基于HIS背景下的醫(yī)院財務收費管理的內部控制研究

孫善志

（連云港市第二人民醫(yī)院，江蘇 連云港 222000）

進入21世紀以來，信息化技術發(fā)生翻天覆地的變化。信息化技術幫助醫(yī)院實現(xiàn)了無紙化管理，提高了醫(yī)院管理方面的辦公效率和辦公水平，尤其在醫(yī)院收費管理方面，更是解決了財務管理核算存在的一些問題。HIS的出現(xiàn)，讓醫(yī)院在財務管理方面愈發(fā)地先進化、科學化，其優(yōu)化了醫(yī)院收費管理流程，提高了醫(yī)院的財務管理工作效率，為醫(yī)院發(fā)展帶來了極大的幫助。為了促進醫(yī)院財務工作的有序開展，醫(yī)院收費管理內部控制需要一定程度的加強，包括但不限于收費、退費、發(fā)票、收據(jù)等業(yè)務管理和業(yè)務人員綜合素質的提高等，因此本文針對HIS系統(tǒng)背景下醫(yī)院財務收費管理的內部控制提出了一些研究看法[1]。

1 HIS介紹

1.1 HIS簡介

HIS（醫(yī)院信息系統(tǒng)）是醫(yī)院信息化管理的主要系統(tǒng)，主要利用電子計算機和通信設備，幫助醫(yī)院所屬各部門提供醫(yī)療信息、藥物信息和行政管理信息的收集、存儲、處理、提取和數(shù)據(jù)交換的能力，并滿足所有授權用戶的功能需求。

HIS主要覆蓋門診和住院兩類業(yè)務，除了各自負責的醫(yī)療信息和藥物信息管理外，這兩類業(yè)務在財務管理方面有著共同的特性，又因為財務管理在醫(yī)院發(fā)展方面有著非常重要的占比，因此，HIS中的財務管理系統(tǒng)需要建設非常嚴謹，同時需要專業(yè)人才管理。在使用HIS時，每個工作人員需要規(guī)范自己的操作，提高安全意識，防止不法分子侵入損害系統(tǒng)安全；另外，工作人員需要合理使用系統(tǒng)功能，登錄及退出操作需要依照系統(tǒng)提供的標準流程，避免因操作失誤導致系統(tǒng)功能出現(xiàn)紊亂[1]。

1.2 HIS在醫(yī)院財務收費管理方面的重要性

1.2.1 促進工作流程的規(guī)范性

部分醫(yī)院收費處的工作流程存在一定程度的混亂狀況，如藥物沒有統(tǒng)一管理、藥品編碼記錄混亂、信息錄入人員出現(xiàn)工作失誤等，這些問題和風險一旦出現(xiàn)，將會導致醫(yī)院財務管理出現(xiàn)紕漏，而又因為沒有二次檢查機制，導致問題的追責和處理也會面臨巨大的麻煩。HIS的出現(xiàn)能夠有效促進工作流程的規(guī)范化，HIS能夠為存儲在其中的藥物信息提供全面的管理，無論是編號的變動還是數(shù)量的變動，HIS都會按照時間順序清楚地梳理出信息更改情況，為工作人員提供清晰的數(shù)據(jù)；另外，HIS有審核機制，每一個信息錄入操作，HIS都會對其做核查，以保證信息不出現(xiàn)紕漏，工作人員只要按照系統(tǒng)提供的操作流程工作即可，既方便又快捷。

1.2.2 加強財務賬目的管理

隨著每年看病人數(shù)的提高，醫(yī)院為提高醫(yī)療服務質量，開設了多個收費窗口，在沒有進行信息化系統(tǒng)改革前，不同科室、不同樓層的收費處均獨立工作，忽視了對資金的管控，容易造成收入的流失，尤其是在排班工作人員的交接時，更容易出現(xiàn)資金的交接疏漏。HIS的出現(xiàn)能夠加強財務賬目的管理，通過采用多線程技術，各個收費處工作人員能夠對同一個資金賬單進行操作，將不同的收費處統(tǒng)一起來能夠對門診收入、醫(yī)療預收款、退費、票據(jù)等賬目實現(xiàn)科學管理，必要的賬目可以通過專業(yè)人員展開操作，并實施審核工作，保證了賬目明細的萬無一失[2]。

1.2.3 避免了情緒化工作的風險

HIS的出現(xiàn)能夠有效避免工作人員情緒化工作的風險。首先，HIS將大部分工作內容從線下轉移到線上，一些基礎內容的填寫，可以交給患者本人通過掃描二維碼或使用醫(yī)院小程序的方式在線上填寫；其次，HIS增加了工作人員投訴功能，患者可以針對工作人員的服務情況進行打分，打分情況與績效掛鉤；最后，HIS優(yōu)化了收費流程，提高了工作效率，同時安排了合理的排班制度，有效減少了工作人員的工作時長和工作量，避免其出現(xiàn)疲憊工作的現(xiàn)象。以上幾點都能夠改善工作人員的工作情緒，使其更好地為患者服務。

2 HIS背景下醫(yī)院財務收費管理內部控 制機制研究措施

想要優(yōu)質完成財務管理工作，信息技術的使用僅僅是其中一方面，更重要的是醫(yī)院需要合理利用信息技術、設計優(yōu)秀的財務管理制度、更新必要的硬件設施、提升工作人員的業(yè)務水平，如圖1所示，只有在各方面都達到了良好乃至優(yōu)秀的程度，醫(yī)院財務收費管理水平才能夠在HIS的幫助下得到更大的提高。

圖1 醫(yī)院財務收費管理的內部控制建設

2.1 促進賬目管理水平

首先，由于HIS對各個藥物進行了分類與標價，收費人員需要根據(jù)醫(yī)生開具的處方進行收費，不得隨意增加或減少收費項目；其次，由于系統(tǒng)可以對數(shù)據(jù)進行實時跟蹤，所以每個科室的收費信息都能展示給醫(yī)務相關的科室，這樣就間接的實現(xiàn)了收費監(jiān)督，保證了收費的合理性；最后，如果醫(yī)院對某項收費標準做出了調整，要在HIS中及時更新，必要時對工作人員增加培訓，保證收費與蓋章同時進行，如果患者對某項賬單標準提出異議，需要由醫(yī)生、患者和收費人員三方共同確認，才可以進行下面的流程[3]。

2.2 重視現(xiàn)金管理

信息技術的發(fā)展導致醫(yī)院收費方式出現(xiàn)了多樣化，有的患者習慣掃碼付費、有的患者習慣刷卡付費、一些年紀較大的患者更習慣現(xiàn)金付費。雖然現(xiàn)如今掃碼和刷卡付費比例逐漸加大，醫(yī)院也不能根據(jù)自己的信息化情況就拒絕患者現(xiàn)金付費，這會給某些患者帶來改變付費習慣方面的麻煩。當進行現(xiàn)金收費時，工作人員需要做到公私分離，確保現(xiàn)金與HIS賬目一致，并杜絕現(xiàn)金交由私人保管，在現(xiàn)金應當妥善安置到安全位置，并加大對錢款的抽查，以保證款項與系統(tǒng)相同；在現(xiàn)金交接的過程中，收費人員應該當面點清，確認無誤后再進行下面的流程，患者一旦離柜，財務安全便與患者無關，防止后期出現(xiàn)財務糾紛；對現(xiàn)金需要做好報表統(tǒng)計工作，每天工作結束后收費人員需要完成對賬工作，可以利用HIS的智能化特點，將每筆賬單的收入和支出進行核對，提高對賬的工作效率和準確率。

2.3 強化票據(jù)管理

票據(jù)應該緊跟著收費或退費流程，每一筆財務的收入或支出，HIS都需要對其進行有效管理。HIS應該設置票據(jù)的啟動和銷號功能，當收費人員進入HIS后，系統(tǒng)可以根據(jù)收費人員的操作，自動扣減已領用的票據(jù)號，并保證每個票據(jù)編號與門診發(fā)票編號相一致。值得注意的是，醫(yī)院管理人員要不定期檢查系統(tǒng)中的票據(jù)是否出現(xiàn)空號和跳號的問題，當門診中出現(xiàn)廢票時，要及時統(tǒng)計HIS中的廢票金額和數(shù)量，然后實施清理工作。每天工作結束后，工作人員應當做好報表的登記工作，詳細填寫票據(jù)的起止號，與廢票、退票共同上交至財務部門，避免票據(jù)的外流。

2.4 完善發(fā)票管理制度

發(fā)票是實施賬務核對的重要依據(jù)，發(fā)票管理制度的優(yōu)劣決定了醫(yī)院收費內部控制水平和監(jiān)督水平的高低。對發(fā)票的發(fā)放需要進行嚴格的控制，由專業(yè)人員進行監(jiān)督工作。HIS可以提供發(fā)票的使用、撤銷和刪除功能，由于HIS具有自動化和智能化特點，當收費人員登錄賬號后，系統(tǒng)可以自動刪除已經(jīng)發(fā)放的票據(jù)，工作人員可以根據(jù)剩余的發(fā)票號碼情況，來了解目前的發(fā)票發(fā)放合理程度，并根據(jù)財務部門做好的賬冊記錄，開展后續(xù)的發(fā)票管理，提高票據(jù)管理質量[4]。

2.5 加強收費和退費的結算管理

收費與退費在財務方面涉及不同的結算流程，醫(yī)院為了方便管理，可以單獨設置窗口，將現(xiàn)金收費、非現(xiàn)金收費、現(xiàn)金退費和非現(xiàn)金退費分開放置，由患者自己決定結算方式。HIS可以提供具體的應用規(guī)范和操作流程，相比之下收費功能較為簡單方便，醫(yī)院要更加注重退費的服務情況，退費的項目、金額、原因都需要填寫清楚，由患者和工作人員進行核實簽字，患者還需出示收費發(fā)票或票據(jù)給醫(yī)院回收，工作人員在HIS登記后，上交至科室負責人處簽字確認，然后才可以退費，整個流程能夠極大地規(guī)避違規(guī)操作可能性[4]。退費后HIS內的信息將會自動修改為退費，方便后續(xù)財務管理人員及時了解情況，一旦出現(xiàn)了違規(guī)行為，也可以根據(jù)HIS中的信息更改狀況做出判斷，從而提高了會計的審計工作質量。

2.6 優(yōu)化財務審查

財務審查是醫(yī)院財務管理最重要的部門，也是相對獨立的部門，一般不參與具體的收費和退費工作，但是需要參與到財務管理內部構建中，負責控制醫(yī)院內部的財務監(jiān)督管理工作。優(yōu)化財務審查指的是進行不定期的審計工作，主要對醫(yī)院收費處的資金進行管理，查看業(yè)務流程是否符合醫(yī)院規(guī)章要求、檢查是否有白條抵用費用現(xiàn)象、是否有私自挪用現(xiàn)金問題、收費處上交的財務報表與HIS中的記錄是否一致等。需要注意的是，由于HIS涉及一些計算機相關的技術知識，因此，審計部門可以聘用一些了解計算機編程相關知識的專業(yè)人員，并鼓勵現(xiàn)有的審計人員樹立終身學習的觀念，逐漸轉變?yōu)閺秃闲蛢炔繉徲嬋瞬?，最終優(yōu)化財務審查部門，促進醫(yī)院收費內部控制的發(fā)展[5]。

2.7 提高收費人員的業(yè)務水平

HIS的出現(xiàn)，使得在醫(yī)院工作的收費處工作人員的自身綜合素質得到了更高的要求，為了順應社會經(jīng)濟和醫(yī)療體制的改革發(fā)展，收費人員的業(yè)務水平也需要有所提高，尤其是在自身專業(yè)技能和專業(yè)知識方面，要做到熟練操控HIS系統(tǒng)、熟記信息化收費流程、工作認真負責、增加應用互聯(lián)網(wǎng)的能力[5]。醫(yī)院可以開展相關的培訓工作，只有培訓合格的人員才能夠上崗，在培訓的過程中，不但要培訓專業(yè)技能，更要發(fā)展職業(yè)道德，讓收費人員明白，作為長時間與金錢打交道的人，重視法制觀念、避免徇私舞弊、杜絕挪用公款是其必備的職業(yè)修養(yǎng)，也是應該自覺履行的工作任務。只有具備專業(yè)技能和道德素質的人才，才能勝任這份工作，才能保證HIS系統(tǒng)的操作專業(yè)性，提高工作效率。

2.8 更新硬件設施

“工欲善其事必先利其器”作為承載HIS的相關計算機硬件設施，它們是保證HIS順利運轉、多線程并發(fā)的關鍵；另外，由于收費處每天現(xiàn)金交易量大，賬目較為復雜，需要定期查看監(jiān)控錄像，所以監(jiān)控設備的安裝也是硬件更新工作最重要的一環(huán)。醫(yī)院需要淘汰掉老舊的設備，引進先進的服務器、計算機、監(jiān)控攝像頭等，以保證HIS監(jiān)督功能可以順利實現(xiàn)。

3 結束語

HIS在醫(yī)院財務收費管理的工作應用，能夠給醫(yī)院帶來高效科學的服務，而規(guī)范賬目管理、發(fā)票管理、票據(jù)管理，重視現(xiàn)金收費、退費，優(yōu)化審查、硬件和工作人員的業(yè)務水平等多方面的內控制度，則能夠提高HIS的應用效果。