人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

楊琳琳 青島國信發(fā)展（集團）有限責任公司

隨著時代的不斷進步，人事檔案管理已然成為企業(yè)人力資源的重要組成部分。在企業(yè)發(fā)展過程中，人事檔案管理可為企業(yè)帶更多的資源。因此，文章主要針對人事檔案管理的情況就企業(yè)人力資源管理的作用進行簡單論述，具體內(nèi)容如下。

一、人事檔案管理和人力資源管理的簡單介紹

企業(yè)的發(fā)展速度快，故企業(yè)內(nèi)部資源管理要被提上日程，加之人事檔案管理是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，必須要增強企業(yè)對檔案管理的認知，提高企業(yè)檔案的應用價值，為企業(yè)之后的發(fā)展提供一定的依據(jù)。企業(yè)的人事檔案主要是將企業(yè)內(nèi)部人員的一些成長經(jīng)歷進行記錄，日后根據(jù)記錄對員工進行獎懲，其是以企業(yè)員工為基礎所衍生出的文字、圖像等形式的記錄[1]。做好人事檔案管理，可根據(jù)已知數(shù)據(jù)明確從哪些層面著手分析可以增強企業(yè)員工的潛力，提高企業(yè)的核心競爭力。人事檔案管理在企業(yè)的人力資源管理中發(fā)揮著信息載體的作用，可有效促進企業(yè)人力資源管理發(fā)揮作用，是一種最優(yōu)質的應用工具。企業(yè)人力資源管理必須要有人事檔案管理的支撐，主要源于人力資源管理的發(fā)展經(jīng)歷多個階段，包括人事管理階段、人力資源管理階段、戰(zhàn)略人力資源管理階段以及后戰(zhàn)略人力資源管理階段[2]。隨著國家經(jīng)濟和科技發(fā)展速度飛快，企業(yè)所面臨的環(huán)境逐漸變得日趨復雜，此時，必須要采取針對性的措施適應環(huán)境變化，從企業(yè)內(nèi)部進行整頓，根據(jù)企業(yè)的具體情況著手考量，促進企業(yè)的持續(xù)性進步與發(fā)展。

（一）企業(yè)人事檔案管理概念

每個人在踏入社會之后都有著自己個人檔案，里面記錄著每一個人的工作情況、家庭情況和個人信息等等，其真實反映個人從出生到現(xiàn)在的經(jīng)歷、才能、品德和平常的工作表現(xiàn)等。當一個人準備離開現(xiàn)有工作崗位時，檔案會跟隨個人移動，形成以個人為單位的集中保存且以備查閱的文件資料[3]。人事檔案管理是一種對人事檔案的實體管理，會根據(jù)現(xiàn)實情況對檔案內(nèi)容信息進行更新，將檔案內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息加以利用和開發(fā)，實現(xiàn)對企業(yè)的文化輸入。人事檔案管理人員需要對所收集到的檔案信息進行鑒定，主要在于社會經(jīng)濟的發(fā)展迅速，致使人員密集堆積在某一片區(qū)域中，人員信息往往都會存在較多問題，因此，為了保證信息的正確性，要對所收集的信息綜合鑒定。除此之外，要對收集的信息整理、保管、登記和統(tǒng)計等，確保當企業(yè)需要人員調動時能夠迅速查詢到人事檔案[4]。

（二）人力資源管理概念

在企業(yè)運營過程中，人力資源屬于企業(yè)的重要資源，其主要是憑借著高效、科學方法，在人力資源戰(zhàn)略和職位分析的基礎上，對企業(yè)所擁有的人員進行崗位調度。在人員調整過程中，要選擇適合企業(yè)發(fā)展的人員。保證能夠在選定工作人員之后，對相關人員進行全面培訓、配置、考核和激勵等。人員的培訓是為了保證人員在特殊崗位上勝任工作，但人員的配置要根據(jù)個人的能力、特點進行調度，以此保障每個人的作用得到最大限度發(fā)揮。對所有的員工進行考核是在于提高和增強員工的能力，對員工進行激勵，致使其工作效率得到提升[5]，讓企業(yè)持續(xù)性進步與發(fā)展。企業(yè)的人力資源管理包括勞動關系管理、酬薪和福利管理、績效管理、招聘與配置等，可有效保證企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。

（三）人事檔案管理與企業(yè)人力資源管理之間的關系

人事檔案管理與企業(yè)人力資源管理屬于從屬關系，企業(yè)人力資源管理包含人事檔案資源管理。企業(yè)調動員工時，往往需要根據(jù)實際情況規(guī)避潛在風險，讓員工處于最合適的崗位中，致使人事檔案管理對企業(yè)人力資源管理起著促進作用。當企業(yè)出現(xiàn)崗位空缺時，可通過人事檔案管理尋找到最合適的工作人員，對企業(yè)人員有更深層次的了解，進行綜合分析，加之采用對員工進行績效考核的方式，才能夠保證工作人員的工作效率。

二、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

企業(yè)的正常發(fā)展離不開人力資源管理，更離不開人事檔案管理。但是，人事檔案管理對企業(yè)人力資源管理的作用是分為兩個方面的，一是促進的作用，二是負面的影響?？偟闹v，做好人事檔案管理工作，是保證企業(yè)健康發(fā)展的基礎工作[6]。

（一）人事檔案管理有利于企業(yè)人力資源管理朝著更科學更規(guī)范的方向進行

一般說，企業(yè)的重要組成部分為員工，加深對員工的了解便是對企業(yè)內(nèi)部的了解，對于企業(yè)內(nèi)部部門調動，更是需要對員工信息有所了解。對員工進行了解是企業(yè)人力資源管理的重要方式，有利于將員工的價值充分發(fā)揮出。因此，在進行企業(yè)人力資源管理時，需要采用科學的方式開展工作，以便適應企業(yè)的內(nèi)部擴張。企業(yè)在進行人力資源管理時，不僅需要讓企業(yè)管理人員了解員工，更需要讓員工了解企業(yè)的發(fā)展情況，這一件互惠互利的事情。因此，在進行人力資源管理工作時，要更加用心，制定相應的管理制度和計劃，增強計劃的執(zhí)行效率，保證工作人員按照所制定的計劃開展工作，致使所有的工作會變得明確，避免出現(xiàn)盲目性，減少企業(yè)內(nèi)部優(yōu)秀員工的流失[7]。

（二）人事檔案管理更加科學的配置企業(yè)人力資源

對一個剛進入企業(yè)的員工，想要了解他們平常的信息和歷史，可從員工的人事檔案了解。員工進入好的企業(yè)的時，其人事檔案會從上一個企業(yè)調到新企業(yè)中，由企業(yè)的人力資源管理處歸檔處理。企業(yè)進行人才配置時，往往需要到相應的部門進行信息查看，保證這個崗位上的人員符合崗位需求。采用這樣的方法使得企業(yè)內(nèi)部的人員配置更加的科學，保證在這個崗位上的人員是最為合適的，進激發(fā)工作人員的最大潛能，促進企業(yè)的健康、穩(wěn)步、快速發(fā)展。

（三）確定企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀，為企業(yè)人力資源之后的規(guī)劃提供幫助

企業(yè)對工作人員的安排往往源于人力資源部門所提供的信息。若是人力資源比較匱乏，企業(yè)人事安排的時會存在很多問題，因此，對企業(yè)的人事檔案管理能夠側面地反映出企業(yè)的人力資源現(xiàn)狀，保證企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)人力資源管理過程中所存在的問題，及時改進相關問題。企業(yè)人事檔案管理為企業(yè)人力資源管理提供了規(guī)劃的路線，致使企業(yè)所需要的人才可從人力資源中尋找，一旦發(fā)現(xiàn)人才缺少時，則要及時進行補充。企業(yè)人事檔案中包含企業(yè)內(nèi)部人才結構、人才水平和人才數(shù)量等，指標的變化可有效反映企業(yè)發(fā)展狀態(tài)。在對企業(yè)人事檔案的歸類和整理時，企業(yè)人力資源存儲到的大量人才信息，可直接保證企業(yè)人員的高效供應。

（四）保證企業(yè)外部的員工招聘的質量，為企業(yè)內(nèi)部招聘員工提供一定的依據(jù)

對一個企業(yè)而言，企業(yè)工作內(nèi)容分為內(nèi)部工作和外部工作，故人力資源的招聘工作是按照企業(yè)的工作崗位綜合劃分，分為內(nèi)部招聘和外部招聘。企業(yè)的內(nèi)部招聘是從企業(yè)的員工中內(nèi)部推薦和晉升，具體而言是指員工原本便屬于企業(yè)人員，只是從一個崗位調整到另外的崗位之上。企業(yè)的外部招聘則是從社會、高校等企業(yè)外部進行招聘，所招聘人員是初入企業(yè)中。在進行招聘的時，會按照每個人員的能力進行崗位分配。在企業(yè)員工招聘中，部分企業(yè)招聘人員會走后門，招聘一些自己熟悉的人員，不管這些人員是否符合企業(yè)所需要招聘人員的條件。這樣的行為會導致企業(yè)的人員水平參差不齊，企業(yè)的招聘質量會出現(xiàn)大幅度的降低。在企業(yè)內(nèi)部，最為常出現(xiàn)的是抱團現(xiàn)象，這種情況會為一些不法人員提供便利[8]，為日后企業(yè)的統(tǒng)一管理造成難度。因此，在進行企業(yè)招聘時，一定要注意招聘的人員水平是否達到企業(yè)所要求的那樣。企業(yè)還可以利用人力資源信息綜合了解所有人的人事檔案，并統(tǒng)計和分析，安排相應的人員進行檔案信息篩選，避免任用不符合要求的員工，保證企業(yè)內(nèi)所招聘員工的質量。

（五）幫助企業(yè)有針對性的設定員工的培訓項目

每個人員在進入企業(yè)之后都是需要進行培訓的，為保證企業(yè)員工熟悉企業(yè)的業(yè)務。在進行培訓時，按照每個員工的能力進行培訓。因此，在正式開始培訓之前，需要熟悉所有員工的信息資料，如教育背景、工作經(jīng)歷、工作經(jīng)驗等等，確保企業(yè)可有效安排培訓項目，進行有針對性的培訓工作。并不是企業(yè)的每個崗位都對教育背景有要求，但是有一些崗位需要，因此，在進行員工培訓時要根據(jù)其崗位具體要求開展工作，調動他們培訓的積極性，使員工的工作能動性增強，快速適應工作內(nèi)容。

（六）了解、分析員工地域文化信息，促進企業(yè)的跨地文化管理

企業(yè)在進行人員招聘時，并不會局限于一個地方，會從全國各地進行人員篩選，甚至部分崗位需要招聘外國人。因此，企業(yè)在進行人員招聘時，往往在有限的薪資要求中選擇能力者，故對所招聘的員工地域限制較少[9]。由于每個地方的人員都對該地方的文化、習慣、觀念等更為熟悉，一旦進入一個不熟悉的地域中，文化觀念等會受到明顯的沖突和影響，此類沖突會導致企業(yè)在人員管理時產(chǎn)生負面情緒，甚至影響到工作。企業(yè)工作人員熟悉他們的人事檔案，從檔案中了解到每個人的籍貫、經(jīng)歷說明等等，從檔案的信息中分析出每個員工的文化特質，針對具體情況設定機制和處理方法。企業(yè)在安排一些不同文化背景的人員進行團隊合作之前，要了解他們的經(jīng)歷等，這樣才能夠最優(yōu)的便捷人員的工作[10]。

（七）有利于更好地對員工進行職業(yè)生涯規(guī)劃

人事檔案內(nèi)容的更新與本身的精力是息息相關的，從人事檔案中，可以了解員工在職場中的調動、離職等等，了解員工的受教育的情況，安排人員找到更加合適的崗位。此類信息對員工之后的職業(yè)生涯幫助頗大，尤其是員工在職場中的經(jīng)驗，對員工的薪資待遇等影響更大。如果員工工作經(jīng)驗豐富，且在自己領域中會獲得成就。企業(yè)將此類領域會將其直接確定為定員工的職業(yè)生涯目標，在企業(yè)升職過程中優(yōu)先考慮優(yōu)秀員工。因此，社會中，部分人員往往希望自己的人事檔案完美，這是為了之后的職業(yè)生涯做好相應的準備。

（八）根據(jù)員工檔案中的不同情況，采用不同的人員激勵手段

在企業(yè)之中，實際工作中，員工是會得到一定的獎勵，此時會保證其安心在企業(yè)開展工作。對員工的獎勵可將其直接分為精神獎勵和物質獎勵，以確保不同的人員所需要的獎勵是不一致，達到預期的效果。因此，企業(yè)管理人員需要了解到人員所需要的獎勵是什么，從而讓檔案管理者對員工的檔案全面熟知，然后再進行針對性地激勵。

三、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的運用

（一）健全檔案管理制度

在人事檔案管理中，必定要根據(jù)實際情況健全檔案管理制度，構建信息化的資料庫，實現(xiàn)對人事檔案信息的高效查詢和管理，不斷提升實際操作實效，對人事檔案信息進行綜合分類與分析。尤其要區(qū)分企業(yè)的在職工作者以及離職工作者的檔案信息，對人才的招聘、提拔等進行規(guī)范化，注重一些高素質人才的引進。通過對每一個環(huán)節(jié)的規(guī)范，可漸漸減少檔案資料中的資料不齊、資料重復等情況，致使在后期查詢檔案時，所有的數(shù)據(jù)信息能夠更加完整，實現(xiàn)信息管理實效的提高。

（二）規(guī)范檔案分類系統(tǒng)

在人力資源管理中，所有的檔案分類形式以及內(nèi)容與傳統(tǒng)方式存在較大差異，對此，必須要迎合新的時代行情，做好檔案的收集、整理以及分析，定性和定量分析對應的數(shù)據(jù)信息，以便提高檔案管理全過程的創(chuàng)新性。值得一提的是，在人事檔案管理中要及時補充一些數(shù)據(jù)信息，刪除重復且無意義的數(shù)據(jù)信息，通過全方位的整理實現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部人員的興趣、性格等進行全面了解，將其作為評選榮譽稱號、反映工作業(yè)績的重要支撐數(shù)據(jù)，不斷提高檔案管理的規(guī)范化，提高人力資源管理實效。

（三）完善信息管理系統(tǒng)

在數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作面臨著新的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)，此時必須要做好信息化管控工作。第一，健全人事檔案數(shù)據(jù)資源庫，通過計算機設備進行數(shù)據(jù)的整理和歸類，致使所有有效用的數(shù)據(jù)信息能夠在數(shù)據(jù)庫中保留下來，增強數(shù)據(jù)信息的查找速度。只有增強信息技術在人事檔案信息中的應用，定期或者不定期加強人事檔案信息的人才交流，實現(xiàn)資源的有機共享。另外，還需要利用先進的數(shù)字技術增強檔案信息的正確性，以確保檔案資源的真實性。

（四）增強檔案利用價值

在人事檔案管理工作中，必須要重視相關部門對于檔案資源的重視性，盡可能發(fā)揮人事檔案管理的價值。在人員選擇中，要以人事檔案管理經(jīng)驗作為檔案管理部門的人才選擇標準，要求工作人員能夠重視該項工作，增添人事檔案價值，優(yōu)化人事檔案信息，錄取一些綜合素質高的工作者。除此之外，工作者必定要轉變思維模式，致使人事檔案可為企業(yè)提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

四、結語

隨著社會的快速發(fā)展，市場的競爭更加激烈。想要在市場中站穩(wěn)腳跟，需要有足夠的人才提供幫助。了解人才的最好辦法是從企業(yè)的人力資源管理中的人事檔案中查看。人力資源管理將企業(yè)的現(xiàn)狀進行了解，為企業(yè)人力資源規(guī)劃提供幫助，保證企業(yè)招聘人員的質量，促進企業(yè)正常開展。