高校數(shù)字檔案館信息化的建設(shè)與應(yīng)用

杜 娟

（宜賓職業(yè)技術(shù)學(xué)院 四川 宜賓 644000）

0 引言

在數(shù)字化校園建設(shè)過程逐漸深入的今天，數(shù)字化檔案館的建設(shè)也逐漸呈現(xiàn)出了一種必然性趨勢。對于數(shù)字化檔案館而言，其從本質(zhì)上將是依托于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)的全面發(fā)展，進一步產(chǎn)生的通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)來遠程獲取相應(yīng)的信息電子檔案文件的一種信息化系統(tǒng)，其能夠在實踐過程中針對不同地理位置、不同載體等差異化檔案信息，通過數(shù)字化的方式進行儲存，形成一個龐大的數(shù)據(jù)庫，同時將這一數(shù)據(jù)庫當(dāng)作服務(wù)基礎(chǔ)，通過應(yīng)用數(shù)字信息的形式再將其提供給不同類型的遠程檔案服務(wù)。

1 高校數(shù)字檔案館的應(yīng)用前景

作為數(shù)字化校園建設(shè)中的一個關(guān)鍵性內(nèi)容，數(shù)字檔案館建設(shè)項目意在通過相應(yīng)的檔案并在局域網(wǎng)范圍內(nèi)部引導(dǎo)學(xué)校的相關(guān)師生員工進行電子資源的共享[1]。在實際生活中主要表現(xiàn)為：教務(wù)管理系統(tǒng)、辦公自動化以及圖書館等一系列校園內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)資源以及其在長期過程中形成的歷史化數(shù)據(jù)，在將合理應(yīng)用當(dāng)作基本前提的目標(biāo)下，最大程度上發(fā)揮出知識的作用。

對于高校數(shù)字檔案館而言，其將是校園文化建設(shè)過程當(dāng)中十分關(guān)鍵的一部分[2]。在目前階段，高校數(shù)字化檔案網(wǎng)站中設(shè)置的欄目主要有成績辦理、學(xué)籍查詢、檔案法規(guī)、校史館、電子圖書等[3]。通過將多元化的歷史信息當(dāng)作社會服務(wù)過程的關(guān)鍵窗口，以此為基礎(chǔ)來為高校開辟一個除教室之外一個新式的宣傳、學(xué)習(xí)陣地，這同樣也是高校學(xué)生深入解讀高校以及其歷史進程的一個重要途徑。

另外，高校數(shù)字檔案館的工作模式還會全面推行將電子文件自動歸檔的模式[3]。進一步全面實現(xiàn)辦公自動化以及檔案管理工作的充分對接，通過這樣的形式最大程度上避免了不同單位之間開展工作時對于數(shù)字信息資源造成的浪費，從根本上提升了檔案信息的實際管理效率以及處理水平。另外，針對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化資源備份，能夠最大程度上保障檔案信息的安全性。同時，數(shù)字檔案館網(wǎng)站具備十分強大的檢索功能，這樣一種檢索功能將會為各個不同的師生以及員工在開展檔案利用的過程中帶來十分大的便利性，因為數(shù)字化檔案館中全面開放了檔案信息的目錄級查詢方式，并針對所有開放檔案的全文都開展了識別、掃描工作。因此相關(guān)應(yīng)用者不需要走進圖書館就可以通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)來針對需要的檔案進行查詢[4]。

2 高校數(shù)字檔案館建設(shè)的意義

2.1 促進高校檔案工作與時俱進的內(nèi)在發(fā)展需求

對于高校管理工作來講，檔案管理工作一直屬于工作中的核心內(nèi)容，其不僅對現(xiàn)有的工作具有整理和總結(jié)經(jīng)驗作用，對于高校未來發(fā)展方向的確定，也具有顯著效用。一方面，隨著整個人類社會邁入“經(jīng)濟+信息”時代，檔案的數(shù)量也隨之不斷增加，甚至呈現(xiàn)爆炸式增長狀態(tài)，此時如果仍舊沿用傳統(tǒng)陳舊的檔案管控方案，很難確保檔案的管理成果與時代發(fā)展步伐一致。另一方面，結(jié)合高校當(dāng)前的檔案管理構(gòu)建數(shù)字化、信息化管理模式，不僅可實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)查詢與管理的便利化，同時與時代發(fā)展步伐也可保持高度一致。

2.2 優(yōu)化高校檔案信息服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵途徑

以往的高校檔案管理工作開展期間，工作人員在調(diào)閱所需檔案信息時，經(jīng)常需要在大批量資料庫內(nèi)按條款檢索信息，但是整個搜索流程極其繁瑣，檔案管理人員的工作量無形中大批量增長。此時，圍繞現(xiàn)有的檔案構(gòu)建數(shù)字化管理模式，可以為檔案管理工作人員提供高效、系統(tǒng)的信息檢索服務(wù)，根據(jù)搜索需求所得出的結(jié)果也更能夠滿足搜索需求。與此同時，在高校全面推廣數(shù)字化檔案室，不僅可增加高校學(xué)術(shù)研究以及日常工作效率，對于高校中心服務(wù)水平也具有重要促進作用。

2.3 促進高校檔案管理水平提升的重要條件

自網(wǎng)絡(luò)全球化普及以來，網(wǎng)絡(luò)科技水平也在日益更新，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持下，高校數(shù)字化檔案館的構(gòu)建也與社會的發(fā)展需求具有高度的一致性。此階段中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校數(shù)字化檔案館的構(gòu)建中，憑借“關(guān)鍵字”搜索等形式，高效且便捷地為高校檔案的歸檔、整理及調(diào)閱創(chuàng)造條件，節(jié)省工作時間的同時，對于預(yù)防檔案丟失或是損毀具有顯著效用。除此之外，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合于高校數(shù)字化圖書館的構(gòu)建，也利于檔案的傳輸和共享。

3 高校數(shù)字檔案館建設(shè)中的不足

3.1 高校對于信息化數(shù)字檔案館建設(shè)的重視度不足

現(xiàn)代化社會發(fā)展中，數(shù)學(xué)化管理以及資源全面共享已經(jīng)成為信息化社會建設(shè)的流行趨勢。但是，在部分高校之內(nèi)，仍舊有部分管理人員對于數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)知度不夠，數(shù)字化建設(shè)期間的人力、物力、財力等資源的投入并不充足，導(dǎo)致現(xiàn)有的高校數(shù)字化檔案館完工效率嚴(yán)重不足，限制數(shù)字化發(fā)展空間的同時，造成現(xiàn)有數(shù)字化建設(shè)工作進度隨之延緩，甚至脫離時代進程。

3.2 數(shù)字化檔案館信息化建設(shè)中的制度不夠完善

部分高校在現(xiàn)有的數(shù)字化檔案館建設(shè)期間，雖然已經(jīng)投用了必要的人才及財力，但是并未匹配檔案管理管理制度，導(dǎo)致數(shù)字化檔案館建設(shè)中仍舊沿用傳統(tǒng)的管理制度，無法真正將數(shù)字化檔案館對于高校管理價值最大化發(fā)揮出來。例如，部分高校數(shù)字化檔案館建設(shè)期間，對于檔案的收集以及借閱流程的安全審核制度制定存在不足，且相應(yīng)的檔案借閱者身份審核也存在流程不明確的情況，造成檔案管理工作的規(guī)范性嚴(yán)重不足，最終影響檔案館整體管控成效及質(zhì)量。

3.3 數(shù)字化檔案館管理存在不足

結(jié)合當(dāng)前高校數(shù)字化檔案館的管理效果可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的館內(nèi)安全保障工作質(zhì)量并不過關(guān)，造成檔案很難實現(xiàn)有效利用，尤其是在存量管理方面以及增量檔案電子化建設(shè)方面，檔案的信息安全保障嚴(yán)重不足。此外，在數(shù)字化檔案館硬件及軟件設(shè)備管理方面，也存在較多不足，進而影響了館內(nèi)數(shù)字化系統(tǒng)運行穩(wěn)定性及抗風(fēng)險能力。

4 完善高校數(shù)字檔案館建設(shè)的對策

4.1 建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施

開展數(shù)字檔案館建設(shè)的根本性前提是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)[5]。因此在實際建設(shè)過程當(dāng)中，高校方面應(yīng)當(dāng)針對數(shù)字檔案館的不同功能以及需求，設(shè)置相應(yīng)的計算機基礎(chǔ)設(shè)施，其中主要包括：檔案系統(tǒng)設(shè)備管理如攝像機、存儲設(shè)備、計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描儀等。同時應(yīng)當(dāng)全面構(gòu)建起能夠保障檔案信息化功能需要，同時也能夠充分符合時代發(fā)展的綜合化信息管理平臺以及系統(tǒng)性網(wǎng)絡(luò)框架，但要注意的是，網(wǎng)絡(luò)信息平臺的建設(shè)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循相應(yīng)的國家、國際建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。另外，數(shù)字檔案館的建設(shè)工作會相應(yīng)涉及學(xué)校的不同部門，因此應(yīng)當(dāng)以此為基礎(chǔ)來充分發(fā)揮出其信息點全面以及采集框架完整的基礎(chǔ)之上，切實針對相關(guān)資源建設(shè)的根本需求進一步針對檔案信息進行豐富和完善[6]。高校方面同樣應(yīng)當(dāng)整合不同高校之間各個部門的信息化資源，進一步針對院系、校內(nèi)機關(guān)、后勤等有關(guān)部門的不同信息化系統(tǒng)展開詳細的分析和調(diào)查，通過這樣的方式來確保相應(yīng)的信息能夠完整具備歸檔的價值，這些方面的數(shù)據(jù)主要包含不同部門的網(wǎng)站、信息系統(tǒng)、視頻、電子文檔等多樣化數(shù)據(jù)。另外，在管理工作方面，可以針對將信息與紙質(zhì)檔案實體進行分離的相關(guān)管理理念，進而為不同類型的檔案實體提供更加多樣化的信息來源，以此為基礎(chǔ)來形成將檔案實體當(dāng)作基礎(chǔ)，并能夠相應(yīng)延伸到不同信息資源庫中的信息化延伸脈絡(luò)。針對實體來說，其相關(guān)信息的采集工作往往會具備相當(dāng)大的難度，因此根據(jù)這一情況來說，數(shù)字化檔案館的建設(shè)過程就要依托于學(xué)校系統(tǒng)整體性地開展大學(xué)建設(shè)。

另外，應(yīng)當(dāng)切實構(gòu)建起與之相關(guān)的規(guī)范性業(yè)務(wù)流程，進一步全面開展館藏一體化以及文檔一體化的規(guī)范性運作過程。例如，檔案的數(shù)字化操作流程以及相關(guān)電子性質(zhì)文件的管理以及固定操作。另外，還應(yīng)當(dāng)針對相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)配置標(biāo)準(zhǔn)進行全面統(tǒng)一，應(yīng)用質(zhì)量較高的軟件性系統(tǒng)，例如檔案資料數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)或是電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。通過嚴(yán)格構(gòu)建起面向各個歸檔部門開展的遠程歸檔工作平臺以及網(wǎng)上預(yù)立劵等，能夠全面將與歸檔部門有關(guān)的文件材料提前立卷工作以及能夠遠程化操作的歸檔工作平臺，通過這樣的形式可以使檔案管理人員能夠應(yīng)用線上的形式來開展歸檔材料的審核工作。另外，檔案的管理人員可以與基層兼職的檔案管理人員通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的形式進行對話，并應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)來進一步完成針對檔案的審卷以及管理工作。

4.2 構(gòu)建健全檔案安全管理體制

針對數(shù)字檔案信息開展安全管理維護工作，從本質(zhì)上講就是維護數(shù)字檔案庫的網(wǎng)絡(luò)運行安全、信息安全保密、資源安全等。開展這一工作應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)功能主要包含用戶認(rèn)證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、信息加密等多種功能。首先，對于網(wǎng)絡(luò)信息安全而言，其最根本的敵人就是計算機病毒，在目前的技術(shù)條件之下，數(shù)字檔案館很難完全抵御相關(guān)計算機病毒的侵襲。第二，黑客入侵帶來的威脅也會在很大程度上影響到數(shù)字檔案館的安全性。所以，為了從根本上保障系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中的不同設(shè)備足夠穩(wěn)定，應(yīng)當(dāng)在能夠確保其可以穩(wěn)定運行的情況下，切實考慮到不同軟件系統(tǒng)的整體性以及穩(wěn)定性，保障一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，則其后續(xù)出現(xiàn)的故障能夠被迅速修復(fù)。第三，還應(yīng)當(dāng)針對系統(tǒng)當(dāng)中存在的主干設(shè)備以及系統(tǒng)當(dāng)中存在的關(guān)鍵性應(yīng)用留有足夠的備份，以此為基礎(chǔ)來提升數(shù)據(jù)庫當(dāng)中應(yīng)用的備份能力以及恢復(fù)能力，通過這樣的方式來嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的權(quán)限管理以及操作流程，從根本上保障相關(guān)系統(tǒng)能夠具備完整的可靠性。第四，應(yīng)當(dāng)針對相關(guān)系統(tǒng)的安全保密要求開展系統(tǒng)開發(fā)、設(shè)計工作，相關(guān)監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)重點強調(diào)項目建設(shè)過程當(dāng)中存在的檔案信息安全保密工作。第五，針對一些保密性質(zhì)的檔案信息要確保其不會登錄外網(wǎng)，數(shù)字化檔案館內(nèi)部中的局域網(wǎng)信息要保障與所有外網(wǎng)設(shè)備嚴(yán)格實現(xiàn)物理性隔離，并且通過應(yīng)用防火墻、身份證信息檢驗等相應(yīng)的安全防護措施，進一步保障系統(tǒng)信息的內(nèi)部安全。第六，要注意數(shù)字檔案館內(nèi)部可能出現(xiàn)的安全隱患，在實際生活當(dāng)中具體包括電力中斷、數(shù)據(jù)竊聽、自然災(zāi)害、電磁泄漏、計算機病毒、身份假冒、數(shù)據(jù)篡改等，在面對這些安全隱患的過程中應(yīng)當(dāng)保障應(yīng)用完善的管理手段以及技術(shù)措施來及時解決。第七，要重點強調(diào)數(shù)字化加工形式的安全性，保障電子文件在實際結(jié)構(gòu)過程當(dāng)中要做好完善的保密管理工作。最后，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起完善的應(yīng)急風(fēng)險預(yù)案，并健全意外風(fēng)險恢復(fù)制度，進一步提升數(shù)字化檔案館的應(yīng)急處理能力。

4.3 構(gòu)建信息化人才隊伍

在高校檔案部門開展信息化建設(shè)的過程中，其中最為重要的一個因素就是開展人才隊伍的相關(guān)建設(shè)。在目前階段想要充分實現(xiàn)檔案的信息化管理無法離開人的操作，不同種類的軟硬件以及技術(shù)等都應(yīng)當(dāng)經(jīng)過檔案管理人員的應(yīng)用才能全面發(fā)揮出價值。另外，數(shù)字檔案館的建設(shè)過程是一項依托于先進科學(xué)技術(shù)開展的過程，所以這也在無形當(dāng)中為檔案的工作人員提出了更高的要求。檔案工作人員不僅要具備開展傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的實踐經(jīng)驗，還要具備心理素質(zhì)突出、專業(yè)能力較強等特點，同時這一類型的人才同樣也應(yīng)當(dāng)是詳細掌控網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的專業(yè)人才。同時，數(shù)字檔案館的內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)擁有一批專門負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的分析和加工、計算機系統(tǒng)的維護以及開發(fā)等方面專業(yè)知識的強大人才。因此檔案部門應(yīng)當(dāng)切實將培養(yǎng)人才、以人為本當(dāng)作工作的首要前提。

4.4 提供完善的法律支撐和保障

想要全面綜合化提升數(shù)字檔案館的建設(shè)力度，就需要相關(guān)社會、政府以及學(xué)校等多方面的密切保護，在高校數(shù)字檔案館的建設(shè)過程當(dāng)中會廣泛涉及諸如隱私權(quán)保護、知識產(chǎn)權(quán)保護等諸多方面，因此這也意味著其與傳統(tǒng)數(shù)字化檔案館的檔案工作具備很大的不同。想要切實解決這一問題，就需要有關(guān)司法部門的介入，并且也同樣需要獲得來自社會上不同人群的鼎力支撐。

對于法律的推進工作而言，其在生活過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)通過相關(guān)政府進行組織協(xié)調(diào)和規(guī)劃，并全面推進相應(yīng)知識產(chǎn)權(quán)的切實保護，避免搶注行為的出現(xiàn)。另外，數(shù)字化檔案化是依托于互聯(lián)網(wǎng)進行發(fā)展的檔案形式，數(shù)據(jù)庫是檔案館建設(shè)過程當(dāng)中的工作核心，因此應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起相應(yīng)的檔案館知識數(shù)據(jù)產(chǎn)權(quán)聯(lián)盟，通過持續(xù)針對版權(quán)制度進行完善，進一步提升檔案館版權(quán)保護工作的自律性。另外，數(shù)字檔案館的相關(guān)網(wǎng)頁應(yīng)當(dāng)充分受到相關(guān)著作權(quán)法的保護，在這一過程中可以嘗試著應(yīng)用網(wǎng)頁集體化管理制度，并選用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)針對其進行保護工作，例如密鑰、訪問控制等。

4.5 提升館內(nèi)建設(shè)經(jīng)費保障力度

為了進一步提升數(shù)字化檔案館的建設(shè)水平，就必須增加經(jīng)費的投用，才能為各項建設(shè)工作的順利推進提供支持。具體而言，應(yīng)該全面做好以下經(jīng)費管理工作。

（1）增加經(jīng)費投用。作為校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)和師生，應(yīng)該充分自內(nèi)心深處認(rèn)識到數(shù)字化檔案館建設(shè)工作開展的重要性，做到文檔一體化及辦公自動化，一方面有利于工作的順利推進，一方面則可以保障數(shù)字化檔案館各項建設(shè)進程的有效推進。

（2）全面規(guī)范經(jīng)費管理方案。一般而言，高校數(shù)字化檔案館項目的建設(shè)周期極長且項目數(shù)量也極多，此時想要確保項目順利建成，就必須圍繞項目展開精準(zhǔn)的成本預(yù)算工作，以此保障數(shù)字化檔案館各項建設(shè)費用能夠順利落到實處。

（3）全面制定科學(xué)的經(jīng)費籌措方案。高校數(shù)字化檔案館建設(shè)中，經(jīng)費的使用途徑一般包括硬件采購、軟件開發(fā)、系統(tǒng)升級、系統(tǒng)維護、效果測評等各個方面，因此在經(jīng)費籌措前，必須結(jié)合每一個費用支出項目進行精細化概算處理，降低費用支出的同時，優(yōu)化設(shè)備使用效率。此外，在處理部分近年無法全面滿足檔案館建設(shè)硬件需求時，需要重點結(jié)合系統(tǒng)的預(yù)計使用人數(shù)以及系統(tǒng)安全等級去做好系統(tǒng)部署工作，優(yōu)化經(jīng)費籌措方案。

5 結(jié)語

對于數(shù)字化檔案館而言，其是高校發(fā)展檔案事業(yè)的一個必然性趨勢。高校的檔案工作者應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，用積極的心態(tài)去面對檔案工作信息化帶來的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，在不斷提升自己的同時也不斷完善數(shù)字檔案館的信息體系，通過這樣的方式來為高校數(shù)字檔案管理工作作出積極的貢獻。