論醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用6S精細(xì)化管理的重要意義

王英臣

（莒縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，山東 日照 276500）

引言

伴隨著社會發(fā)展水平的提升，醫(yī)院在發(fā)展的過程中所面臨的競爭壓力逐漸增加，為了適應(yīng)新時(shí)代背景下的發(fā)展環(huán)境，醫(yī)院需要在具體工作實(shí)踐中進(jìn)行深入的思考，找到具體工作實(shí)踐中存在的不足，有針對性地采取工作對策。檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的有機(jī)組成部分，對醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展具有不可忽視的影響。但檔案管理不同于財(cái)務(wù)管理或人力資源管理，本身經(jīng)濟(jì)效益的體現(xiàn)不明顯，因此部分醫(yī)院對檔案管理工作的改進(jìn)和完善并不重視，令檔案管理工作的價(jià)值無法得到充分的體現(xiàn)。6S精細(xì)化管理作為一種先進(jìn)的管理理念，可以引導(dǎo)從業(yè)人員更加系統(tǒng)地對管理工作進(jìn)行審視。為此，醫(yī)院檔案管理工作人員有必要從6S精細(xì)化管理的角度對檔案管理工作進(jìn)行審視，逐步提升檔案管理工作的水平。

一、6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用

6S精細(xì)化管理是源自日本的一種管理理念，其要求各層級工作人員在具體工作實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)從小事做起，逐步提升各項(xiàng)工作的科學(xué)性和規(guī)范性，從而促進(jìn)企業(yè)管理工作水平和生產(chǎn)水平的提升[1]。具體分析，6S精細(xì)化管理的內(nèi)容主要包含以下6個(gè)方面，分別為整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）、安全（SECURITY）等內(nèi)容[2]。對于醫(yī)院檔案管理工作而言，在“整理”工作層面，工作人員需要對不同的檔案信息，按照具體的工作標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行整理，篩選出有用的檔案信息，而后再以標(biāo)準(zhǔn)的管理方法進(jìn)行管理，從而達(dá)到節(jié)省管理空間，提升檔案管理規(guī)范性的目的；在“整頓”工作層面，醫(yī)院檔案管理工作人員需要對不同的檔案信息進(jìn)行合理的分類，而后再按照科學(xué)的編號方式進(jìn)行編號，既要做到分門別類地管理檔案，還要確保工作人員可以方便地進(jìn)行檔案查找；在“清掃”工作層面，工作人員必須定期對檔案管理工作區(qū)域進(jìn)行清掃，包括最為基本的檔案整理、衛(wèi)生清潔、空間消毒等，同時(shí)考慮到對檔案載體的保護(hù)，工作人員也需要做到控溫、防潮以及除塵的工作；在“清潔”層面，醫(yī)院檔案管理工作人員不僅要做到區(qū)域環(huán)境的整潔，還要在工作實(shí)踐中有效地落實(shí)不同的工作制度和要求，有效地落實(shí)各個(gè)工作人員的責(zé)任；在“素養(yǎng)”工作層面，從業(yè)人員需要依據(jù)實(shí)際工作的需要，及時(shí)提升自身的工作素養(yǎng)，確保自身能夠更加有效地開展各項(xiàng)檔案管理工作，并在實(shí)際工作中探求個(gè)人發(fā)展的新道路；在“安全”工作層面，檔案管理工作人員需要及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的觀念，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，不僅要確保檔案信息本身的完整性、真實(shí)性以及實(shí)效性，同時(shí)也需要做好防蟲、防潮以及防火等工作。在新的時(shí)代背景下，在“安全”工作層面，醫(yī)院檔案管理人員還需要做好信息安全工作，從而全面提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

二、6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的意義

1.有利于檔案管理工作價(jià)值的展現(xiàn)

檔案管理工作對醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展具有不可忽視的作用，其不僅可以讓醫(yī)院工作人員對往期的工作內(nèi)容進(jìn)行回顧，找到工作改進(jìn)和優(yōu)化的路徑，同時(shí)也可以為其他管理工作提供支持，幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)發(fā)展資源、醫(yī)療資源、資金資源以及人力資源等的協(xié)調(diào)，從而降低醫(yī)院的運(yùn)營成本。但受各種不同因素的影響，醫(yī)院檔案管理工作的價(jià)值并未得到充分的體現(xiàn)。將6S精細(xì)化管理理念融入醫(yī)院檔案管理工作中，工作人員可以完成檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化和精細(xì)化建設(shè)，提升醫(yī)院檔案管理工作的水平，為各層級工作人員更好地利用檔案信息打下基礎(chǔ)，間接地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作價(jià)值的挖掘和體現(xiàn)。

2.有利于醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升

醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)工作的有效開展通常涉及多種不同的元素，除了醫(yī)院各科室的人員配置之外，還包括醫(yī)院醫(yī)療資源的協(xié)調(diào)、各層級工作人員的思想建設(shè)、公層級工作人員的薪酬分配等，醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)自身醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升，就需要從根本上解決上述問題，讓各層級工作人員在充足的資金、人員、資源以及思想建設(shè)等的助力下，更好地開展各項(xiàng)管理工作。強(qiáng)調(diào)6S精細(xì)化管理理念在檔案管理工作中的引入，對醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求，讓醫(yī)院檔案管理工作不再停留在檔案信息的收集和整理中。為確保醫(yī)院各項(xiàng)工作的有效開展，醫(yī)院的檔案管理工作人員還需要延伸出檔案管理工作的分類歸納和整理分析的內(nèi)容，而后將檔案管理工作作為醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的重要基礎(chǔ)，令各層級工作人員更好地開展工作，逐步促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升。

3.有利于調(diào)節(jié)醫(yī)患之間的矛盾糾紛

醫(yī)院和患者本身的訴求是一致的，都期待患者能夠在醫(yī)護(hù)人員的幫助下，擺脫病痛的折磨[3]。但患者本身缺乏扎實(shí)的醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)，難以在治療的過程中理解醫(yī)護(hù)人員的工作行為，從而導(dǎo)致醫(yī)患糾紛成為了醫(yī)院在建設(shè)和發(fā)展中的重要問題。同時(shí)，受部分醫(yī)護(hù)人員自身建設(shè)不足的影響，出現(xiàn)醫(yī)患糾紛問題，給醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展造成了較大的影響。6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理工作中的融入，可以讓醫(yī)院檔案管理工作人員更加科學(xué)、系統(tǒng)地對檔案管理工作進(jìn)行審視，完成檔案信息的篩選和有效管理，逐步提升檔案管理信息的完整性、真實(shí)性和時(shí)效性。這樣一旦發(fā)生醫(yī)患糾紛，醫(yī)院便可借助檔案管理工作，完成患者就診過程的復(fù)查，明確責(zé)任主體，有效地實(shí)現(xiàn)醫(yī)患糾紛的避免和緩解。

三、6S精細(xì)化管理視域下醫(yī)院檔案管理中存在的不足

1.檔案管理制度不完善

檔案管理制度是醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)的重要依據(jù)，從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析，受檔案管理工作長期不受重視的影響，導(dǎo)致部分醫(yī)院檔案管理制度的建設(shè)存在套用、沿用、襲用等情況，并未與檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行匹配，檔案管理制度不完善的情況明顯。如部分醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，但在具體的工作實(shí)踐中，依然以傳統(tǒng)的、紙質(zhì)版的管理制度為主，忽略了檔案管理工作信息化建設(shè)的特殊性，影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

2.檔案管理方式不先進(jìn)

科學(xué)的管理方式是6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理工作中引入的重要基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)6S精細(xì)化管理理念在檔案管理工作中的有效引入，檔案管理工作人員有必要加強(qiáng)對檔案管理方式研究的重視。從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析，部分醫(yī)院檔案管理工作人員并未將檔案管理方式的革新重視起來，影響了檔案管理工作的質(zhì)量。如在當(dāng)前的社會背景下，借助物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等的發(fā)展，醫(yī)院可以借助信息化工作平臺更為有效地收集檔案管理信息，完成檔案管理工作的質(zhì)量。但部分醫(yī)院仍然未能完成檔案管理工作與各個(gè)部門的有效連接，導(dǎo)致部分部門的檔案管理信息無法被有效的收集和整理，從一定程度上限制檔案管理工作價(jià)值的發(fā)揮。

3.信息化設(shè)施建設(shè)落后

信息化建設(shè)是醫(yī)院檔案管理工作落實(shí)6S精細(xì)化管理理念的重要路徑，為此醫(yī)院檔案管理工作人員必須將檔案管理工作的信息化建設(shè)重視起來，逐步提升6S精細(xì)化管理理念在醫(yī)院檔案管理工作中引入的效果。需要注意的是，醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)是以各種信息化設(shè)施的建設(shè)為基礎(chǔ)的，醫(yī)院只有為檔案管理工作人員提供先進(jìn)、完備的信息化設(shè)備，才能全面提升醫(yī)院檔案管理工作信息化建設(shè)的價(jià)值。反觀目前醫(yī)院檔案管理工作的建設(shè)情況，信息化設(shè)施更新速度不足，信息化設(shè)備建設(shè)不完善等仍舊是限制部分醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。

4.工作隊(duì)伍的建設(shè)滯后

伴隨著社會發(fā)展水平的提升，醫(yī)院檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)出先進(jìn)化、豐富化以及復(fù)雜化的特點(diǎn)。首先，在先進(jìn)化層面，從業(yè)人員不僅需要引入更加先進(jìn)的工作理念和方法，還需要引入更加先進(jìn)的管理技術(shù)，這樣才能更好地挖掘醫(yī)院檔案管理工作的價(jià)值。其次，在豐富化層面，醫(yī)院檔案管理工作人員所面臨的檔案信息在檔案信息的內(nèi)容和類型等層面均已經(jīng)有了大的突破，讓醫(yī)院檔案管理工作的對象具備了較高的豐富性和多樣性。最后，在復(fù)雜化層面，工作人員需要結(jié)合多種不同的工作要求對各種檔案信息進(jìn)行調(diào)整，還要綜合使用多種不同的方法，完成對醫(yī)院檔案的整理。綜上，醫(yī)院檔案管理工作人員需要具備更高的工作素養(yǎng)，這樣才能滿足實(shí)際工作的需求。但部分醫(yī)院并未將專業(yè)工作隊(duì)伍的建設(shè)重視起來，縱使醫(yī)院引入了先進(jìn)的管理技術(shù)和方法，但受限于檔案管理工作人員自身的素養(yǎng)，令這些管理技術(shù)和方法未能發(fā)揮出應(yīng)有的作用，與6S精細(xì)化管理理念的要求和初衷背離。

四、6S精細(xì)化管理視域下醫(yī)院檔案管理工作優(yōu)化的措施

1.明確工作要求，完善醫(yī)院檔案管理制度

明確檔案管理工作的要求，是完善醫(yī)院檔案管理工作制度的重要基礎(chǔ)。從6S精細(xì)化管理的內(nèi)容分析，醫(yī)院檔案管理工作人員在管理制度的建設(shè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)兼顧整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全等項(xiàng)工作內(nèi)容的要求。為此，在具體工作制度的建設(shè)中，工作人員需要從以下角度進(jìn)行思考。第一，基于6S精細(xì)化管理工作內(nèi)容的建設(shè)，醫(yī)院檔案管理工作人員必須將日常管理工作進(jìn)行分類，并從細(xì)化管理的角度進(jìn)行分析，針對不同的管理內(nèi)容制定具體的管理制度，明確要求不同管理內(nèi)容的管理原則、管理方法、管理流程以及管理標(biāo)準(zhǔn)等，確保每一個(gè)檔案管理工作人員都能夠更為規(guī)范地參與到檔案管理工作中。第二，基于6S精細(xì)化管理工作要求的落實(shí)，醫(yī)院檔案管理工作人員必須加強(qiáng)對各項(xiàng)管理工作監(jiān)督制度建設(shè)的關(guān)注，借助監(jiān)督機(jī)制的建設(shè)，督促各層級工作人員在具體工作實(shí)踐中，完成各項(xiàng)管理制度和工作措施的落實(shí)。如醫(yī)院可以要求檔案管理領(lǐng)導(dǎo)層和管理層主動承擔(dān)起監(jiān)督作用，定期引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)班子對檔案管理工作進(jìn)行評價(jià)，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)進(jìn)行問責(zé)和處理，全面提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。

2.分析工作需求，革新醫(yī)院檔案管理方式

醫(yī)院檔案管理的方式需要與醫(yī)院檔案管理工作的需求相適配，這樣才能最大限度地發(fā)揮出醫(yī)院檔案管理工作的價(jià)值。因此，為了實(shí)現(xiàn)6S精細(xì)化管理理念在醫(yī)院檔案管理工作中的落實(shí)，醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)先對實(shí)際工作進(jìn)行分析，明確工作的實(shí)際需求，而后基于6S精細(xì)化管理理念對檔案管理工作進(jìn)行分析，及時(shí)完成檔案管理方式的革新。如在當(dāng)前的社會背景下，醫(yī)院在日常工作中所面臨的管理內(nèi)容逐漸增多，檔案管理工作人員所要處理的檔案信息在內(nèi)容、類型、深度以及廣度等層面均有明顯的提升，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已然無法滿足其實(shí)際工作的需求。鑒于檔案管理信息化建設(shè)的便利性，醫(yī)院檔案管理工作人員必須加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的重視。在具體工作實(shí)踐中，醫(yī)院檔案管理工作人員需要根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)的需求，及時(shí)完成檔案管理工作方式的調(diào)整。如工作人員可以將被動檔案管理的方式，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾淼姆绞剑寵n案管理平臺自主地對不同檔案信息進(jìn)行收集、整理和分析，這樣不僅可以降低檔案管理工作的強(qiáng)度，同時(shí)也能讓檔案管理工作人員更為有效地對檔案管理信息的價(jià)值進(jìn)行挖掘。

3.順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，完善檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)

前文已述，醫(yī)院檔案管理工作信息化設(shè)施的完善與否，是影響檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容。因此，醫(yī)院在強(qiáng)調(diào)將6S精細(xì)化管理融入醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中時(shí)，有必要加強(qiáng)對信息化設(shè)施完備工作的重視。為此，在具體工作實(shí)踐中，醫(yī)院檔案管理工作人員除了要考慮檔案管理工作的需求之外，還應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢，為完善醫(yī)院檔案管理信息化技術(shù)設(shè)施提供方向。如在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的大趨勢下，仍然有部分醫(yī)院檔案信息是以非數(shù)字化的形式展示的。所以在具體檔案管理工作中，醫(yī)院檔案管理工作人員還可以考慮融入一些檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化設(shè)備，讓各種檔案信息可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)化，間接地提升醫(yī)院檔案管理工作信息化建設(shè)的水平。

4.扎實(shí)工作基礎(chǔ)，優(yōu)化人才隊(duì)伍建設(shè)體系

人才是醫(yī)院檔案管理工作落實(shí)6S精細(xì)化管理的主體和重要基礎(chǔ)，因此當(dāng)醫(yī)院檔案管理工作融入6S精細(xì)化管理理念時(shí)，醫(yī)院有必要加強(qiáng)對人才隊(duì)伍建設(shè)的重視。為此，醫(yī)院需要做好以下方面工作。其一，要關(guān)注醫(yī)院檔案管理工作人員工作觀念的轉(zhuǎn)變，引導(dǎo)醫(yī)院檔案管理工作人員提升對檔案管理工作的重視。其二，要關(guān)注醫(yī)院檔案管理工作人員工作基礎(chǔ)的扎實(shí)，借助宣傳教育或培訓(xùn)工作的開展，引導(dǎo)檔案管理工作人員明確6S精細(xì)化管理理念的內(nèi)容及內(nèi)涵，為6S精細(xì)化管理理念的落實(shí)提供工作基礎(chǔ)。其三，要關(guān)注醫(yī)院檔案管理工作人員信息技術(shù)素養(yǎng)的培養(yǎng)，確保醫(yī)院檔案管理工作人員可以借助現(xiàn)代化、信息化的手段開展工作。

結(jié)語

6S精細(xì)化管理作為一種先進(jìn)的管理理念，可以給新時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理工作的開展提供科學(xué)的依據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作水平的提升。為此，檔案管理工作人員有必要在6S精細(xì)化管理視域下加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理工作的研究，找到醫(yī)院檔案管理工作中存在的不足，并有針對性地采取工作對策。