檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

林偉娟 濰坊市體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校

在當(dāng)前的信息化時(shí)代，各個(gè)產(chǎn)業(yè)單位在開(kāi)展相關(guān)管理工作時(shí)都融入了現(xiàn)代信息技術(shù)，這在很大程度上促進(jìn)了各產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。因此，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，有關(guān)單位必須做到與時(shí)俱進(jìn)，把現(xiàn)代技術(shù)融入檔案管理工作中，并借此完善現(xiàn)代檔案的信息化建設(shè)，克服傳統(tǒng)檔案管理模式的缺點(diǎn)，提高現(xiàn)代檔案管理工作的質(zhì)量和效能。有關(guān)單位若想推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，就必須全方位了解傳統(tǒng)檔案管理模式，把握當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)問(wèn)題，并結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，采取更加科學(xué)的管理方法，以提高現(xiàn)代檔案管理工作的信息化水平。

從廣義方面來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化是指把經(jīng)濟(jì)、政治、歷史等領(lǐng)域的資料加以整合，利用計(jì)算機(jī)手段獲取信息；而從狹義方面來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化便是把有關(guān)檔案資料電子化，生成數(shù)字檔案資料，給用戶檢索帶來(lái)方便。就檔案數(shù)字化工作原理來(lái)說(shuō)，其是對(duì)以往檔案存儲(chǔ)模式進(jìn)行改造，以數(shù)字化方式存儲(chǔ)以往紙質(zhì)的資料，這樣做不但可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的長(zhǎng)久保護(hù)，而且在很大程度上提高了檔案管理的效能，使檔案保管方式更加科學(xué)合理。本文對(duì)檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展進(jìn)行了分析，并提出了有關(guān)檔案管理和信息化建設(shè)的幾點(diǎn)優(yōu)化策略。

檔案信息化管理的定義

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展帶動(dòng)了互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，人們的工作和生活也在其影響下有了很大的改變。在實(shí)際的工作當(dāng)中，檔案管理的方式也在隨著時(shí)代的變化發(fā)展而不斷更新，信息技術(shù)的迅速發(fā)展也為檔案管理提供了新的管理思路和方式，推動(dòng)檔案管理更加便捷有效，同時(shí)也帶動(dòng)了相關(guān)行業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展。檔案的信息化就是在檔案管理和利用的過(guò)程中使其與信息化的管理方式和相關(guān)內(nèi)容聯(lián)系起來(lái)，充分利用信息技術(shù)進(jìn)行整合管理[1]。整體來(lái)講，檔案的信息化主要是指結(jié)合眾多相關(guān)領(lǐng)域進(jìn)行檔案的分析和管理，包括經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等多個(gè)領(lǐng)域，讓檔案管理更加科學(xué)完善。從具體方面來(lái)講，檔案信息化就是為了更準(zhǔn)確、便捷地傳遞信息，更安全、科學(xué)地保存和分類管理檔案。

檔案信息化管理和建設(shè)的具體內(nèi)容

硬件設(shè)施的信息化建設(shè)

硬件設(shè)施的完善是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是檔案管理工作得以順利進(jìn)行的重要保障，對(duì)檔案管理的質(zhì)量有著重要影響。檔案管理的硬件設(shè)施主要包括計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)和信息儲(chǔ)存空間等，它們共同構(gòu)成了推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施平臺(tái)。

服務(wù)意識(shí)的建設(shè)

在檔案管理中，檔案人員的服務(wù)意識(shí)是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的重要內(nèi)容。檔案管理對(duì)社會(huì)的發(fā)展有著重要意義，其為社會(huì)的發(fā)展提供了重要的信息資源，所以，在檔案管理和信息化建設(shè)中，相關(guān)人員一定要具備相應(yīng)的服務(wù)意識(shí)，真正地服務(wù)社會(huì)。在檔案信息化建設(shè)中，要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)人員專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，提高工作人員的工作積極性。

管理水平的建設(shè)發(fā)展

在檔案信息化建設(shè)中，檔案管理水平的提升是重點(diǎn)內(nèi)容。信息科技的迅速發(fā)展促使各種高科技在檔案管理中出現(xiàn)，比如電子化檔案的出現(xiàn)和使用，其在有更高技術(shù)含量的同時(shí)，也對(duì)檔案管理提出了更高要求。進(jìn)一步提高檔案管理水平，在很大程度上有利于發(fā)揮檔案管理對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的促進(jìn)作用。

新時(shí)代下推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的意義以及其中存在的問(wèn)題

檔案信息化建設(shè)的意義

首先，相較于傳統(tǒng)檔案管理方式，信息化檔案管理方式能夠很好地避免紙質(zhì)檔案管理的弊端。檔案信息化建設(shè)能在很大程度上保證所管理的檔案的安全性。檔案信息化建設(shè)主要是通過(guò)數(shù)字化的保存和獲取，使檔案獲取更加方便高效，同時(shí)在很大程度上避免檔案丟失和紙質(zhì)檔案資源隨著時(shí)間流逝而損毀的問(wèn)題，大大增強(qiáng)檔案信息資源的安全性。其次，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案保管事業(yè)中的有效運(yùn)用可以在很大程度上提高檔案保管質(zhì)量，同時(shí)提升其服務(wù)質(zhì)量，使讀者對(duì)檔案數(shù)據(jù)的查詢更為便捷。再次，信息化建設(shè)改變了檔案管理方法。由此，檔案管理人員可以利用信息化技術(shù)采取多種檔案管理方法，針對(duì)不同的檔案采取不同的檔案管理辦法，從而提高檔案管理水平，使檔案管理緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)而使檔案管理人員更加熟練地運(yùn)用信息管理設(shè)備，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作的有效進(jìn)行[2]。最后，在資料保存方面應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化技術(shù)，可以對(duì)所有需要保存的檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行及時(shí)歸檔。例如，有關(guān)房屋信息的記錄及其變化都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速傳送給有關(guān)檔案管理機(jī)關(guān)。

檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

檔案信息化建設(shè)過(guò)程中暴露出一定的問(wèn)題。首先，不同的檔案管理部門(mén)存在差異性。各個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平有一定的差距，發(fā)展速度也有所不同，這就會(huì)影響到檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。受經(jīng)濟(jì)條件的限制，各地對(duì)檔案現(xiàn)代化工作的支持程度有所不同，進(jìn)而導(dǎo)致各地檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程不一。部分地方檔案保管單位已開(kāi)始使用電腦開(kāi)展檔案管理工作，從而極大地提高了檔案保管業(yè)務(wù)的效能和服務(wù)質(zhì)量。然而，也有些地方檔案保管單位仍堅(jiān)持采用單機(jī)進(jìn)行檔案保管作業(yè)，導(dǎo)致檔案保管技術(shù)相對(duì)落后，難以實(shí)現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)共享，不利于檔案保管事業(yè)的發(fā)展。其次，雖然檔案信息化有了發(fā)展的條件，并且很多企業(yè)和單位也開(kāi)展了檔案信息化建設(shè)，但是檔案管理技術(shù)還是不夠完善成熟，在實(shí)際的工作開(kāi)展過(guò)程中仍有很多問(wèn)題，尤其是在保存方面存在安全技術(shù)不夠先進(jìn)的問(wèn)題，所以大部分單位仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式在查詢、保存的時(shí)候耗時(shí)耗力，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)遺漏的問(wèn)題，其弊端仍然明顯，尚待改進(jìn)。

檔案管理和信息化建設(shè)的優(yōu)化策略分析

提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

隨著現(xiàn)代化建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案管理也應(yīng)該緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，將信息化建設(shè)納入其發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中。因此，檔案管理部門(mén)工作人員也要緊跟時(shí)代發(fā)展的要求，不斷學(xué)習(xí)、完善，提升整體業(yè)務(wù)能力。

首先，要想提高檔案管理人員在資料分類、歸納、整理方面的信息技術(shù)運(yùn)用能力，就要對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn)；其次，在人才引進(jìn)方面，除了引進(jìn)專業(yè)管理類人才外，還要招收精通信息網(wǎng)絡(luò)科技的人才，其中，以兼具兩方面才能者為最佳；最后，在進(jìn)行人員分工時(shí)，應(yīng)有針對(duì)性地根據(jù)不同人員的擅長(zhǎng)方向進(jìn)行科學(xué)分工，讓其能夠更好地配合，從整體上提高工作效率，從而提高檔案管理部門(mén)總體的業(yè)務(wù)能力?？傊?，要明確工作人員的工作內(nèi)容以及業(yè)務(wù)水平的發(fā)展方向，讓檔案管理人員的工作水平能夠跟上檔案管理信息化建設(shè)的需要和今后的發(fā)展需要，從而推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步[3]。

規(guī)范檔案管理體系

社會(huì)進(jìn)步推動(dòng)信息化與檔案管理融合，網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展更是為檔案管理工作提供了便利。由于檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行融合對(duì)推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展具有很大的意義，因此，為了推動(dòng)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展，有必要規(guī)范檔案管理體系，提高信息化管理水準(zhǔn)。

而相關(guān)部門(mén)若想更高效地開(kāi)展檔案管理現(xiàn)代化工作，就必須改變傳統(tǒng)思維，對(duì)檔案數(shù)字化發(fā)展在檔案管理工作中的重要意義進(jìn)行更充分的了解，更加明確檔案數(shù)字化發(fā)展工作的意義，提高對(duì)檔案數(shù)字化發(fā)展工作的關(guān)注。同時(shí)，有關(guān)機(jī)構(gòu)也必須合理調(diào)整原有的檔案保管工作體系，并根據(jù)現(xiàn)代化的檔案保管工作建立合理的檔案保管體系。另外，相關(guān)機(jī)構(gòu)也應(yīng)建立有效的責(zé)任管理體系、評(píng)價(jià)激勵(lì)機(jī)制和獎(jiǎng)勵(lì)體系等，以便檔案保管工作人員履行檔案保管服務(wù)責(zé)任，推動(dòng)檔案保管現(xiàn)代化水平和檔案管理水準(zhǔn)的提高[4]。

提升檔案信息化管理水平

隨著大量電子檔案網(wǎng)站的形成，許多具備較高機(jī)密性的檔案在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)了傳送，這對(duì)計(jì)算機(jī)檔案文件的保密工作具有重要意義。通過(guò)電子文書(shū)的形式對(duì)檔案資料加以處理，不但可以把檔案記錄的作用最大限度地發(fā)揮出來(lái)，而且對(duì)檔案資料的長(zhǎng)期保護(hù)具有積極意義。

從為提高電子檔案管理能力而進(jìn)行的大量實(shí)際考察工作中可以看出，為了切實(shí)達(dá)到這一要求，可以從如下幾個(gè)層面著手：第一，設(shè)置專門(mén)的具備較高管理水平的技術(shù)機(jī)構(gòu)，對(duì)專門(mén)管理檔案的網(wǎng)站和其他電子檔案資料系統(tǒng)提供技術(shù)協(xié)助并進(jìn)行控制，以便使電子檔案文件歸檔工作具有更強(qiáng)的專業(yè)性和規(guī)范性，使電子檔案的管理更加完善；第二，為了加強(qiáng)對(duì)電子檔案有關(guān)管理工作的有效監(jiān)控和管理，政府工作人員必須在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，對(duì)電子檔案做好有效接收、管理、保管、修改格式等管理工作，以便使電子檔案管理具備較強(qiáng)時(shí)效性；第三，企業(yè)必須從不同角度出發(fā)，根據(jù)企業(yè)具體情況為檔案安全制定具備較高防范性的策略，以便從源頭有效處理安全問(wèn)題；第四，還需要在對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)密維護(hù)，使信息化管理系統(tǒng)得以正常運(yùn)行的同時(shí)，進(jìn)一步優(yōu)化有關(guān)技術(shù)條件，并不斷把先進(jìn)的管理理念融于其中，從而使有關(guān)工作人員的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)得以提高。

加大對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)和整體的管理力度

在實(shí)際的管理過(guò)程當(dāng)中，決定管理效果好壞的關(guān)鍵在于對(duì)環(huán)節(jié)的把握和設(shè)置。每一個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行嚴(yán)格的管理，從檔案的逐一收取到核對(duì)，再到整合保存，每個(gè)環(huán)節(jié)都要有專業(yè)的人員進(jìn)行管理和處理，這樣做雖然在一定程度上增加了管理的難度，但是信息技術(shù)的應(yīng)用也使管理更加高效簡(jiǎn)便，另外，還要加大管理的力度。首先，管理人員要把握好各個(gè)平臺(tái)、軟件的相關(guān)管理情況，建立起嚴(yán)格完善的管理制度和體系，并充分考慮到突發(fā)情況，以便有利于各個(gè)部門(mén)和環(huán)節(jié)的有效配合，創(chuàng)建良好的檔案信息化管理環(huán)境[5]。其次，在管理考核方面，管理人員要實(shí)施多角度的，實(shí)踐與理論并重的考核管理制度和評(píng)價(jià)體系。最后，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運(yùn)用方面，一定要科學(xué)有效，從整體上規(guī)范運(yùn)用過(guò)程中的事項(xiàng)，以保證檔案信息化建設(shè)順利有效地開(kāi)展，同時(shí)，規(guī)范的管理還可以在一定程度上減少不必要的人力和財(cái)力支出，讓檔案管理更加高質(zhì)量、可持續(xù)地發(fā)展[6]。

提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

檔案管理工作的落腳點(diǎn)是服務(wù)人民大眾，所以，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要多站在社會(huì)群眾的角度進(jìn)行實(shí)際管理，創(chuàng)新管理方式，盡可能地滿足大眾對(duì)管理水平和效果的期待。具體而言，在檔案管理人員培養(yǎng)方面，要不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)，在實(shí)際的培訓(xùn)當(dāng)中，除了培養(yǎng)檔案管理人員專業(yè)的管理能力和實(shí)踐能力之外，還要讓檔案管理人員充分了解時(shí)代發(fā)展的要求以及新技術(shù)的相關(guān)內(nèi)容，用這樣的方式培養(yǎng)具有綜合素質(zhì)的人才，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作開(kāi)展[7]。

加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視

檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要目的和方向是對(duì)資源進(jìn)行共享和傳遞，以便能夠充分、高效地進(jìn)行檔案管理?；ヂ?lián)網(wǎng)科技的迅速發(fā)展在很大程度上決定了數(shù)字化建設(shè)在檔案信息化建設(shè)中的重要地位，所以，一定要對(duì)數(shù)字化建設(shè)工作進(jìn)行更進(jìn)一步、更為科學(xué)和有效的認(rèn)識(shí)。具體而言，首先，進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該對(duì)數(shù)字化建設(shè)的理念進(jìn)行深刻的認(rèn)識(shí)和了解，然后根據(jù)相應(yīng)的原則和理念制定具有針對(duì)性的工作內(nèi)容和計(jì)劃；其次，在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，要重視對(duì)各項(xiàng)工作的監(jiān)督管理，對(duì)于每一項(xiàng)工作的開(kāi)展內(nèi)容，都要保證其質(zhì)量；最后，數(shù)字化建設(shè)效果的關(guān)鍵還在于對(duì)用戶需求的把握。這些共同構(gòu)成了檔案管理信息化高質(zhì)高效發(fā)展的重要基礎(chǔ)，我們應(yīng)該在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)。這一過(guò)程中，軟件的開(kāi)發(fā)以及高科技設(shè)備的選擇有重要意義，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行慎重選擇，這樣才能更好地形成數(shù)字化建設(shè)優(yōu)勢(shì)，從而為檔案管理進(jìn)一步發(fā)展提供保障。總之，應(yīng)當(dāng)開(kāi)展信息化工程的系統(tǒng)構(gòu)建，同時(shí)采取各種合理的措施，以提升檔案數(shù)字化工程的品質(zhì)和效能。

綜上所述，將檔案管理與信息網(wǎng)絡(luò)相融合，充分利用信息化帶來(lái)的便利，能夠在很大程度上提高檔案管理水平，使檔案管理更具科學(xué)性和針對(duì)性。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)也讓人們能夠更加方便地查閱檔案。另外，為了使信息化下的檔案管理更有效果，要重視提升檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)水平和管理素養(yǎng)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)效性，以推動(dòng)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，進(jìn)而推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。