企業(yè)采購合同管理法律風險識別與防范

宋緒龍 趙 巖 韓向東

華能伊敏煤電有限責任公司，內(nèi)蒙古 呼倫貝爾 021134

在商業(yè)活動當中，采購合同是其中最為常見的合同種類之一。在采購合同的關(guān)系當中，賣方（即供應商）指的是按照約定轉(zhuǎn)移標的物所有權(quán)的一方，而買方（即采購方）是指接受所有權(quán)并且支付價款的一方。對于企業(yè)的采購合同來講，企業(yè)的相關(guān)部門應當切實履行自身的職責，在采購合同簽約之前做好監(jiān)督工作、在合同簽訂的時候做好審查工作、在合同履約過程中做好跟蹤和處理好合同的各種風險。但是，很多企業(yè)在履行采購合同的時候存在很多問題，因此本文著重研究企業(yè)采購合同管理法律風險識別和防范措施，從而保證問題得到切實的解決。

一、企業(yè)采購合同管理的概述

對于一個企業(yè)來講，合同對于公司之間合約關(guān)系的維系、公司關(guān)系標準化程度的提升等方面都有著相當重要的作用和不可替代的功能。采購合同在訂立的時候，需要建立在雙方意愿一致的基礎(chǔ)上，企業(yè)雙方一旦簽訂合同，那么就意味著需要承擔相應的法律責任和強制性的業(yè)務，這是合同具備的法律效力。一般來講，如果在合同簽訂的過程中，雙方處于良好的合作階段，但是一方違背了合同中約定的內(nèi)容，不履行自身的義務或者責任，那么合同的另一方有權(quán)利要求另一方進行賠償。雖然企業(yè)采購合同的簽訂有強制性和法治效力，但是從根本上來講這種采購合同簽訂的目的并不是約束合同雙方，而是保證兩方合約關(guān)系的存在。一個企業(yè)要想處于正常的運營和生產(chǎn)的狀態(tài)下，那么企業(yè)采購合同簽訂的雙方就需要所簽合同發(fā)揮自身的保障作用。目前，我國的采購合同簽訂和踐行當中仍然存在很多問題，企業(yè)的權(quán)益在一定程度上還會受到侵犯，從根本上來講造成這種局面的原因還是采購合同本身存在風險，為此就需要對企業(yè)的采購合同進行管理。一些企業(yè)的采購合同當中存在著法律風險，這是導致企業(yè)經(jīng)濟權(quán)益受到侵犯的最直接因素，也會影響公司的生存。基于這種狀況，必須要提升相關(guān)人員對企業(yè)采購合同管理中法律風險的識別能力，加大管控采購合同當中存在的法律風險，進而保證降低法律風險帶來的不利影響。增加合同條款，約定守約方為維護權(quán)益向違約方追償產(chǎn)生的一切費用（包括但不限于律師費、訴訟費、保全費、保全保險費等）均由違約方承擔。

二、企業(yè)采購合同糾紛的正反面案例分析

（一）企業(yè)采購合同糾紛的正面案例分析

近年來，企業(yè)采購合同糾紛相關(guān)的案例很多，林某、滄州市X區(qū)A窗簾店關(guān)于合同問題產(chǎn)生了糾紛［1］。雙方在《B住宅小區(qū)售樓處窗簾合同》中明確規(guī)定了“就甲方向乙方采購窗簾事宜達成協(xié)議”，但是上訴人林某以價款過高的原因?qū)υ摵贤M行了毀約，認為違背了契約精神的說法并不準確，最終以該采購合同是階段性合同，在被上訴人完成合同義務的狀況下，上訴人有義務支付合同約定的對價結(jié)束。根據(jù)這個企業(yè)的采購合同糾紛可知，滄州市X區(qū)A窗簾店是守約方，并且切實維護了自身的權(quán)益。

通過案例分析可知：一是基于上訴人在被上訴人進行具體承攬活動之前，并沒有立即提出相應的解除合同的要求，結(jié)合當事人雙方的實際需求，按照合同的約定，由第三方安裝完畢相應的房屋窗簾，經(jīng)過法院的審判可知，簽訂的合同有效，應當繼續(xù)履行合同的內(nèi)容。同時，在雙方簽訂的《B住宅小區(qū)售樓處窗簾合同》中還明確約定了窗簾及安裝費用總價款為92000元，合同簽訂時被告應向原告先期支付總貨款的70%，窗簾安裝前被告向原告支付總貨款的20%，剩余款項原告安裝完畢后3日內(nèi)，由被告一次性付清尾款。自本合同生效之日起，送貨時間為15個工作日。對于這個約定，并不能夠構(gòu)成認定欺詐形成的標準。二是在這個案件的庭審當中還提供了微信截圖以及證人證言等內(nèi)容，由于這種證據(jù)不能夠作為實證，并未采納。從側(cè)面來看留存的證據(jù)并沒有發(fā)揮作用，但是這種留存證據(jù)的做法是值得學習和借鑒的。

（二）企業(yè)采購合同糾紛的反面案例

在青島C有限公司和山東D裝備科技有限公司發(fā)生的采購合同糾紛當中，雙方就《25客位雙體帆式客船采購合同》發(fā)生了一系列的爭論，焦點在于解除相關(guān)的合同、返還旅游公司貨款、承擔違約金等方面［2］。C公司認為在保修期內(nèi)對山東D公司進行了更換發(fā)動機的操作，在多次更換之后，并不能切實解決發(fā)動機本身存在的問題，并且D公司未履行承諾更換新型發(fā)動機，導致問題未得到切實的解決。但由于D公司實際上已經(jīng)履行了抗辯買賣合同的約定，并且明確表示發(fā)動機問題屬于保修問題，不支持解除雙方簽訂的合同，因此雙方應當繼續(xù)履行相關(guān)的合同義務。

基于這種狀況，對于D公司來講，其已經(jīng)切實維護了自身的權(quán)益，屬于守約方。這個案例當中的法律風險在于雙方對于質(zhì)量的條款和風險的防范意識缺乏足夠的重視，對于質(zhì)量相關(guān)的條款并沒有做足夠明確的約定，已知在采購合同當中約定的是因質(zhì)量問題不能使用，山東D公司認為其提供的帆船并不存在質(zhì)量方面的問題，將發(fā)動機故障的原因歸結(jié)為使用方式不當，導致當事人雙方產(chǎn)生了一系列糾紛。

三、企業(yè)采購合同簽訂法律風險防范的措施

（一）企業(yè)采購合同簽訂之前法律風險防范的措施

在企業(yè)簽訂采購合同之前要審查雙方主體的資格。采購合同的供貨方作為當事人之一，對其進行資格審查，能夠有效地防范合同風險。要想最大限度內(nèi)保證采購合同交易的安全性，就要開展科學合理的資格審查工作，保證雙方當事人的民事權(quán)利能力和民事行為能力達到相應的標準和要求。通常情況下，將主體資格的審查分為兩種，即自然人和法人。從自然人的角度出發(fā)來看，不僅要查驗相關(guān)的身份證等各種信息，還要判斷該自然人簽約的資格。對于自然人來說，如果是即時結(jié)清的采購合同，可以簽訂采購合同，否則就要進行仔細思考，預判是否存在風險。一般來講，采購合同供貨方是公司法人，此時需要查驗的內(nèi)容包括三證、基本信息等。如果不便于查驗營業(yè)執(zhí)照，到工商局查詢其詳細情況是很有必要的［3］。如果在主體資格審查的時候，發(fā)現(xiàn)了異常，要對合同的條款進行適時的審查。對企業(yè)雙方的采購合同履約能力進行調(diào)查也是十分重要的內(nèi)容，尤其關(guān)注企業(yè)采購合同簽訂雙方的履約能力，主要包括對方當事人的經(jīng)濟實力、信用情況和不良行為記錄等，之所以這樣做從根本上來講就是對于采購合同管理的法律風險進行充分的規(guī)避。企業(yè)對采購合同簽訂另一方的履約能力進行調(diào)查能夠大大避免出現(xiàn)損失的可能性，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部和外部的公共信息、特別渠道信息、對方提供的情況、對方的銷售規(guī)模和市場聲譽等，對企業(yè)的經(jīng)營和管理狀況進行綜合的分析和判斷。

（二）企業(yè)采購合同簽訂過程中的法律風險控制

在簽訂采購合同的時候，企業(yè)雙方需要在公平、公正和自愿的情況下簽訂，這在一定程度上保證了雙方的權(quán)利。但是在企業(yè)采購合同的簽訂過程中，還需要對合同的具體內(nèi)容進行詳細的約定，其中包括合同的雙方當事人、買賣的具體標的物和標的物的質(zhì)量標準等［4］，在明確約定好各種內(nèi)容的狀況下進行，如青島C旅游發(fā)展有限公司和山東D裝備科技有限公司在簽訂采購合同的時候，就對標的物的質(zhì)量要求和標準進行了明確的規(guī)定，以此來確保雙方履約的順利。同時，還要盡可能保證在履約過程中減少發(fā)生爭議或者糾紛的可能性。為了盡可能避免企業(yè)在簽訂采購合同的時候出現(xiàn)法律風險，對具體的內(nèi)容進行規(guī)定是一種有效的防范措施，有助于追究相關(guān)的違反合同規(guī)定責任方的責任。

（三）企業(yè)采購合同履行過程中的法律風險管理

對于企業(yè)來講，采購合同一旦確定，就必然要在規(guī)定的時間和對應的范圍內(nèi)履行相對應的業(yè)務，而此時存在的風險是最大的。為此需要公司對其進行重點的防范。要想保證法律風險管理的有效性，應當保證公司能夠采取相應的措施，從而減少各種損失的出現(xiàn)。企業(yè)在切實履行采購合同的時候，要提升對各種合同法律風險的認識和重視程度，保證賣方按照約定的時間交付相應的貨物。假設(shè)企業(yè)采購合同的內(nèi)容當中涉及到了保密條款，應當告知相關(guān)的合同履行人員，做好對商業(yè)秘密的保護工作。為了保證有效規(guī)避企業(yè)采購合同履行過程中的法律風險，應當強化對企業(yè)采購合同的法律風險管理工作。

第一，企業(yè)應當完善企業(yè)內(nèi)部的采購合同管理相關(guān)制度。為了使制度能夠切實發(fā)揮作用，企業(yè)可以設(shè)置專門的機構(gòu)或者專門的負責人員，保證其在遵守相關(guān)制度，認真負責采購合同管理的各方面工作。在各種先進信息技術(shù)的影響下，企業(yè)可以充分利用和發(fā)揮各種管理軟件的作用，及時發(fā)現(xiàn)和實時監(jiān)測采購合同的簽訂，保證問題發(fā)現(xiàn)的及時性，進而提出相應的解決措施。與此同時，企業(yè)還應當讓相關(guān)的責任部門或者機構(gòu)實施相應的監(jiān)管，保證多個機構(gòu)負責審查工作，對各種法律資源進行優(yōu)化和整合，保證企業(yè)內(nèi)部采購合同管理的實際效率，進而使企業(yè)的采購合同法律風險降低。

第二，企業(yè)應當要求相關(guān)的合同管理人員嚴格認真審核合同。合同管理人員認真審核合同的時候，還要對一些細節(jié)性的內(nèi)容進行確認。一是審查合同文本。一旦發(fā)現(xiàn)存在這種問題，必須及時通知相關(guān)的負責人，這樣能夠盡可能減少損失的出現(xiàn)或者增加；二是審查合同文本中的文字、措辭。一旦發(fā)現(xiàn)存在異常狀況，重新進行合同文本的修訂，保證采購合同的完整性和科學性。同時，企業(yè)內(nèi)部的采購合同管理人員還應當有采購合同風險防范的意識，注意留存好相關(guān)的證據(jù)，如留存采購合同原件、合同履行過程中雙方的溝通函件；出廠證、合格證、質(zhì)保書、使用說明書、鑒定證書；針對貨物的來往輸送等信息，要留存訂貨單、提貨單、入庫單、出庫單、運貨單、倉儲單、簽收單等；收款過程中，要注意留存收據(jù)、付款憑證、發(fā)票等；在收到貨物的時候，一旦發(fā)現(xiàn)貨物存在一定的瑕疵，那么需要對其進行拍照、留存、封樣等，盡可能避免雙方出現(xiàn)糾紛。

（四）企業(yè)采購合同的變更與發(fā)生糾紛的補救

基于企業(yè)采購合同變更，需要掌握好企業(yè)采購合同變更的方式。一是由簽訂合同的雙方進行協(xié)商，最終達到雙方的滿意，進而對簽訂的采購合同內(nèi)容進行變更；二是向法院或仲裁機構(gòu)等提出相關(guān)的申請，最終通過裁決對合同的內(nèi)容進行變更。通過對《民法典》中第五百四十三條規(guī)定“當事人協(xié)商一致，可以變更合同。［5］”的了解可知，簽訂補充協(xié)議是很恰當?shù)囊环N方式，能夠促使雙方的權(quán)益都得到一定的保障。同時，要注意確保雙方當事人簽字蓋章后生效。但是，根據(jù)《民法典》合同變更的相關(guān)規(guī)定，企業(yè)采購合同的變更必須在不存在重大誤解、公平、欺詐、脅迫等前提下進行，如果存在不當?shù)男袨?，相關(guān)負責人需要進行切實的處理，從而保證對原合同的修改的合理性。

從采購合同糾紛處理的角度來講，企業(yè)采購合同在履行的過程中，由于受到各種不確定性因素的影響，簽訂采購合同的雙方糾紛事件的出現(xiàn)和發(fā)生不能進行提前避免，為此需要采取相應的補救措施，其中訴訟或者仲裁是最為直接和有效的方式。與此同時，在處理企業(yè)之間的采購合同糾紛的時候，還要格外注重處理合同糾紛的時效性。如果企業(yè)雙方簽訂的采購合同是一般性質(zhì)的，那么訴訟時效期間為2年；如果企業(yè)出售的商品不符合質(zhì)量要求，并且并未在事先聲明，那么訴訟時效期間為1年。如果涉及的是國際貨物買賣合同爭議，那么訴訟時效期間為4年。

四、結(jié)束語

在企業(yè)采購合同法律風險識別防范的過程中，采購合同簽訂的相關(guān)部門以及工作人員都是重要的影響因素，為此要切實提升企業(yè)內(nèi)部管理人員、采購部門人員、法務部門人員樹立正確的法律風險防范意識。要想做好對企業(yè)采購合同的全過程管理和法律風險防控，需要格外注重采購合同簽訂前、簽訂之后以及合同履行過程中和發(fā)生糾紛等方面的法律風險，并采取相應的措施切實解決問題。