高校實驗室信息管理中存在的問題與優(yōu)化對策

高 宇

中國藥科大學(xué)實驗室與設(shè)備管理處 江蘇南京 210000

一、高校實驗室信息管理工作概述

實驗室是進行實驗教學(xué)、科學(xué)研究、生產(chǎn)試驗、技術(shù)開發(fā)的重要場所，是高等教育發(fā)展中不容忽視的最基本環(huán)節(jié)之一。首先，高校實驗室具國有財產(chǎn)集中、前沿技術(shù)集中、高級人才集中等特點。其次，實驗室是危險性相對集中的場所，各種化學(xué)類的、物理類的、生物類的等問題不容忽視。再者，實驗室使用涉及非常多大型的或特種的設(shè)備，有價值高、維護難的特點，而且大部分為國有來源，所以對實驗室資產(chǎn)的管理也是重要環(huán)節(jié)。而且，實驗室是培養(yǎng)學(xué)生、教學(xué)團隊、科研團隊的科研能力、學(xué)術(shù)素養(yǎng)以及科學(xué)態(tài)度的重要基地，是國家創(chuàng)新發(fā)展的內(nèi)在驅(qū)動，具有非常重要的戰(zhàn)略地位。隨著國家教育的發(fā)展和科技的進步，實驗室工作越來越成為高校工作的重要部分，是現(xiàn)代高校反映學(xué)校教學(xué)水平、科研水平和管理水平的重要指標(biāo)，也體現(xiàn)學(xué)校政治站位、組織領(lǐng)導(dǎo)水平。

實驗室信息涵蓋了實驗室建設(shè)情況、實驗隊伍狀況、實驗教學(xué)情況、實驗室安全情況、實驗室儀器設(shè)備情況等多方面的內(nèi)容。實驗室信息管理工作是高校實驗室工作組成的重要環(huán)節(jié)，是高校實驗教學(xué)評估、實驗室安全管理運行模式、儀器設(shè)備管理效益評價、實驗室隊伍建設(shè)方向等方面政策制定和規(guī)范執(zhí)行的數(shù)據(jù)支撐，為實驗室規(guī)范化管理、提高學(xué)校工作效率、支持最優(yōu)決策提供重要依據(jù)，也是高校在數(shù)字時代信息化管理的關(guān)鍵組成部分，也為國家高等教育改革與發(fā)展提供方向參考和決策依據(jù)。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化技術(shù)的發(fā)展，在高校實驗室的日常管理中，通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化管理已經(jīng)是必然的趨勢，通過信息化，可以更加充分利用實驗室資源，提高實驗室的使用效率。依據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，高校實驗室信息管理應(yīng)用系統(tǒng)引入信息化手段為實驗室的管理服務(wù)，具有現(xiàn)實應(yīng)用的意義[1]，信息化管理是實現(xiàn)實驗室管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，高效性、方便性、準(zhǔn)確性、安全性的最有效途徑。

二、高校實驗室信息管理工作中存在的問題

隨著高校建設(shè)和信息化管理變革的逐步推進，在實踐和探索中，暴露出了一些弊端，阻礙了信息化管理工作目標(biāo)的實現(xiàn)，主要包含以下幾點。

(一)信息工作責(zé)任分工尚不明確

一個完善的實驗室信息系統(tǒng)，涵蓋了實驗相關(guān)的場所信息、實驗材料信息、專業(yè)人員信息、實驗類別和內(nèi)容信息、實驗涉及的學(xué)科分類、使用的儀器設(shè)備信息、實驗產(chǎn)出的科研成果、實驗取得的教學(xué)成績、實驗經(jīng)費，等等，目前很多高校對于這些信息的管理是分散的，沒有專一的部門負(fù)責(zé)完整的大實驗信息系統(tǒng)，系統(tǒng)的建立和維護責(zé)任歸口哪個部門無法明確，管理無法統(tǒng)一。

(二)信息交互的聯(lián)動機制尚未建立

高校具體實驗工作由各個部門分擔(dān)，比如實驗室管理部門負(fù)責(zé)實驗室各項具體工作的安排和部署，而實驗材料的采購耗材大部分由學(xué)院或者采購部門負(fù)責(zé)，實驗人員信息由人事部門管理，實驗場所和實驗設(shè)備等資產(chǎn)內(nèi)容大部分學(xué)校由資產(chǎn)部門管理，實驗經(jīng)費由財務(wù)部門負(fù)責(zé)、實驗教學(xué)情況由教務(wù)部門管理，實驗成果產(chǎn)出情況由學(xué)?？萍疾块T或者研究生院管理，實驗安全涉及保衛(wèi)部門。一般來說，這些部門都有自己的信息化系統(tǒng)，而根據(jù)各自工作內(nèi)容和需求，建立信息系統(tǒng)的時間和方式也不同，造成系統(tǒng)與系統(tǒng)之間往往獨立，信息不能形成完整的邏輯架構(gòu)，在信息的檢索共享方面存在壁壘，整個學(xué)校實驗信息聯(lián)動機制尚未建立，各部門系統(tǒng)的信息匹配差，形成“信息孤島”，導(dǎo)致依靠信息化完成的實驗室工作執(zhí)行力上大打折扣。

(三)信息化管理流程不夠明確，要求不夠細(xì)化

規(guī)模較大的實驗中心(室)，隨著實驗的高速運轉(zhuǎn)，產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)非常繁雜，信息管理工作量自然而然也會相應(yīng)提升。大部分高校在實驗室的信息管理上存在諸多漏洞。一方面，信息管理工作流程不夠明確、要求不夠細(xì)化，在理想狀態(tài)下，實驗室任何的變動都應(yīng)該會有信息記錄。比如實驗場所的新建或改造關(guān)聯(lián)相應(yīng)的實驗室面積信息的變動，實驗耗材、試劑的購入數(shù)量和使用數(shù)量、實驗產(chǎn)生的廢棄物數(shù)量等實時信息數(shù)據(jù)的變動，實驗室儀器購入和報廢、儀器使用時間的變動，實驗室安全相關(guān)的信息如防火防爆器材、易燃易爆材料試劑、毒性試劑原料、危險廢物的信息變動，實驗室人員的調(diào)配轉(zhuǎn)崗，等等，這些由實驗關(guān)聯(lián)行為產(chǎn)生的信息變化，都應(yīng)當(dāng)由相應(yīng)的責(zé)任人按規(guī)定的流程在信息系統(tǒng)進行記錄，以達到實驗室行為即有痕，信息數(shù)據(jù)全面、及時、準(zhǔn)確。而很多高校在這方面的管理存在缺失，比如課題組自行購買試劑不經(jīng)過學(xué)校系統(tǒng)，儀器入庫出庫記錄長時間的延遲，儀器使用時間沒有詳細(xì)的機時記錄，會導(dǎo)致信息在采集傳遞過程中，存在很大程度的衰減，影響實驗室信息工作開展的時效性和準(zhǔn)確性；另一方面，高校實驗室信息工作也存在區(qū)塊劃分不清晰、職能交叉、系統(tǒng)設(shè)置重復(fù)交叉，多頭管理的現(xiàn)象。比如對于實驗儀器的預(yù)約使用，各實驗室有自己的預(yù)約系統(tǒng)，學(xué)校又有統(tǒng)一的預(yù)約系統(tǒng)，沒有強有力的統(tǒng)一管理，造成信息不對稱，預(yù)約無法完全正常使用。再比如對于?；返墓芾?，大部分省市都有專門的安全環(huán)保部門建立相應(yīng)的信息系統(tǒng)進行管理，但由于系統(tǒng)面向社會，缺乏對高校的針對性，功能覆蓋不全，因此一般學(xué)校自己也會建立管理系統(tǒng)，兩套系統(tǒng)在功能使用和數(shù)據(jù)采集過程中也會出現(xiàn)互相干擾的現(xiàn)象。

(四)工作信息化仍有提升空間

實驗室信息管理工作的信息化程度取決于學(xué)校整體的信息化建設(shè)水平。一是實驗室信息建設(shè)涉及歸口部門多，而各部門信息化建設(shè)的時間有先后、水平有高低，想要能完全統(tǒng)一管理，信息內(nèi)容很好地整合銜接，需要學(xué)校整體統(tǒng)籌規(guī)劃，完成系統(tǒng)迭代。二是信息化水平受制于工作人員運用信息化系統(tǒng)解決問題的能力和水平，大部分學(xué)校對于信息管理沒有專業(yè)專職人員，缺乏技術(shù)支撐。所以盡管目前實驗室信息化建設(shè)基本可以實現(xiàn)從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集到最終數(shù)據(jù)的上報，但是信息框架仍需完善，信息檢索能力還有待提高，信息管理工作仍然有優(yōu)化空間，需要結(jié)合各實驗室工作的特點，不斷提升學(xué)校實驗室管理工作的效率和水平。

(五)人員管理、培訓(xùn)制度亟待完善

實驗室信息管理工作是隨著數(shù)字化時代的發(fā)展，逐漸成為高校開展的一項必要性、基礎(chǔ)性、常規(guī)性工作，工作的開展具有很強的專業(yè)性、連續(xù)性，需要相關(guān)負(fù)責(zé)人員長期穩(wěn)定的從事此項工作，頻繁的崗位變動以及培訓(xùn)制度的缺失會給信息管理工作的開展帶來困難。鑒于此，為保證信息管理工作的即時性、準(zhǔn)確性和延續(xù)性，優(yōu)化用人制度和培訓(xùn)制度、使之更加科學(xué)規(guī)范，適應(yīng)發(fā)展需要就尤為重要。

三、高校實驗室信息管理工作的優(yōu)化

以上分析了目前高校實驗室管理工作面臨的問題，如何解決問題，保證信息管理工作卓有成效，需要一系列的解決方案，在過往各個行業(yè)的發(fā)展歷程中，能夠找到一些啟發(fā)?？紤]到高校實驗室所肩負(fù)著科學(xué)研究、教學(xué)實驗、人才培養(yǎng)的重任，工作的優(yōu)化升級需要“軟硬兼施”，做到硬件升級、軟件迭代。為了實現(xiàn)準(zhǔn)確把握信息化管理的內(nèi)涵[2]、構(gòu)建完整框架、提高服務(wù)水平、充實信息資源，方便信檢索管理的目標(biāo)，以解決矛盾困難，優(yōu)化管理方式，堅定地推動實驗室管理信息化不斷向前是必然選擇。

基于以上對高校實驗室信息管理工作中存在問題的分析，經(jīng)廣泛文獻調(diào)研，立足工作開展的實際，針對健全工作聯(lián)動機制、工作流程明確與細(xì)化、信息管理優(yōu)化、用人及培訓(xùn)制度等方面，提出以下優(yōu)化策略。

(一)促進各職能管理系統(tǒng)之間協(xié)調(diào)聯(lián)動

打破信息共建共享壁壘，在系統(tǒng)層面統(tǒng)一維護資產(chǎn)、財務(wù)、人員、安全、設(shè)備使用等方面的信息，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和設(shè)備的普及、依托信息管理平臺整合構(gòu)建一個跨部門、跨職能的實驗室資源平臺，在全校甚至更廣范圍內(nèi)達到信息共享；建立聯(lián)動機制，依靠強大的信息數(shù)據(jù)庫和搜索檢索功能，促進各職能之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動，提升實驗室管理水平，提高工作執(zhí)行力、工作效率，保證工作質(zhì)量[3]。

(二)明確工作流程，細(xì)化工作要求

實驗室信息化管理作為一項系統(tǒng)性工作，工作流程是否明確、工作要求是否細(xì)化決定著工作開展的效率和質(zhì)量。從職能分工部署、基礎(chǔ)信息采集、信息審核錄入、信息維護更新、信息數(shù)據(jù)檢索、信息功能開發(fā)應(yīng)用等各個環(huán)節(jié)，工作流程的明確以及工作要求細(xì)則的制定和嚴(yán)格遵守都很重要。例如，信息管理系統(tǒng)與“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)相結(jié)合以后，在WEB端針對不同分類、不同授權(quán)級別的用戶在功能結(jié)構(gòu)上要有清晰地區(qū)分，系統(tǒng)框架要科學(xué)合理，使得各類用戶既能夠各司其職、各取所需，又互不干擾，形成一個相輔相成、有機關(guān)聯(lián)的整體。此外，對明確分職能、分階段的信息工作、時間節(jié)點和流程要力求嚴(yán)謹(jǐn)、合理設(shè)置，不同歸口部門完成的工作內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)要清晰明確、嚴(yán)格落實。

(三)優(yōu)化信息管理工作

實驗室管理部門應(yīng)對信息管理系統(tǒng)嚴(yán)格把關(guān)。信息數(shù)據(jù)的采集要全面，從最基本的專職人員、實驗室面積、設(shè)備儀器等維度開始，與其他教學(xué)、研究、人事、資產(chǎn)部門系統(tǒng)進行對接，將信息逐級細(xì)化至人員職稱、資產(chǎn)配置、實驗類別、成果產(chǎn)出、實驗風(fēng)險等級、儀器類型、儀器價值、儀器共享程度等。對各項屬性進行科學(xué)的分組分類，優(yōu)化架構(gòu)、整合數(shù)據(jù)，使實驗室各類信息能進行匹配，推進信息檢索體系的完善，提升數(shù)據(jù)提取的便攜度，確保數(shù)據(jù)獲取的準(zhǔn)確、完整、實時。同時要確保實驗室信息數(shù)據(jù)具備連續(xù)性、一致性，檢索任一實驗室單一信息，都可實時關(guān)聯(lián)到其相關(guān)其他信息。例如檢索某一實驗室編號，可以關(guān)聯(lián)到其面積、人員、進行過的實驗、危廢產(chǎn)出、安全等級、儀器使用情況等。使用先進的硬件、軟件技術(shù)，相關(guān)軟件系統(tǒng)的功能要針對管理業(yè)務(wù)復(fù)雜度的提升不斷作出相應(yīng)的迭代優(yōu)化，系統(tǒng)要有清晰獨立的模塊以應(yīng)對教學(xué)、日常信息、安全檢查、設(shè)備管理、資源共享等不同維度的工作，實現(xiàn)實驗室系統(tǒng)的“物聯(lián)網(wǎng)”功能。例如通過信息系統(tǒng)來實現(xiàn)實驗室的線上預(yù)約使用和費用結(jié)算等用戶需求，也可以通過信息化手段實現(xiàn)安全檢查、儀器評估等管理需求，還可以通過大數(shù)據(jù)分析實驗室行為模式，實現(xiàn)安全預(yù)警、改建指導(dǎo)、儀器購置方案優(yōu)化等前置需求。要全面分析信息管理的科學(xué)性、總結(jié)信息數(shù)據(jù)的規(guī)律性，將信息工作的邊界不斷擴大，程度不斷加深。

(四)提高站位，面向社會

社會科學(xué)技術(shù)發(fā)展應(yīng)用越來越密集，國家對高校院所和科研機構(gòu)的投入巨大，如何能使實驗室更好地為國家科教發(fā)展和人才培養(yǎng)服務(wù)是高校應(yīng)該要考慮研究的重要課題。從國家戰(zhàn)略發(fā)展角度，國家大型科研基礎(chǔ)設(shè)施和大型科研儀器開發(fā)共享是黨中央、國務(wù)院非常重視的工作，而實驗室資源有效利用、合理共享的前提基礎(chǔ)是全面的信息化管理。各高校院所成熟的實驗室信息管理，一方面有利于國家對實驗室資源的準(zhǔn)確評估和統(tǒng)籌掌握，進而有利于政策的科學(xué)制定和方向調(diào)整；另一方面有利于在全國或部分區(qū)域內(nèi)進行資源調(diào)配整合，面向社會形成跨學(xué)校、跨區(qū)域的共享機制，避免科研資源的巨大浪費，提升使用效益。

(五)逐步完善用人、培訓(xùn)制度

首先，在領(lǐng)導(dǎo)層面，要重視實驗室信息管理隊伍的建設(shè)，管理人員自身也要時刻注重業(yè)務(wù)能力的提升。其次，高校實驗室信息管理工作具有連續(xù)性、規(guī)律性、關(guān)聯(lián)性強等特點。因此，要求從事此項工作的人員和隊伍相對穩(wěn)定，同時在人員的更換過程中形成有效的傳幫帶機制。再次，要建立完善的信息管理工作培訓(xùn)機制，一方面積極安排專項培訓(xùn)工作，針對管理系統(tǒng)的迭代優(yōu)化還要有持續(xù)跟進的培訓(xùn)；另一方面可以聘請專家舉辦實驗室管理專題講座，或者邀請不同院校的相關(guān)負(fù)責(zé)人前來交流經(jīng)驗，采用多樣的形式圍繞信息管理工作中存在的問題、盲區(qū)以及改進措施，對工作人員的管理能力進行強化，使管理工作更加科學(xué)有序。最后，高校實驗室信息系統(tǒng)建設(shè)維護方面的專業(yè)人員較少，可以尋求政府指導(dǎo)、校企合作等多種途徑的解決方式，靈活解決信息技術(shù)方面的問題。

四、結(jié)論

高校實驗室建設(shè)與管理是一項長期而艱巨的工作，實驗室信息管理工作無論從提升高校自身競爭力，還是提高國家科技競爭力方面，都有不可忽視的作用。當(dāng)管理方式的先進程度跟不上管理工作量和信息數(shù)據(jù)量的提升時，便會面臨管理效率低下、實驗設(shè)備利用率低下、數(shù)據(jù)整合效率低下的多重困境，制約實驗室及其關(guān)聯(lián)的科研、教學(xué)工作的開展。實驗室信息管理工作應(yīng)著力于信息平臺的搭建和優(yōu)化、圍繞信息資源整合這一核心工作、以科研能力和人才培養(yǎng)為最終目標(biāo)不斷優(yōu)化。本文從多個方面探討了高校實驗室信息管理工作在實踐中存在的問題，同時提出了優(yōu)化對策，為實現(xiàn)理想的實驗室信息管理提供多方面的思路，總結(jié)如下：

(1)優(yōu)化信息組織架構(gòu)、建立高校實驗室管理體制；

(2)完善規(guī)章制度、確保工作有力、有序；

(3)打破封閉固有管理模式、促進信息資源有機整合與開放共享，實現(xiàn)“物聯(lián)網(wǎng)”管理模式；

(4)加強信息管理隊伍建設(shè)、提升管理工作質(zhì)量。實驗室信息管理工作正是在這樣不斷打破傳統(tǒng)、在管理理念和模式上不斷推陳出新的過程中，逐步形成一套日益完善的科學(xué)體系，放大自身的價值，助力學(xué)校乃至國家教學(xué)、科研事業(yè)的開展。