融媒體文檔管理工作中存在的問題與對策

胡玉艷

（本溪滿族自治縣干部人事檔案管理中心，遼寧 本溪 117100）

隨著網(wǎng)絡(luò)、智能移動終端的迅速普及，更多的人通過網(wǎng)絡(luò)獲取信息，而網(wǎng)絡(luò)信息的冗雜與龐大，也造成了網(wǎng)絡(luò)用戶的信息需求差異。在這種情況下，單純的數(shù)字信息提供已經(jīng)不能為檔案部門吸引到更多的新用戶了。檔案部門要實現(xiàn)自己的社會價值，就必須主動地深入社會，進入人們的視野，一方面，要繼續(xù)有針對性地開發(fā)檔案信息資源，豐富檔案部門的數(shù)字信息儲備；另一方面，要順應(yīng)時代的潮流，在復(fù)雜的信息環(huán)境下，促進檔案信息服務(wù)的轉(zhuǎn)型，從而為檔案信息服務(wù)的發(fā)展開辟廣闊的社會空間。

一、融媒體文檔適應(yīng)了通信技術(shù)發(fā)展的需要

信息技術(shù)突飛猛進地向前發(fā)展，廣播電視臺各類消息的傳播方式也在不斷推陳出新。融媒體文檔的受眾可以通過各種信息傳播媒介直接獲取，免去了經(jīng)過“檔案室”獲取文檔的環(huán)節(jié)。這樣一來，在融媒體文檔收集到利用的整個流程中，形成了一個大的文檔管理系統(tǒng)。

在新媒體環(huán)境下，融媒體不是一個獨立的實體媒體，而是把廣播、電視、互聯(lián)網(wǎng)整合在一起，使各自的功能、手法、價值相互作用，提高現(xiàn)有的檔案信息服務(wù)的精準度。融媒體文檔是媒體融合后在新聞工作中形成的各類文檔統(tǒng)稱。媒體融合后的新聞單位，整體人員增加，廣播中心、電視中心、新聞中心、技術(shù)中心及新媒體中心等多個中心合為整體。廣義的包括傳統(tǒng)紙媒工作中形成的報紙類文檔，也包括新媒體文檔。狹義的“融媒體文檔”主要針對新聞機構(gòu)內(nèi)部形成的文檔[1]。

融媒體文檔管理形式以“云”為主。融媒體文檔管理更加貼合時代特征，通過網(wǎng)絡(luò)“云”傳播、保管與再利用。以“云”為主的融媒體文檔管理形式能夠?qū)z索結(jié)果進行自我加工和編輯，自定義所選信息的模式和結(jié)構(gòu)。實現(xiàn)檔案信息服務(wù)的交互式轉(zhuǎn)型，檔案部門可以通過后臺賦予檔案用戶不同的權(quán)限，為信息用戶提供組織和選擇信息的操作門戶。但從目前融媒體文檔的再利用情況上看，融媒體文檔的“再利用”與嚴格意義上的檔案利用存在差異。融媒體文檔的再利用過程受技術(shù)與傳播媒介的影響較大[2]。

二、融媒體文檔管理過程中出現(xiàn)的問題

1.融媒體文檔類型多使得歸檔范圍界定困難

新聞消息的首要特征是真實性，在保證真實的情況下，時效性的作用更為突出。融媒體文檔不僅包含了傳統(tǒng)消息的形式，由于信息技術(shù)升級，廣播電視媒體新的報道形式不斷涌現(xiàn)，新的融媒體文檔的出現(xiàn)，增加了歸檔難度，現(xiàn)有的文檔管理辦法不能保證適用所有的融媒體文檔的管理，不同類型的融媒體文檔管理辦法需要重新擬定。融媒體文檔數(shù)據(jù)庫建設(shè)難度大、原始文檔再利用程度低。

新聞單位形成的融媒體文檔類型多樣，給歸檔帶來難度的同時，也加大了單位內(nèi)部數(shù)據(jù)庫建設(shè)的難度。新媒體文檔的形成、發(fā)布與傳播的形式有別于傳統(tǒng)媒體，新媒體文檔的發(fā)布平臺本身就自帶一定的保存功能，如新聞消息在微信公眾號上進行發(fā)布時，會自動將文檔信息上傳至網(wǎng)絡(luò)，受眾可以隨時隨地瀏覽自己需要的稿件。這里的“稿件”是指定稿，定稿形成之前經(jīng)歷過多次修改，被歷次修改的文檔被利用的程度沒有定稿的利用程度高。

2.管理融媒體文檔需要進一步規(guī)范

目前，新聞單位文檔管理部門建設(shè)不完善，保管措施不到位，尤其是對新聞類各種文檔的保管存在嚴重欠缺。媒體融合后，個別單位還存在檔案部門缺乏單獨的管理人員的情況，加上要將日后融媒體文檔的利用工作也考慮在管理的范疇之內(nèi)，更重視提升融媒體文檔的檢索功能，根據(jù)不同類型文檔的特點，設(shè)立關(guān)鍵詞、主題詞檢索，為文檔的再利用做好充分準備，這會影響到融媒體文檔的管理。此外，傳統(tǒng)媒體普遍缺乏具有專業(yè)素養(yǎng)的文檔管理人員，在融媒體時代這種現(xiàn)象更是嚴重，難以應(yīng)對目前日新月異的新媒體時代的發(fā)展需要。融媒體時代下更加需要懂得檔案專業(yè)知識和掌握新媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才，因為新聞單位內(nèi)部融媒體文檔收集環(huán)節(jié)難度增大，每一篇新媒體文檔都是由碎片化的“資料”組成，對后期融媒體文檔的收集環(huán)節(jié)加大了難度。

3.融媒體文檔管理系統(tǒng)建設(shè)需要完善

廣播電視臺的新聞系統(tǒng)是以新聞采編、廣告管理、稿件遠程傳輸、資料收集和檢索、辦公以及管理自動化于一體的綜合業(yè)務(wù)網(wǎng)，這是一個很大的工程系統(tǒng)。在媒體融合趨勢的推動之下，這個新聞系統(tǒng)的每個子系統(tǒng)如新聞稿件管理系統(tǒng)、廣告管理系統(tǒng)以及數(shù)字資源管理系統(tǒng)都在拓展、延伸至更多的領(lǐng)域。這就意味著每個子系統(tǒng)下管理的內(nèi)容將逐漸增加。這就要求各部門要在完善現(xiàn)有文檔管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，還要求各部門管理人員具備文檔共享意識。

新媒體時代更加依賴網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代化管理方式，由于目前通道管理設(shè)計不夠合理，部分管理內(nèi)容存在欠缺，融媒體文檔管理人員從管理從業(yè)資質(zhì)、收集整理流程、信息安全等方面，隨意性較大，規(guī)范性不足，無法滿足不斷更新的融媒體文檔管理的需要。

三、解決融媒體文檔管理工作中問題的對策

1.增強融媒體文檔的管理意識

媒體融合強調(diào)的是“高效整合”，同時不能忽視“內(nèi)容為王”，這一理念同樣貫穿在融媒體文檔的管理過程中。隨著媒體融合的飛速發(fā)展，媒體中信息用戶角色逐漸多元，信息用戶除了信息受眾角色之外，同時還兼顧信息的使用者和信息的創(chuàng)造者雙重身份，角色切換頻繁且自如，所以這就要求融媒體文檔管理人員具有文檔收集與整理的工作意識。第一，不斷提高業(yè)務(wù)水平。融媒體文檔管理人員要具有較高的融媒體文檔管理系統(tǒng)的操作水平和技術(shù)監(jiān)管水平，掌握文檔管理的基本知識，具備現(xiàn)代化管理意識和熟練運用現(xiàn)代設(shè)備的能力，了解新聞工作，掌握一定的業(yè)務(wù)知識，涉獵知識面廣。第二，文檔管理人員要轉(zhuǎn)變管理觀念，提高服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，熱愛文檔管理工作，增強文檔管理工作的責(zé)任感和使命感。一是加強政治學(xué)習(xí)，樹立正確的人生觀，把自己平凡的工作融入新聞事業(yè)中努力為新聞工作服務(wù)。二是媒體文檔的管理人員作為信息的管理者，要具有信息素質(zhì)，對信息的一般認識應(yīng)該是全面深刻的，而對信息的個別認識則是具有專業(yè)敏感性的。信息技能的發(fā)揮表現(xiàn)了信息素質(zhì)的水平，對于文檔工作者信息技能的好壞將會影響文檔工作的質(zhì)量和效果。

2.重視融媒體文檔的收集與管理

融媒體時代下更應(yīng)重視信息資源的收集，但不只是對文檔本身內(nèi)容的收集，還涉及包括新聞內(nèi)容的數(shù)據(jù)信息，這些都是做好新聞工作的前提，也是后續(xù)新聞工作順利開展的基本保障。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息質(zhì)量參差不齊，新聞題材和內(nèi)容也是五花八門，對新聞文檔進行歸檔時要注意加強對原始文檔新聞內(nèi)容的鑒定，應(yīng)當(dāng)選擇新聞價值高且檔案保存價值較高的文檔進行歸檔處理。鑒定新聞內(nèi)容的再次驗證，相當(dāng)于新聞內(nèi)容的事實進行一次大體上的收集和整理，從而為以后新聞內(nèi)容的匯編和重新利用做好基礎(chǔ)性工作。

完善融媒體文檔管理系統(tǒng)。廣義的新聞稿件管理系統(tǒng)應(yīng)該包含記者在進行新聞工作的全部活動中形成的實踐記錄。狹義的新聞稿件管理系統(tǒng)更偏重管理層面，是把新聞稿件管理系統(tǒng)作為一個數(shù)據(jù)庫。建設(shè)融媒體文檔室，以便于更加智能化、信息化、有效化地落實廣播電視臺檔案工作，讓各類信息能夠作為原始記錄被收集和保存下來。融媒體文檔室的建立能夠使新聞單位內(nèi)檔案工作持續(xù)健康發(fā)展，不僅要建立融媒體文檔室，還需要加大對融媒體文檔室的硬件與軟件投入。在對融媒體文檔管理中，實現(xiàn)“數(shù)字化”“信息化”“個性化”管理。

3.融媒體環(huán)境下實現(xiàn)檔案信息服務(wù)的交互式轉(zhuǎn)型

3.1 實現(xiàn)人機交互。人機交互是用戶通過計算機的用戶接口與系統(tǒng)交流，并進行操作。對檔案工作來說，良好的人機交互是實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫與檔案工作人員、檔案信息用戶深入溝通的必要條件，在人機交互中，用戶首先訪問系統(tǒng)或網(wǎng)站，然后根據(jù)系統(tǒng)的用戶接口給出的指示選擇相應(yīng)的服務(wù)模塊，提交自己的檢索命令，系統(tǒng)按照用戶命令進行檢索，并將檢索結(jié)果呈現(xiàn)給用戶。接著，用戶與網(wǎng)站呈現(xiàn)的檢索結(jié)果進行交互，用戶根據(jù)自己的需求查閱給定信息，并且判斷網(wǎng)站反饋的內(nèi)容是否符合自己的需要。如果系統(tǒng)給出的資源可以滿足用戶的需求，則用戶便獲取信息，結(jié)束檢索行為。反饋是交互的核心。檔案信息服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)該頻繁地向用戶索取使用反饋，這樣不僅可以了解用戶的需求動向，還可以發(fā)現(xiàn)自身服務(wù)的不足。

3.2 實現(xiàn)人媒交互。實現(xiàn)人媒交互，是實現(xiàn)檔案信息用戶與檔案信息服務(wù)平臺的循環(huán)互動的重要步驟。檔案部門可以通過宣傳和完善新媒體平臺的功能，來實現(xiàn)檔案信息用戶與檔案信息服務(wù)平臺的良性交互?？梢栽黾訖n案查詢預(yù)約服務(wù)，這樣一方面，可以讓檔案部門提前準備好客戶需要的材料；另一方面，還可以讓客戶提前了解辦事流程及所需材料?？蛻舭凑疹A(yù)約時間到檔案館業(yè)務(wù)部門掃描二維碼，即可受到專門的接待人員“一對一”的服務(wù)。檔案部門通過新媒體平臺推送政策變動信息及服務(wù)的更新提醒；用戶可在線查詢本人學(xué)籍檔案、工資更改記錄、企業(yè)信用、離退休時間等民生檔案，同時還可為信息用戶提供更多可選擇的音視頻服務(wù)。

3.3 實現(xiàn)媒體交互。檔案部門的新媒體信息服務(wù)平臺，面對不同的信息用戶，可以收集到不同類別用戶的信息需求，也可以擴大檔案館藏的收集來源，整合從各類媒體的收集到的信息，并實現(xiàn)不同媒體之間交互式轉(zhuǎn)型的重要部分。實現(xiàn)媒體交互，重點是統(tǒng)一信息用戶在各信息服務(wù)平臺的賬號，并為用戶建立綁定賬號的個人數(shù)據(jù)庫。檔案部門可以運用QQ、手機通訊等社交平臺現(xiàn)有的客戶群體，允許用戶使用QQ、手機號碼或其他一個常用的賬號來登錄檔案部門的信息服務(wù)平臺，用戶在登錄不同的平臺時，都可以看到自己收藏或分享的內(nèi)容。此外，媒體平臺間互相設(shè)置鏈接，通過在各個平臺建立其他平臺的超鏈接，可以使用戶可以隨時在不同的新媒體平臺之間交流，發(fā)展共同的用戶[3]。

4.加強融媒體文檔利用工作的技術(shù)保障

4.1 融媒體為轉(zhuǎn)型的準備工作提供技術(shù)咨詢。融媒體對社會生活方方面面的滲透，對檔案部門了解社會需求，規(guī)劃交互式檔案信息服務(wù)的功能模塊具有很大的幫助。

手機媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體等因為其強大的互動性和便捷性，發(fā)展出了數(shù)量龐大的用戶群體，而又因為融媒體的開放性與參與性，吸引無數(shù)用戶通過融媒體參與到社會生活各方面的討論中來。以數(shù)字電視為例，數(shù)字電視利用雙向信息傳播技術(shù)，吸引用戶參與到節(jié)目的互動，甚至針對某一節(jié)目，給用戶提供多個可選擇的結(jié)局。這種對虛擬生活的選擇，恰恰反映了用戶的隱性愛好與需求。融媒體利用這個特性，儲備了大量的信息資料和知識經(jīng)驗，這些數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)的分析結(jié)果，可以為檔案信息服務(wù)交互式轉(zhuǎn)型過程中出現(xiàn)的以及可能出現(xiàn)的問題，提供綜合性的數(shù)據(jù)及解決對策[4]。

4.2 融媒體為轉(zhuǎn)型的實施過程提供技術(shù)保障。融媒體和傳統(tǒng)媒體一樣，都是交流、傳播信息的工具和渠道，也是各類信息資源的載體。融媒體在信息即時傳播、雙向交流方面的獨特優(yōu)勢，保障了檔案信息服務(wù)交互式轉(zhuǎn)型過程中，檔案信息資源、檔案工作人員和利用者的無障礙溝通。交互性是融媒體的最大優(yōu)勢，也是對于實現(xiàn)檔案信息服務(wù)交互式轉(zhuǎn)型最有用的特性。融媒體中的網(wǎng)絡(luò)媒體可以輕易實現(xiàn)用戶和檔案人員之間的即時交流，提供恰當(dāng)?shù)臋n案信息服務(wù)，其成交的可能性極高。數(shù)字電視則采用雙向信息傳輸技術(shù)，增加了交互能力，賦予了電視許多全新的功能，為實現(xiàn)檔案信息服務(wù)的交互式轉(zhuǎn)型提供了新的途徑。數(shù)字電視技術(shù)在檔案信息服務(wù)中應(yīng)用，可以為用戶提供更大的自由度，更多的選擇權(quán)，更強的交互能力。

4.3 融媒體為交互式信息服務(wù)提供技術(shù)維護。檔案信息服務(wù)實現(xiàn)交互式轉(zhuǎn)型之后，檔案部門會具有多個融媒體信息服務(wù)平臺，例如手機APP、檔案網(wǎng)站、檔案數(shù)字電視節(jié)目等，這些信息服務(wù)平臺，面對不同的信息用戶，可以收集到不同類別用戶的信息需求，也可以擴大檔案館藏的收集來源，如果整合從各類媒體收集到的信息，并實現(xiàn)不同媒體之間數(shù)據(jù)的交流，則十分有利于檔案信息服務(wù)范圍更加全面，是實現(xiàn)檔案信息服務(wù)交互式轉(zhuǎn)型的重要部分[5]。

手機媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體和數(shù)字電視，都是檔案部門和檔案信息用戶可以實現(xiàn)溝通的渠道。檔案信息服務(wù)的交互式轉(zhuǎn)型，可以借助手機媒體以及微博、微信、QQ、網(wǎng)站等現(xiàn)有的社交平臺來展開，既可以節(jié)約技術(shù)開發(fā)的經(jīng)費，又可以利用微博、微信、網(wǎng)站已有的用戶群體推廣檔案信息服務(wù)，改變檔案信息服務(wù)的模式，提升服務(wù)質(zhì)量，還可以為檔案信息用戶提供便利。