基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)策略分析

楊禎

（中國電子科技集團(tuán)公司第四十九研究所，黑龍江 哈爾濱 150000）

0 引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的快速發(fā)展，云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)的迅速崛起，各項(xiàng)數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出日益增長的趨勢，并且增長的速度也非?？?，這也使得數(shù)據(jù)的類型、結(jié)構(gòu)變得更加豐富和復(fù)雜，人們的生活、學(xué)習(xí)、工作進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。在這一大背景下，面對競爭激烈、形式多變的市場，企業(yè)對信息資源的開發(fā)和利用在其贏得競爭、健康發(fā)展的過程中占據(jù)了更重要的地位。因此，企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變、優(yōu)化之前的檔案管理模式，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，從而提高檔案管理工作效率，提高企業(yè)效益。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 檔案信息規(guī)模急劇擴(kuò)大

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)面臨著越來越多的檔案信息，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能為管理層及時(shí)準(zhǔn)確地提供數(shù)據(jù)參考，也不能為各個(gè)部門的檔案整理提供一定的便利，不符合企業(yè)當(dāng)下和未來的發(fā)展需要，不僅如此，電子文件作為企業(yè)檔案的重要組成部分，其格式的多樣、數(shù)據(jù)量的龐大也為檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)，如何快速地整理這些文件，精準(zhǔn)地找出能夠轉(zhuǎn)化為可利用資源的文件是檔案管理工作中的難點(diǎn)，僅靠傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)是無法解決的，必須要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。

1.2 辦公向著自動(dòng)化方向發(fā)展

隨著OA、Teamcenter等系統(tǒng)在工作中的廣泛應(yīng)用，企業(yè)辦公逐漸向著自動(dòng)化的方向發(fā)展，改變了原本的工作環(huán)境。從目前來看，許多企業(yè)都開始應(yīng)用自動(dòng)化系統(tǒng)自動(dòng)歸檔電子文件，及時(shí)儲存和傳遞數(shù)據(jù)信息，使檔案信息的采集、處理、分析等各環(huán)節(jié)的工作都形成了動(dòng)態(tài)模式，促進(jìn)了檔案管理工作質(zhì)效的提升。

1.3 檔案信息資源越來越重要

傳統(tǒng)的檔案管理與大數(shù)據(jù)支持下的檔案管理，無論是在消耗的時(shí)間成本、人力成本上都存在一定的不足，并且也不符合現(xiàn)代企業(yè)的快節(jié)奏工作，無法滿足信息資源及時(shí)、高效的采集、處理、整合等需求?；诖?，為確保自身的健康、快速發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該有意識、有能力加強(qiáng)與完善檔案信息化建設(shè)[1]。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

2.1 滿足檔案網(wǎng)絡(luò)辦公

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理信息化中，企業(yè)對檔案管理的認(rèn)識并不深刻，只停留在了電子檔案的層面，檔案管理員仍是需要到檔案室查詢調(diào)閱檔案。而且一些企業(yè)的生產(chǎn)部門與銷售部門建立在兩個(gè)城市，如果急需要某一項(xiàng)檔案資料的時(shí)候，通常以電子郵箱傳遞信息。但是電子郵箱并沒有較高的安全性，它是一個(gè)開放的軟件，在信息傳遞的過程中很容易受到病毒、黑客等的攻擊，從而產(chǎn)生機(jī)密信息被竊聽、盜取等問題，嚴(yán)重的話就會(huì)為企業(yè)帶來不可挽回的損失?；诖耍诖髷?shù)據(jù)技術(shù)支持下，企業(yè)應(yīng)整合、優(yōu)化原有檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，借助先進(jìn)的技術(shù)手段讓檔案信息化向著網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的方向發(fā)展。在這樣的情況下，企業(yè)可以在內(nèi)部平臺上進(jìn)行調(diào)閱、傳送資料，并且后臺還會(huì)有相應(yīng)的防護(hù)軟件保證整個(gè)過程的安全性，既滿足了網(wǎng)絡(luò)化辦公需求，又降低了信息盜取等問題發(fā)生的可能性。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享

通常情況下，一個(gè)企業(yè)會(huì)有許多個(gè)部門，每個(gè)部門都有特定的工作任務(wù)，承擔(dān)著相應(yīng)的工作職責(zé)，并且在各部門生產(chǎn)經(jīng)營的過程中會(huì)產(chǎn)生許多檔案資料，如果只是將這些資料送往檔案管理部門處理，那么需要大量的檔案管理工作人員才能保證效率?；诖?，在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，讓各部門工作人員能夠在系統(tǒng)中上傳資料，并由后臺對上傳的資料進(jìn)行分類與同步，從而讓檔案管理人員能夠?qū)π碌馁Y料進(jìn)行及時(shí)的處理與有效的管理。同時(shí)，當(dāng)各部門需要調(diào)閱某一項(xiàng)資料時(shí)，也可以在系統(tǒng)上提交申請，申請通過后便能夠下載、使用資料。通過這樣的方式，不僅可以提高各部門的工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，還能確保電子信息傳遞的過程中始終是完整的，不會(huì)像紙質(zhì)檔案那樣容易受到損壞，發(fā)生信息失真的問題。

2.3 探索檔案服務(wù)方式

目前，越來越多的企業(yè)開始建設(shè)信息化檔案，認(rèn)識到了檔案信息資源的利用價(jià)值，對企業(yè)發(fā)展的作用，并且在建設(shè)的過程中也逐步探索出了符合實(shí)際、有一定特點(diǎn)的檔案管理方式與內(nèi)容。在此過程中，企業(yè)也結(jié)合用戶的意見和之前存在的問題，進(jìn)一步優(yōu)化了檔案調(diào)閱、提交、申請等流程，滿足了用戶需求的同時(shí)，也促進(jìn)了各部門對檔案資源的有效利用?？偠灾?，在企業(yè)未來發(fā)展的過程中，探索更高效的檔案服務(wù)方式是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)之一。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)策略

3.1 創(chuàng)新發(fā)展理念，強(qiáng)化規(guī)劃指導(dǎo)

檔案資料記載了企業(yè)的發(fā)展歷程，對企業(yè)總結(jié)過往工作的得失、制定未來發(fā)展的規(guī)劃都有著重要的作用。通過建設(shè)信息化檔案，企業(yè)能夠在系統(tǒng)中精準(zhǔn)地找到檔案資料，既省時(shí)又省力?；诖?，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)管理者應(yīng)提高對檔案管理工作的重視，并加大資金、人力等方面的投入力度，利用先進(jìn)的技術(shù)手段促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。同時(shí)，企業(yè)的干部工作人員、檔案管理工作人員也要轉(zhuǎn)變理念，正確認(rèn)識信息化檔案建設(shè)對加強(qiáng)檔案管理的意義、對促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的價(jià)值。在這樣的情況下，企業(yè)從上到下都能夠齊心協(xié)力共同建設(shè)信息化檔案，推進(jìn)檔案管理改革之路，為提升各項(xiàng)工作的效率、促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展提供了重要保障[2]。

3.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，提供技術(shù)支持

企業(yè)檔案信息化建設(shè)包括許多方面的工作，如信息的收集、加工、處理等，而這些工作需要不同的技術(shù)支持才能夠完成，所以企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，完善硬件和軟件兩個(gè)系統(tǒng)。在硬件建設(shè)方面，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際的功能需要完成計(jì)算機(jī)、路由器、交換機(jī)等設(shè)備的配置；在軟件建設(shè)方面，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際的管理需求完成基礎(chǔ)平臺和管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)。

企業(yè)檔案網(wǎng)站是企業(yè)檔案部門在網(wǎng)絡(luò)上的站點(diǎn)，是企業(yè)檔案部門面向世界的窗口。企業(yè)檔案部門要結(jié)合實(shí)際需要做好檔案編碼管理、檔案信息查詢、檔案服務(wù)開發(fā)等工作，以此確保檔案網(wǎng)站功能的全面性和實(shí)用性，確保檔案數(shù)據(jù)庫與真實(shí)的生產(chǎn)經(jīng)營信息的一致性。需要注意的是，檔案信息化建設(shè)需要企業(yè)全體干部員工的參與，做到從發(fā)文的起草、擬定、審核等各個(gè)環(huán)節(jié)的緊密相扣，并且還要對每一環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行把關(guān)，這樣才能進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)[3]。

3.3 建立規(guī)范體系，完善管理制度

如何管理電子檔案是企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)，也是企業(yè)在建設(shè)信息化檔案中需要解決的問題。首先，企業(yè)可以將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行集中的管理，切記不要在這一流程耗費(fèi)過多的時(shí)間。其次，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合國家規(guī)范與自身實(shí)際建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的體系，包括材料歸檔范圍、信息保管期限、文件審批上報(bào)等，從而加強(qiáng)對電子檔案的管理。如果一個(gè)企業(yè)在信息化檔案建設(shè)的過程中缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，那么就會(huì)導(dǎo)致軟件開發(fā)產(chǎn)生變故、雙方合作出現(xiàn)分歧等問題，這時(shí)就只能找專業(yè)的團(tuán)隊(duì)完善檔案管理信息系統(tǒng)，既浪費(fèi)了時(shí)間，也帶來了經(jīng)濟(jì)損失。再次，企業(yè)要利用先進(jìn)的技術(shù)手段開發(fā)出符合當(dāng)下發(fā)展和未來發(fā)展的檔案信息管理系統(tǒng)，并確保這一系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)有著緊密的聯(lián)系，從而做好前期的管控工作，確保后期各系統(tǒng)能夠及時(shí)地更新、傳遞數(shù)據(jù)。最后，企業(yè)在建設(shè)信息化檔案的過程中應(yīng)將管理和分析有機(jī)結(jié)合，從而對數(shù)據(jù)進(jìn)行更加合理的收集與匯總，留下有價(jià)值的信息，轉(zhuǎn)化為資源信息，剔除掉無用的信息，這樣才能進(jìn)一步確保數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性[4]。

3.4 建立防護(hù)體系，確保信息安全

3.4.1 應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)

如果企業(yè)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存在一定的漏洞，那么網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全便會(huì)無法得到有效的保障，病毒和黑客都能較為輕易地攻擊系統(tǒng)，從而導(dǎo)致信息被盜取、利益被破壞等問題。即使在計(jì)算基礎(chǔ)與安全的運(yùn)行狀態(tài)中，病毒和黑客攻擊也是無法完全避免的。因此，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須要應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，確保企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全[5]。

首先，企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全管理員要做好查毒和查漏的工作。目前，殺毒軟件與漏洞掃描軟件得到了廣泛的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)安全管理員可以安裝這兩類軟件進(jìn)行日常的開機(jī)查毒和查漏工作，如360管家、防火墻、魯大師等。如果企業(yè)發(fā)生了計(jì)算機(jī)被病毒或黑客攻擊的事情后，也可以用這兩種軟件完善系統(tǒng)、信息恢復(fù)。在應(yīng)這兩種軟件的過程中，網(wǎng)絡(luò)安全管理員需要注意以下幾點(diǎn)：第一，根據(jù)企業(yè)實(shí)際合理配置網(wǎng)絡(luò)，確保能夠有效發(fā)揮防護(hù)軟件的功能與作用。第二，科學(xué)設(shè)置訪問權(quán)限，通過以IP或用戶名為目標(biāo)設(shè)置訪問密碼、身份識別等驗(yàn)證信息，將一些非法用戶或者是不應(yīng)該訪問的用戶攔截在網(wǎng)絡(luò)外面，避免他們將病毒攜帶過來或者是盜取信息等。第三，及時(shí)關(guān)注日記監(jiān)控，通過定期查看訪問日志檢查是否有異常問題，并采取相應(yīng)的措施，確保計(jì)算機(jī)始終在安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中運(yùn)行。

其次，企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全管理員要做好檔案的加密工作。加密技術(shù)有很多種，如常見的數(shù)據(jù)流加密、公鑰加密等，安全管理員要結(jié)合實(shí)際合理、充分地應(yīng)用這些技術(shù)。在使用加密技術(shù)時(shí)，安全管理員要對外部網(wǎng)絡(luò)和局域網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分開處理，當(dāng)需要傳遞機(jī)密文件時(shí)用局域網(wǎng)絡(luò)，從而進(jìn)一步提高信息傳輸?shù)陌踩耘c保密性。在此基礎(chǔ)上，還要對企業(yè)的檔案進(jìn)行備份，從而為信息的安全做雙重保障。在這樣的情況下，即使企業(yè)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)遭到了黑客的攻擊，也能夠通過重新加密文件或轉(zhuǎn)移文件的方式，確保檔案信息的安全，避免企業(yè)因檔案信息泄露而面臨商業(yè)危機(jī)、經(jīng)濟(jì)危機(jī)等[6]。

最后，企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理員要做好檔案的防入侵工作。與殺毒、撿漏兩種軟件相比，網(wǎng)絡(luò)入侵檢測技術(shù)安全性更高，將它應(yīng)用在企業(yè)檔案安全防護(hù)中，不僅能夠過濾非法信息，發(fā)現(xiàn)異常問題，還能自動(dòng)抵抗病毒。網(wǎng)絡(luò)入侵檢測技術(shù)主要有異常檢測和誤用檢測兩種，安全管理員要對其進(jìn)行合理的、充分的應(yīng)用，并注意及時(shí)更新和升級系統(tǒng)，進(jìn)一步確保企業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全，為加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)提供重要保障。

3.4.2 完善信息制度

大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)不僅要合理利用信息技術(shù)提高網(wǎng)絡(luò)安全性，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，還要通過完善相應(yīng)的制度，從根本上堵住商業(yè)機(jī)密和企業(yè)核心數(shù)據(jù)被泄露的漏洞。

首先，企業(yè)應(yīng)完善機(jī)密信息保護(hù)制度。在應(yīng)用加密技術(shù)保障信息安全的同時(shí)，企業(yè)要減少機(jī)密信息的接觸者數(shù)量，并要求這些接觸者簽訂保密協(xié)議，確保他們不會(huì)為了金錢、地位等而買賣企業(yè)重要信息。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)要求接觸過檔案的工作人員進(jìn)行登記，以便定期檢查。

其次，企業(yè)應(yīng)完善信息資源共享制度。信息資源共享雖然是大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化轉(zhuǎn)型目標(biāo)，但是對于信息資源共享的整個(gè)過程、每個(gè)環(huán)節(jié)都要有嚴(yán)格的規(guī)定，如信息的查詢、復(fù)制、傳播等。舉例說明，在傳播企業(yè)檔案信息時(shí)要求工作人員利用加密技術(shù)將信息轉(zhuǎn)為密文，避免在此過程中有其他用戶竊聽、盜取信息等。同時(shí)，還要對檔案信息進(jìn)行分級處理，明確規(guī)定每個(gè)級別的傳播范圍，以此進(jìn)一步提高信息傳播的安全性[7]。

最后，企業(yè)應(yīng)完善信息設(shè)計(jì)制度。通過組建專門的信息審計(jì)與監(jiān)控工作隊(duì)伍，對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行定期、不定期的檢測和評估，確保能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常問題，并采取行之有效的措施進(jìn)行及時(shí)的處理。

3.5 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，推進(jìn)人才工程

高素質(zhì)人才隊(duì)伍是大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)建設(shè)信息化檔案的關(guān)鍵所在，也是企業(yè)檔案信息向重要情報(bào)資源的轉(zhuǎn)化的必備條件。原始信息轉(zhuǎn)為有效情報(bào)的過程中會(huì)產(chǎn)生許多新的信息，這信息與企業(yè)的各項(xiàng)工作都有所關(guān)聯(lián)，如生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等，所以企業(yè)需要既懂技術(shù)又懂管理的復(fù)合型人才。可以從以下幾個(gè)方面建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍：第一，與高校展開合作。高校作為培養(yǎng)人才的主要基地，企業(yè)可以通過與高校合作，共同培養(yǎng)企業(yè)檔案信息化人才，這對于三方來說都是一件非常有意義的事情。第二，提高招聘要求。企業(yè)可以結(jié)合實(shí)際發(fā)展和未來發(fā)展目標(biāo)適當(dāng)提高要求，并在人才面試結(jié)束后組織相應(yīng)的培訓(xùn)與考核，以此確保人才符合要求，甚至是超出要求，使他們上崗后能盡快適應(yīng)，發(fā)揮自己的才能。第三，定期培訓(xùn)提升員工水平。在人才上崗后，企業(yè)仍要給予他們學(xué)習(xí)和成長的機(jī)會(huì)，不斷提升其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)。尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代各種技術(shù)更新迭代的速度都比較快，只有能夠掌握前沿的技術(shù)、先進(jìn)的理論才能更好地加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。同時(shí)，在其過程中也要加強(qiáng)安全保密、檔案管理的培訓(xùn)以及國家法律法規(guī)的學(xué)習(xí)等，以此進(jìn)一步推進(jìn)人才工程的建設(shè)[8]。

4 結(jié)論

綜上所述，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時(shí)代提出的必然要求，企業(yè)應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，提升檔案信息化意識和能力，通過創(chuàng)新發(fā)展理念、建立防護(hù)體系、加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)等方法，建立更完善的檔案信息管理系統(tǒng)，為實(shí)現(xiàn)更健康、更快速的發(fā)展目標(biāo)提供重要保障。