內(nèi)蒙古地區(qū)高校檔案信息化管理中存在的問題與對策

楊 婷

(內(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué)，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070)

1 內(nèi)蒙古地區(qū)高校檔案信息化管理工作中存在的主要問題

1.1 缺少信息化管理方法

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進步，高校的檔案管理工作也開始運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)加強對檔案的管理。但內(nèi)蒙古地區(qū)的很多高校對于教學(xué)檔案的管理缺少必要的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，相關(guān)的檔案管理軟件與計算機、掃描設(shè)備等并未完全普及應(yīng)用，使得這些高校的檔案信息化建設(shè)水平十分緩慢，嚴(yán)重影響了檔案管理工作質(zhì)量與效率[1]。另外，由于內(nèi)蒙古地區(qū)高校對于檔案的查詢、信息資源的收集與整合等并沒有形成系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化的管理平臺與管理系統(tǒng)，其數(shù)字化、信息化檔案管理水平有待提高，導(dǎo)致內(nèi)蒙古地區(qū)高校檔案信息的開發(fā)與利用都得不到深入地開展。

1.2 教學(xué)檔案管理人員綜合素質(zhì)能力與專業(yè)技術(shù)水平有待提高

電子信息化檔案管理工作形式的出現(xiàn)，一定程度上對于檔案工作人員的工作能力提出了更高的要求。隨著信息化技術(shù)在教育教學(xué)領(lǐng)域的普及應(yīng)用，內(nèi)蒙古地區(qū)高校加快了對檔案信息化的建設(shè)。但是，由于高校對于檔案管理工作人員的計算機技術(shù)培訓(xùn)工作落實不到位，導(dǎo)致很多檔案管理人員的實際工作業(yè)務(wù)水平和實踐操作能力與崗位不相匹配。再加上部分高校并沒有配置專業(yè)的檔案管理工作人員，基本上都是教務(wù)工作人員與領(lǐng)導(dǎo)層人員一人兼多職，崗位變動與人才流動較為頻繁，在沒有系統(tǒng)的培訓(xùn)環(huán)境基礎(chǔ)下，檔案信息化建設(shè)與新技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展節(jié)奏不一致，很大程度上阻礙了高校檔案信息化管理水平的進一步提升。

1.3 缺少資金投入，阻礙了檔案信息化建設(shè)與管理水平的進一步發(fā)展

內(nèi)蒙古地區(qū)高校在開展現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理實踐時，需要將信息管理系統(tǒng)應(yīng)用于學(xué)校的各個領(lǐng)域中，這就需要使用大量的資金購入各種先進的儀器設(shè)備，有效滿足檔案信息化管理模式的實際需求。比如購買網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計算機、大容量存儲設(shè)備及軟件平臺等[2]。但是，內(nèi)蒙古地區(qū)的很多高校的檔案管理資金主要依托于政府的財政預(yù)算撥款，這對于資金耗費較大的先進技術(shù)與設(shè)備來說是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，很難滿足高校檔案管理信息化的實際建設(shè)與發(fā)展需求。

2 提升內(nèi)蒙古地區(qū)高校檔案信息化管理的重要對策

2.1 積極創(chuàng)新管理理念，增強檔案管理人員的全員檔案意識

社會新形勢背景下，內(nèi)蒙古地區(qū)各高校的領(lǐng)導(dǎo)人員與檔案管理人員要切實加強對檔案管理的信息化建設(shè)，有效樹立全員的現(xiàn)代化先進檔案意識，積極創(chuàng)新與轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的高校檔案管理模式，有效促進各高校檔案信息化的科學(xué)、規(guī)范化建設(shè)。通常情況下，為了有效實現(xiàn)信息化服務(wù)學(xué)校的最終目標(biāo)，高校應(yīng)增強高校檔案管理部門對大量數(shù)據(jù)資源信息的有效存儲與快捷應(yīng)用，盡可能地提升信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)手段對相關(guān)信息資源的查詢與統(tǒng)計、分析等，從而創(chuàng)造良好的先決條件。

2.2 積極拓展資金來源，增強檔案信息化建設(shè)的經(jīng)濟保障

高校檔案信息化建設(shè)需要依托于各方社會力量進行完善。高校的檔案信息化建設(shè)資金不能僅單一地憑借政府的各種財政預(yù)算撥款，還需要借助于社會各階層的力量不斷拓展資金的來源，從而為高校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施配置更加齊全、完備的軟件設(shè)施與基礎(chǔ)硬件設(shè)施，盡可能地順應(yīng)當(dāng)前的時代經(jīng)濟發(fā)展水平，有效推動內(nèi)蒙古地區(qū)高校的檔案信息化建設(shè)與信息化管理水平提升[3]。當(dāng)前，高校的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將檔案信息化工作歸納到電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃中，充分吸引更多的社會各階層加入高校檔案信息化建設(shè)的資金撥款活動中，為高校的信息化建設(shè)與管理提供更加殷實、可靠的資金保障，有效增強籌集資金的利用率。

2.3 不斷完善與優(yōu)化檔案信息化管理機制，提升檔案信息化建設(shè)的規(guī)范性

隨著高等教育的多樣化發(fā)展，高校的檔案管理工作也變得日益復(fù)雜起來。新課程教學(xué)改革背景下，只有加強對高校檔案信息資源的高效利用，才能夠在高校管理工作中充分發(fā)揮出檔案的價值作用，有效促進高校的規(guī)范化管理。檔案信息化管理工作的有效實現(xiàn)作為開啟檔案信息高效利用的重要前提，需要高校加強對檔案信息收集整理信息化、檔案信息資源的查詢與檢索自動化工作落實，有效推動內(nèi)蒙古地區(qū)高校檔案信息的高效化管理[4]。一方面，通過檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合的手段，有效增強高校各項管理工作的落實情況、高校科學(xué)研究成果及高校教學(xué)工作實效性等，全面提升高校的檔案管理信息化建設(shè)水平；另一方面，通過構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的高校檔案管理制度體系，依托于現(xiàn)代化的高校檔案管理辦法規(guī)則、檔案管理工作規(guī)范及檔案實體分類法則等，有效約束與指導(dǎo)地區(qū)高校的檔案管理行為，為全面制定與完善適用于自身學(xué)校發(fā)展與管理工作的檔案管理規(guī)章制度體系提供基礎(chǔ)的保障。

2.4 創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)的管理手段與形式，強化檔案信息化管理實效性

科學(xué)技術(shù)的普及與應(yīng)用，有效加速了內(nèi)蒙古地區(qū)高校紙質(zhì)版檔案的數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展。同時，互聯(lián)網(wǎng)與計算機軟件的應(yīng)用也為高校檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)與發(fā)展提供了可靠的技術(shù)支撐。高校應(yīng)該加強對檔案信息化、現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入，有效融入先進的計算機技術(shù)增強高校檔案管理工作質(zhì)量與效率，構(gòu)建更加完善、系統(tǒng)的高校檔案管理信息化服務(wù)平臺，進一步提升高校的檔案管理服務(wù)水平，全方位地推進內(nèi)蒙古地區(qū)高校檔案信息資源的共享性與利用率。

2.5 打造一支高素質(zhì)、精技能的檔案信息化管理團隊，樹立檔案員的服務(wù)意識

內(nèi)蒙古地區(qū)高校的檔案信息化建設(shè)水平和管理工作實效性與檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)能力和業(yè)務(wù)水平有著直接的聯(lián)系性。因此，高校要加強對檔案管理工作人員的專項職業(yè)崗位培養(yǎng)與繼續(xù)教育工作，積極借助于現(xiàn)代化、先進的檔案信息化管理模式與思想有效促進高校檔案業(yè)務(wù)管理水平的不斷提升，為全面拓寬檔案管理人員的思想高度與知識面深度奠定良好的基礎(chǔ)。同時，還要做好對數(shù)字化檔案管理工作人員計算機處理能力、計算機應(yīng)用理論與計算機技能培訓(xùn)等專項訓(xùn)練，有效增強高校檔案的服務(wù)意識與檔案管理綜合能力。

3 結(jié)束語

內(nèi)蒙古地區(qū)高校的檔案信息化管理與建設(shè)是一項長期且艱巨的任務(wù)，需要高校借助于現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)、思想理念及科學(xué)規(guī)范的制度體制不斷完善與處理檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的各種問題與難點，最終實現(xiàn)對高校檔案的信息化建設(shè)與現(xiàn)代化管理。