大型展會新聞中心的建設(shè)與運(yùn)營

趙吾君 陳靜 吳德川

摘要：展會新聞中心作為展會的“官方通訊社”，早期在大型賽事活動中出現(xiàn)，以媒體聯(lián)合效應(yīng)不斷增強(qiáng)展會宣傳力度和影響力。近年來，隨著會展行業(yè)蓬勃發(fā)展、媒體融合向縱深推進(jìn)，以及展會主辦方的傳播需求日益增長，展會新聞中心的建設(shè)越來越規(guī)范，功能不斷延拓。文章以重慶近五年（2018-2022）大型展會的新聞中心為研究對象，結(jié)合傳播學(xué)和具體實(shí)踐，提出大型展會新聞中心的建設(shè)與運(yùn)營思路：推進(jìn)模塊化建設(shè)，將展會新聞中心打造成官方信息源、媒體綜合服務(wù)站、新聞信息交匯地；推動內(nèi)容產(chǎn)品化，全面解構(gòu)展會宣傳要素，建立新聞采訪供需機(jī)制，實(shí)現(xiàn)展會多方參與者的信息供需平衡；充分利用數(shù)據(jù)追蹤，及時調(diào)整傳播策略，實(shí)現(xiàn)傳播效果最大化。

關(guān)鍵詞：大型展會；新聞中心；建設(shè)與運(yùn)營；模塊化建設(shè)；內(nèi)容產(chǎn)品化；供需平衡

中圖分類號：G206 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-8883（2022）21-0251-03

商務(wù)部發(fā)布的《中國會展行業(yè)報告2016》顯示，2015年全國共有160個城市舉辦了展覽活動，展覽數(shù)量達(dá)9283場[1]。展會既是拉動國家和地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技發(fā)展的“晴雨表”[2]，也是國家和地區(qū)的“明信片”。

在新聞傳播領(lǐng)域，服務(wù)于展會的新聞中心，是“明信片”構(gòu)建、傳播、影響深遠(yuǎn)的“主推手”。在媒體融合向縱深發(fā)展的背景下，要實(shí)現(xiàn)展會報道亮點(diǎn)紛呈、百花齊放，報道效果關(guān)注度高、互動率高，展會形象知名度高、影響力強(qiáng)，是展會新聞中心的核心價值所在，也是攻堅(jiān)克難之處。

2018智博會期間，為強(qiáng)化宣傳，重慶首次設(shè)立展會新聞中心，取得了境內(nèi)外162家媒體聚焦報道、2.51萬余篇報道全面鋪開、網(wǎng)絡(luò)傳播閱讀量超4億人次的效果，面向世界塑造和展示了重慶智慧化的新形象。

2018年至2022年，重慶連續(xù)五年舉辦智博會，舉辦了四屆西洽會。五年間，展會新聞中心的建設(shè)與運(yùn)營在實(shí)踐中不斷優(yōu)化升級，從搭建線下新聞中心發(fā)展至成立“智匯八方”線上新聞中心。本文以重慶近五年（2018-2022）大型展會的新聞中心為研究對象，結(jié)合傳播學(xué)和具體實(shí)踐，提出大型展會新聞中心的建設(shè)與運(yùn)營思路。

一、推進(jìn)模塊化建設(shè)，打造官方信息源、媒體綜合服務(wù)站、新聞信息交匯地

展會新聞中心伴隨傳播環(huán)境的變化而不斷發(fā)展，最早可追溯至國外對大型體育賽事的報道，其角色是展會的“官方通訊社”[3]。在國內(nèi)，2008年北京奧運(yùn)會新聞中心除提供新聞發(fā)布外，還具備媒體服務(wù)功能[4]。伴隨會展行業(yè)的蓬勃發(fā)展和日益增長的傳播需求，展會新聞中心的功能不斷延拓。

展會新聞中心是服務(wù)于展會傳播而成立的組織機(jī)構(gòu)，主要包括信息采集、媒體服務(wù)、媒資管理三大模塊。搭建展會新聞中心應(yīng)著力推進(jìn)模塊化建設(shè)，將之打造成具有新聞信息采、編、發(fā)功能的官方信息源，具有媒體服務(wù)功能的媒體綜合服務(wù)站，具有媒體資源整合能力的新聞信息交匯地。

（一）建立線上素材庫，成為官方信息源

大型展會本就具有強(qiáng)大的媒體吸引力，其全過程全階段，媒體記者都會產(chǎn)生龐大的基礎(chǔ)信息需求。如何實(shí)現(xiàn)符合當(dāng)前傳播語境、符合展會自身傳播目的、滿足媒體素材需求、確保信息分發(fā)準(zhǔn)確性幾者之間的有機(jī)統(tǒng)一，是展會新聞中心在搭建之初就需要解決的問題。

2020線上智博會期間，展會主辦方開發(fā)了線上素材庫“智匯八方”，受邀記者可認(rèn)證成為新聞中心注冊記者，進(jìn)入小程序后便可享受新聞素材提供、線上觀展、線上采訪、線上采訪邀約等系列服務(wù)。

“智匯八方”成立之初便設(shè)置了新聞素材編輯部，負(fù)責(zé)采集與梳理展會基礎(chǔ)素材，規(guī)劃展會傳播方向，制作媒體記者的選題參考目錄，并將整理好的基礎(chǔ)素材分類上傳至對應(yīng)子目錄，方便媒體記者根據(jù)目錄指引快速檢索所需素材。媒體記者報道的源素材，僅線上素材庫一個“出口”。并且，“智匯八方”還推出了英文版，方便國際媒體記者使用。

線上素材庫的搭建與運(yùn)用，提高了媒體記者獲取信息的效率，實(shí)現(xiàn)了源頭內(nèi)容把關(guān)，保證了輸出內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可控性，同時完成了展會傳播的初步議程設(shè)置，起到了引導(dǎo)媒體關(guān)注展會亮點(diǎn)和重要議程的作用。

（二）落地“記者之家”，搭建媒體綜合服務(wù)站

2018智博會共吸引1067名記者參與報道，2021智博會參與報道的記者人數(shù)增加至1200余名，給展會新聞中心的媒體服務(wù)功能帶來嚴(yán)峻考驗(yàn)。

2018智博會和2019智博會期間，展會新聞中心均建立了3500平方米的線下“記者之家”，搭建了咨詢服務(wù)區(qū)、記者寫稿區(qū)、媒體專訪區(qū)、訪談直播區(qū)、茶歇區(qū)、餐飲區(qū)等。線下“記者之家”不僅可供記者完成新聞發(fā)布、媒體訪談等任務(wù)，還可同時供數(shù)百名記者現(xiàn)場寫稿和休息。軟件服務(wù)方面，展會新聞中心設(shè)置了媒體接待工作組，分組定責(zé)規(guī)劃接待服務(wù)的媒體對象，提供人性化的接待服務(wù)，制定并發(fā)放《媒體記者服務(wù)手冊》，其中包括餐飲、住宿、展會介紹、素材獲取方式、相關(guān)聯(lián)系人等指引信息。

（三）強(qiáng)化媒體資源整合，形成新聞信息交匯地

大型展會具有行業(yè)性、全國性甚至國際性特性，且往往作為當(dāng)?shù)啬酥寥珖闹匾侣勈录鴤涫懿毮俊Ｈ缃?，媒體種類繁多、數(shù)量龐大，如何準(zhǔn)確定位展會宣傳所需媒體，如何組建廣覆蓋、多層次的媒體矩陣，達(dá)到全方位、立體化的傳播效果，需要發(fā)揮展會新聞中心強(qiáng)大的媒體資源整合能力。

1.廣撒“英雄帖”，確保媒體報道實(shí)現(xiàn)廣覆蓋

2022智博會期間，展會新聞中心向中央媒體、省級媒體、市級媒體、海外媒體、行業(yè)媒體、自媒體、商業(yè)網(wǎng)站中的時政記者、財(cái)經(jīng)記者、科技記者、創(chuàng)作者等發(fā)出近千份邀請函，獲得熱烈響應(yīng)。

2.聚焦展會特性邀請媒體，實(shí)現(xiàn)媒體報道多層次、強(qiáng)針對性

2020線上智博會聚焦數(shù)字產(chǎn)業(yè)化、產(chǎn)業(yè)數(shù)字化，重點(diǎn)展示全球大數(shù)據(jù)智能化新產(chǎn)品、新技術(shù)、新應(yīng)用、新成果。因此，展會新聞中心在邀請媒體時更偏重于產(chǎn)業(yè)、IT、科技類媒體，如科技日報、中國科技網(wǎng)、電腦報等，且重點(diǎn)邀請負(fù)責(zé)產(chǎn)業(yè)、IT類記者，為系列深度報道創(chuàng)造條件。

第四屆西洽會期間，展會新聞中心根據(jù)展會區(qū)域特征，除重慶本地媒體外，還邀請了四川日報、廣西新聞網(wǎng)、多彩貴州網(wǎng)、云南網(wǎng)等12家省市媒體參與報道。

3.針對重點(diǎn)媒體，采取“一對一”邀請

對于中央媒體、國外主要媒體，需采取重點(diǎn)邀請、重點(diǎn)保障的方式，確保其及時、客觀、出彩地進(jìn)行報道。為此，展會新聞中心組織專門團(tuán)隊(duì)，對駐北京、上海、重慶等地的國際媒體進(jìn)行“一對一”邀請，并通過常態(tài)化提供日常新聞線索、舉行線上群訪專訪等方式，形成報道重慶的“全球媒體朋友圈”。

二、推動內(nèi)容產(chǎn)品化，實(shí)現(xiàn)展會多方參與者的信息供需平衡

相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，2018智博會上，共有國內(nèi)外537家單位到現(xiàn)場布展；發(fā)起5項(xiàng)賽事，共吸引來自9個國家的2000余名選手同場競技；共舉辦2場主題會議、9場高端論壇、7場企業(yè)主辦的專業(yè)峰會；共舉行83場推介發(fā)布，場內(nèi)外集中簽約重點(diǎn)項(xiàng)目501個。

展會活動豐富、活動議程安排集中緊密、相關(guān)元素繁多。如何滿足媒體記者的信息需求，協(xié)助其挖掘出更多新聞點(diǎn)，產(chǎn)出更多高質(zhì)量作品，是展會新聞中心的又一重要任務(wù)。

（一）推動內(nèi)容產(chǎn)品化，全面解構(gòu)展會宣傳要素

展會新聞中心具有服務(wù)性質(zhì)。從服務(wù)媒體記者的層面看，這種服務(wù)不僅包括食住行等傳統(tǒng)服務(wù)，還包括向其提供便于使用和加工的素材產(chǎn)品。從廣告學(xué)的定義看，一個對象的產(chǎn)品化意味著具備標(biāo)準(zhǔn)化，能夠在短時間內(nèi)大量生產(chǎn)和提供，并且產(chǎn)品一般具有相對統(tǒng)一的制造標(biāo)準(zhǔn)，如標(biāo)準(zhǔn)工序、工藝、尺寸、包裝、質(zhì)量和原材料要求等[5]。將“產(chǎn)品”這一定義引申至媒體內(nèi)容，即展會新聞中心需參照一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，批量生產(chǎn)系列產(chǎn)品，讓這些產(chǎn)品為媒體記者服務(wù)。

從用戶思維出發(fā)，記者創(chuàng)作新聞作品時需對原始素材進(jìn)行了解和加工，這些原始素材的形態(tài)主要包括文字、圖片、視頻等。在第四屆西洽會上，展會新聞中心設(shè)置了由15名英文記者、16名中文記者組成的新聞素材編輯部，主要對會展賽論主辦方、參展商等相關(guān)素材進(jìn)行采集、分類整理和提煉，按新聞作品生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)整理成產(chǎn)品素材，并通過“智匯八方”提供給參會記者。產(chǎn)品化的素材經(jīng)過了新聞中心和展會主辦方的嚴(yán)格校審，不僅保證了內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確度，而且提高了記者的工作效率和報道的準(zhǔn)確度。

（二）“牽線搭橋”，建立新聞采訪供需對接機(jī)制

對于展會主辦方而言，相關(guān)新聞報道是集中性宣傳，具有目的性和傾向性，展會主辦方及參展方均有各自的宣傳需求。對媒體記者而言，受媒體屬性及自身知識背景影響，也有著自己的信息偏好。對此，展會新聞中心需“牽線搭橋”，平衡好展會多方參與者的信息需求，既服務(wù)好展會主辦方、參展方，又服務(wù)好媒體記者。

在最近五年的智博會和西洽會期間，展會新聞中心均建立了新聞采訪供需對接機(jī)制。2022智博會期間，展會新聞中心提前向各會展賽論組織單位發(fā)布訪談需求、宣傳需求統(tǒng)計(jì)通知，并分別通過郵件、電話、微信等方式對接相關(guān)論壇、大賽方、參展商進(jìn)行需求收集；編纂了《系列活動采訪預(yù)約》《媒體探館專場活動意向調(diào)查》，向媒體記者分發(fā)電子問卷，了解其采訪意向；以收集到的需求為依據(jù)，策劃安排了多場媒體記者群訪專訪活動，實(shí)現(xiàn)了展會多方參與者的信息需求平衡。

三、充分利用數(shù)據(jù)追蹤，及時調(diào)整傳播策略

在展會新聞中心的模塊化建設(shè)中，媒體資源整合是整個展會傳播活動的關(guān)鍵。展會新聞中心需在展會全過程動態(tài)排列組合媒體矩陣，以實(shí)現(xiàn)不同受眾群體的全方位覆蓋。

大數(shù)據(jù)時代，大型體育賽事媒體利用大數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)容生產(chǎn)以及對傳播效果的評估[6]。大數(shù)據(jù)技術(shù)是伴隨數(shù)字化時代的到來而誕生的新型傳播效果測量手段。在評估傳播效果時運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠精準(zhǔn)把握傳播過程中各個節(jié)點(diǎn)和不同群體介入該事件的具體反應(yīng)，學(xué)者朱春陽將大數(shù)據(jù)挖掘分析列為對傳播效果評價體系的內(nèi)容之一[7]。由此，下文提出以“實(shí)時數(shù)據(jù)追蹤—傳播效果判斷—媒體矩陣重組”為邏輯順序的策略。

（一）以數(shù)據(jù)為指引，動態(tài)調(diào)整傳播矩陣

展會的傳播活動通過媒體的“排兵布陣”來營造傳播生態(tài)空間，媒體組合的序列差異將影響展會的傳播生態(tài)空間和傳播效果。因此，展會新聞中心應(yīng)以數(shù)據(jù)為指引，動態(tài)調(diào)整傳播矩陣，以確保在任何傳播階段均營造出利于展會傳播的生態(tài)空間。

傳播學(xué)有限效果論認(rèn)為，媒體對受眾的影響力是有限的，這種影響受制于媒體定位、發(fā)布內(nèi)容、媒體受眾等多方因素。在展會的傳播活動中，大數(shù)據(jù)可協(xié)助展會新聞中心精準(zhǔn)判斷每篇報道的傳播效果，快速把握在什么時間、什么媒體平臺、發(fā)布什么內(nèi)容、構(gòu)建什么媒體矩陣，才能實(shí)現(xiàn)好的傳播效果。

2020線上智博會期間，展會新聞中心根據(jù)前期數(shù)據(jù)分析，及時將開幕式和重點(diǎn)論壇活動的傳播，策劃為分層次、分類別、有重點(diǎn)的直播引流和全網(wǎng)推流，同時加強(qiáng)與頭部媒體或網(wǎng)站的聯(lián)動，提前在人民網(wǎng)、新華網(wǎng)、央視網(wǎng)等重點(diǎn)媒體開設(shè)專欄，提供直播預(yù)告信息，并在媒體的相關(guān)頻道對直播進(jìn)行置頂、設(shè)置專題等操作，保證各媒體矩陣的協(xié)同與聚焦。此外，還在騰訊、阿里、今日頭條、新浪一直播、抖音、網(wǎng)易、一點(diǎn)資訊等平臺同步直播，開幕式當(dāng)天達(dá)到了近90家媒體同步直播的傳播效果。

（二）實(shí)時數(shù)據(jù)追蹤，放大傳播效果

要做到傳播效果可控，媒體不僅要對每篇新聞報道的點(diǎn)擊量、點(diǎn)贊量、評論量，以及不同媒體發(fā)布新聞報道的內(nèi)容和數(shù)量做到心中有數(shù)，還要對用戶參與的評論內(nèi)容、轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容進(jìn)行有效監(jiān)測，在避免產(chǎn)生負(fù)面輿情的同時，挖掘受眾的關(guān)注點(diǎn)。

在展會的全過程全階段，展會新聞中心新聞數(shù)據(jù)跟蹤組對中央媒體、省級媒體、地市級媒體、海外媒體、行業(yè)媒體、自媒體、商業(yè)網(wǎng)站等的傳播效果進(jìn)行了實(shí)時數(shù)據(jù)追蹤與分析。以第四屆西洽會為例，新聞數(shù)據(jù)跟蹤組獲取了全網(wǎng)11種語言發(fā)布的相關(guān)新聞稿件24387篇，累計(jì)曝光10.8億次，其中包含海外累計(jì)曝光6.53億次。在整個傳播過程中，展會新聞中心根據(jù)用戶互動反饋內(nèi)容，動態(tài)調(diào)整傳播矩陣，很好地把握了傳播節(jié)奏，成為了名副其實(shí)的新聞信息交匯地。

四、結(jié)語

本文以重慶近五年（2018-2022）大型展會的新聞中心為研究對象，結(jié)合傳播學(xué)和具體實(shí)踐，提出大型展會新聞中心的建設(shè)與運(yùn)營思路：推進(jìn)模塊化建設(shè)，將展會新聞中心打造成官方信息源、媒體綜合服務(wù)站、新聞信息交匯地；推動內(nèi)容產(chǎn)品化，全面解構(gòu)展會宣傳要素，建立新聞采訪供需機(jī)制，實(shí)現(xiàn)展會多方參與者的信息供需平衡；充分利用數(shù)據(jù)追蹤，及時調(diào)整傳播策略，實(shí)現(xiàn)傳播效果最大化。

結(jié)合會展行業(yè)的發(fā)展和媒體生態(tài)變化來看，展會新聞中心的建設(shè)方式與運(yùn)營方案都將隨之改變、不斷升級，展會新聞中心在角色和功能上是否還有更大的擴(kuò)展空間，是在后續(xù)實(shí)踐與研究中需深入探索的議題。

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作者簡介 趙吾君，本科，主任記者，重慶國際傳播中心主任，研究方向：新聞傳播。 陳靜，碩士，副教授，重慶師范大學(xué)新聞與傳媒學(xué)院副教授，研究方向：融合新聞。 吳德川，本科，助理記者，重慶國際傳播中心副總經(jīng)理，研究方向：全媒體經(jīng)營。