探究事業(yè)單位財務檔案管理信息化特點與發(fā)展趨勢

鐘 文 重慶市渝中區(qū)上清寺城市綜合管理所

事業(yè)單位財務檔案管理工作，其主要是指事業(yè)單位在正常運轉過程中所有的經(jīng)濟活動記錄，通過對這些原始記錄的有效保存管理，能夠將事業(yè)單位歷史資金動向、業(yè)務往來以及所有經(jīng)濟活動軌跡完整留存，為事業(yè)單位未來的發(fā)展提供重要的數(shù)據(jù)支撐。隨著現(xiàn)代信息化技術手段在各個領域的逐漸滲透，已然成為當前各個領域開展信息數(shù)據(jù)管理工作的核心技術，信息技術憑借其強大的信息整合能力與數(shù)據(jù)計算分析能力，能夠大幅度提升信息數(shù)據(jù)處理工作質效，借助計算機技術實現(xiàn)對相關信息數(shù)據(jù)的永久保存。因此，事業(yè)單位應當以財務檔案為基點，將其作為事業(yè)單位發(fā)展的原動力，通過財務檔案管理維持事業(yè)財務運轉，并通過探索歷史財務檔案總結經(jīng)驗，從而為事業(yè)單位更好的規(guī)避風險。

一、事業(yè)單位財務檔案管理信息化特點

(一)精細化特點

新時代背景下，事業(yè)單位作為社會服務單位，肩負著重要的社會責任與義務，時代的發(fā)展與變遷，對其財務檔案管理工作提出了更高的要求。推進財務檔案信息化發(fā)展，不僅能夠全面實現(xiàn)對事業(yè)單位的所有財務相關信息細節(jié)進行準確、詳細記錄。能夠實現(xiàn)各項財務款項使用的透明化，充分體現(xiàn)當前事業(yè)單位的財務狀況，在事業(yè)單位在進行財務預算時，通過財務檔案信息化管理平臺，對相關財務檔案進行檢索分析，能夠為其財務預算提供有效的數(shù)據(jù)支撐。因此，財務檔案管理信息化建設，借助現(xiàn)代化信息技術手段，能夠有效實現(xiàn)對事業(yè)單位財務檔案的精細化、透明化管理，同時，其強大的數(shù)據(jù)信息分析處理能力，為事業(yè)單位相關審計部門審計工作的開展提供有利條件，進而實現(xiàn)事業(yè)單位財務規(guī)范化發(fā)展。

(二)長期保存特點

在傳統(tǒng)的財務檔案管理主要以紙質檔案為主，檔案管理工作同樣是以人工管理為主，優(yōu)質紙質檔案無論是管理難度上還是保存難度上都具有較大的難度，首先紙張如果對保存條件的限制相對較高，比較容易受潮或者氧化導致其出現(xiàn)破損。其實財務檔案是事業(yè)單位開展財務預算、財務核對等工作的重要數(shù)據(jù)依據(jù)，長時間的翻閱會加劇紙張的磨損，影響財務檔案保存的壽命，且容易造成檔案丟失或者內容無法辨別等問題的出現(xiàn)，進而無法充分發(fā)揮財務檔案應有的價值。而隨著事業(yè)單位財務檔案管理信息化發(fā)展，采用傳統(tǒng)紙質檔案與電子檔案結合的形式進行檔案管理。同時，通過線上檔案管理平臺，能夠直接通過平臺對相關的電子檔案進行調閱，不僅更有利于紙質財務檔案的長期保存。同時，線上調閱電子檔案能夠有效保障其財務檔案信息的安全性，有效避免傳統(tǒng)財務檔案由于調閱人員管理不善而造成檔案信息泄露或丟失的風險。

二、事業(yè)單位財務檔案管理信息化建設的重要性

(一)有利于實現(xiàn)資源合理配置

隨著現(xiàn)代化信息技術手段的應用與普及，事業(yè)單位在自身管理體系建設過程中，加強財務檔案管理信息化建設，已然成為推進財務檔案管理工作模式轉型的必然態(tài)勢，更是事業(yè)單位順應時代發(fā)展的重要體現(xiàn)[1]。財務檔案管理信息化建設，不僅能夠在一定程度上提高財務檔案管理工作精準化與高效化，還能夠有效緩解相關工作人員的工作壓力，充分發(fā)揮財務檔案在事業(yè)單位發(fā)展過程中的推進作用，實現(xiàn)對各項資源的合理配置。

(二)有利于提升檔案管理水平

事業(yè)單位的財務檔案是記錄其財政收支與資金動向的重要文件，其不僅能夠充分體現(xiàn)當前事業(yè)單位的財務狀況以及發(fā)展情況，也是事業(yè)單位在發(fā)展過程中積累的寶貴經(jīng)驗和財富，能夠有效為事業(yè)單位未來制定各種決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐[2]。財務檔案管理信息化建設，能夠有效實現(xiàn)對財務檔案進行系統(tǒng)化管理，并能夠根據(jù)檔案類型對其進行整合區(qū)分，實現(xiàn)對各種類型財務檔案的精細化管理。因此，借助現(xiàn)代信息技術手段，構建完善的財務檔案信息化管理體系，能夠有效提升事業(yè)單位財務檔案管理水平。

(三)有利于促進事業(yè)單位發(fā)展

加強推進事業(yè)單位財務檔案信息化管理，對其自身的發(fā)展具有深遠的現(xiàn)實意義。隨著全新網(wǎng)絡時代的到來，信息化建設已然成為當前事業(yè)單位滿足社會需求的必然發(fā)展趨勢[3]。財務檔案管理的信息化發(fā)展，能夠全面提升事業(yè)單位財務檔案管理工作質效，為事業(yè)單位制定重大決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐，同時利用現(xiàn)代信息技術的優(yōu)勢特點，能夠有效實現(xiàn)對事業(yè)單位財務信息的精準校對，以此來查缺補漏，有效規(guī)避事業(yè)單位在發(fā)展過程中存在的潛在風險，為事業(yè)單位實現(xiàn)長遠發(fā)展目標起到積極的促進作用。

三、當前事業(yè)單位財務檔案管理信息化建設面臨的困境

(一)缺乏對財務檔案管理信息化的正確認知

在當前，雖然我國大部分事業(yè)單位已經(jīng)逐漸意識到財務檔案管理信息化發(fā)展的重要性，然而由于部分事業(yè)單位管理人員對現(xiàn)代信息化技術的認知能力弱，將財務檔案管理信息化建設主要集中在對一些先進的信息化管理設備的引進上，而忽視對工作人員自身的能力素質水平以及對信息化管理設備的操作技能水平。進而導致事業(yè)單位檔案財務管理人員目前對信息化建設的認識還不夠充分，認為傳統(tǒng)的檔案管理并沒有過多的弊病，思想上已經(jīng)習慣了傳統(tǒng)的人工手法、整理和檔案查詢，對財務檔案管理的信息化建設缺乏正確的認知，嚴重影響財務檔案管理信息化建設的落實。信息化是時代發(fā)展的趨勢，事業(yè)單位只有確保信息化的普及，才能夠為自身可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎。

(二)財務檔案管理信息化建設水平有待提升

財務檔案管理信息化建設，先進的科學設備是首要前提，信息化設備的完善、先進，方能夠為財務檔案管理信息化發(fā)展提供保障[4]。因此，在購置所需信息化設備時，相關部門應當提前做好采購前的準備工作，結合自身的發(fā)展需求制定相應的采購計劃，確保采購的設備符合實際需求。從目前大部分事業(yè)單位的財務檔案管理信息化建設水平來看，其還存在很大的提升空間。而導致這些單位信息化基礎設備建設不足的主要因素是：其一，在進行信息化設備采購過程中存在一定的問題，部分負責設備采購人員對信息化設備不夠了解，進而導致所購置的信息化設備與事業(yè)單位財務檔案管理信息化建設不匹配，影響了信息化設備質量[5]。其二，大部分先進信息化設備的費用過高，遠遠超出了事業(yè)單位的采購預算，進而在一定程度上制約事業(yè)單位財務檔案管理信息化建設發(fā)展。與此同時，部分事業(yè)單位為了節(jié)約開支，導致其設備不夠先進，無法充分滿足當前事業(yè)單位開展財務檔案管理信息化建設的實際發(fā)展需求。

四、事業(yè)單位財務檔案管理信息化建設的發(fā)展趨勢

(一)強化對財務檔案管理信息化的正確認知

事業(yè)單位財務檔案管理的信息化建設是對財物管理工作的重大改革，不僅應當轉變財務檔案管理理念、方式，同時還需要投入大量的資金。由于財務檔案管理在事業(yè)單位中一直處于輔助的地位上，進而導致無論是事業(yè)單位領導階層還是財務檔案管理工作人員均缺乏對財務檔案信息化建設的正確認知[6]。針對這一問題，作為事業(yè)單位領導階層首先應當提高檔案管理的信息化建設工作的重視，在注重先進信息化設備引進的同時，還應當注重與其相關財務檔案管理人員達成共識，全面提高財務檔案管理工作人員對檔案管理信息化建設的自覺性、積極性。與此同時，財務檔案管理工作隊伍對信息化設備的操作水平與專業(yè)素養(yǎng)同樣在財務檔案管理信息化建設中占據(jù)著舉足輕重的地位。工作人員自身的專業(yè)素質不足、認知有限等都嚴重影響了信息化建設的落實[7]。因此，事業(yè)單位應當采取行之有效的措施提升管理隊伍綜合素質，構建完善的培訓機制，加強內部職工的培養(yǎng)，確保其具備良好的信息專業(yè)素養(yǎng)、先進管理理念，并能夠熟練應用相關的計算機技術、信息采集技術，整體提高管理隊伍綜合素質。

(二)加強財務檔案管理信息化基礎設施建設

事業(yè)單位想要全面加強信息化基礎設施建設，首先應當加大資金投入力度，構建符合財務檔案管理工作需求的信息化管理體系[8]。同時加強對相關配套設施建設，結合財務檔案信息化管理特點，提高對網(wǎng)絡系統(tǒng)安全的重視，設立專業(yè)的財務檔案信息化管理系統(tǒng)的技術維護部門。一方面保障信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定運用，同時定期做好軟件維護與網(wǎng)絡安全防護，避免由于病毒、木馬等對信息化系統(tǒng)的惡意入侵，對財務檔案信息的安全性造成威脅。另一方面，企業(yè)在注重財務檔案信息化管理的同時，應當注重對相關檔案信息的備份管理，避免由于相關檔案存儲設備的損毀而造成財務檔案的丟失。

(三)優(yōu)化事業(yè)單位財務檔案信息化管理流程

事業(yè)單位財務檔案管理信息化建設的根本目的就是提升檔案管理效率、促進檔案管理的規(guī)范化。因此，在財務檔案管理信息化建設過程中，應秉持統(tǒng)一化、規(guī)范化原則，全面優(yōu)化事業(yè)單位財務檔案信息化管理流程，從而更好的發(fā)揮財務檔案管理的價值[9]。在實際信息化建設階段，應參照國家相關的信息化建設標準、地區(qū)相關的信息化管理規(guī)范，通過科學分析事業(yè)單位實際情況，制定出切實可行的管理體系與管理制度，確保財務檔案管理信息化建設的規(guī)范性、標準性。在技術規(guī)范方面，應當確保數(shù)據(jù)庫結構、格式的一致性，對檔案數(shù)據(jù)庫的軟件、硬件文檔格式、數(shù)據(jù)指標等進行規(guī)范性的制定，從而確保檔案信息在網(wǎng)絡解碼中做到統(tǒng)一格式，為后續(xù)的數(shù)據(jù)共享奠定基礎，避免因格式不同、軟硬件不同而影響數(shù)據(jù)共享的效率，提升事業(yè)單位財務檔案管理的實效性[10]。與此同時，事業(yè)單位財務檔案管理作為機密文件，在進行信息化建設過程中，應當根據(jù)不同部門、不同崗位等設立嚴格的財務檔案調閱、修改、共享權限，同時在進行財務檔案信息錄入與修改時，應當經(jīng)由上級主管部門進行層層審批授權，方可對其進行相關操作，并在信息錄入或修改完成后，由相關主管部門對其進行審核，確保其準確無誤，方能進行分類存檔。通過這樣的形式，不僅能夠有效避免不法人員私自進入財務檔案信息化管理平臺惡意篡改和刪除財務檔案信息，同時能夠有效保障財務檔案的精準性。

五、結語

總而言之，事業(yè)單位作為我國重要的社會服務性機構，其發(fā)揮著較強的社會效益，財務檔案管理的信息化建設已成為時代發(fā)展的必然趨勢，事業(yè)單位應當緊抓這一發(fā)展契機，給予信息化建設十足的重視，并積極投入人力、物力與資金，使信息化建設得到有力的支持，確保財務檔案管理具備合理的規(guī)劃、完善的體系、充足的設備、高素質的人才，才能夠保障信息化建設的步伐，實現(xiàn)事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。