yè)數(shù)字案資源建設(shè)方面的問題，首先需要明確現(xiàn)階段影響數(shù)字檔案資源建設(shè)的主要問題和主要原因，進(jìn)而采取相應(yīng)的解決措施，實(shí)現(xiàn)航天企業(yè)高質(zhì)量轉(zhuǎn)型發(fā)展。目前航天企業(yè)，都全面推行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的工作模式，而且為了能夠保障數(shù)字資源的安全性，各個企業(yè)部門也制定了詳細(xì)的規(guī)范，建立安全系統(tǒng)，但是在管理過程當(dāng)中，缺乏相應(yīng)的規(guī)劃，導(dǎo)致數(shù)字檔案資源的管理思路和管理策略缺乏一定的科學(xué)性和系統(tǒng)性，造成部分有價值的資源被淹沒，不能為航天信息研究人員提供相應(yīng)的資源支持和數(shù)據(jù)支持。而且在航天企業(yè)建立相應(yīng)的電子文件之后，由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致電子文件在儲存具有一定的無目的性，影響電子文件儲存的準(zhǔn)確性。除此之外，在電子文件管理過程中，由于各個文件的處理格式不同，導(dǎo)致后期在文件傳輸過程中受到一定的限制。

（二）數(shù)字檔案資源積累相對匱乏

數(shù)字檔案管理的目的是為了便于后期相關(guān)資源的查詢，實(shí)現(xiàn)對知識內(nèi)容的高效率管理。但是在現(xiàn)階段航天企業(yè)工作中，由于數(shù)字檔案資源積累相對匱乏，導(dǎo)致實(shí)際數(shù)字檔案建設(shè)不理想。如果在檔案管理中仍然沿用傳統(tǒng)的工作方式，不僅工作效率低，而且還受到人力資源的影響，導(dǎo)致后期對航天材料的加工質(zhì)量較差，影響整個數(shù)字化工作的開展。而且在文件歸檔過程中，由于所涉及的行業(yè)內(nèi)容較多，數(shù)量較大，工作人員無法實(shí)現(xiàn)對相關(guān)電子文件檔案的全面管理和分類，導(dǎo)致部分電子檔案管理出現(xiàn)業(yè)務(wù)重疊的現(xiàn)象。除此之外，在檔案管理過程中還要保證檔案內(nèi)容的保密性，如果用人工管理檔案，不僅達(dá)不到相應(yīng)的要求，而且還會帶來一定的安全隱患。

（三）數(shù)字檔案資源開發(fā)利用效果欠佳

數(shù)字檔案資源管理可以實(shí)現(xiàn)快速查閱、快速使用，但是在使用過程中，由于對資源的開發(fā)利用效果欠佳，導(dǎo)致實(shí)際研究價值大大降低。特別是隨著航天企業(yè)的不斷發(fā)展，航天人員檔案數(shù)據(jù)使用需求不斷增加，資源內(nèi)容較少直接影響航天研究成果和事業(yè)發(fā)展。從目前航天企業(yè)數(shù)字檔案發(fā)展?fàn)顩r來看，內(nèi)容相對較少，開發(fā)力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需求。

三、航天企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)對策

（一）標(biāo)準(zhǔn)引領(lǐng)，加強(qiáng)數(shù)字檔案資源統(tǒng)籌規(guī)劃

在航天企業(yè)數(shù)字檔案資源管理過程中，首先需要標(biāo)準(zhǔn)引領(lǐng)，加強(qiáng)數(shù)字檔案資源的統(tǒng)籌規(guī)劃。在數(shù)字檔案資源中，可將數(shù)字檔案資源進(jìn)行常態(tài)化管理，實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案資源的高效管理。對于國家來說，應(yīng)該加強(qiáng)對相應(yīng)航天企業(yè)的頂層設(shè)計(jì)，保證航天企業(yè)相關(guān)數(shù)字檔案工作的全面開展。

1.規(guī)范檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

在整個數(shù)字檔案資源管理過程當(dāng)中，離不開元數(shù)據(jù)的支持，元數(shù)據(jù)能夠保障信息的安全性，也能夠保障后期信息資源在使用過程中的真實(shí)性。無論利用哪種載體對數(shù)字化資源進(jìn)行有效管理，都需要合理利用資源和數(shù)據(jù)的內(nèi)部特征和外部特征，對相應(yīng)的內(nèi)容進(jìn)行解釋和描述，進(jìn)而才可開展后續(xù)的各項(xiàng)工作。在航天數(shù)字化信息發(fā)展的情況之下，各種附加系統(tǒng)不斷上線運(yùn)行，為了能夠提高后期數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)不同電子內(nèi)容的相關(guān)文件，進(jìn)行歸檔和記錄，為實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合，提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.規(guī)范數(shù)字檔案保存格式標(biāo)準(zhǔn)

通過規(guī)范數(shù)字檔案資源保存格式的標(biāo)準(zhǔn)，一方面可以提高數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)谋憬菪裕硪环矫孢€可以保障數(shù)據(jù)信息在傳輸過程中的安全性，可以實(shí)現(xiàn)快速的共享傳遞。在科研信息內(nèi)容管理中，由于所涉及的行業(yè)內(nèi)容較多，因此不同的文件都有其相對應(yīng)的保存格式以便于后期資源共享，在資源保存格式管理過程中應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)一處理。比如在對圖紙模型質(zhì)量等資源管理過程中，由于后期使用的概率較大，如果沒有按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理，不僅會影響后期數(shù)據(jù)共享，而且還會導(dǎo)致資源丟失，不利于生產(chǎn)經(jīng)營。

（二）需求導(dǎo)向，豐富和優(yōu)化館藏數(shù)字檔案資源

想要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的豐富化和多樣化，必須要按照相應(yīng)的工作程序豐富館藏內(nèi)容，使館藏結(jié)構(gòu)更加完善和合理化。在航天企業(yè)數(shù)字檔案資源管理過程中，應(yīng)該根據(jù)數(shù)字化發(fā)展的方向，實(shí)現(xiàn)對數(shù)字化信息的合理利用，解決數(shù)字化信息在傳輸過程中的問題，實(shí)現(xiàn)對各類材料的有效管理。

1.加強(qiáng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件有效管控

在數(shù)字化條件的支持之下，航天企業(yè)應(yīng)該大力推廣數(shù)字化研究，為航天產(chǎn)品未來生產(chǎn)提供有力的數(shù)據(jù)支持。特別是在電子文件處理過程中，應(yīng)該按照不同電子文件的性能進(jìn)行合理劃分，實(shí)現(xiàn)對電子文件的高質(zhì)量分類和管理。

2.加強(qiáng)傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)換力度

根據(jù)現(xiàn)階段航天產(chǎn)品研究來說，應(yīng)該加強(qiáng)傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)換力度，改變傳統(tǒng)研究載體的工作方式，實(shí)現(xiàn)對檔案信息內(nèi)容的高質(zhì)量轉(zhuǎn)換。特別是關(guān)于航天技術(shù)、航天未來發(fā)展等相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)該按照相應(yīng)的使用頻率進(jìn)行相應(yīng)的歸檔處理。同時在檔案資源管理過程當(dāng)中，對于部分相對較為隱秘的資源應(yīng)該不斷降低解密難度，實(shí)現(xiàn)資源共享，幫助更多航天企業(yè)工作人員對內(nèi)容進(jìn)行分析和研究。

3.拓寬檔案收集渠道

在航天企業(yè)檔案資源管理過程中，也應(yīng)該不斷拓寬檔案收集渠道，從而豐富檔案資源。在檔案收集時應(yīng)該加強(qiáng)對實(shí)物檔案、名人檔案、重大活動檔案等內(nèi)容的收集和管理，豐富數(shù)字化檔案。除此之外，對航天企業(yè)的未來發(fā)展也應(yīng)該收集相應(yīng)的檔案信息內(nèi)容，如市場的風(fēng)險調(diào)控、科技創(chuàng)新、國際拓展等方面，不斷改變現(xiàn)有的工作模式，對具體信息內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)收集，使檔案信息更加豐富，資源更加可靠。

（三）創(chuàng)新數(shù)字檔案資源服務(wù)方式

在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支持下，充分發(fā)揮數(shù)字檔案的優(yōu)勢，提高數(shù)字檔案信息資源的管理價值，為后期科研生產(chǎn)提供有效保障。航天企業(yè)在數(shù)字管理過程當(dāng)中，應(yīng)該針對不同的用戶提供相應(yīng)的推送服務(wù)，提高工作人員在數(shù)據(jù)查詢方面的便捷性。

1.構(gòu)建數(shù)字檔案資源管理平臺，實(shí)現(xiàn)資源集中管理與在線利用

通過構(gòu)建數(shù)字檔案資源管理平臺，可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息內(nèi)容的在線管理和在線使用，實(shí)現(xiàn)對資源信息的合理利用。航天企業(yè)在發(fā)展中可以結(jié)合PDM、CAPP、TDM等相關(guān)業(yè)務(wù)接口，建立良好的信息共享資源平臺，實(shí)現(xiàn)對電子文件和電子內(nèi)容的實(shí)時更新，同時改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理方式，直接通過電子審批、電子檢查的功能，為相應(yīng)的技術(shù)人員和管理人員提供便捷服務(wù)，提高數(shù)據(jù)共享的效率。

2.提供多種途徑的檔案檢索渠道，滿足不同層次用戶需求

科研人員工作過程中所涉及的知識范圍較為廣泛，為了提高航天工作人員查詢的便捷性，針對不同的航天部門也應(yīng)該采取相應(yīng)的簡單查詢的檢索方式，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的高效率管理，減少工作人員的工作量，提高管理者的數(shù)據(jù)分析能力，為領(lǐng)導(dǎo)整個航天企業(yè)的發(fā)展提供助力。

3.建立數(shù)字檔案協(xié)同服務(wù)模式，提升對業(yè)務(wù)部門的支撐能力

數(shù)字檔案的建立是航天企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)穩(wěn)步轉(zhuǎn)型的第一步。傳統(tǒng)航天企業(yè)在工作過程中以紙質(zhì)版的方式對相應(yīng)檔案內(nèi)容進(jìn)行歸檔處理，但是隨著數(shù)字化產(chǎn)品的使用，在歸檔過程中可直接按照檔案信息制成相應(yīng)的產(chǎn)品數(shù)據(jù)包，通過各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息整合為后期產(chǎn)品研發(fā)、產(chǎn)品生產(chǎn)，提供有力的理論支持和數(shù)據(jù)支持。

4.提供個性化檔案信息服務(wù)，提升用戶體驗(yàn)

航天企業(yè)在數(shù)字管理過程中應(yīng)該注重對數(shù)據(jù)的深度挖掘，通過用戶建模和信息過濾的服務(wù)技術(shù)，不斷改進(jìn)原有的技術(shù)手段，對于不同的科研人員和管理人員，應(yīng)該推送不同的信息內(nèi)容，滿足用戶對信息內(nèi)容的需求。在推送過程中提供個性化服務(wù)使檔案信息服務(wù)質(zhì)量不斷提高，優(yōu)化用戶的使用體驗(yàn)。除此之外，在大數(shù)據(jù)的影響之下，對不同的工作人員可提供特色的專題服務(wù)。比如在對管理人員提供相應(yīng)的專題檔案時，要根據(jù)管理內(nèi)容的管理職責(zé)和管理策略出發(fā)，按照相應(yīng)的管理要求推送相應(yīng)知識內(nèi)容，提高管理者在管理過程中的管理質(zhì)量和管理效率。

四、結(jié)束語

綜上所述，數(shù)字檔案信息資源是航天企業(yè)能夠穩(wěn)步發(fā)展的基礎(chǔ)，也是能夠推動航天企業(yè)不斷進(jìn)步的源動力。在數(shù)字檔案資源管理過程中，要加強(qiáng)對信息內(nèi)容的管理力度，實(shí)現(xiàn)對信息內(nèi)容的深度研究和廣度研究，從而解決航天人員在相應(yīng)內(nèi)容查詢方面的問題。在信息技術(shù)的影響之下，相關(guān)企業(yè)應(yīng)該不斷引入新的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案資源的高效率管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的合理利用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的全面升級，為后期航天事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展提供技術(shù)支持和理論支持，為推動我國航天科研和航天事業(yè)的進(jìn)步提供堅(jiān)實(shí)的保障。

相關(guān)鏈接

數(shù)字檔案室是指以電子檔案為對象，以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用的檔案管理模式。

截至2021年11月，中國為12250余件(套)中國古代畫作建立起精準(zhǔn)的數(shù)字化檔案。

2022年2月，唐山市檔案館被國家檔案局批準(zhǔn)為國家級數(shù)字檔案館。

文檔一體化原則

各單位應(yīng)堅(jiān)持文檔一體化原則，規(guī)劃建設(shè)本單位的數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)辦公信息的順暢交流。

統(tǒng)籌規(guī)劃原則

數(shù)字檔案室是單位信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，是辦公自動化的重要構(gòu)成。各單位應(yīng)把數(shù)字檔案室納入單位信息化建設(shè)總體格局之中，與辦公自動化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè)。

確保安全原則

各單位應(yīng)健全各種設(shè)施，加強(qiáng)管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)建設(shè)

檔案室應(yīng)配備能夠滿足運(yùn)行需要的計(jì)算機(jī)設(shè)備，采用高性能的符合保密要求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和材料，建設(shè)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲管理。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)為保密網(wǎng)，應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級管理規(guī)定確定等級，明確安全域，按照BMB17的技術(shù)要求進(jìn)行建設(shè)。應(yīng)與單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔離，禁止接入因特網(wǎng)。

接入單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)

檔案室應(yīng)配備專門的計(jì)算機(jī)與單位辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)連接，進(jìn)行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用。單位辦公網(wǎng)與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)互聯(lián)、業(yè)務(wù)網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)互聯(lián)的，應(yīng)采取相應(yīng)措施，確保檔案數(shù)據(jù)安全。